Ανάλυση των ενδιαφερομένων για ευέλικτους επαγγελματίες
Η σημασία των ενδιαφερομένων σε κάθε οργανισμό σημαίνει ότιΗ ανάλυση των ενδιαφερομένων είναι σημαντική και επιτακτική ανάγκη.
Οι ενδιαφερόμενοι σε κάθε οργανισμό συμβάλλουν στη βεβαιότητα ότι οι πρωτοβουλίες αυτές λαμβάνονται εκείνη την ευθυγράμμιση με το τελικό αποτέλεσμα ενός έργου.
Αυτή η ανάλυση θα σας επιτρέψει να εντοπίσετε τυχόν κόκκινες σημαίες και να ξεπεράσετε τις αντιξοότητες σε όλο τοδιάρκεια ενός έργουή ένα πρόγραμμα.
Εδώ είναι ένας εύχρηστος οδηγός για να σας ενημερώσουμε όλα τα απαραίτητα πράγματα για να διεξάγετε μια ανάλυση των ενδιαφερομένων για την εταιρεία σας.
Ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι;
Πριν μπορέσουμε να πάρουμε σε ποια ανάλυση των ενδιαφερομένων και ποια μέτρα πρέπει να πάρετε. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε σωστά τα ενδιαφερόμενα μέρη, ειδικά όσον αφορά την επιχείρησή σας.
Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να οριστούν είτε ωςμοναδικά άτομα ή μια ομάδα ανθρώπωνπου ενδιαφέρονται για τη δραστηριότητα ή σε οποιοδήποτε από ταΑποφάσεις που ελήφθησανγια έναν συγκεκριμένο οργανισμό.
Επίσημα ενδιαφερόμενα μέρη, όπως ορίζεται από τοΙνστιτούτο Διαχείρησης Μελετών, είναι "Τα άτομα και οι οργανισμοί που συμμετέχουν ενεργά στο έργο ή των οποίων τα συμφέροντα μπορεί να επηρεαστούν θετικά ή αρνητικά ως αποτέλεσμα της εκτέλεσης του έργου ή της επιτυχημένης ολοκλήρωσης του έργου. "
Όπως υποδηλώνει ο ορισμός, ο καθένας με συμμετοχή στην οργάνωση είναι ένας ενδιαφερόμενος. Αυτοί οι άνθρωποι μπορεί να περιλαμβάνουν, αλλά δεν περιορίζονται σε:
Πώς να εντοπίσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη για λόγους εκτέλεσης μιας «ανάλυσης των ενδιαφερομένων»;
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι ένας οργανισμός μπορεί να καθορίσει ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι. Οι ακόλουθες ερωτήσεις ενδέχεται να είναι σε θέση να ενισχύσουν σε αυτή την αναγνώριση.
Τι είναι η ανάλυση των ενδιαφερομένων;
Η ανάλυση των ενδιαφερομένων είναι η διαδικασία προσδιορισμού των ενδιαφερομένων ενός οργανισμού και ειδικότερα των ενδιαφερομένων οργανωτικών έργων. Επιπλέον, η διαδικασία συνεπάγεται την αποκάλυψη του επιπέδου συμμετοχής, ενδιαφέροντος και επιρροής και ομαδοποίησης τους ως τέτοια.
Μόλις γίνει αυτό, ένας οργανισμός αποφασίζει ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να συμπεριλάβετε και να επικοινωνήσετε με αυτές τις ομάδες σε όλο το έργο.
Το πρώτο βήμα σε οποιαδήποτε διαχείριση των ενδιαφερομένων είναι αυτή η ανάλυση. Αυτή είναι μια σημαντική διαδικασία, καθώς επιτρέπει στους οργανισμούς να αποκτήσουν την υποστήριξη που χρειάζονται για τα έργα τους.
Με άλλα λόγια, αυτή η διαδικασία αναφέρεται σε μεθόδους και εργαλεία που χρησιμοποιούνται για τον εντοπισμό και την εκτίμηση των προσδοκιών και των αναγκών των κύριων συμφερόντων μέσα ήΈξω από το έργο .
Αυτές οι σχέσεις και τα χαρακτηριστικά αυτών με μερίδια στο έργο και όσοι συμμετέχουν στο έργο βοηθούν τοΣυνολικός σχεδιασμός οποιουδήποτε συγκεκριμένου έργου .
Σκοπός μιας ανάλυσης των ενδιαφερομένων
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους λόγους που ένα έργο, ο διαχειριστής προϊόντων ή προγράμματος μπορεί να διεξάγει ανάλυση των ενδιαφερομένων:
Η προσέγγιση των βασικών πολύτιμων ενδιαφερομένων μπορεί να βοηθήσει το έργο σας στην αρχική καιπρώιμα στάδια. Μπορείτε να αποκτήσετε σοφία και γνώση από αυτούς τους ενδιαφερόμενους για να σας βοηθήσειΣυμπληρώστε ένα επιτυχημένο έργο .
Επιπλέον, η αντιμετώπισή τους για νωρίς, μπορεί επίσης να συμβάλει στην εξασφάλιση ότι έχετε την υποστήριξη αυτών των ενδιαφερομένων για το έργο σας.
Μόλις κάνετε την ανάλυση, θα γνωρίζετε ποιες άνθρωποι πρέπει να συμμετέχουν στο έργο σας.
Στη συνέχεια, θα είστε σε θέση να φέρετε όλους μαζί και να τους ενημερώσετε για τους στόχους καιΣτόχοι του έργου, και έτσι δίνουν σε όλους μια σαφή κατανόηση για το πώς μπορούν να συμβάλουν στην επιτυχία του έργου.
Χωρίς ανάλυση των ενδιαφερομένων, υπάρχει πιθανότητα να ξεκινήσετε ένα έργο χωρίς τη συμφωνία ενός σημαντικού ενδιαφερομένου.
Υπάρχει πιθανότητα ότι ένας ενδιαφερόμενος δεν καταλαβαίνει το έργο σας ή δεν βλέπει αξία σε αυτό. Αυτό με τη σειρά του μπορεί να οδηγήσει στους πόρους σας να κατευθύνονται αλλού και έτσι να θέτουν σε κίνδυνο την επιτυχία του έργου σας.
Με την ανάλυση των ενδιαφερομένων, θα μπορούσατε να προσδιορίσετε αυτόν τον συγκεκριμένο ενδιαφερόμενο ενδιαφερόμενο καιαντιμετωπίζουν τις ανησυχίεςΕίχαν και τους πήρε επί του σκάφους πριν ξεκινήσει το έργο σας.
Γιατί να συμπεριφέρετε μια ανάλυση των ενδιαφερομένων;
Η ανάλυση των ενδιαφερομένων σας μπορεί να είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα κατά την έναρξη οποιουδήποτε έργου. Γνωρίζοντας ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι και πώς θα βοηθήσουν το έργο σας να σας επιτρέψει να σας επιτρέψεινα ανταποκριθούν στις ανάγκες τουςκαι καταλάβετε τον καλύτερο τρόπο επικοινωνίας μαζί τους και να τους εμπλέξετε.
Η κατανόηση του ποσού ενός οργανισμού είτε εμπλέκεται είτε επηρεάζεται από ένα έργο σας επιτρέπει να κατανοήσετε πόσο σημαντικό είναι να αναλύσετε τους ενδιαφερόμενους.
Ο τρόπος που αποφασίζετε να διαχειριστείτε τους ενδιαφερόμενους της εταιρείας σας που επηρεάζουν το προϊόν σας ξεκινάει με την ανάλυση των ενδιαφερομένων σας με βάση τουςΚρατήστε το έργο .
Οφέλη από τη δημιουργία μιας τέτοιας ανάλυσης περιλαμβάνει:
Κάνοντας μια ανάλυση στους ενδιαφερόμενους και εντοπίζοντας ποιοι είναι και στη συνέχεια συνεχίζονται να κάνουν τη διαχείριση των ενδιαφερομένων μερών σας επιτρέπει να κάνετε τα εξής:
Υπάρχει πάντα μια πιθανότητα οι ενδιαφερόμενοι να έχουν πολύτιμες πληροφορίες και γνώσεις που μπορούν να βοηθήσουν στην επιτυχία του έργου σας.
Δίνοντας τα ενδιαφερόμενα μέρη Οι απαιτούμενες πληροφορίες σχετικά με το έργο σας θα τους επιτρέψουν να έχουν μια πλήρη εικόνα για το τι είναι ακριβώς αυτό που θα χρειαστείτε να παραδώσετε ένα επιτυχημένο τελικό προϊόν.
Με αυτόν τον τρόπο, υπάρχει μια ευκαιρία για τα ενδιαφερόμενα μέρη να σας βοηθήσουν να αποκτήσετε πόρους, με τη μορφή ανθρώπων ή εργαλείων και έτσι ώστε να χρειαστείτε.
Η συμμετοχή των ενδιαφερομένων στο έργο σας και η επικοινωνία και η ενημέρωσή τους, όπως απαιτείται, θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε μια σχέση μαζί τους.
Εάν αυτή η σχέση είναι μια εμπιστοσύνη, μπορεί να είστε σε θέση να διαμορφώσετε μια συνεχή σχέση εργασίας, με συγκεκριμένους ενδιαφερόμενους φορείς που συμμετέχουν και στα μελλοντικά σας έργα.
Η ανοικτή επικοινωνία και η κρίσιμη ανατροφοδότηση από τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορεί να σας επιτρέψει να αποκτήσετε γνώση του έργου σας και να προβλέψετε ανατροφοδότηση.
Αυτή η ανατροφοδότηση μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε τιΑνατροφοδότηση Μπορείτε να μπείτεΤο μέλλον, καθώς και αυτό που θα χρειαστείτε να κερδίσετε μελλοντικά buy-ins και πώς να τα εξασφαλίσετε πιο γρήγορα.
Πώς να εκτελέσετε μια ανάλυση των ενδιαφερομένων με τον σωστό τρόπο;
Ανάλογα με την εταιρεία, τη βιομηχανία και τον τύπο της ομάδας που εμπλέκεται, μια τέτοια ανάλυση θα ποικίλει ανάλογα.
Ωστόσο, ορισμένα βήματα είναι αρκετά ομοιόμορφα σε όλα αυτά. Παρακάτω καταγράφουμε μια γενική κατευθυντήρια γραμμή για το πώς μπορείτε να αναλύσετε τους ενδιαφερόμενους και με απλές προσθήκες, μπορείτε να τα προσαρμόσετε σύμφωνα με το τι θα ταιριάζει στον οργανισμό σας.
Παρακάτω είναι τα τρία βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε για την ανάλυση των ενδιαφερομένων σας:
Το πρώτο βήμα είναι να καταλάβετε ποιοι είναι ακριβώς οι ενδιαφερόμενοι σας. Μπορείτε να ξεκινήσετε απόκαταιγισμός ιδεώνΌλοι οι άνθρωποι που σχετίζονται με το έργο σας με κάποιο τρόπο ή το άλλο.
Αυτοί οι άνθρωποι θα μπορούσαν να είναι οποιοσδήποτε επηρεάζεται από την επιτυχία ήΑποτυχία της εργασίας σας, Όποιος επηρεάζει τη δουλειά σας με κάποιο τρόπο, ή ακόμα και εκείνους που ενδιαφέρονται για το πώς η δουλειά σας αποδειχθεί.
Βεβαιωθείτε ότι είστε εκτεταμένοι στο brainstorming σας όπως δεν θα θέλατε ναΚίνδυνος λείπεισε οποιοδήποτε βασικό ενδιαφερόμενο ενδιαφερόμενο κατά λάθος.
Όπως συζητήθηκε, αυτοί οι ενδιαφερόμενοι θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν:
Θυμηθείτε ότι οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να είναι άτομα και οργανισμοί. Ο σκοπός αυτής της ανάλυσης τελικά είναι να διασφαλίσετε ότι επικοινωνείτε με αυτούς τους ανθρώπους, οπότε θα πρέπει τελικά να προσδιορίσετε το σωστό άτομο ή τους ανθρώπους μέσα σε έναν οργανισμό ενδιαφερομένων που θα χρειαστεί να επικοινωνήσετε με.
Το επόμενο βήμα, μόλις έχετεολοκλήρωσε το BrainstormingΚαι εντοπίστηκαν τα ενδιαφερόμενα μέρη σας, είναι να εξετάσει κάθε ενδιαφερόμενο συμφόχο και να τα δώσει προτεραιότητα από το επίπεδο ενδιαφέροντος που έχουν στο έργο σας και το επίπεδο επιρροής που κατέχουν πάνω του.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι που μπορείτε να ολοκληρώσετε αυτό το έργο. Μία από τις πιο συνηθισμένες μεθόδους είναι να χρησιμοποιήσετε ένα πλέγμα ισχύος / τόκων.
Το δίκτυο εξουσίας / ενδιαφέροντος στη διαχείριση των ενδιαφερομένων είναι ένα εργαλείο που βοηθά στην οργάνωση ή κατηγοριοποίηση των ενδιαφερομένων με την ισχύ ή το ενδιαφέρον που κατέχουν με το έργο σας.
Ανάλογα με τη θέση που επιλέγετε να κατηγοριοποιήσετε το ενδιαφερόμενο στο χέρι σας, σας επιτρέπει να γνωρίζετε ποιες ενέργειες πρέπει να πάρετε μαζί τους.
Υψηλή ισχύ, υψηλό ενδιαφέρον: Πρέπει να διασφαλίσετε ότι θα τους εμπλακείτε πλήρως και θα προσπαθήσετε να τους ικανοποιήσετε.
Υψηλή ισχύς, λιγότερα ενδιαφέρον:Βεβαιωθείτε ότι έχετε βάλει αρκετή προσπάθεια με αυτούς τους ανθρώπους που είναι ικανοποιημένοι, αλλά μην βάζετε πάρα πολύ που βαρεθούν με αυτό που προσπαθείτε να μεταφερθείτε.
Χαμηλή ισχύς, υψηλό ενδιαφέρον: Πρέπει να ενημερώνεστε αυτούς τους ανθρώπους. Βεβαιωθείτε ότι αυτοί οι άνθρωποι ενημερώνονται επαρκώς και ότι δεν προκύπτουν κανένα ζήτημα. Οι άνθρωποι σε αυτή την κατηγορία μπορούν συχνά να παίξουν υποστηρικτικό ρόλο στις λεπτομέρειες του έργου σας.
Χαμηλή ισχύ, λιγότερα ενδιαφέρον: Βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε τέτοια άτομα, αλλά προσπαθήστε να μην τους απαγορεύσετε με υπερβολικές ποσότητες επικοινωνίας ή εμπλοκής.
Μια άλλη προσέγγιση για την ιεράρχηση των ενδιαφερομένων συζητήθηκε στο βιβλίο"Δημιουργία στρατηγικής: Χαρτογράφηση στρατηγικής επιτυχίας" από τον Fran Ackermann.
Η μέθοδος μεταδίδει τα ενδιαφερόμενα μέρη σε τέσσερις κατηγορίες, παρόμοιες αλλά διαφορετικές από αυτές που συζητήθηκαν.
Παίκτες: Αυτές είναι η υψηλή ισχύς, τα άτομα υψηλού ενδιαφέροντος που θα πρέπει να ασχολούνται πλήρως στο έργο σας και θέλετε να συνεργαστείτε μαζί τους.
μαθήματα: Αυτές είναι χαμηλή ισχύ, τα ενδιαφερόμενα μέρη υψηλού ενδιαφέροντος. Αυτοί οι άνθρωποι μπορούν να προτείνουν μεγάλες ιδέες και ιδέες για το έργο σας, αλλά δεν πρέπει να αισθάνεστε δεσμευμένοι να πείτε ναι σε αυτούς πάντα.
Περιεχόμενα:Αυτές είναι η υψηλή ισχύς, τα ενδιαφερόμενα μέρη χαμηλού ενδιαφέροντος. Αυτοί οι άνθρωποι μπορούν να έχουν μεγάλη επιρροή στο έργο σας, αλλά δεν πρέπει να βαρεθούν με τις λεπτομέρειες, θα πρέπει να ενημερώνονται για το έργο, ωστόσο.
Πλήθος: Αυτές είναι χαμηλή ισχύ, τα ενδιαφερόμενα μέρη χαμηλού ενδιαφέροντος. Ορισμένες επικοινωνίες με αυτούς τους ανθρώπους είναι καλές, αλλά σε σύγκριση με άλλους ενδιαφερόμενους, το λιγότεροΠοσό επικοινωνίαςαπαιτείται.
Μόλις κατηγορήσετε τους ενδιαφερόμενους, είναι καιρός να αποφασίσετε ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να συμμετάσχετε και να επικοινωνήσετε μαζί τους.
Σκεφτείτε στρατηγικά πώς μπορείτε να εγγυηθείτε τη συνεχιζόμενη υποστήριξη από κάθε τύπο ενδιαφερομένου που έχετε κατηγοριοποιήσει.
Για να μπορέσετε να κάνετε αυτό μερικές καλές ερωτήσεις που μπορείτε να ζητήσετε είναι:
Μόλις ολοκληρώσετε την ιεράρχηση των ενδιαφερομένων και να αφιερώσετε χρόνο για να καταλάβετε πώς είναι προς το έργο σας, προσπαθήστε να βρείτε έναΣχέδιο επικοινωνίας διαχείρισης έργου.
Ένα σχέδιο επικοινωνίας διαχείρισης έργων είναι ένα σχέδιο που προσδιορίζει πόσο βασικές και σημαντικές πληροφορίες που πρέπει να κοινοποιηθούν στους ενδιαφερόμενους σε όλο τοΑνάπτυξη του έργου σας .
Το σχέδιο περιλαμβάνει τους τύπους πληροφοριών που θα χρειαστείτε για το ρελέ, η μέθοδος θα επικοινωνήσετε με τους ενδιαφερόμενους και τη συχνότητα στην οποία θα ήθελαν οι ενδιαφερόμενοι σας να λάβουν αυτές τις πληροφορίες.
Ξεκινήστε ήδη στην ανάλυση των ενδιαφερομένων!
Τα οργανωτικά έργα χρειάζονται συνεισφορά, έγκριση και κατεύθυνση από διαφορετικούς ανθρώπους σε ολόκληρο τον οργανισμό.
Εάν αυτοί οι άνθρωποι δεν κατανοήσουν πλήρως ή συμφωνούν με τους στόχους του έργου ή το σχέδιο που δημιουργήθηκε για να το εκτελέσει, μπορεί να αποτελέσουν εμπόδιο στην επιτυχία αυτού του έργου.
Ωστόσο, η ανάληψη της έγκρισης και η βοήθεια αυτών των ενδιαφερομένων μπορούν να βοηθήσουν το έργο σας με πολλούς τρόπους.
Επομένως, η ανάλυση των ενδιαφερομένων είναι ένα τόσο ζωτικό μέρος οποιουδήποτε έργου. Θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να πραγματοποιήσετε μια τέτοια ανάλυση όταν ξεκινήσετε ένα έργο για να δώσετε στο έργο σας μια καλή ευκαιρία στην επιτυχία.
