MILESTONES DO PROJETO: Coloque-os, alcançá-los, celebrá-los

Se você é fã do gerenciamento de projetos (e esperamos que você esteja), você sabe que os planos organizados economizam tempo e recursos. Na verdade, oInstituto de Gerenciamento de ProjetosDescobri que "organizações que investem no gerenciamento de projetos resíduos 13 vezes menos dinheiro porque suas iniciativas estratégicas são concluídas com mais sucesso".

Nem todos os planos de projeto são criados iguais, no entanto. Vamos dizer que você está trabalhando no seu último plano. Tem gols, tarefas, proprietários de tarefas e prazos. Tem dependências e entregas. Você está confiante de que é um trabalho de arte de planejamento de projetos que levará sua equipe para o sucesso. Mas você se lembrou de incluir marcos de projeto?

Se o seu projeto não tiver marcos, então você está fazendo a si mesmo um desserviço. Os marcos do projeto simplificam seu papel como líder de projeto porque eles dão às suas marcas de equipe para visar enquanto também mostram as partes interessadas em um nível que estão interessados. A boa notícia é que os marcos de projeto são fáceis de adicionar a qualquer projeto (mesmo aqueles que já estão em andamento), e eles fornecem vários benefícios.

Vamos ver o que os marcos do projeto são e o que eles podem fazer por você.

O que é um marco do projeto?

Os marcos de projeto marcam pontos específicos ao longo do cronograma de um projeto. Eles são pontos de verificação que identificam quando as atividades ou grupos de atividades foram concluídas ou quando uma nova fase ou atividade é lançada. Você pode diferenciar marcos de outros elementos de uma linha do tempo, porque não levam tempo para completar; Pense neles como sinalização que mantêm as coisas no caminho certo.

Por que os marcos do projeto são importantes?

Marcos são poderosos porque demonstram progresso para a frente no plano do seu projeto. Eles ajudam a motivar e alinhar sua equipe, permitindo que todos vejam progresso ePrioridades do juiz. E eles ajudam você a monitorar prazos, identificar datas importantes e reconhecer potenciais gargalos dentro do projeto. Se você fosse despir as tarefas do seucronograma do projeto, os marcos ainda dariam um esboço dos principais passos ou fases do projeto.

Pode ser fácil confundir marcos de projeto com outros aspectos do gerenciamento de projetos, então vamos rever as diferenças.

Milestones vs. Goals.

Metassão o que você deseja conseguir antes de olhar para frente; Marcos dê uma olhada para o que você já fez. Pense em marcos como degraus na escada para alcançar um objetivo.

Exemplo: A.equipe de marketingTrabalhando na iniciativa de rebranding em toda a empresa - um grande projeto com muitas partes móveis - pode definir uma meta para concluir o projeto até o final do terceiro trimestre. Eles poderiam então usar marcos ao longo do caminho para marcar decisões ou atividades principais como completas, como cores selecionadas, modelos de design criados, lançam plano aprovado, etc.

Marcos Vs. Project Fases

Os marcos muitas vezes coincidem com o início ou a conclusão das fases do projeto (como iniciação, planejamento, execução e fechamento). Uma fase de projeto pode levar semanas ou meses para concluir, envolvendo várias tarefas e membros da equipe; Um marco é uma "marca de seleção" de tempo zero de grande progresso que é importante para reconhecer e relatar.

Exemplo: Para um projeto de rebranding, a fase de iniciação cobrirá muitas tarefas, como grupos focais para coletar ideias sobre as novas sessões de branding e criação de brainstorming. Um marco no final da fase de iniciação marcaria a prontidão da equipe para se mudar para a fase de planejamento.

Milestones vs. Project Livres

UMAProjeto entregueé um produto ou resultado, enquanto um marco é um momento no tempo. As entregas às vezes são evidências da conclusão de um marco.

Exemplo: As entregas para o projeto de rebranding podem incluir o PDF de guia de estilo atualizado e os arquivos de logotipo associados. A conclusão desses projetos vale a pena notar (e até mesmo comemorando!), Então o gerente de marketing poderia adicionar um marco que denotando essa conquista.

Milestones vs. Tarefas.

Tarefas são os blocos de construção do seu projeto e levam tempo para alcançar. Marcos não têm duração e são mais como linhas na areia que marcam um grupo de tarefas como completas.

Exemplo: Um projeto de rebranding terá muitas tarefas menores e maiores, como a criação de logotipos, configurando contas de mídia social e escrevendo comunicados de imprensa. Um marco pode marcar a conclusão de um grupo de tarefas relacionadas.

Montando marcos de projeto em seus planos de projeto

Os marcos de projeto podem ser adicionados a qualquer tipo de plano de projeto para ajudá-lo a funcionar sem problemas. Eles podem ser particularmente úteis quando se trata de agendamento porque os marcos precisarão ser colocados ao lado das tarefas ou fases relevantes; Configurar Milestones ajuda você a se concentrar em datas de destino e ajustar o plano do projeto conforme necessário.

Você também pode se divertir com milestones! Por exemplo, planeje celebrações para quando os principais marcos do projeto são verificados. Este tipo de confirmaçãoimpulsiona morale melhora o engajamento.

Você pode adicionar marcos a um projeto em qualquer estágio, portanto, não espere pelo seu próximo projeto que o botão seja iniciado. Além disso, se você tiver projetos recorrentes, trabalhe os marcos no seumodelosAgora, para que você os tenha no lugar para o futuro.

Como criar um horário de marco do projeto

Pense em seus marcos de projeto como momentos no tempo - em vez deObjetivos, entregas ou tarefas. Como tal, você deve criar marcos para representar pontos de verificação importantes em seu projeto. Dê uma olhada no cronograma do seu projeto e identifique quaisquer pontos de verificação ou momentos importantes. Por exemplo, se você está planejando umlançamento do produtoVocê provavelmente criaria marcos para representar a finalização de mensagens de lançamento, lançando sua página da Web do produto e, na verdade, lançando o produto.

FAQ: Quantos marcos devo ter um projeto?

Não há número definido de marcos que seu projeto deveria ter. Alguns projetos só terão dois ou três marcos - outros podem se aproximar de uma dúzia. Em vez de tentar atingir um certo número de marcos, defina marcos para eventos importantes que estão acontecendo durante o progresso do seu projeto. Lembre-se: Os marcos devem ser momentos no tempo - as tarefas que leva para acertar esses marcos devem ser representados em outras partes do seu projeto.

Definindo prazos do marco do projeto

Como os marcos são momentos a tempo e não acompanham os processos que você precisa para chegar a esse momento, você deve definir seus prazos de marco para quando a iniciativa é lançada ou for lançado. Por exemplo, se você estiver planejando um evento virtual, seu marco deve ser definido para o dia em que o evento virtual ocorre - não o trabalho de preparação necessário para chegar lá. Os marcos denotar momentos importantes no progresso do seu projeto e ajudam a avaliar se o seu projeto foi ou não bem-sucedido.

Exemplos de Milestones do Projeto

Um marco de projeto marca um ponto significativo no tempo. Você pode usarMarcos em seus projetosPara representar eventos como os principais resultados recebidos, o projeto de início do projeto foi aprovado pelo Plano Final,levantamento de requisitos, design aprovado, fase de projeto concluída e muito mais.

Vamos andar por quatro exemplos de como os marcos podem trabalhar para sua equipe.

Marcar tarefas críticas.Tarefas que devem ser concluídas em um horário específico ou o projeto serão bloqueadas, como uma aprovação do conceito criativo para uma campanha de marketing.

Destacar o final de uma fase ou palco.O fim de uma fase ou fase de um grande trabalho, como reunir pedidos de orçamento de todos os departamentos de planejamento da empresa.

Holofotes um evento importante ou entregue.Um evento importante ou entregue, como terminar a construção de um novo escritório, sua empresa está abrindo para que você possa começar a mover as pessoas para dentro dela.

Concentre-se em bater metas e principais resultados.Objetivos do projeto e os principais resultados (KRS), como bater em sua meta de receita de três meses para um produto que foi lançado recentemente.

Reportando nos marcos do projeto

Definir marcos é um bom começo, mas você não colherá o benefício total até rastrear e reportar neles. Marcos são ótimosRelatando ferramentaspara se comunicar com as partes interessadas que não querem ou precisam de atualizações de nível de tarefas. Esses dados "acidente vascular cerebral" ajudam você a ver instantaneamente quais fases foram concluídas, se o projeto estiver no caminho certo para atingir suas principais marcas-chave, e quão perto você é para o seu objetivo. Você ainda pode detalhar um nível mais granular, olhando para as tarefas amarradas aos seus marcos; Isso pode ajudá-lo a ver quais passos e proprietários ajudaram você a chegar a um marco ou identificar bloqueios que possam estar no caminho.

Os marcos de rastreamento permite que você esteja em casa em seu trabalho mais importante e veja o verdadeiro status dos projetos, dando-lhe o conhecimento para compartilharprogresso do projetocom confiança. Certifique-se de que sua ferramenta de gerenciamento de projetos incluiatualizações de statusEsse relatório sobre marcos, para que você possa manter os membros da equipe e as partes interessadas no loop sobre o que sua equipe realizou e que marco você está trabalhando para a próxima.

Dica pro: O que fazer quando você não atinge seus objetivos de marco

Às vezes, sua equipe perderá seu prazo de marco. Isso acontece - mas dependendo da importância do seu marco, isso pode realmente definir você e atrasar sua iniciativa ou lançamento.

Se você não acertar seus objetivos de marco, dê um passo de volta com sua equipe para descobrir por que você perdeu o marco. Seu marco foi agendado incorretamente ou ambicioso demais? Olhe para as tarefas e entregas que estavam contribuindo para o marco. Foi um deles atrasado? Muitas vezes, com tantas peças em movimento, é difícil saber exatamente o que está acontecendo quando. Para evitar que esses tipos de erros no futuro, procure uma ferramenta de gerenciamento de projetos que tenha um componente visual, para que você possa ver seus projetos de maneiras diferentes, como cronogramas, calendários e placas kanban.

O DON'TS: Paisagens de Milestona de Projeto Comum

Definir marcos é uma arte, não uma ciência. Não há nenhuma maneira correta ou errada de fazê-lo. Dito isto, estas são algumas das armadilhas comuns que as equipes encontram quando começam a definir marcos:

Definindo muitos marcos.O número de marcos que você precisa dependerá do tamanho e do escopo de sua iniciativa. Evite o objetivo de definir um certo número de marcos "Só porque". Em vez disso, preste atenção às tarefas principais que sua equipe precisa realizar para que seu projeto progredisse.

Usando marcos como tarefas.Marcos devem representar um momento no tempo. Para acompanhar o trabalho que você precisa fazer para chegar lá, use tarefas. Em seguida, use marcos para representar quando um grupo de tarefas deve ser concluído.

Mantendo seus marcos separados de outro trabalho.A melhor maneira de acertar seus prazos e executar um projeto de sucesso é gerenciar todo o seu trabalho em um só lugar. Certifique-se de que vocêFerramenta de gerenciamento de projetosPermite gerenciar tarefas, definir marcos e visualizar o progresso do seu projeto em um só lugar.

Vá em frente e defina marcos

Agora você sabe o que os marcos do projeto são e como podem afetar positivamente o planejamento, a execução e a comunicação de seus projetos. Considere-os outra ferramenta em seu cinto de gerenciamento de projetos - um, você tem certeza de obter muito uso. Depois de começar a planejar com marcos, você nunca mais desejará construir um plano de projeto sem eles.

Você está pronto para começar a planejar com marcos de projeto? Você precisará da ferramenta de gerenciamento de trabalho correta primeiro. Verificação de saída Gerenciador de tarefas UDN. , um líder no mercado e a melhor ferramenta de gerenciamento de trabalho para sua equipe.