Hankkeen virstanpylväät: Aseta ne, saavuttaa ne, juhlia niitä

Jos olet projektinhallinnan fani (ja toivomme, että olet), tiedät, että järjestetyt suunnitelmat säästävät aikaa ja resursseja. Itse asiassaProjektinhallintalaitostodettiin, että "organisaatiot, jotka investoivat projektinhallintajätteisiin 13 kertaa vähemmän rahaa, koska niiden strategiset aloitteet valmistuvat onnistuneesti."

Kaikki projektisuunnitelmat eivät kuitenkaan ole yhtä suuret. Sanotaan, että työskentelet uusinta suunnitelmistasi. Siinä on tavoitteet, tehtävät, tehtävän omistajat ja määräajat. Siinä on riippuvuuksia ja toimituksia. Olet varma, että se on projektisuunnittelun taidetta, joka kuljettaa tiimisi menestykseen. Mutta muistatko sisällyttämään projektin välitavoitteet?

Jos projektisi ei ole virstanpylväitä, niin teet itsellesi haluton. Hankkeen virstanpylväät yksinkertaistavat roolia projektipäällikkönä, koska he antavat tiiminmerkkisi pyrkimään myös osoittamaan sidosryhmiä edistyssäsi tasolla, jonka he ovat kiinnostuneita. Hyvä uutinen on, että projektin virstanpylväitä on helppo lisätä mihin tahansa projektiin (jopa ne käynnissä), ja ne tarjoavat useita etuja.

Katsotaanpa, mitä projektin välitavoitteet ovat ja mitä he voivat tehdä sinulle.

Mikä on projektin virstanpylväs?

Hankkeen virstanpylväät merkitsevät erityisiä kohtia projektin aikajanalla. Ne ovat tarkistuspisteitä, jotka tunnistavat, kun toimintaa tai toimintaryhmiä on saatu päätökseen tai kun uusi vaihe tai toiminta käynnistetään. Voit erottaa virstanpylväitä muista aikajanan elementeiltä, ​​koska he eivät olleet aikaa loppuun; Ajattele heitä, jotka pitävät asioita, jotka pitävät asioita radalla.

Miksi projektin virstanpylväät ovat tärkeitä?

Virstanpylväät ovat voimakkaita, koska ne osoittavat edistymistä projektisuunnitelmassa. Ne auttavat motivoimaan ja kohdistamaan tiimisi antamalla kaikille mahdollisuuden tarkastella edistystä jaTuomarin painopisteet. Ja ne auttavat sinua tarkkailemaan määräaikoja, tunnistamaan tärkeät päivämäärät ja tunnistavat mahdolliset pullonkaulat hankkeessa. Jos olisit nauhoittaa tehtävätHankkeen aikajana, virstanpylväät antaisivat edelleen hankkeen keskeisiä vaiheita tai vaiheita.

Hankkeiden virstanpylväitä voi olla helppo sekoittaa muiden projektinhallinnan osa-alueilla, joten tarkistetaan eroja.

Milestones vs. tavoitteet

Tavoitteetmitä haluat saavuttaa innolla; Virstanpylväät katsovat takaisin, mitä olet jo tehnyt. Ajattele virstanpylväitä, kun tikkaat aukkoja saavuttaa tavoite.

Esimerkki: aMarkkinointijoukkueTyöskentely yhtiön laajuisessa rebranding-aloitteella - Suuri projekti, jossa on monia liikkuvia osia - saattaa asettaa tavoitteen toteuttaa hanke kolmannen vuosineljänneksen loppuun mennessä. He voisivat sitten käyttää virstanpylväitä matkan varrella merkitsemään keskeisiä päätöksiä tai toimintoja täydellisiksi, kuten valitut värit, luodut suunnittelupohjat, käynnistää suunnitelma hyväksytty jne.

Milestones vs. projektivaiheet

Virstanpylväät ovat usein samat kuin projektivaiheet (kuten aloittaminen, suunnittelu, toteutus ja sulkeminen) aloittaminen tai toteuttaminen). Projektivaihe voi kestää viikkoja tai kuukausia, joihin kuuluu useita tehtäviä ja tiimin jäseniä; Virstanpylväs on nollaaikainen "valintamerkki" suuresta edistyksestä, joka on tärkeää tunnustaa ja raportoida.

Esimerkki: Jos rebranding hankkeen alkuvaihe kattaa monia tehtäviä, kuten kohderyhmien kerätä ajatuksia uuden tuotemerkin ja luova aivoriihi. Virstanpylväs aloitusvaiheen lopussa merkitsisi tiimin valmiutta siirtyä suunnitteluvaiheeseen.

Milestones vs. Projektin toimitukset

A Projektin toimituson tuote tai tulos, kun taas virstanpylväs on hetki ajoissa. Toimitukset ovat joskus todisteita virstanpylvään loppuunsaattamisesta.

Esimerkki: suoritteet rebranding hanke voisi sisältää päivitetyn ohjeet PDF- ja liittyvät logotiedostot. Näiden hankkeiden päätyttyä kannattaa huomata (ja jopa juhlia!), Joten markkinointipäällikkö voisi lisätä virstanpylvään, joka merkitsee tätä saavutusta.

Milestones vs. tehtävät

Tehtävät ovat projektin rakennuspalikoita, ja ne vievät aikaa. Virstapuhelimilla ei ole kestoa ja ovat enemmän kuin hiekkaa, joka merkitsee tehtäviä täydellisenä.

Esimerkki: rebranding hankkeella on monia pienempiä ja suurempia tehtäviä, kuten luoda logoja, perustamalla sosiaalisen median tilejä, ja kirjoittaminen lehdistötiedotteita. Virstanpylväs voi merkitä siihen liittyvien tehtävien ryhmän loppuunsaattamisen.

Hankkeen virstanpylväät projektisuunnitelmasi

Hankkeen virstanpylväitä voidaan lisätä mihin tahansa hankesuunnitelmaan, jotta se voi toimia sujuvasti. Ne voivat olla erityisen hyödyllisiä aikataulun osalta, koska virstanpylväät on sijoitettava asiaankuuluvien tehtävien tai vaiheiden rinnalla; Virstanpylväiden perustaminen auttaa keskittymään tavoitepäivien ja säätämään hankesuunnitelmaa tarpeen mukaan.

Voit myös pitää hauskaa virstanpylväillä! Esimerkiksi suunnitella juhlia, kun suuret projektin välitavoitteet tarkistetaan. Tämäntyyppinen kuittausTehostaa moraaliaja parantaa sitoutumista.

Voit lisätä virstanpylväitä projektiin missä tahansa vaiheessa, joten älä odota seuraava projektipotkun alkuun. Lisäksi, jos sinulla on toistuvia hankkeita, toimivat virstanpylväätmallejaNyt niin, että sinulla on ne paikoillaan tulevaisuuteen.

Hankkeen virstan aikataulun luominen

Ajattele projektin välitavoita hetkinä aikanaan eikätavoitteet, Toimitukset tai tehtävät. Siksi sinun pitäisi luoda virstanpylväitä edustaa tärkeitä tarkistuspisteitä projektisi. Tutustu projektin aikatauluun ja tarkista kaikki tarkistuspisteet tai tärkeät hetket. Jos esimerkiksi suunnittelet atuotejulkaisu, Haluat todennäköisesti luoda virstanpylväitä edustamaan viimeistelyä käynnistää viestien, käynnistää tuotteen Web-sivun, ja itse käynnistää tuote.

Usein kysytyt kysymykset: Kuinka monta virstanpylvästä pitäisi hankkeella?

Projektin pitäisi olla asetettua virstanpylväitä. Joissakin hankkeissa on vain kaksi tai kolmea virstanpylvästä - toiset saattavat olla lähempänä tusina. Sen sijaan, että yrität lyödä tietty määrä virstanpylväitä, aseta virstanpylväät tärkeisiin tapahtumiin, jotka tapahtuvat projektin aikana. Muista: virstanpylväät pitäisi olla hetkiä ajoissa - tehtävät, joita se vie näiden virstanpylväiden, olisi edustettava muualla projektissasi.

Hankkeen virstanpylväspäivämäärät

Koska virstanpylväät ovat hetkiä ajoissa ja eivät seuraa prosesseja, joita sinun on päästävä tähän hetkeen, sinun on asetettava virstanpylvään määräajat, kun aloite käynnistetään tai elää. Esimerkiksi jos aiot virtuaalinen tapahtuma, sinun virstanpylväs olisi asetettava päivä virtuaalisen tapahtuma-ei prep työtä kestää päästä sinne. Virstanpylväät merkitsevät tärkeitä hetkiä projektin edistymisessä ja auttaa sinua mittaamaan, onko projekti onnistunut vai ei.

Hankkeen virstanpylväät esimerkit

Hankkeen virstanpylväs merkitsee merkittävästi ajankohtana. Voit käyttääVirstanpylväät projekteissasiEdustaa tapahtumia, kuten vastaanotettuja avaintuotot, projektipäällikkö, lopullinen suunnitelma hyväksyttiin,Vaatimukset kokoontuvat, muotoilu hyväksytty, projektivaihe valmis ja paljon muuta.

Kävele läpi neljä esimerkkiä siitä, miten virstanpylväät voivat työskennellä tiimisi.

Merkitse kriittiset tehtävät.Tehtävät, jotka on saatettava päätökseen tietyssä ajassa tai hanke, estetään, kuten Creative konseptihyväksyntä markkinointikampanjalle.

Korosta vaiheen tai vaiheen loppu.Korkean työn vaiheen tai vaiheen loppu, kuten budjettipyyntöjen kerääminen jokaisesta yrityksen suunnittelun osastolta.

Spotlight on tärkeä tapahtuma tai toimittava.Suuri tapahtuma tai toimittava, kuten uusi toimisto uudesta toimistosta, yrityksesi avautuu, jotta voit aloittaa ihmisten liikkumisen.

Keskity tavoitteiden ja keskeisten tulosten lyömiseen.Hankkeen tavoitteet ja keskeiset tulokset (KRS), kuten kolmen kuukauden tulotavoitteesi, joka on äskettäin käynnistetty tuote.

Raportointi projektin välitavoitteista

Virstanpylväiden asettaminen on hyvä alku, mutta et saa täyden hyödyn, ennen kuin seuraa ja raportoi heistä. Virstantikunnat ovat suuriaRaportointityökalutViestintä sidosryhmien kanssa, jotka eivät halua tai tarvitset tehtävän tason päivityksiä. Tämä "laaja-aivohalvaus" avulla voit heti nähdä, mitkä vaiheet on saatu päätökseen, jos projekti on radalla, jotta voit lyödä tulevia avainviranomaisia ​​ja kuinka lähellä olet tavoitteesi. Voit silti porata enemmän rakeista tasoa, tarkastella tehtäviä, jotka on sidottu virstanpylväisi; Tämä voi auttaa sinua näkemään, mitkä askelmat ja omistajat auttavat sinua pääsemään virstanpylvään tai tunnistamaan tightsblocks, jotka ovat voineet olla menossa.

Seurantaviivojen seurantapäivien avulla voit kotia tärkeimmistä töistäsi ja nähdä projektin todellisen tilan ja antaa sinulle tietoa jakaaHankkeen edistyminenitsevarmasti. Varmista, että projektinhallintatyökalu sisältääTilapäivityksetTämä raportti virstanpylväistä, joten voit pitää tiimin jäsenet ja sidosryhmät silmukassa siitä, mitä tiimisi on saavuttanut ja mitä virstanpylväs haluatte seuraavaksi.

Pro Vihje: Mitä tehdä, kun et osoita virstanpylvästavoitteesi

Joskus joukkue ei menetä virstanpylvään määräaika. Se tapahtuu - mutta riippuen virstanpylvään merkityksestä, joten voit todella asettaa sinut takaisin ja viivästyttää aloitteesi tai käynnistää.

Jos et osu virstanpylvässäsi tavoitteesi, astu takaisin tiimisi selvittääksesi, miksi menetit virstanpylvään. Oliko virstanpylvässi väärin suunnitellut tai liian kunnianhimoinen? Katso tehtäviä ja toimituksia, jotka edistävät virstanpylväsäsi. Oliko yksi niistä viivästynyt? Usein, niin monilla liikkuvilla paloilla, on vaikea tietää tarkalleen mitä tapahtuu, kun. Näiden virheiden estämiseksi tulevaisuudessa etsiä projektinhallintatyökalua, jolla on visuaalinen komponentti, joten voit nähdä projektit eri tavoin kuin aikataulut, kalenterit ja Kanban-levyt.

The Don'ts: Yleiset projektin virstanpylväät

Matannin asettaminen on taidetta, ei tiedettä. Ei ole tarkkaa oikeaa tai väärää tapaa tehdä se. Sanotaan, että nämä ovat joitakin yhteisiä puutteita, jotka joukkueet kohtaavat, kun ne ensin aloittavat virstanpylväät:

Liian monta virstanpylväitä.Tarvittamasi virstanpylväiden määrä riippuu aloitteen koosta ja laajuudesta. Vältä pyrkimystä asettaa tietty määrä virstanpylväitä "vain siksi." Sen sijaan kiinnitä huomiota tiimisi keskeisiin tehtäviin, jotta saat hankkeen edistymiselle.

Käyttämällä virstanpylväitä tehtäviksi.Virstanpylväiden pitäisi olla hetki ajoissa. Jos haluat seurata työtä, sinun tulee tehdä sinne, käytä tehtäviä. Käytä sitten virstanpylväitä edustamaan, kun tehtävien ryhmä on suoritettava.

Pidä virstanpylväät erillään muusta työstä.Paras tapa lyödä määräaikoja ja suorittaa onnistunut projekti on hallita kaikkia työsi yhdessä paikassa. Varmista, ettäProjektinhallintatyökaluVoit hallita tehtäviä, asettaa virstanpylväitä ja visualisoida projektin edistymisen yhdessä paikassa.

Mene ulos ja aseta virstanpylväät

Nyt tiedät, mitä projektin välitavoitteet ovat ja miten ne voivat vaikuttaa positiivisesti hankkeiden suunnitteluun, toteutukseen ja raportointiin. Harkitse niitä toisen työkalun projektinhallintavyöhön - se varmasti saat paljon käyttöä pois. Kun aloitat suunnitella virstanpylväät, et koskaan halua rakentaa hankesuunnitelmaa ilman niitä.

Oletko valmis aloittamaan suunnittelun projektin välitavoilla? Tarvitset ensin oikean työnhallintatyökalun. Tarkista UDN-tehtävähallinta , markkinoiden johtaja ja paras työnhallintatyökalu tiimisi.