Етапи проекту: встановити їх, досягти їх, відсвяткувати їх

Якщо ви є шанувальником управління проектами (і ми сподіваємося, що ви), ви знаєте, що організовані плани заощаджують час та ресурси. Насправді,Інститут управління проектамиВстановлено, що "організації, які інвестують в управління проектами 13 разів менше грошей, оскільки їх стратегічні ініціативи завершуються успішно".

Однак не всі плани проекту рівні. Скажімо, ви працюєте над останнім планом. Він має цілі, завдання, власники завдань та терміни. Він має залежності та поєднання. Ви впевнені, що це робота проекту планування мистецтва, яка несе ваша команда до успіху. Але ви пам'ятаєте, щоб включити етапи проекту?

Якщо ваш проект не має етапів, то ви робите самостійно. Основні етапи проекту спрощують свою роль як лідер проекту, оскільки вони дають вашій команді, щоб мати намір, щоб також показувати зацікавлені сторони вашого прогресу на рівні, які вони зацікавлені. Доброю новиною є те, що етапи проекту легко додавати до будь-якого проекту (навіть ті, що вже є триває), і вони надають кілька переваг.

Давайте подивимося, який етап проекту є і що вони можуть зробити для вас.

Що таке проектна віха?

Основні етапи проекту позначають конкретні точки вздовж часової шкалі проекту. Вони є контрольно-пропускними пунктами, які визначають, коли діяльність або групи діяльності були завершені або запущено нову фазу або діяльність. Ви можете диференціювати віхи з інших елементів часової шкали, оскільки вони не приймають часу для завершення; Подумайте про них як покажчики, які тримають речі на шляху.

Чому важливі етапи проекту?

Віхи потужні, оскільки вони демонструють прогрес у вашому плані проекту. Вони допомагають мотивувати та вирівнювати свою команду, дозволяючи кожному переглянути прогрес іСуддя пріоритетів. І вони допомагають вам контролювати терміни, визначити важливі дати та визнати потенційні вузькі місця в рамках проекту. Якщо ви повинні зняти завдання з вашогоХронологія проекту, етапи все одно дадуть контур ключових кроків або фаз проекту.

Це можна легко заплутати етапи проекту з іншими аспектами управління проектами, тому давайте розглянемо відмінності.

Віхи В.С. Цілі

Ціліце те, що ви хочете досягти з нетерпінням; Віхи беруть оглядатися на те, що ви вже зробили. Подумайте про віхи як спуски на сходах, щоб досягти мети.

Приклад: aМаркетингова групаПрацюючи над компанією-широкомасштабної ребрендингу ініціативи - великий проект з багатьма рухомими частинами, може встановити мету, щоб завершити проект до кінця третього кварталу. Потім вони могли використовувати етапи по дорозі, щоб відзначити ключові рішення або діяльність, як це повне, наприклад, вибрані кольори, створені шаблони дизайну, затверджено план запуску та ін.

Віхи В.С. Фази проекту

Віхи часто збігаються з початком або завершенням фаз проекту (наприклад, ініціювання, планування, виконання та закриття). Етап проекту може зайняти кілька тижнів або місяців, за участю кількох завдань та членів команди; Вілл - це нульовий час "галочка" основного прогресу, який важливий для підтвердження та звітування.

Приклад: для проекту ребрендингу, етап ініціації охоплює багато завдань, таких як фокус-групи, щоб зібрати ідеї щодо нових брендинг та творчих мозкових штурмів. Віхою в кінці етапу ініціації відзначить готовність команди перейти до етапу планування.

Віхи VS.

A Проект Доступнийце продукт або результат, тоді як віха - це момент часу. Доказ іноді свідчить про завершення віха.

Приклад: Доставка для проекту Rebrangy можуть включати оновлений стиль Керівництво PDF та пов'язаних з ними файлів логотипів. Завершення цих проектів варто відзначити (і навіть святкувати!), Отже, менеджер з маркетингу міг додати віхою, що позначає, що досягнення.

Віхи проти завдань

Завдання є будівельними блоками вашого проекту, і вони потребують часу для досягнення. Віхи не мають тривалості і більше схожі на лінії в піску, що позначають групу завдань як повну.

Приклад: проект ребрендингу матиме багато менших та більших завдань, таких як створення логотипів, створюючи облікові записи соціальних мереж та написання прес-релізів. Віха може відзначити завершення групи пов'язаних завдань.

Встановлення етапів проекту в плани проекту

Електронні етапи можуть бути додані до будь-якого типу плану проекту, щоб допомогти йому працювати гладко. Вони можуть бути особливо корисними, коли мова йде про планування, оскільки віхи повинні бути розміщені поряд з відповідними завданнями або фазами; Налаштування віхи допомагає концентруватися на цільових датах та налаштувати план проекту за потребою.

Ви також можете веселитися з віхами! Наприклад, планувати урочистості для того, коли основні етапи проекту перевіряються. Цей тип підтвердженняпідвищує моральі покращує залучення.

Ви можете додати етапи до проекту на будь-якому етапі, тому не чекайте вашого наступного проекту Kickoff, щоб розпочати роботу. Також, якщо у вас є повторювані проекти, робочі етапи до вашогошаблониТепер, щоб у вас є їх на місці для майбутнього.

Як створити графік етапів проекту

Подумайте про ваші етапи проекту як моменти часу, а нецілі, договір або завдання. Таким чином, ви повинні створювати етапи, щоб представляти важливі контрольні пункти у вашому проекті. Погляньте на графік проекту та визначте будь-які контрольно-пропускні пункти або важливі моменти. Наприклад, якщо ви плануєтезапуск продукта, Ви, швидше за все, створюєте віхи, щоб представити завершення обміну повідомленнями, запустивши веб-сторінку продукту, а фактично запускає продукт.

Часті питання: Скільки етапів повинен мати проект?

Немає встановленої кількості віхах, які ваш проект повинен мати. Деякі проекти будуть мати лише два-три етапи - інші можуть мати ближче до десятка. Замість того, щоб намагатися вдарити певну кількість етапів, встановлюються віхи для важливих подій, що відбуваються під час прогресу вашого проекту. Пам'ятайте: етапи повинні бути моментами в часі - завданням потрібно, щоб потрапити в ці етапи, слід представити в іншому місці у вашому проекті.

Встановлення кінцевих термінів проекту

Оскільки етапи - це моменти часу і не відстежують процеси, які потрібно дістатися до того моменту, ви повинні встановити кінцеві лінії вашого етапу, коли ініціатива буде запущена або йде жити. Наприклад, якщо ви плануєте віртуальну подію, ваша віха повинна бути встановлена ​​на день, коли віртуальна подія - не підготовча робота, яка потрібно, щоб потрапити туди. Віхи позначають важливі моменти у вашому проекті, і допоможіть вам оцінити, чи був ваш проект успішним.

Приклади проектних етапів

Міста проекту значить значну точку часу. Ви можете використовуватиВіхи у ваших проектахпредставляти події, такі як отримані ключові, отримані, завершено, затверджено остаточний план,Вимоги до збору, Затверджено проект, завершена фаза проекту та багато іншого.

Давайте пройдемо через чотири приклади того, наскільки віхи можуть працювати для вашої команди.

Позначте критичні завдання.Завдання, які повинні бути завершені за певним часом або проект, буде заблоковано, наприклад, схвалення творчої концепції для маркетингової кампанії.

Виділити кінець фази або стадії.Кінець фази або етапу основної роботи, наприклад, збір бюджетних запитів від кожного відділу планування компанії.

Прожектор великої події або доставки.Основна подія або доставляється, наприклад, закінчення будівництва нового офісу Ваша компанія відкривається, щоб ви могли почати рухати людей до неї.

Зосередьтеся на удачі цілей та ключових результатів.Цілі проекту і основні результати (KRS), такі як удари вашої три місяці мети доходу для продукту, який був недавно запущений.

Звітність по етапів проекту

Установка віхи є хорошим початком, але ви не будете пожинати повну вигоду, поки ви не відслідковувати і повідомляти про них. Віхи є великимиінструменти звітностідля спілкування з зацікавленими особами, які не хочуть або поновлення необхідно завдання рівня. Ці дані «широкий хід» дозволяє миттєво побачити, які етапи були завершені, якщо проект перебуває на шляху, щоб вразити його основні віхи майбутнього, і як ви близькі до своєї мети. Ви все ще можете перейти до більш детального рівню, дивлячись на завданнях, пов'язані з вашими віхами; це може допомогти вам побачити, які кроки і власники допомогли вам отримати до вісі або виявити перешкоди, які, можливо, були в дорозі.

Відстеження етапів дозволяє вам додому на вашій найважливішою роботі і побачити справжній стан проектів, в той час як дає вам знання, щоб поділитисяпро хід виконання проектувпевнено. Переконайтеся, що інструмент управління проектом включає в себеОновлення статусущо доповідь про віхи, так що ви можете тримати член команди і зацікавлені сторони в циклі про те, що ваша команда виконала і що віха ви працюєте в напрямку далі.

Про раду: що робити, якщо ви не потрапили ваші поетапні цілі

Іноді ваша команда пропустить своє знакове термін. Це відбувається, але в залежності від ступеня важливості віхи, це може дійсно встановити вас назад і затримати вашу ініціативу або запуску.

Якщо ви не потрапили ваші цілі віхи, зробити крок назад з вашою командою, щоб з'ясувати, чому ви пропустили етап. Чи була ваша віха неправильно заплановано, або занадто амбіційні? Подивіться на завдання та результати, які вносять свій внесок в ваш віха. Був один з них затримується? Багато разів, з такою кількістю рухомих частин, що важко точно знати, що, коли відбувається. Для того, щоб запобігти цим типи помилок в майбутньому, шукати інструмент управління проектом, який має візуальну складову, так що ви можете бачити свої проекти по-різному, як терміни, календарі та канбан дошки.

В Етикет: спільний проект поетапні підводні камені

Установка віхи це мистецтво, а не наука. Там немає точного правильного чи неправильного способу зробити це. Це, так би мовити, це лише деякі з найбільш поширених помилок, які команди стикаються, коли вони вперше починають установки віхи:

Установка занадто багато етапів.Кількість етапів вам потрібно буде залежати від розміру та сфери вашої ініціативи. Уникайте метою встановити певну кількість етапів «тільки тому, що.» Замість цього, зверніть увагу на ключові завдання, ваша команда повинна виконати для того, щоб ваш проекту прогресу.

Використання віх у вигляді завдань.Віхи повинні представляти момент часу. Для того, щоб відстежувати роботу, яку потрібно зробити, щоб отримати там, завдання використання замість цього. Потім використовуйте віхи для подання, коли група завдань повинна бути завершена.

Збереження ваших віх окремо від інших робіт.Найкращий спосіб вразити ваші терміни і запустити успішний проект, щоб керувати вашої роботи в одному місці. Переконайтеся, що вашІнструмент управління проектамидозволяє управляти завданнями, встановити етапи і візуалізувати хід виконання проекту в одному місці.

Вийди і встановити віхи

Тепер ви знаєте, що етапи проекту і як вони можуть позитивно вплинути на планування, виконання та звітність ваших проектів. Розглянемо їх ще одним інструментом у вашому управлінні проектами ремінним один ви впевнені, щоб отримати багато користі з. Після того, як ви починаєте планувати з віхами, ви ніколи не хочете, щоб побудувати план проекту без них.

Ви готові почати планування з етапами проекту? Вам потрібен правильний інструмент управління робочим першим. Перевіряти Менеджер завдань UDN , Лідер на ринку і кращий інструмент для управління роботою для вашої команди.