เหตุการณ์สำคัญของโครงการ: ตั้งค่าให้บรรลุพวกเขาฉลองพวกเขา

หากคุณเป็นแฟนของการจัดการโครงการ (และเราหวังว่าคุณจะเป็น) คุณรู้ว่าการจัดทำแผนประหยัดเวลาและทรัพยากร ในความเป็นจริงสถาบันบริหารโครงการพบว่า "องค์กรที่ลงทุนในการจัดการโครงการเสียเงินน้อยกว่า 13 เท่าเนื่องจากความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์ของพวกเขาเสร็จสมบูรณ์มากขึ้น"

อย่างไรก็ตามแผนโครงการทั้งหมดจะถูกสร้างขึ้นเท่ากันอย่างไรก็ตาม สมมติว่าคุณกำลังทำงานกับแผนล่าสุดของคุณ มีเป้าหมายงานภารกิจงานและกำหนดเวลา มันมีการพึ่งพาและส่งมอบ คุณมั่นใจว่ามันเป็นงานศิลปะการวางแผนโครงการที่จะนำทีมของคุณสู่ความสำเร็จ แต่คุณจำได้ว่ารวมถึงเหตุการณ์สำคัญของโครงการหรือไม่?

หากโครงการของคุณไม่มีเหตุการณ์สำคัญคุณก็จะทำให้ตัวเองเป็นผู้ทำลาย เหตุการณ์สำคัญของโครงการทำให้บทบาทของคุณง่ายขึ้นในฐานะผู้นำโครงการเพราะพวกเขาให้คะแนนทีมของคุณเพื่อตั้งเป้าหมายที่จะแสดงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในระดับที่พวกเขาสนใจข่าวดีก็คือเหตุการณ์สำคัญของโครงการนั้นง่ายต่อการเพิ่มในโครงการใด ๆ (แม้กระทั่ง กำลังดำเนินการ) และพวกเขาให้ประโยชน์หลายประการ

ลองดูที่เหตุการณ์สำคัญของโครงการและสิ่งที่พวกเขาสามารถทำเพื่อคุณ

เหตุการณ์สำคัญคืออะไร?

โครงการเหตุการณ์สำคัญทำเครื่องหมายจุดเฉพาะตามระยะเวลาของโครงการ พวกเขาเป็นจุดตรวจที่ระบุเมื่อกิจกรรมหรือกลุ่มของกิจกรรมเสร็จสมบูรณ์หรือเมื่อเปิดตัวเฟสหรือกิจกรรมใหม่ คุณสามารถแยกความแตกต่างของเหตุการณ์สำคัญจากองค์ประกอบอื่น ๆ ของไทม์ไลน์เพราะพวกเขาใช้เวลาไม่นาน คิดว่าพวกเขาเป็นป้ายบอกทางที่ทำให้สิ่งต่าง ๆ ในการติดตาม

เหตุใดเหตุการณ์สำคัญของโครงการจึงสำคัญ

เหตุการณ์สำคัญมีพลังเพราะพวกเขาแสดงให้เห็นถึงความก้าวหน้าไปข้างหน้าในแผนโครงการของคุณ พวกเขาช่วยกระตุ้นและจัดทีมของคุณโดยทำให้ทุกคนสามารถดูความคืบหน้าและตัดสินลำดับความสำคัญ. และพวกเขาช่วยให้คุณตรวจสอบกำหนดเวลาระบุวันที่สำคัญและรับรู้ถึงปัญหาคอขวดที่มีศักยภาพภายในโครงการ หากคุณต้องถอดงานออกจากของคุณโครงการไทม์ไลน์เหตุการณ์สำคัญยังคงให้โครงร่างของขั้นตอนสำคัญหรือขั้นตอนของโครงการ

มันสามารถสร้างความสับสนให้กับเหตุการณ์สำคัญของโครงการที่มีด้านอื่น ๆ ของการจัดการโครงการดังนั้นลองตรวจสอบความแตกต่างกัน

เหตุการณ์สำคัญกับเป้าหมาย

เป้าหมายเป็นสิ่งที่คุณต้องการที่จะบรรลุเป้าหมาย; เหตุการณ์สำคัญมองย้อนกลับไปในสิ่งที่คุณทำไปแล้ว นึกถึงเหตุการณ์สำคัญในขณะที่รุ่งขึ้นบนบันไดเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

ตัวอย่าง:ทีมการตลาดการทำงานกับความคิดริเริ่มที่หลากหลายของ บริษัท - โครงการขนาดใหญ่ที่มีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวมากมาย - อาจกำหนดเป้าหมายเพื่อทำโครงการให้เสร็จสิ้นภายในสิ้นไตรมาสที่สาม จากนั้นพวกเขาสามารถใช้เหตุการณ์สำคัญตลอดทางเพื่อทำเครื่องหมายการตัดสินใจหรือกิจกรรมที่สมบูรณ์เช่นสีที่เลือกแม่แบบการออกแบบที่สร้างขึ้นแผนการเปิดใช้งานได้รับการอนุมัติ ฯลฯ

เหตุการณ์สำคัญเทียบกับขั้นตอนโครงการ

เหตุการณ์สำคัญมักจะตรงกับการเริ่มต้นหรือเสร็จสิ้นโครงการโครงการ (เช่นการเริ่มต้นการวางแผนการดำเนินการและการปิด) เฟสโครงการอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์หรือเป็นเดือนเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์เกี่ยวข้องกับงานหลายงานและสมาชิกในทีม เหตุการณ์สำคัญคือ "เครื่องหมายถูก" เป็นศูนย์ของความก้าวหน้าที่สำคัญซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรับทราบและรายงาน

ตัวอย่าง: สำหรับโครงการ rebranding ขั้นตอนการเริ่มต้นจะครอบคลุมงานหลายอย่างเช่นกลุ่มโฟกัสเพื่อรวบรวมความคิดในการสร้างแบรนด์ใหม่และการระดมสมองสร้างสรรค์ เหตุการณ์สำคัญในตอนท้ายของขั้นตอนการเริ่มต้นจะทำเครื่องหมายความพร้อมของทีมเพื่อย้ายไปยังขั้นตอนการวางแผน

เหตุการณ์สำคัญกับการส่งมอบโครงการ

ให้ส่งมอบโครงการเป็นผลิตภัณฑ์หรือผลลัพธ์ในขณะที่เหตุการณ์สำคัญเป็นช่วงเวลาหนึ่ง การส่งมอบบางครั้งก็เป็นหลักฐานของความสำเร็จของเหตุการณ์สำคัญ

ตัวอย่าง: การส่งมอบสำหรับโครงการ rebranding อาจรวมถึงคู่มือสไตล์ที่อัปเดตและไฟล์โลโก้ที่เกี่ยวข้อง ความสำเร็จของโครงการเหล่านี้เป็นที่น่าสังเกต (และแม้กระทั่งการเฉลิมฉลอง!) ดังนั้นผู้จัดการฝ่ายการตลาดสามารถเพิ่มเหตุการณ์สำคัญที่แสดงถึงความสำเร็จนั้น

เหตุการณ์สำคัญกับงาน

ภารกิจเป็นหน่วยการสร้างของโครงการของคุณและพวกเขาใช้เวลาในการบรรลุเป้าหมาย เหตุการณ์สำคัญไม่มีระยะเวลาและเป็นเหมือนเส้นในทรายที่ทำเครื่องหมายกลุ่มงานที่สมบูรณ์

ตัวอย่าง: โครงการ rebranding จะมีงานที่เล็กกว่าและมีขนาดใหญ่กว่าเช่นการสร้างโลโก้การตั้งค่าบัญชีโซเชียลมีเดียและการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ เหตุการณ์สำคัญอาจทำเครื่องหมายความสำเร็จของกลุ่มงานที่เกี่ยวข้อง

ความสำคัญของโครงการที่เหมาะสมในแผนโครงการของคุณ

เหตุการณ์สำคัญของโครงการสามารถเพิ่มในแผนโครงการทุกประเภทเพื่อช่วยให้ทำงานได้อย่างราบรื่น พวกเขาสามารถเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการกำหนดเวลาเพราะเหตุการณ์สำคัญจะต้องวางเคียงข้างงานหรือเฟสที่เกี่ยวข้อง การตั้งค่าเหตุการณ์สำคัญช่วยให้คุณมีสมาธิกับวันที่เป้าหมายและปรับแผนโครงการตามต้องการ

คุณสามารถสนุกกับเหตุการณ์สำคัญ! ตัวอย่างเช่นการเฉลิมฉลองแผนสำหรับเมื่อมีการเช็คอินโครงการที่สำคัญ การรับทราบประเภทนี้เพิ่มขวัญกำลังใจและปรับปรุงการมีส่วนร่วม

คุณสามารถเพิ่มเหตุการณ์สำคัญในโครงการได้ทุกขั้นตอนดังนั้นอย่ารอให้โครงการถัดไปของคุณเริ่มต้นขึ้น นอกจากนี้หากคุณมีโครงการที่เกิดซ้ำเหตุการณ์สำคัญในการทำงานของคุณแม่แบบตอนนี้คุณมีพวกเขาในอนาคต

วิธีการสร้างตารางความสำเร็จในโครงการ

คิดว่าเหตุการณ์สำคัญของโครงการของคุณเป็นช่วงเวลาในเวลา - มากกว่าวัตถุประสงค์ส่งมอบหรืองาน เช่นนี้คุณควรสร้างเหตุการณ์สำคัญเพื่อเป็นตัวแทนจุดตรวจที่สำคัญในโครงการของคุณ ดูตารางโครงการของคุณและระบุจุดตรวจหรือช่วงเวลาสำคัญ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังวางแผนการเปิดตัวผลิตภัณฑ์คุณน่าจะสร้างเหตุการณ์สำคัญในการรับรองการส่งข้อความการเปิดตัวการเปิดตัวเว็บเพจผลิตภัณฑ์ของคุณและเปิดตัวผลิตภัณฑ์จริง ๆ

คำถามที่พบบ่อย: โครงการนี้ควรมีอะไรบ้าง?

ไม่มีชุดของเหตุการณ์สำคัญที่โครงการของคุณควรมี บางโครงการจะมีเพียงสองหรือสามเหตุการณ์สำคัญ - คนอื่น ๆ อาจใกล้เคียงกับโหล แทนที่จะพยายามตีเหตุการณ์สำคัญบางอย่างให้เกิดเหตุการณ์สำคัญสำหรับเหตุการณ์สำคัญที่เกิดขึ้นระหว่างความก้าวหน้าของโครงการของคุณ โปรดจำไว้ว่า: เหตุการณ์สำคัญควรเป็นช่วงเวลาในเวลา - งานที่ใช้ในการตีเหตุการณ์สำคัญเหล่านั้นควรจะเป็นตัวแทนที่อื่นในโครงการของคุณ

การตั้งค่ากำหนดเวลาเหตุการณ์สำคัญของโครงการ

เพราะเหตุการณ์สำคัญเป็นช่วงเวลาในเวลาและไม่ติดตามกระบวนการที่คุณต้องไปถึงช่วงเวลานั้นคุณควรกำหนดกำหนดเวลาเหตุการณ์สำคัญของคุณเมื่อมีการเปิดตัวริเริ่มหรือใช้งานสด ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังวางแผนกิจกรรมเสมือนจริงความสำเร็จของคุณควรตั้งค่าสำหรับวันที่เหตุการณ์เสมือนจะเกิดขึ้น - ไม่ใช่งานเตรียมที่จะไปถึงที่นั่น เหตุการณ์สำคัญแสดงถึงช่วงเวลาสำคัญในความก้าวหน้าของโครงการของคุณและช่วยให้คุณวัดว่าโครงการของคุณประสบความสำเร็จหรือไม่

ตัวอย่างโครงการเหตุการณ์สำคัญ

ความก้าวหน้าของโครงการเป็นจุดสำคัญในเวลา คุณสามารถใช้ได้เหตุการณ์สำคัญในโครงการของคุณเพื่อเป็นตัวแทนของเหตุการณ์เช่นการส่งมอบที่สำคัญที่ได้รับโครงการ Councoff เสร็จสมบูรณ์แผนขั้นสุดท้ายได้รับการอนุมัติการรวบรวมข้อกำหนด, การออกแบบที่ได้รับอนุมัติ, เฟสโครงการที่เสร็จสมบูรณ์และอื่น ๆ อีกมากมาย

ลองเดินผ่านสี่ตัวอย่างว่าเหตุการณ์สำคัญสามารถทำงานให้กับทีมของคุณได้อย่างไร

ทำเครื่องหมายงานที่สำคัญงานที่ต้องเสร็จสมบูรณ์ในเวลาที่กำหนดหรือโครงการจะถูกบล็อกเช่นการอนุมัติแนวคิดเชิงสร้างสรรค์สำหรับแคมเปญการตลาด

เน้นจุดสิ้นสุดของเฟสหรือเวทีจุดสิ้นสุดของเฟสหรือขั้นตอนของงานที่สำคัญเช่นการรวบรวมคำของบประมาณจากทุกแผนกสำหรับการวางแผน บริษัท

สปอตไลท์เหตุการณ์สำคัญหรือส่งมอบได้เหตุการณ์สำคัญหรือส่งมอบเช่นการตกแต่งอาคารใหม่ที่ บริษัท ของคุณกำลังเปิดอยู่เพื่อให้คุณสามารถเริ่มย้ายผู้คนเข้ามาได้

มุ่งเน้นไปที่การชนเป้าหมายและผลลัพธ์ที่สำคัญเป้าหมายโครงการและผลลัพธ์ที่สำคัญ (KRS) เช่นการกดปุ่มเป้าหมายรายได้สามเดือนสำหรับผลิตภัณฑ์ที่เพิ่งเปิดตัวเมื่อเร็ว ๆ นี้

การรายงานเหตุการณ์สำคัญของโครงการ

การตั้งเป้าหมายการตั้งค่าเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่คุณจะไม่เก็บเกี่ยวผลประโยชน์อย่างเต็มที่จนกว่าคุณจะติดตามและรายงานพวกเขา เหตุการณ์สำคัญที่ยอดเยี่ยมเครื่องมือการรายงานสำหรับการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ต้องการหรือต้องการการอัปเดตระดับงาน ข้อมูล "Broad Stroke" นี้ช่วยให้คุณดูทันทีว่าขั้นตอนใดเสร็จสมบูรณ์หากโครงการอยู่ในเส้นทางที่จะตีเหตุการณ์สำคัญในอนาคตและวิธีการที่คุณอยู่ใกล้เป้าหมายของคุณ คุณยังสามารถเจาะลึกลงไปในระดับที่ละเอียดยิ่งขึ้นมองไปที่งานที่เชื่อมโยงกับเหตุการณ์สำคัญของคุณ สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณดูขั้นตอนและเจ้าของที่ช่วยให้คุณไปถึงเหตุการณ์สำคัญหรือระบุสิ่งกีดขวางบนถนนที่อาจอยู่ในทาง

เหตุการณ์สำคัญในการติดตามช่วยให้คุณกลับบ้านในงานที่สำคัญที่สุดของคุณและดูสถานะที่แท้จริงของโครงการในขณะที่ให้ความรู้แก่คุณในการแบ่งปันความคืบหน้าของโครงการอย่างมั่นใจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณมีอัพเดตสถานะรายงานดังกล่าวเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญดังนั้นคุณสามารถรักษาสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในวงเกี่ยวกับสิ่งที่ทีมของคุณประสบความสำเร็จและเหตุการณ์สำคัญที่คุณกำลังทำงานต่อไป

เคล็ดลับมืออาชีพ: จะทำอย่างไรเมื่อคุณไม่ได้บรรลุเป้าหมายเหตุการณ์สำคัญ

บางครั้งทีมของคุณจะพลาดเหตุการณ์สำคัญของคุณ ที่เกิดขึ้น - แต่ขึ้นอยู่กับความสำคัญของเหตุการณ์สำคัญของคุณการทำเช่นนั้นสามารถทำให้คุณกลับมาและชะลอความคิดริเริ่มหรือการเปิดตัวของคุณได้

หากคุณไม่ได้ทำเป้าหมายเหตุการณ์สำคัญให้ก้าวไปข้างหน้ากับทีมของคุณเพื่อหาสาเหตุที่คุณพลาดเหตุการณ์สำคัญ เหตุการณ์สำคัญของคุณกำหนดเวลาไม่ถูกต้องหรือทะเยอทะยานเกินไป? ดูงานและส่งมอบที่มีส่วนร่วมกับเหตุการณ์สำคัญของคุณ หนึ่งในนั้นล่าช้าหรือไม่? บ่อยครั้งที่มีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวมากมายมันยากที่จะรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อใด เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดประเภทนี้ในอนาคตให้มองหาเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีองค์ประกอบภาพดังนั้นคุณสามารถดูโครงการของคุณในรูปแบบที่แตกต่างกันเช่นไทม์ไลน์ปฏิทินและกระดาน Kanban

Don'ts: ข้อผิดพลาดของโครงการที่พบบ่อยของโครงการ

เหตุการณ์สำคัญคือศิลปะไม่ใช่วิทยาศาสตร์ ไม่มีวิธีที่ถูกหรือผิดที่แน่นอนในการทำ ที่ถูกกล่าวว่านี่เป็นข้อผิดพลาดทั่วไปที่ทีมเผชิญหน้าเมื่อพวกเขาเริ่มการตั้งเป้าหมายครั้งแรก:

การตั้งเป้าหมายมากเกินไปจำนวนเหตุการณ์สำคัญที่คุณต้องการจะขึ้นอยู่กับขนาดและขอบเขตของความคิดริเริ่มของคุณ หลีกเลี่ยงการตั้งเป้าหมายที่จะตั้งเป้าหมายที่แน่นอน "เพียงเพราะ" ให้ใส่ใจกับงานสำคัญที่ทีมของคุณต้องการให้สำเร็จเพื่อให้โครงการของคุณก้าวหน้า

ใช้เหตุการณ์สำคัญในฐานะภารกิจเหตุการณ์สำคัญควรเป็นตัวแทนของช่วงเวลา ในการติดตามงานที่คุณต้องทำเพื่อให้ได้ที่นั่นใช้งานแทน จากนั้นใช้เหตุการณ์สำคัญที่จะเป็นตัวแทนเมื่อกลุ่มงานควรเสร็จสิ้น

การทำให้เหตุการณ์สำคัญของคุณแยกจากงานอื่น ๆวิธีที่ดีที่สุดในการตีกำหนดเวลาของคุณและเรียกใช้โครงการที่ประสบความสำเร็จคือจัดการงานทั้งหมดของคุณในที่เดียว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเครื่องมือการจัดการโครงการช่วยให้คุณจัดการงานชุดเหตุการณ์สำคัญและเห็นภาพโครงการของคุณในที่เดียว

ออกไปและกำหนดเหตุการณ์สำคัญ

ตอนนี้คุณรู้ว่าเหตุการณ์สำคัญของโครงการคืออะไรและวิธีที่พวกเขาสามารถส่งผลกระทบต่อการวางแผนการประหารชีวิตและการรายงานของโครงการของคุณในเชิงบวก พิจารณาเครื่องมืออื่นในสายพานการจัดการโครงการของคุณ - หนึ่งคุณมั่นใจได้ว่าจะได้รับการใช้งานมากมาย เมื่อคุณเริ่มวางแผนด้วย Milestones คุณจะไม่ต้องการสร้างแผนโครงการโดยไม่มีพวกเขา

คุณพร้อมที่จะเริ่มวางแผนกับเหตุการณ์สำคัญในโครงการหรือไม่? คุณจะต้องใช้เครื่องมือการจัดการงานที่เหมาะสมก่อน เช็คเอาท์ ผู้จัดการงาน UDN ผู้นำในตลาดและเครื่องมือการจัดการงานที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ