Ορόσημα έργων: Ρυθμίστε τους, να τα επιτύχετε, γιορτάστε τους

Εάν είστε οπαδός της διαχείρισης έργου (και ελπίζουμε ότι είστε), γνωρίζετε ότι τα οργανωμένα σχέδια εξοικονομούν χρόνο και πόρους. Στην πραγματικότητα, τοΙνστιτούτο Διαχείρησης Μελετώνδιαπίστωσε ότι "οργανώσεις που επενδύουν σε απορρίμματα διαχείρισης έργων 13 φορές λιγότερα χρήματα επειδή οι στρατηγικές πρωτοβουλίες τους ολοκληρώνονται με μεγαλύτερη επιτυχία."

Ωστόσο, όλα τα σχέδια έργων δημιουργούνται ίσα. Ας πούμε ότι εργάζεστε στο τελευταίο σας σχέδιο. Έχει στόχους, εργασίες, ιδιοκτήτες εργασιών και προθεσμίες. Έχει εξαρτήσεις και παραδοτέα. Είστε σίγουροι ότι είναι έργο τέχνης σχεδιασμού έργου που θα φέρει την ομάδα σας στην επιτυχία. Αλλά θυμήσατε να συμπεριλάβετε ορόσημα έργων;

Εάν το σχέδιό σας δεν έχει ορόσημα, τότε κάνετε τον εαυτό σας μια κακή υπηρεσία. Τα ορόσημα του έργου απλοποιούν το ρόλο σας ως ηγέτης του έργου επειδή δίνουν τα ομαδικά σας σημάδια να στοχεύουν και να δείχνουν επίσης τα ενδιαφερόμενα μέρη την πρόοδό σας σε ένα επίπεδο που τους ενδιαφέρει. Τα καλά νέα είναι ότι τα ορόσημα έργων είναι εύκολο να προσθέσετε σε οποιοδήποτε έργο (ακόμη και εκείνοι που ήδη σε εξέλιξη) και παρέχουν πολλαπλά οφέλη.

Ας δούμε ποια είναι τα ορόσημα του έργου και τι μπορούν να κάνουν για εσάς.

Τι είναι ένα ορόσημο έργου;

Τα ορόσημα του έργου σηματοδοτούν συγκεκριμένα σημεία κατά μήκος του χρονοδιαγράμματος ενός έργου. Είναι τα σημεία ελέγχου που εντοπίζουν πότε έχουν ολοκληρωθεί δραστηριότητες ή ομάδες δραστηριοτήτων ή όταν ξεκινήσει μια νέα φάση ή δραστηριότητα. Μπορείτε να διαφοροποιήσετε τα ορόσημα από άλλα στοιχεία ενός χρονοδιαγράμματος επειδή δεν χρειάζονται χρόνο για να ολοκληρωθούν. Σκεφτείτε τους ως σημάδια που κρατούν τα πράγματα σε καλό δρόμο.

Γιατί είναι σημαντικά τα ορόσημα των έργων;

Τα ορόσημα είναι ισχυρά επειδή παρουσιάζουν πρόοδο προς το σχέδιο του έργου σας. Βοηθούν να παρακινήσουν και να ευθυγραμμίσουν την ομάδα σας, επιτρέποντας σε όλους να δουν την πρόοδο καιΠροτεραιότητες δικαστή. Και σας βοηθούν να παρακολουθείτε τις προθεσμίες, να προσδιορίσετε σημαντικές ημερομηνίες και να αναγνωρίζετε πιθανά σημεία συμφόρησης στο πλαίσιο του έργου. Αν έπρεπε να απογυμνώσετε τις εργασίες από το δικό σαςΧρονοδιάγραμμα έργου, τα ορόσημα θα δώσουν ακόμα ένα περίγραμμα των βασικών βημάτων ή των φάσεων του έργου.

Μπορεί να είναι εύκολο να συγχέουμε ορόσημα έργων με άλλες πτυχές της διαχείρισης έργου, οπότε ας αναθεωρήσουμε τις διαφορές.

Ορόσημα έναντι στόχων

Γκολείναι αυτά που επιθυμείτε να επιτύχετε προσβλέποντας. Τα ορόσημα ρίξτε μια ματιά πίσω σε αυτό που έχετε ήδη κάνει. Σκεφτείτε τα ορόσημα ως σκαλοπάτια στη σκάλα για να επιτύχετε ένα στόχο.

Παράδειγμα: αΜάρκετινγκΕργασία στην πρωτοβουλία ανακαίνισης σε ολόκληρη την εταιρεία - ένα μεγάλο έργο με πολλά κινούμενα μέρη - μπορεί να ορίσει ένα στόχο να ολοκληρώσει το έργο μέχρι το τέλος του τρίτου τριμήνου. Θα μπορούσαν στη συνέχεια να χρησιμοποιήσουν ορόσημα κατά μήκος του δρόμου για να επισημάνετε βασικές αποφάσεις ή δραστηριότητες ως πλήρεις, όπως επιλεγμένα χρώματα, τα πρότυπα σχεδίασης που δημιουργήθηκαν, το σχέδιο εκκίνησης, κλπ.

Ορόσημα έναντι φάσεων έργου

Τα ορόσημα συχνά συμπίπτουν με την έναρξη ή την ολοκλήρωση των φάσεων του έργου (όπως η έναρξη, ο σχεδιασμός, η εκτέλεση και το κλείσιμο). Μια φάση έργου μπορεί να διαρκέσει εβδομάδες ή μήνες για να ολοκληρωθεί, με πολλαπλές εργασίες και μέλη της ομάδας. Ένα ορόσημο αποτελεί μηδενικό χρόνο "Checkmark" σημαντικής προόδου που είναι σημαντικό να αναγνωριστεί και να αναφερθεί.

Παράδειγμα: Για ένα πρόγραμμα εκ νέου, η φάση έναρξης θα καλύψει πολλές εργασίες, όπως ομάδες εστίασης για να συγκεντρώσει ιδέες για τις νέες συνεδρίες Branding και Creative Brainstorming. Ένα ορόσημο στο τέλος της φάσης έναρξης θα σηματοδοτήσει την ετοιμότητα της ομάδας να μετακινηθεί στη φάση σχεδιασμού.

Ορόσημα έναντι παραδοτέων έργου

ΕΝΑτο έργο παραδοτέοείναι προϊόν ή αποτέλεσμα, ενώ ένα ορόσημο είναι μια στιγμή εγκαίρως. Τα παραδοτέα είναι μερικές φορές απόδειξη της ολοκλήρωσης ενός ορόσημου.

Παράδειγμα: Τα παραδοτέα για το έργο REBRANDING θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τον ενημερωμένο οδηγό στυλ PDF και τα σχετικά αρχεία λογοτύπου. Η ολοκλήρωση αυτών των έργων αξίζει να σημειωθεί (και ακόμη και γιορτάζοντας!), Οπότε ο διευθυντής μάρκετινγκ θα μπορούσε να προσθέσει ένα ορόσημο που δηλώνει ότι το επίτευγμα.

Ορόσημα έναντι εργασιών

Οι εργασίες είναι τα δομικά στοιχεία του έργου σας και χρειάζονται χρόνο για να επιτύχουν. Τα ορόσημα δεν έχουν διάρκεια και είναι περισσότερο σαν γραμμές στην άμμο που σηματοδοτούν μια ομάδα καθηκόντων ως πλήρεις.

Παράδειγμα: Ένα έργο ανακατασκευής θα έχει πολλές μικρότερες και μεγαλύτερες εργασίες, όπως η δημιουργία λογότυπων, η δημιουργία λογαριασμών κοινωνικών μέσων και η γραφή των δελτίων τύπου. Ένα ορόσημο μπορεί να σημειώσει την ολοκλήρωση μιας ομάδας σχετικών καθηκόντων.

Τοποθέτηση ορόσημων έργων στα σχέδια του έργου σας

Τα ορόσημα του έργου μπορούν να προστεθούν σε οποιοδήποτε είδος σχεδίου έργου για να το βοηθήσει να λειτουργεί ομαλά. Μπορούν να είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι όταν πρόκειται για προγραμματισμό, επειδή τα ορόσημα θα πρέπει να τοποθετηθούν παράλληλα με τα σχετικά καθήκοντα ή τις φάσεις. Η ρύθμιση των ορόσημων σάς βοηθά να επικεντρωθείτε στις ημερομηνίες στόχου και να προσαρμόσετε το σχέδιο του έργου όπως απαιτείται.

Μπορείτε επίσης να διασκεδάσετε με ορόσημα! Για παράδειγμα, σχεδιάστε εορτασμούς για πότε ελέγχονται τα μεγάλα ορόσημα του έργου. Αυτός ο τύπος επιβεβαίωσηςενισχύει το ηθικόκαι βελτιώνει τη δέσμευση.

Μπορείτε να προσθέσετε ορόσημα σε ένα έργο σε οποιοδήποτε στάδιο, οπότε μην περιμένετε το επόμενο kickoff του έργου σας για να ξεκινήσετε. Επίσης, εάν έχετε επαναλαμβανόμενα έργα, τα ορόσημα εργασίας στο δικό σαςπρότυπαΤώρα, ώστε να έχετε τη θέση τους για το μέλλον.

Πώς να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα ορόσημο έργου

Σκεφτείτε τα ορόσημα του έργου σας ως στιγμές στο χρόνο - και όχιστόχοι, παραδοτέα ή καθήκοντα. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να δημιουργήσετε ορόσημα για να αντιπροσωπεύσετε σημαντικά σημεία ελέγχου στο έργο σας. Ρίξτε μια ματιά στο πρόγραμμα του έργου σας και εντοπίστε τυχόν σημεία ελέγχου ή σημαντικές στιγμές. Για παράδειγμα, αν σχεδιάζετε έναλανσάρισμα προϊόντος, πιθανόν να δημιουργήσετε ορόσημα για να εκπροσωπήσετε την οριστικοποίηση των μηνυμάτων εκκίνησης, ξεκινώντας την ιστοσελίδα του προϊόντος σας και στην πραγματικότητα ξεκινώντας το προϊόν.

Συχνές ερωτήσεις: Πόσα ορόσημα θα πρέπει να έχει ένα έργο;

Δεν υπάρχει καθορισμένος αριθμός ορόσημων Το έργο σας θα πρέπει να έχει. Ορισμένα έργα θα έχουν μόνο δύο ή τρεις ορόσημα-άλλους μπορεί να έχουν πιο κοντά σε μια δωδεκάδα. Αντί να προσπαθήσετε να χτυπήσετε έναν ορισμένο αριθμό ορόσημων, ορίστε ορόσημα για σημαντικά γεγονότα που συμβαίνουν κατά την πρόοδο του έργου σας. Θυμηθείτε: Τα ορόσημα θα πρέπει να είναι στιγμές στο χρόνο - τα καθήκοντα που χρειάζεται για να χτυπήσει αυτά τα ορόσημα θα πρέπει να εκπροσωπούνται αλλού στο έργο σας.

Ρύθμιση προθεσμιών ορόσημων έργων

Επειδή τα ορόσημα είναι στιγμές εγκαίρως και δεν παρακολουθούν τις διαδικασίες που χρειάζεστε για να φτάσετε εκείνη τη στιγμή, θα πρέπει να ορίσετε τις προθεσμίες σας ορόσημων για το πότε ξεκινά η πρωτοβουλία. Για παράδειγμα, εάν σχεδιάζετε ένα εικονικό γεγονός, το ορόσημο σας θα πρέπει να οριστεί για την ημέρα που λαμβάνει χώρα το εικονικό συμβάν - όχι η προετοιμασία που χρειάζεται για να φτάσετε εκεί. Τα ορόσημα υποδηλώνουν σημαντικές στιγμές στην πρόοδο του έργου σας και σας βοηθούν να μετρήσετε εάν το έργο σας ήταν επιτυχές ή όχι.

Παραδείγματα ορόσημων έργων

Ένα ορόσημο του έργου σηματοδοτεί ένα σημαντικό χρονικό σημείο. Μπορείς να χρησιμοποιήσειςΟρόσημα στα έργα σαςΓια να εκπροσωπήσετε γεγονότα, όπως τα βασικά παραδοτέα που λαμβάνονται, ο σχεδιασμός του έργου ολοκληρώθηκε, το τελικό σχέδιο εγκεκριμένο,Απαιτήσεις Συγκέντρωση, Ο σχεδιασμός εγκεκριμένος, η φάση έργου ολοκληρώθηκε και πολλά άλλα.

Ας περπατήσουμε μέσα από τέσσερα παραδείγματα πώς μπορούν να εργαστούν τα ορόσημα για την ομάδα σας.

Σημειώστε κρίσιμα καθήκοντα.Οι εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν σε συγκεκριμένο χρόνο ή το έργο θα αποκλειστούν, όπως η έγκριση δημιουργικής ιδέας για μια εκστρατεία μάρκετινγκ.

Επισημάνετε το τέλος μιας φάσης ή σκηνής.Το τέλος μιας φάσης ή ενός σταδίου ενός μεγάλου έργου, όπως η συλλογή αιτημάτων προϋπολογισμού από κάθε τμήμα σχεδιασμού εταιρειών.

Προβάλετε ένα σημαντικό γεγονός ή παραδοτέο.Ένα σημαντικό γεγονός ή παραδοτέο, όπως η ολοκλήρωση της έκτασης ενός νέου γραφείου που ανοίγει η εταιρεία σας, ώστε να μπορείτε να αρχίσετε να μετακινήσετε τους ανθρώπους σε αυτό.

Εστίαση στο χτύπημα των στόχων και των βασικών αποτελεσμάτων.Στόχοι έργου και βασικά αποτελέσματα (KRS), όπως το χτύπημα του στόχου των τριών μηνών για ένα προϊόν που ξεκίνησε πρόσφατα.

Αναφορά σχετικά με τα ορόσημα του έργου

Η ρύθμιση ορόσημων είναι μια καλή αρχή, αλλά δεν θα αποκομίσετε το πλήρες όφελος μέχρι να παρακολουθήσετε και να αναφέρετε τους. Τα ορόσημα είναι υπέροχαΕργαλεία αναφοράςΓια την επικοινωνία με τους ενδιαφερόμενους που δεν θέλουν ή χρειάζονται ενημερώσεις επιπέδου εργασίας. Αυτά τα "ευρεία εγκεφαλικά" δεδομένα σας βοηθούν να δείτε αμέσως ποιες φάσεις έχουν ολοκληρωθεί, εάν το έργο βρίσκεται σε καλό δρόμο για να χτυπήσει τα μελλοντικά βασικά ορόσημα του, και πόσο κοντά είστε στο στόχο σας. Μπορείτε ακόμα να τρυπήσετε σε ένα πιο κοκκώδες επίπεδο, κοιτάζοντας τις εργασίες που συνδέονται με τα ορόσηματά σας. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε ποια βήματα και οι ιδιοκτήτες σας βοηθούσαν να φτάσετε σε ένα ορόσημο ή να αναγνωρίσετε τα οδοστρώματα που μπορεί να ήταν στο δρόμο.

Τα ορόσημα παρακολούθησης σάς επιτρέπει στο σπίτι σας στην πιο σημαντική δουλειά σας και να δείτε την αληθινή κατάσταση των έργων, ενώ σας δίνοντάς σας τις γνώσεις για να μοιραστείτεΠρόοδος του έργουμε σιγουριά. Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο διαχείρισης έργου περιλαμβάνει το εργαλείοΕνημερώσεις κατάστασηςΑυτή η έκθεση σχετικά με τα ορόσημα, ώστε να μπορείτε να διατηρείτε τα μέλη της ομάδας και τα ενδιαφερόμενα μέρη στον βρόχο για το τι έχει επιτύχει η ομάδα σας και ποιο ορόσημο εργάζεστε προς το επόμενο.

Pro Συμβουλή: Τι να κάνετε όταν δεν χτυπάτε τους στόχους ορόσημων σας

Μερικές φορές, η ομάδα σας θα χάσει την προθεσμία του ορόσημου σας. Αυτό συμβαίνει - αλλά ανάλογα με τη σημασία του ορόσημου σας, το κάνετε αυτό μπορεί να σας καθορίσει και να καθυστερήσει την πρωτοβουλία σας ή να ξεκινήσει.

Εάν δεν χτυπήσετε τους στόχους του ορόσημου, κάντε ένα βήμα πίσω με την ομάδα σας για να καταλάβετε γιατί χάσατε το ορόσημο. Το ορόσημο σας ήταν εσφαλμένα προγραμματισμένο, ή πολύ φιλόδοξο; Κοιτάξτε τις εργασίες και τα παραδοτέα που συμβάλλουν στο ορόσημο σας. Ήταν ένας από αυτούς καθυστέρησε; Παιχνίδια, με τόσα πολλά κινούμενα κομμάτια, είναι δύσκολο να γνωρίζουμε ακριβώς τι συμβαίνει πότε. Για να αποφύγετε αυτούς τους τύπους λαθών στο μέλλον, αναζητήστε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου που έχει ένα οπτικό στοιχείο, ώστε να μπορείτε να δείτε τα έργα σας με διαφορετικούς τρόπους όπως τα χρονοδιαγράμματα, τα ημερολόγια και τις σανίδες Kanban.

Το DON'TS: Κοινή Πλήλη Ορόσημο Έργου

Ο καθορισμός ορόσημων είναι μια τέχνη, όχι μια επιστήμη. Δεν υπάρχει ακριβές σωστό ή λανθασμένο τρόπο να το κάνετε. Τούτου λεχθέντος, αυτές είναι μερικές από τις κοινές παγίδες που συναντούν ομάδες όταν αρχίζουν να δημιουργούν ορόσημα:

Καθορίζοντας πάρα πολλά ορόσημα.Ο αριθμός των ορόσημων που χρειάζεστε θα εξαρτηθεί από το μέγεθος και το εύρος της πρωτοβουλίας σας. Αποφύγετε να ορίσετε ένα ορισμένο αριθμό ορόσημων "μόνο επειδή." Αντ 'αυτού, δώστε προσοχή στα βασικά καθήκοντα που η ομάδα σας πρέπει να επιτύχει για να προχωρήσει το σχέδιό σας.

Χρησιμοποιώντας ορόσημα ως καθήκοντα.Τα ορόσημα θα πρέπει να αντιπροσωπεύουν μια στιγμή εγκαίρως. Για να παρακολουθείτε τη δουλειά που πρέπει να κάνετε για να φτάσετε εκεί, να χρησιμοποιήσετε εργασίες αντ 'αυτού. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα ορόσημα που αντιπροσωπεύουν όταν θα πρέπει να ολοκληρωθεί μια ομάδα καθηκόντων.

Κρατώντας τα ορόσηματά σας ξεχωριστά από άλλες εργασίες.Ο καλύτερος τρόπος για να χτυπήσετε τις προθεσμίες σας και να εκτελέσετε ένα επιτυχημένο έργο είναι να διαχειριστείτε όλη τη δουλειά σας σε ένα μέρος. Βεβαιωθείτε ότι έχετεΕργαλείο διαχείρισης έργουΣας επιτρέπει να διαχειρίζεστε εργασίες, να ορίσετε ορόσημα και να απεικονίσετε την πρόοδο του έργου σας σε ένα μέρος.

Πηγαίνετε και ορίστε ορόσημα

Τώρα γνωρίζετε ποια ορόσημα έργων είναι και πώς μπορούν να επηρεάσουν θετικά τον σχεδιασμό, την εκτέλεση και την αναφορά των έργων σας. Εξετάστε τους ένα άλλο εργαλείο στη ζώνη διαχείρισης του έργου σας - ένα που είστε σίγουροι ότι θα έχετε πολλή χρήση από. Μόλις αρχίσετε να σχεδιάζετε με ορόσημα, ποτέ δεν θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο έργου χωρίς αυτούς.

Είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό με τα ορόσημα του έργου; Θα χρειαστείτε το σωστό εργαλείο διαχείρισης εργασίας πρώτα. Ολοκλήρωση αγοράς UDN Task Manager , ένας ηγέτης στην αγορά και το καλύτερο εργαλείο διαχείρισης εργασίας για την ομάδα σας.