Project Milestes: Zet ze, bereik ze, vieren ze

Als je een fan bent van projectmanagement (en we hopen dat je bent), weet je dat georganiseerde plannen tijd en middelen besparen. In feite, deproject management InstituutVond dat "organisaties die investeren in projectmanagement afval 13 keer minder geld omdat hun strategische initiatieven meer succesvol zijn."

Niet alle projectplannen zijn echter gelijk gemaakt. Laten we zeggen dat je werkt aan je nieuwste plan. Het heeft doelen, taken, taakbezitters en deadlines. Het heeft afhankelijkheden en deliverables. Je bent ervan overtuigd dat het een werk van projectplanningskunst is die je team naar succes zal dragen. Maar herinnerde je je projectmijlpalen op te nemen?

Als uw project geen mijlpalen heeft, dan doe je jezelf een slechte dienst. Project Milestones vereenvoudigen je rol als projectleider omdat ze je teammarkeringen geven om op te richten terwijl ze ook belanghebbenden met je voortgang op een niveau zijn dat ze geïnteresseerd zijn. Het goede nieuws is dat projectmijlpalen gemakkelijk te toevoegen zijn aan enig in uitvoering), en ze bieden meerdere voordelen.

Laten we kijken naar welke projectmijlpalen zijn en wat ze voor u kunnen doen.

Wat is een project mijlpaal?

Project Milestones markeer specifieke punten langs de tijdlijn van een project. Het zijn controlepunten die identificeren wanneer activiteiten of groepen activiteiten zijn voltooid of wanneer een nieuwe fase of activiteit wordt gelanceerd. Je kunt mijlpalen onderscheiden van andere elementen van een tijdlijn omdat ze geen tijd duren om te voltooien; Zie ze als wegwijzers die dingen op het goede spoor houden.

Waarom zijn projectmijlpalen belangrijk?

Mijlpalen zijn krachtig omdat ze vooruitgang worden geboekt in uw projectplan. Ze helpen om je team te motiveren en uit te lijnen door iedereen in staat te stellen vooruitgang te bekijken enrechter prioriteiten. En ze helpen u om de termijnen te controleren, de belangrijke datums te identificeren en potentiële knelpunten binnen het project te herkennen. Als je de taken van je zou strippenproject tijdlijn, de mijlpalen zouden nog steeds een overzicht van de belangrijkste stappen of fasen van het project geven.

Het kan gemakkelijk zijn om projectmijlpalen te verwarren met andere aspecten van projectmanagement, dus laten we de verschillen bekijken.

Mijlpalen versus doelen

Doelenzijn wat u wilt bereiken, vooruit kijken; Mijlpalen nemen terug naar wat je al hebt gedaan. Denk aan mijlpalen als sporten op de ladder om een ​​doel te bereiken.

Voorbeeld: amarketing teamWerken aan bedrijfsbrede rebranding-initiatief - een groot project met veel bewegende delen - kan een doel stellen om het project aan het einde van het derde kwartaal te voltooien. Ze kunnen dan Mijlpalen onderweg gebruiken om belangrijke beslissingen of activiteiten als compleet te markeren, zoals geselecteerde kleuren, ontwerpsjablonen gemaakt, startende plan goedgekeurd, enz.

Mijlpalen versus projectfasen

Mijlpalen vallen vaak samen met het begin of de voltooiing van projectfasen (zoals initiatie, planning, uitvoering en sluiting). Een projectfase kan weken of maanden duren om te voltooien, met meerdere taken en teamleden; Een mijlpaal is een nul-time "vinkje" van grote vooruitgang die belangrijk is om te erkennen en te rapporteren.

Voorbeeld: voor een Rebranding-project dekt de initiatiefase veel taken, zoals focusgroepen om ideeën te verzamelen over de nieuwe branding en creatieve brainstormsessies. Een mijlpaal aan het einde van de initiatiefase zou de bereidheid van het team markeren om naar de planningsfase te gaan.

Mijlpalen versus Project Deliverables

EENProject Leverbaaris een product of resultaat, terwijl een mijlpaal een moment in de tijd is. Deliverables zijn soms bewijs van de voltooiing van een mijlpaal.

Voorbeeld: deliverables voor het Rebranding-project kunnen de bijgewerkte stijlgids PDF en bijbehorende logo-bestanden bevatten. De voltooiing van deze projecten is het vermelden waard (en zelfs vieren!), Dus de marketingmanager zou een mijlpaal kunnen toevoegen die aan die prestatie is vermeld.

Mijlpalen versus taken

Taken zijn de bouwstenen van uw project en ze nemen tijd om te bereiken. Mijlpalen hebben geen duur en zijn meer lijnen in het zand dat een groep taken als voltooid markeert.

Voorbeeld: een Rebranding-project heeft veel kleinere en grotere taken, zoals het maken van logo's, sociale media-accounts instellen en persberichten schrijven. Een mijlpaal kan de voltooiing van een groep gerelateerde taken markeren.

Montage van projectmijlpalen in uw projectplannen

Projectmijlpalen kunnen aan elk type projectplan worden toegevoegd om het soepel te laten draaien. Ze kunnen bijzonder behulpzaam zijn als het gaat om planning omdat mijlpalen naast de relevante taken of fasen moeten worden geplaatst; Mijlpalen instellen Helpt u zich te concentreren op de doeldata en het projectplan aanpassen indien nodig.

Je kunt ook plezier hebben met mijlpalen! Plan bijvoorbeeld vieringen voor wanneer belangrijke projectmijlpalen worden uitgecheckt. Dit type bevestigingverhoogt het moreelen verbetert de betrokkenheid.

U kunt in elk stadium mijlpalen aan een project toevoegen, dus wacht niet op uw volgende project Kickoff om aan de slag te gaan. Ook, als je terugkerende projecten hebt, werk mijlpalen in jeSjablonenNu, zodat u ze op hun plaats hebt voor de toekomst.

Hoe een project Milestone-schema te maken

Denk aan uw projectmijlpalen als momenten in de tijd in plaats vandoelen, deliverables of taken. Als zodanig moet u mijlpalen maken om belangrijke controlepunten in uw project te vertegenwoordigen. Bekijk uw projectschema en leg eventuele checkpoints of belangrijke momenten aan. Bijvoorbeeld, als u van plan bent eenproduct lancering, je zou waarschijnlijk mijlpalen maken om de startberichten af ​​te richten, de webpagina van je product te starten en het product daadwerkelijk te lanceren.

FAQ: Hoeveel mijlpalen moet een project hebben?

Er is geen ingesteld aantal mijlpalen dat uw project zou moeten hebben. Sommige projecten hebben slechts twee of drie mijlpalen - anderen kunnen dichter bij een dozijn hebben. In plaats van een bepaald aantal mijlpalen te raken, stelt u mijlpalen in voor belangrijke gebeurtenissen die plaatsvinden tijdens de voortgang van uw project. Onthoud: Mijlpalen moeten momenten in de tijd zijn - de taken die het duurt om die mijlpalen te raken, moet elders in uw project worden vertegenwoordigd.

Instelling Project Milestone Deadlines

Omdat mijlpalen in de tijd momenten zijn en de processen niet volgen, moet je op dat moment gaan, je moet je mijlpaal-deadlines instellen voor wanneer het initiatief wordt gelanceerd of live wordt. Als u bijvoorbeeld een virtuele gebeurtenis plant, moet uw mijlpaal worden ingesteld voor de dag dat het virtuele evenement plaatsvindt - niet het voorbereidingswerk dat het nodig heeft om er te komen. Mijlpalen geven belangrijke momenten aan in uw projectvoortgang en helpen u te helpen of uw project al dan niet succesvol was.

Project Milestones Voorbeelden

Een projectmijlpaal markeert een belangrijk punt in de tijd. Je kunt gebruikenMijlpalen in uw projectenom gebeurtenissen te vertegenwoordigen, zoals ontvangen belangrijke deliverables, Project Kickoff voltooid, definitief goedgekeurd,eisen verzamelen, Ontwerp goedgekeurd, Projectfase voltooid, en nog veel meer.

Laten we door vier voorbeelden lopen van hoe mijlpalen voor uw team kunnen werken.

Markeer kritieke taken.Taken die op een bepaald tijdstip of het project moeten worden ingevuld, worden geblokkeerd, zoals een Creative Concept-goedkeuring voor een marketingcampagne.

Markeer het einde van een fase of fase.Het einde van een fase of fase van een belangrijk stuk werk, zoals het verzamelen van budgetverzoeken van elke afdeling voor bedrijfsplanning.

Spotlight a Major Event of Leverbaar.Een belangrijke gebeurtenis of deliverable, zoals het afwerken van de bouw van een nieuw kantoor dat uw bedrijf opent, zodat u erin kunt beginnen met het verplaatsen van mensen.

Focus op het raken van doelen en belangrijke resultaten.Projectdoelen en sleutelresultaten (KRS), zoals het raken van uw drie maanden omzetdoelstelling voor een product dat onlangs is gelanceerd.

Rapportage over projectmijlpalen

Mijlpalen instellen is een goede start, maar u zult niet het volledige voordeel plukken totdat u ze bij het volgen en rapporteert. Mijlpalen zijn geweldigRapporteerhulpmiddelenVoor het communiceren met belanghebbenden die geen updates van tasniveau willen of nodig hebben. Deze "brede slag" -gegevens helpt u onmiddellijk te zien welke fasen zijn voltooid, als het project op schema is om de toekomstige belangrijke mijlpalen te raken, en hoe dichtbij u uw doel bent. U kunt nog steeds naar een meer korrelig niveau, kijken naar de taken die aan uw mijlpalen zijn vastgebonden; Dit kan u helpen te zien welke stappen en eigenaren u hebben geholpen bij een mijlpaal te komen of wegversperringen te identificeren die in de weg staan.

Tracking Milestes laat je thuis op je belangrijkste werk en de ware status van projecten zien, terwijl je de kennis geeft om te delenprojectvoortgangzelfverzekerd. Zorg ervoor dat uw projectbeheer tool bevatstatus updatesDat rapport over mijlpalen, zodat u teamleden en stakeholders in de lus kunt houden over wat uw team heeft volbracht en welke mijlpaal u aan de gang bent.

Pro tip: wat te doen als je je mijlpaaldoelen niet raakt

Soms mis je team je mijlpaal-deadline. Dat gebeurt - maar afhankelijk van het belang van je mijlpaal, kun je je echt terugbrengen en je initiatief of lancering vertragen.

Als je je mijlpaaldoelen niet raakt, ga dan een stap terug met je team om erachter te komen waarom je de mijlpaal hebt gemist. Was je mijlpaal verkeerd gepland, of te ambitieus? Kijk naar de taken en deliverables die bijdragen aan je mijlpaal. Was een van hen vertraagd? Vaak, met zoveel bewegende stukken, is het moeilijk om precies te weten wat er gebeurt wanneer. Om dit soort fouten in de toekomst te voorkomen, zoekt u naar een tool voor projectbeheer met een visuele component, zodat u uw projecten op verschillende manieren, zoals tijdlijnen, kalenders en Kanban-borden kunt zien.

The Don'ts: Common Project Milestone-valkuilen

Mijlpalen instellen is een kunst, geen wetenschap. Er is geen exacte rechter of verkeerde manier om het te doen. Dat gezegd hebbende, dit zijn enkele van de gemeenschappelijke valkuilen die teams tegenkomen wanneer ze eerst beginnen met het instellen van mijlpalen:

Te veel mijlpalen instellen.Het aantal mijlpalen dat u nodig hebt, is afhankelijk van de grootte en reikwijdte van uw initiatief. Vermijd het streven om een ​​bepaald aantal mijlpalen in te stellen ", alleen omdat." Let in plaats daarvan aandacht aan de belangrijkste taken die uw team moet bereiken om uw project te bereiken.

Mijlpalen gebruiken als taken.Mijlpalen moeten een moment in de tijd vertegenwoordigen. Om het werk te volgen dat u moet doen om er te komen, gebruik dan taken in plaats daarvan. Gebruik vervolgens mijlpalen om te vertegenwoordigen wanneer een groep taken moet worden voltooid.

Je mijlpalen scheiden van ander werk.De beste manier om je deadlines te raken en een succesvol project uit te voeren, is om al je werk op één plek te beheren. Zorg ervoor dat jeProject Management ToolHiermee kunt u taken beheren, mijlpalen instellen en uw projectvoortgang op één plaats visualiseren.

Ga uit en stel mijlpalen in

Nu weet u welke projectmijlpalen zijn en hoe zij de planning, uitvoering en rapportage van uw projecten positief kunnen beïnvloeden. Overweeg ze een ander hulpmiddel in uw projectmanagementriem - u weet zeker dat u er zeker van wordt. Zodra u begint met mijlpalen, wilt u nooit een projectplan bouwen zonder hen.

Ben je klaar om te beginnen met plannen met projectmijlpalen? U hebt eerst de juiste werkmanagementgereedschap nodig. Uitchecken Udn taakmanager , een leider in de markt en de beste werkmanagementtool voor uw team.