معالم المشروع: وضعها، تحقيقها، احتفلهم
إذا كنت من محبي إدارة المشروع (ونأمل أن تكون كذلك)، فأنت تعلم أن الخطط المنظمة لتوفير الوقت والموارد. في الواقع، فإنمعهد إدارة المشاريعوجدت أن "المنظمات التي تستثمر في إدارة إدارة المشاريع 13 مرة أقل من أموالها لأن مبادراتها الاستراتيجية قد تم الانتهاء بنجاح بنجاح".
لم يتم إنشاء جميع خطط المشروع متساوين، ولكن. دعنا نقول أنك تعمل على آخر خطتك. لديها أهداف ومهام ومالكي المهام والمواعيد النهائية. لديها التبعيات والتسليمات. أنت واثق من أنه عمل فني تخطيط المشروع الذي سيحمل فريقك إلى النجاح. ولكن هل تتذكر أن تضم معالم مشروع؟
إذا كان مشروعك ليس لديه معالم بارزة، فأنت تفعل نفسك مفخلا. مشروع معالم المشروع تبسيط دورك كزعيم للمشروع لأنهم يعطون علامات فريقك للهدف لأنه يظهر أيضا أصحاب المصلحة تقدمك على المستوى الذي يهتمون به. والخبر السار هو أن معالم المشروع سهلة الإضافة إلى أي مشروع (حتى تلك الموجودة بالفعل جارية)، وهي توفر فوائد متعددة.
دعونا ننظر إلى معالم المشروع وما يمكن أن يفعلوه من أجلك.
ما هو مشروع معلم مشروع؟
علامة فارقة مشروع نقاط محددة على طول الجدول الزمني للمشروع. إنهم نقاط تفتيش تحددون متى تم الانتهاء من أنشطة أو مجموعات من الأنشطة أو عند إطلاق مرحلة أو نشاط جديد. يمكنك التمييز على المعالم من عناصر أخرى من جدول زمني لأنهم لا يستغرقون وقتا طويلا لإكماله؛ فكر فيهم كوشارات تبقي الأشياء على المسار الصحيح.
لماذا معالم المشروع مهمة؟
المعالم القوية لأنها توضح تقدما للأمام في خطة مشروعك. يساعدون في تحفيز ويمين فريقك من خلال تمكين الجميع من عرض التقدم وأولويات القاضيوبعد وهم يساعدونك على مراقبة المواعيد النهائية، وتحديد التواريخ المهمة، وتعترف بالاختيارات المحتملة داخل المشروع. إذا كنت لتخجر المهام من الخاص بكالجدول الزمني للمشروع، ستظل المعالم تعطي الخطوط العريضة للخطوات أو المراحل الرئيسية للمشروع.
يمكن أن يكون من السهل الخلط بين معالم المشروع مع جوانب أخرى لإدارة المشاريع، لذلك دعونا نراجع الاختلافات.
المعالم مقابل الأهداف
الأهدافما كنت ترغب في تحقيق التطلع إلى الأمام؛ معالم معالم نلقي نظرة على ما قمت به بالفعل. فكر في المعالم مثل الدرجات على السلم لتحقيق هدف.
مثال: أ.فريق التسويقإن العمل على مبادرة إعادة التعارف على مستوى الشركة - مشروع كبير مع العديد من الأجزاء المتحركة - قد يحدد هدف لإكمال المشروع بحلول نهاية الربع الثالث. يمكنهم بعد ذلك استخدام المعالم على طول الطريق لوضع علامة على القرارات أو الأنشطة الرئيسية المكتملة، مثل الألوان المحددة، قوالب التصميم التي تم إنشاؤها، وخطة التشغيل المعتمدة، إلخ.
مراحل المعالم مقابل مراحل المشروع
غالبا ما تتزامن المعالم مع بدء أو إكمال مراحل المشروع (مثل البدء والتخطيط والإعدام والإغلاق). قد تستغرق مرحلة المشروع أسابيع أو أشهر لإكمالها، وإشراك مهام متعددة وأعضاء الفريق؛ المعلم هو "علامة اختيار" في الوقت الصغير للتقدم الرئيسي مهم للاعتراف والإبلاغ عنه.
مثال: بالنسبة لمشروع Rebranding، ستغطي مرحلة البدء العديد من المهام، مثل مجموعات التركيز لجمع الأفكار حول العلامات التجارية الجديدة وجلسات العصف الذهني الإبداعي. من شأن المعلم في نهاية مرحلة البدء أن يمثل استعداد الفريق للانتقال إلى مرحلة التخطيط.
المعالم مقابل النواتج المشروع
أ مشروع التسليم هو منتج أو نتيجة، في حين أن المعلم هو لحظة في الوقت المناسب. النواتج هي في بعض الأحيان دليل على الانتهاء من علامة فارقة.
مثال: يمكن أن تتضمن التسليمات لمشروع Rebranding دليل النمط المحدث ملفات PDF وملفات الشعار المرتبطة. يستحق الانتهاء من هذه المشاريع ملحوظا (وحتى الاحتفال!)، وبالتالي فإن مدير التسويق يمكن أن يضيف علامة فارقة يدل على هذا الإنجاز.
معالم مقابل المهام
المهام هي اللبنات الأساسية لمشروعك، وأنها تستغرق بعض الوقت لتحقيقها. المعالم الرئيسية ليس لها مدة وأكثر مثل الخطوط في الرمل الذي يمثل مجموعة من المهام كاملة.
مثال: سيكون لدى مشروع Rebranding العديد من المهام الأصغر والأكبر، مثل إنشاء شعارات وإعداد حسابات الوسائط الاجتماعية، وكتابة البيانات الصحفية. قد يمثل علامة فارقة الانتهاء من مجموعة من المهام ذات الصلة.
لتركيب معالم المشروع في خطط المشروع
يمكن إضافة معالم المشاريع إلى أي نوع من خطة المشروع للمساعدة في تشغيل بسلاسة. يمكن أن يكونوا مفيدة بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالجدولة لأن المعالم ستحتاج إلى وضع المهام أو المراحل ذات الصلة؛ يساعدك إنشاء معالم في التركيز على التواريخ المستهدفة وضبط خطة المشروع حسب الحاجة.
يمكنك أيضا الحصول على المتعة مع المعالم! على سبيل المثال، تخطط الاحتفالات عندما يتم فحص المعالم الرئيسية للمشروع. هذا النوع من الاعترافيعزز المعنوياتويحسن المشاركة.
يمكنك إضافة معالم معالم إلى مشروع في أي مرحلة، لذلك لا تنتظر مشروعك التالي بداية للبدء. أيضا، إذا كان لديك مشاريع متكررة، والأعمال المعالم في حياتكقوالبالآن حتى يكون لديك في مكان للمستقبل.
كيفية إنشاء جدول علامة فارقة مشروع
فكر في معالم المشروع الخاص بك كحظات في الوقت المناسب - بدلا منالأهدافأو التسليمات أو المهام. على هذا النحو، يجب أن تخلق معالم بارزة لتمثيل نقاط تفتيش مهمة في مشروعك. إلقاء نظرة على جدول مشروعك وتحديد أي نقاط تفتيش أو لحظات مهمة. على سبيل المثال، إذا كنت تخطططرح المنتج، من المرجح أن تخلق المعالم المعلافية لتمثيل وضع اللمسات الأخيرة على مراسلة الإطلاق، وإطلاق صفحة ويب المنتج الخاصة بك، وإطلاق المنتج فعليا.
التعليمات: كم عدد المعالم التي يجب أن يكون لها مشروع؟
لا يوجد عدد محدد من المعالم التي يجب أن يكون مشروعك. لن يكون لدى بعض المشاريع سوى اثنين أو ثلاثة معالم أخرى قد يكون للآخرين أقرب إلى عشرة. بدلا من محاولة ضرب عدد معين من المعالم، قم بتعيين معالم للأحداث المهمة التي تحدث أثناء تقدم مشروعك. تذكر: يجب أن تكون معالم اللحظات في الوقت المحدد - يجب تمثيل المهام التي يتطلبها الأمر لضرب تلك المعالم في مكان آخر في مشروعك.
وضع المواعيد النهائية للمشروع
لأن المعالم المعالم هي لحظات في الوقت المناسب ولا تتبع العمليات التي تحتاجها للوصول إلى تلك اللحظة، يجب عليك تعيين المواعيد النهائية لمعالم معالمك عند بدء تشغيل المبادرة أو تعيش فيها. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لحدث افتراضي، فيجب تعيين معلمك في اليوم الذي يحدث فيه الحدث الظاهري - وليس العمل الإعدادي الذي يستغرقه للوصول إلى هناك. تشير معالم معالم إلى حد ما لحظات مهمة في تقدم المشروع الخاص بك، وتساعدك على قياس ما إذا كان مشروعك كان ناجحا أم لا.
أمثلة معالم المشاريع
علامة فارقة مشروع يمثل نقطة كبيرة في الوقت المناسب. يمكنك استخداممعالم في مشاريعكلتمثيل الأحداث مثل النواتج الرئيسية المستلمة، مكتملة مشروع الإنجيل، الخطة النهائية المعتمدة، تجميع المتطلبات والتصميم المعتمد، مرحلة المشاريع الانتهاء، وأكثر من ذلك بكثير.
دعنا نسير من خلال أربعة أمثلة على كيفية عمل المعالم في فريقك.
موضحة المهام الحرجة.سيتم حظر المهام التي يجب إكمالها في وقت محدد أو المشروع، مثل موافقة مفهوم إبداعي لحملة تسويقية.
تسليط الضوء على نهاية المرحلة أو المرحلة.في نهاية مرحلة أو مرحلة من قطعة عمل رئيسية، مثل جمع طلبات الميزانية من كل قسم لتخطيط الشركة.
الأضواء حدث كبير أو تسليم.حدث كبير أو تسليم، مثل الانتهاء من البناء من مكتب جديد هو فتح شركتك حتى تتمكن من بدء نقل الناس فيه.
التركيز على ضرب الأهداف والنتائج الرئيسية.أهداف المشروع والنتائج الرئيسية (KRS)، مثل ضرب هدف الإيرادات التي استمرت ثلاثة أشهر لمنتج تم إطلاقه مؤخرا.
الإبلاغ عن معالم المشروع
وضع المعالم المعللة هي بداية جيدة، لكنك لن تجني الفائدة الكاملة حتى تتبعها والإبلاغ عنها. المعالم رائعةأدوات الإبلاغللتواصل مع أصحاب المصلحة الذين لا يريدون أو يحتاجون إلى تحديثات على مستوى المهام. تساعدك بيانات "السكتة الدماغية الواسعة" هذه على الفور أن المراحل التي تم إكمال المراحل، إذا كان المشروع على المسار الصحيح لضرب معالمه الرئيسية المستقبلية، ومدى إغلاقك إلى هدفك. لا يزال بإمكانك الحفر إلى مستوى أكثر حبيبية، والنظر إلى المهام المرتبطة بالمعالم الخاصة بك؛ يمكن أن يساعدك ذلك في معرفة الخطوات والأصحاب التي ساعدتك في الوصول إلى علامة فارقة أو تحديد حواجز الطرق التي قد تكون في الطريق.
تتيح لك تعقب المعالم المنزلية في عملك الأكثر أهمية ورؤية الوضع الحقيقي للمشاريع، مع إعطائك المعرفة للمشاركةتقدم المشروعبثقة. تأكد من أن أداة إدارة المشروع الخاصة بك تشملتحديثات الحالةهذا التقرير عن معالم بارزة، حتى تتمكن من الحفاظ على أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة في الحلقة حول ما ينجز فريقك وما هو معلما تعمل على نحو المقبل.
نصيحة برو: ماذا تفعل عندما لا تضرب أهداف المعلم
في بعض الأحيان، سوف يفوت فريقك الموعد النهائي في المعلم. يحدث ذلك - ولكن اعتمادا على أهمية معلمك، يمكنك القيام بذلك حقا مرة أخرى وتأخير مبادرتك أو إطلاقها.
إذا لم تضغط على أهداف المعلم، فانتقل إلى فريقك لمعرفة سبب تفويتك معلما. هل كان معلمك غير صحيح، أو طموحا جدا؟ انظر إلى المهام والتسليم التي كانت تسهم في معلمك. كان أحدهم تأخر؟ في كثير من الأحيان، مع الكثير من القطع المتحركة، من الصعب معرفة ما يحدث بالضبط عندما. لمنع هذه الأنواع من الأخطاء في المستقبل، ابحث عن أداة لإدارة المشاريع التي لديها مكون مرئي، حتى تتمكن من رؤية مشاريعك بطرق مختلفة مثل الجداول الزمنية والتقويمات ولوحات كانبان.
TRAS: مطبوع مشترك مطبوع
إعداد المعالم هو فن، وليس العلم. ليس هناك طريقة دقيقة أو خاطئة للقيام بذلك. ومع ذلك، هذه هي بعض من المزالق المشتركة التي تواجهها الفرق عند بدء تشغيل المعالم الأولى:
وضع الكثير من المعالم.يعتمد عدد المعالم التي تحتاجها على حجم ونطاق مبادرتك. تجنب تهدف إلى تعيين عدد معين من المعالم "فقط لأن". بدلا من ذلك، انتبه إلى المهام الرئيسية التي يحتاج فريقك إلى إنجازها من أجل تقدم مشروعك.
باستخدام المعالم مع المهام.يجب أن تمثل المعالم لحظة في الوقت المناسب. لتتبع العمل الذي تحتاج إلى القيام به للوصول إلى هناك، استخدم المهام بدلا من ذلك. ثم، استخدم المعالم التي يجب تمثيلها عند اكتمال مجموعة من المهام.
الحفاظ على معالمك منفصلة عن العمل الآخر.أفضل طريقة لضرب مواعيدك النهائية وتشغيل مشروع ناجح هو إدارة كل عملك في مكان واحد. تأكد الخاص بك أداة إدارة المشاريع يتيح لك إدارة المهام، تعيين المعالم، وتصور تقدم المشروع الخاص بك في مكان واحد.
ذهاب ووضع معالم
الآن أنت تعرف ما هي معالم المشروع وكيف يمكن أن تؤثر بشكل إيجابي على التخطيط والتنفيذ والإبلاغ عن المشاريع الخاصة بك. اعتبرها أداة أخرى في حزام إدارة المشروع الخاص بك - شخص متأكد من الحصول على الكثير من الاستخدامات من. بمجرد البدء في التخطيط مع المعالم، فلن ترغب أبدا في بناء خطة مشروع بدونها.
هل أنت مستعد للبدء في التخطيط لمعالم المشروع؟ ستحتاج إلى أداة إدارة العمل الصحيحة أولا. الدفع UDN مدير المهام ، زعيم في السوق وأفضل أداة إدارة العمل لفريقك.
