Tonggak PROYEK: Atur, raihnya, rayakan

Jika Anda penggemar manajemen proyek (dan kami harap Anda berada), Anda tahu bahwa rencana terorganisir menghemat waktu dan sumber daya. Bahkan, ituInstitut Manajemen Proyekmenemukan bahwa "organisasi yang berinvestasi dalam manajemen proyek menghabiskan 13 kali lebih sedikit uang karena inisiatif strategis mereka selesai dengan lebih berhasil."

Namun, tidak semua rencana proyek dibuat sama. Katakanlah Anda sedang mengerjakan rencana terbaru Anda. Ini memiliki tujuan, tugas, pemilik tugas, dan tenggat waktu. Ini memiliki ketergantungan dan hasil. Anda yakin itu adalah karya seni perencanaan proyek yang akan membawa tim Anda sukses. Tetapi apakah Anda ingat untuk memasukkan tonggak proyek?

Jika proyek Anda tidak memiliki tonggak, maka Anda melakukan dirimu sendiri. Tonggak Proyek menyederhanakan peran Anda sebagai pemimpin proyek karena mereka memberi tanda tim Anda untuk bertujuan sementara juga menunjukkan pemangku kepentingan kemajuan Anda pada tingkat yang mereka minati. Berita baiknya adalah bahwa tonggak proyek mudah ditambahkan ke proyek apa pun (bahkan mereka sudah Berlangsung), dan mereka memberikan banyak manfaat.

Mari kita lihat tonggak proyek apa dan apa yang dapat mereka lakukan untuk Anda.

Apa itu tonggak proyek?

Project Milestones menandai titik-titik tertentu di sepanjang timeline proyek. Mereka adalah pos pemeriksaan yang mengidentifikasi ketika kegiatan atau kelompok kegiatan telah selesai atau ketika fase atau aktivitas baru diluncurkan. Anda dapat membedakan tonggak dari elemen-elemen timeline lain karena mereka tidak membutuhkan waktu untuk menyelesaikannya; Pikirkan mereka sebagai rambu-rambu yang menjaga hal-hal di jalurnya.

Mengapa tonggak proyek penting?

Tonggak sejarah kuat karena mereka menunjukkan kemajuan maju dalam rencana proyek Anda. Mereka membantu memotivasi dan menyelaraskan tim Anda dengan memungkinkan semua orang untuk melihat kemajuan danmenilai prioritas. Dan mereka membantu Anda memonitor tenggat waktu, mengidentifikasi tanggal-tanggal penting, dan mengenali kemacetan potensial dalam proyek. Jika Anda melanggar tugas dari AndaTimeline Project., tonggak sejarah masih akan memberikan garis besar langkah-langkah utama atau fase proyek.

Dapat dengan mudah membingungkan tonggak proyek dengan aspek-aspek lain dari manajemen proyek, jadi mari kita tinjau perbedaannya.

Tonggak sejarah vs. Tujuan

Sasaranadalah apa yang ingin Anda capai menantikan; Tonggak sejarah melihat kembali apa yang sudah Anda lakukan. Pikirkan tonggak sebagai anak tangga di tangga untuk mencapai tujuan.

Contoh: A.tim pemasaranBekerja pada inisiatif rebranding perusahaan - proyek besar dengan banyak bagian yang bergerak - dapat menetapkan tujuan untuk menyelesaikan proyek pada akhir kuartal ketiga. Mereka kemudian dapat menggunakan tonggak sejarah di sepanjang jalan untuk menandai keputusan atau kegiatan utama sebagai lengkap, seperti warna yang dipilih, desain template dibuat, rencana peluncuran disetujui, dll.

Tonggak sejarah vs fase proyek

Tonggak sejarah sering bertepatan dengan awal atau penyelesaian fase proyek (seperti inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, dan penutupan). Fase proyek dapat memakan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan untuk menyelesaikan, melibatkan banyak tugas dan anggota tim; Tonggak sejarah adalah "tanda centang" nol waktu dari kemajuan utama yang penting untuk diakui dan dilaporkan.

Contoh: Untuk proyek rebranding, fase inisiasi akan mencakup banyak tugas, seperti kelompok fokus untuk mengumpulkan gagasan tentang sesi branding braining dan brainstorming baru. Tonggak sejarah pada akhir fase inisiasi akan menandai kesiapan tim untuk pindah ke fase perencanaan.

Tonggak Milestones vs Proyek

SEBUAHProyek dapat disampaikanadalah produk atau hasil, sedangkan tonggak sejarah adalah momen dalam waktu. Kiriman terkadang bukti penyelesaian tonggak sejarah.

Contoh: Kiriman untuk proyek Rebranding dapat mencakup PDF gaya PDF yang diperbarui dan file logo terkait. Penyelesaian proyek-proyek ini patut dicatat (dan bahkan merayakan!), Jadi manajer pemasaran dapat menambahkan tonggak sejarah yang menunjukkan pencapaian itu.

Topestones vs. Tasks.

Tugas adalah blok bangunan proyek Anda, dan mereka membutuhkan waktu untuk mencapai. Tonggak sejarah tidak memiliki durasi dan lebih mirip garis di pasir yang menandai sekelompok tugas sebagai lengkap.

Contoh: Proyek Rebranding akan memiliki banyak tugas yang lebih kecil dan lebih besar, seperti membuat logo, menyiapkan akun media sosial, dan menulis siaran pers. Tonggak sejarah mungkin menandai penyelesaian sekelompok tugas terkait.

Memasang tonggak proyek ke dalam rencana proyek Anda

Tonggak proyek dapat ditambahkan ke segala jenis rencana proyek untuk membantunya berjalan dengan lancar. Mereka dapat sangat membantu dalam hal penjadwalan karena tonggak harus ditempatkan di samping tugas atau fase yang relevan; Menyiapkan tonggak membantu Anda berkonsentrasi pada tanggal target dan menyesuaikan rencana proyek sesuai kebutuhan.

Anda juga bisa bersenang-senang dengan tonggak sejarah! Misalnya, rencanakan perayaan ketika tonggak proyek utama diperiksa. Jenis pengakuan inimeningkatkan moraldan meningkatkan keterlibatan.

Anda dapat menambahkan tonggak ke proyek di setiap tahap, jadi jangan menunggu proyek Anda berikutnya kickoff untuk memulai. Juga, jika Anda memiliki proyek berulang, tonggak kerja ke dalam AndaTemplateSekarang sehingga Anda memilikinya di tempat untuk masa depan.

Cara Membuat Jadwal Tonggak Proyek

Pikirkan tonggak proyek Anda sebagai momen dalam waktu - bukanTujuan., hasil, atau tugas. Dengan demikian, Anda harus membuat tonggak untuk mewakili pos pemeriksaan penting dalam proyek Anda. Lihatlah jadwal proyek Anda, dan tentukan setiap pos pemeriksaan atau momen penting. Misalnya, jika Anda merencanakan apeluncuran produk, Anda kemungkinan akan menciptakan tonggak untuk mewakili pemesanan peluncuran, meluncurkan halaman web produk Anda, dan benar-benar meluncurkan produk.

FAQ: Berapa banyak tonggak yang harus dimiliki proyek?

Tidak ada jumlah tonggak yang harus dimiliki proyek Anda. Beberapa proyek hanya akan memiliki dua atau tiga tonggak - yang lain mungkin lebih dekat dengan selusin. Alih-alih mencoba mencapai sejumlah tonggak, menetapkan tonggak untuk peristiwa-peristiwa penting yang terjadi selama kemajuan proyek Anda. Ingat: Tonggak sejarah harus momen dalam waktu - tugas yang diperlukan untuk memukul tonggak itu harus diwakili di tempat lain dalam proyek Anda.

Menetapkan tenggat waktu tonggak proyek

Karena tonggak adalah saat-saat dalam waktu dan jangan melacak proses yang Anda butuhkan untuk mencapai saat itu, Anda harus mengatur tenggat waktu tonggak Anda ketika inisiatif diluncurkan atau ditayangkan. Misalnya, jika Anda merencanakan acara virtual, tonggak Anda harus diatur untuk hari acara virtual berlangsung - bukan pekerjaan persiapan yang diperlukan untuk sampai ke sana. Tonggak sejarah menunjukkan momen penting dalam kemajuan proyek Anda, dan membantu Anda mengukur apakah proyek Anda berhasil atau tidak.

Tonggak PROYEK CONTOHS.

Tonggak proyek menandai titik waktu yang signifikan. Kamu bisa memakaiTonggak sejarah dalam proyek AndaUntuk mewakili peristiwa seperti kiriman kunci yang diterima, Project Kickoff selesai, rencana akhir disetujui,persyaratan berkumpul, desain disetujui, fase proyek selesai, dan banyak lagi.

Mari kita berjalan melalui empat contoh bagaimana tonggak dapat bekerja untuk tim Anda.

Tandai tugas penting.Tugas yang harus diselesaikan pada waktu tertentu atau proyek akan diblokir, seperti persetujuan konsep kreatif untuk kampanye pemasaran.

Sorot ujung fase atau tahap.Ujung fase atau tahap pekerjaan utama, seperti mengumpulkan permintaan anggaran dari setiap departemen untuk perencanaan perusahaan.

Sorot acara utama atau dapat dibebaskan.Acara besar atau dapat dibebaskan, seperti menyelesaikan build dari kantor baru perusahaan Anda dibuka sehingga Anda dapat mulai memindahkan orang ke dalamnya.

Fokus pada hitatan tujuan dan hasil utama.Tujuan proyek dan hasil utama (KRS), seperti mengenai target pendapatan tiga bulan Anda untuk suatu produk yang baru diluncurkan.

Pelaporan Tonggak PROYEK

Pengaturan tonggak adalah awal yang baik, tetapi Anda tidak akan menuai manfaat penuh sampai Anda melacak dan melaporkannya. Tonggak sejarah besaralat pelaporanuntuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan yang tidak ingin atau membutuhkan pembaruan tingkat tugas. Data "stroke lebar" ini membantu Anda secara instan melihat fase mana yang telah selesai, jika proyek berada di jalur untuk mencapai tonggak utama masa depannya, dan seberapa dekat Anda dengan tujuan Anda. Anda masih dapat menelusuri ke tingkat yang lebih granular, melihat tugas-tugas yang terkait dengan tonggak Anda; Ini dapat membantu Anda melihat langkah-langkah dan pemilik mana yang membantu Anda mencapai tonggak atau mengidentifikasi hambatan yang mungkin menghalangi.

Tonggak pelacakan memungkinkan Anda pulang pada pekerjaan Anda yang paling penting dan melihat status proyek yang sebenarnya, sambil memberi Anda pengetahuan untuk dibagikanproses proyekpercaya diri. Pastikan alat manajemen proyek Anda termasukPembaruan StatusItu melaporkan tonggak, sehingga Anda dapat menjaga anggota tim dan pemangku kepentingan dalam loop tentang apa yang telah dilakukan tim Anda dan tonggak apa yang Anda kerjakan selanjutnya.

Tip Pro: Apa yang harus dilakukan ketika Anda tidak mencapai tujuan Milestone Anda

Terkadang, tim Anda akan kehilangan tenggat waktu tonggak Anda. Itu terjadi - tetapi tergantung pada pentingnya tonggak Anda, melakukannya dapat benar-benar membuat Anda kembali dan menunda inisiatif atau peluncuran Anda.

Jika Anda tidak mencapai tujuan tonggak Anda, selangkah mundur dengan tim Anda untuk mencari tahu mengapa Anda melewatkan tonggak sejarah. Apakah tonggak Anda dijadwalkan secara tidak benar, atau terlalu ambisius? Lihatlah tugas dan hasil yang berkontribusi pada tonggak Anda. Apakah salah satu dari mereka tertunda? Seringkali, dengan begitu banyak potongan bergerak, sulit untuk mengetahui dengan tepat apa yang terjadi kapan. Untuk mencegah kesalahan jenis ini di masa depan, cari alat manajemen proyek yang memiliki komponen visual, sehingga Anda dapat melihat proyek Anda dengan cara yang berbeda seperti jadwal, kalender, dan papan kanban.

Larangan: jebakan tonggak proyek umum

Pengaturan tonggak adalah seni, bukan ilmu. Tidak ada cara yang tepat atau salah untuk melakukannya. Yang sedang berkata, ini adalah beberapa perangkap umum yang ditemui tim saat pertama kali mulai menetapkan tonggak:

Mengatur terlalu banyak tonggak.Jumlah tonggak yang Anda butuhkan akan tergantung pada ukuran dan ruang lingkup inisiatif Anda. Hindari bertujuan untuk menetapkan sejumlah tonggak "hanya karena." Sebagai gantinya, perhatikan tugas-tugas utama yang harus diselesaikan oleh tim Anda agar proyek Anda maju.

Menggunakan tonggak sebagai tugas.Tonggak sejarah harus mewakili waktu dalam waktu. Untuk melacak pekerjaan yang perlu Anda lakukan untuk sampai ke sana, gunakan tugas sebagai gantinya. Kemudian, gunakan tonggak untuk mewakili ketika sekelompok tugas harus diselesaikan.

Menjaga tonggak Anda terpisah dari pekerjaan lain.Cara terbaik untuk menabrak tenggat waktu Anda dan menjalankan proyek yang sukses adalah mengelola semua pekerjaan Anda di satu tempat. Pastikan AndaAlat Manajemen Proyek.Memungkinkan Anda mengelola tugas, mengatur tonggak, dan memvisualisasikan kemajuan proyek Anda di satu tempat.

Maju dan atur tonggak

Sekarang Anda tahu tonggak proyek apa dan bagaimana mereka dapat berdampak positif terhadap perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan proyek Anda. Pertimbangkan mereka alat lain di sabuk manajemen proyek Anda - satu Anda pasti akan banyak digunakan. Setelah Anda mulai merencanakan dengan tonggak, Anda tidak akan pernah ingin membangun rencana proyek tanpa mereka.

Apakah Anda siap untuk memulai perencanaan dengan tonggak proyek? Anda akan membutuhkan alat manajemen kerja yang tepat terlebih dahulu. Periksa UDN Task Manager. , seorang pemimpin di pasar dan alat manajemen kerja terbaik untuk tim Anda.