Analisis pemangku kepentingan untuk para profesional gesit
Pentingnya para pemangku kepentingan dalam organisasi mana pun berarti ituAnalisis pemangku kepentingan juga penting dan imperatif.
Stakeholder dalam organisasi mana pun membantu memastikan bahwa inisiatif tersebut diambil sejalan dengan hasil akhir dari suatu proyek.
Analisis ini akan memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi bendera merah dan mengatasi kesulitan di seluruhSeumur hidup dari suatu proyek, atau sebuah program.
Berikut ini adalah panduan praktis untuk memberi tahu Anda semua hal yang diperlukan untuk melakukan analisis pemangku kepentingan untuk perusahaan Anda.
Apa saja pemangku kepentingan?
Sebelum kita bisa masuk ke analisis pemangku kepentingan apa dan langkah apa yang perlu Anda ambil. Penting untuk memahami dengan benar apa yang dimiliki oleh para pemangku kepentingan, terutama mengenai bisnis Anda.
Stakeholder dapat didefinisikan sebagai keduanyaindividu tunggal atau sekelompok orangyang memiliki minat pada kegiatan atau salah satukeputusan yang diambiluntuk organisasi tertentu.
Secara formal pemangku kepentingan, sebagaimana didefinisikan olehInstitut Manajemen Proyek, adalah "Individu dan organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek, atau yang kepentingannya mungkin berpengaruh positif atau negatif sebagai hasil dari pelaksanaan proyek atau penyelesaian proyek yang sukses. "
Karena definisi menunjukkan, siapa pun yang memiliki saham dalam organisasi adalah pemangku kepentingan. Orang-orang ini mungkin termasuk, tetapi tidak terbatas pada:
Bagaimana cara mengidentifikasi pemangku kepentingan demi melakukan 'analisis pemangku kepentingan'?
Ada berbagai cara organisasi dapat menentukan siapa pemangku kepentingannya. Pertanyaan-pertanyaan berikut mungkin dapat membantu dalam identifikasi ini.
Apa itu analisis pemangku kepentingan?
Analisis pemangku kepentingan adalah proses mengidentifikasi pemangku kepentingan organisasi, dan lebih khususnya pemangku kepentingan proyek organisasi. Selanjutnya, prosesnya melibatkan menguraikan tingkat partisipasi, minat, dan pengaruhnya dan mengelompokkannya dengan demikian.
Setelah ini dilakukan, sebuah organisasi memutuskan apa cara terbaiknya untuk melibatkan dan berkomunikasi dengan kelompok-kelompok ini di seluruh proyek.
Langkah pertama dalam manajemen pemangku kepentingan apa pun adalah analisis ini. Ini adalah proses penting karena memungkinkan organisasi untuk mendapatkan dukungan yang mereka butuhkan untuk proyek mereka.
Dengan kata lain, proses ini mengacu pada metode dan alat yang digunakan untuk mengidentifikasi dan menghargai harapan dan kebutuhan kepentingan utama di dalam ataudi luar proyek .
Hubungan dan atribut mereka dengan taruhan dalam proyek dan mereka yang terlibat dalam proyek membantuPerencanaan keseluruhan proyek tertentu .
Tujuan analisis pemangku kepentingan
Ada beberapa alasan proyek, produk atau manajer program dapat melakukan analisis pemangku kepentingan:
Mendekati pemangku kepentingan utama yang berharga dapat membantu proyek Anda di awal dantahap awal. Anda dapat memperoleh kebijaksanaan dan pengetahuan dari para pemangku kepentingan ini untuk membantu AndaSelesaikan proyek yang sukses .
Selain itu, mengatasi mereka sejak awal juga dapat membantu memastikan bahwa Anda memiliki dukungan pemangku kepentingan ini untuk proyek Anda.
Setelah Anda melakukan analisis, Anda akan menyadari orang mana yang perlu dilibatkan dalam proyek Anda.
Anda kemudian akan dapat menyatukan semua orang dan memberi tahu mereka tentang tujuan dantujuan proyek, Dan dengan demikian memberi semua orang pemahaman yang jelas tentang bagaimana mereka dapat berkontribusi pada keberhasilan proyek.
Tanpa analisis para pemangku kepentingan Anda, ada kemungkinan Anda memulai proyek tanpa persetujuan pemangku kepentingan utama.
Ada kemungkinan bahwa seorang pemangku kepentingan tidak memahami proyek Anda atau tidak melihat nilai di dalamnya. Ini pada gilirannya dapat mengarah ke sumber daya Anda diarahkan ke tempat lain dan dengan demikian membahayakan kesuksesan proyek Anda.
Dengan analisis para pemangku kepentingan Anda, Anda akan dapat mengidentifikasi pemangku kepentingan khusus ini danmengatasi masalahMereka memiliki dan mendapatkannya di papan sebelum proyek Anda dimulai.
Mengapa melakukan analisis pemangku kepentingan?
Menganalisis pemangku kepentingan Anda dapat menjadi aset besar ketika memulai proyek apa pun. Mengetahui siapa pemangku kepentingan Anda dan bagaimana mereka akan membantu proyek Anda dapat memungkinkan Anda untuk melakukannyamelayani kebutuhan merekadan memahami cara terbaik untuk berkomunikasi dengan mereka dan melibatkan mereka.
Memahami seberapa banyak organisasi yang terlibat dalam atau dipengaruhi oleh suatu proyek memungkinkan Anda untuk memahami betapa pentingnya menganalisis para pemangku kepentingan Anda.
Cara Anda memutuskan untuk mengelola pemangku kepentingan perusahaan Anda yang terpengaruh oleh produk Anda dimulai dengan menganalisis pemangku kepentingan Anda dalam hal merekaPegang proyek .
Manfaat Menciptakan Analisis Seperti:
Melakukan analisis pada para pemangku kepentingan Anda dan mengidentifikasi siapa mereka dan kemudian akan melakukan manajemen pemangku kepentingan memungkinkan Anda untuk melakukan hal berikut:
Selalu ada kemungkinan bahwa pemangku kepentingan memiliki informasi dan pengetahuan yang berharga yang dapat membantu dalam keberhasilan proyek Anda.
Memberi pemangku kepentingan, informasi yang diperlukan tentang proyek Anda akan memungkinkan mereka untuk memiliki gambaran lengkap tentang apa persisnya Anda harus memberikan produk akhir yang sukses.
Dengan cara ini, ada kesempatan bagi para pemangku kepentingan untuk membantu Anda dalam memperoleh sumber daya, dalam bentuk orang atau alat dan sedemikian rupa sehingga Anda perlu.
Melibatkan pemangku kepentingan dalam proyek Anda, dan berkomunikasi dan memperbarui mereka sesuai kebutuhan akan memungkinkan Anda untuk membangun hubungan dengan mereka.
Jika hubungan ini adalah salah satu kepercayaan, Anda mungkin dapat membentuk hubungan kerja yang berkelanjutan, dengan para pemangku kepentingan tertentu juga terlibat dalam proyek masa depan Anda.
Komunikasi terbuka dan umpan balik penting dari para pemangku kepentingan dapat memungkinkan Anda untuk mendapatkan pengetahuan tentang proyek Anda dan mengantisipasi umpan balik.
Umpan balik ini dapat membantu Anda memahami apaUmpan balik yang mungkin Anda dapatkanMasa depan, dan juga apa yang Anda perlukan untuk mendapatkan pembelian di masa depan dan bagaimana mengamankan mereka lebih cepat.
Bagaimana cara melakukan analisis pemangku kepentingan dengan cara yang benar?
Tergantung pada perusahaan Anda, industri, dan jenis tim yang terlibat, analisis seperti itu akan bervariasi sesuai.
Namun, langkah-langkah tertentu cukup seragam di semua. Di bawah ini kami mendaftarkan pedoman umum tentang bagaimana Anda dapat menganalisis para pemangku kepentingan Anda, dan dengan tambahan sederhana, Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan apa yang sesuai dengan organisasi Anda.
Di bawah ini adalah tiga langkah yang dapat Anda ikuti untuk analisis pemangku kepentingan Anda:
Langkah pertama adalah memahami siapa yang sebenarnya adalah pemangku kepentingan Anda. Anda dapat memulai denganBrainstorming.Semua orang yang berkaitan dengan pekerjaan Anda dalam beberapa cara atau yang lain.
Orang-orang ini bisa menjadi siapa saja yang terpengaruh oleh keberhasilan atauKegagalan pekerjaan Anda, siapa pun yang memengaruhi pekerjaan Anda dengan cara tertentu, atau bahkan mereka yang memiliki minat pada bagaimana pekerjaan Anda ternyata.
Pastikan Anda luas dalam brainstorming Anda karena Anda tidak mauRisiko hilangpada setiap pemangku kepentingan utama secara tidak sengaja.
Seperti yang dibahas, para pemangku kepentingan ini dapat mencakup:
Ingatlah bahwa pemangku kepentingan dapat menjadi individu dan organisasi. Tujuan dari analisis ini pada akhirnya adalah untuk memastikan Anda berkomunikasi dengan orang-orang ini, sehingga Anda pada akhirnya akan mengidentifikasi orang atau orang yang benar dalam organisasi pemangku kepentingan yang Anda perlukan untuk berkomunikasi.
Langkah selanjutnya, setelah Anda milikimenyelesaikan brainstormingdan mengidentifikasi para pemangku kepentingan Anda, adalah untuk mempertimbangkan setiap pemangku kepentingan dan memprioritaskan mereka dengan tingkat kepentingan yang mereka miliki dalam proyek Anda dan tingkat pengaruh yang mereka miliki.
Ada berbagai cara Anda dapat menyelesaikan tugas ini. Salah satu metode yang paling umum adalah menggunakan grid daya / bunga.
Kotak listrik / bunga dalam manajemen pemangku kepentingan adalah alat yang membantu dalam mengatur atau mengkategorikan pemangku kepentingan oleh kekuatan atau bunga yang mereka miliki dengan proyek Anda.
Tergantung pada posisi yang Anda pilih untuk mengategorikan pemangku kepentingan Anda, memungkinkan Anda mengetahui tindakan apa yang perlu Anda ambil dengannya.
Kekuatan tinggi, minat tinggi: Anda perlu memastikan Anda sepenuhnya melibatkan mereka dan berusaha untuk memuaskan mereka.
Kekuatan tinggi, lebih murah:Pastikan Anda menaruh usaha yang cukup dengan orang-orang ini bahwa mereka puas tetapi tidak terlalu banyak sehingga mereka bosan dengan apa yang Anda coba untuk menyampaikan.
Daya rendah, bunga tinggi: Anda harus menginformasikan orang-orang ini. Pastikan orang-orang ini diinformasikan secara memadai dan tidak ada masalah yang timbul. Orang-orang dalam kategori ini sering kali memainkan peran yang mendukung dalam detail proyek Anda.
Kekuatan rendah, lebih sedikit minat: Pastikan Anda memonitor individu seperti itu tetapi cobalah untuk tidak membuat mereka bosan dengan jumlah komunikasi atau keterlibatan yang berlebihan.
Pendekatan lain untuk memprioritaskan pemangku kepentingan dibahas dalam buku ini"Membuat Strategi: Memetakan Keberhasilan Strategis" oleh Fran Ackermann.
Metode ini menyampaikan pemangku kepentingan kelompok menjadi empat kategori lagi, serupa tetapi berbeda dengan yang dibahas.
Pemain: Ini adalah kekuatan tinggi, individu berminat tinggi yang harus sepenuhnya terlibat dalam proyek Anda dan Anda ingin berkolaborasi dengan mereka.
Subjek: Ini adalah kekuatan rendah, pemangku kepentingan bunga tinggi. Orang-orang ini dapat menyarankan wawasan dan ide-ide besar untuk proyek Anda, tetapi Anda seharusnya tidak merasa terikat untuk mengatakan ya kepada mereka selalu.
Pengaturan konteks:Ini adalah kekuatan tinggi, pemangku kepentingan berbunga rendah. Namun orang-orang ini dapat memiliki pengaruh besar pada proyek Anda tetapi tidak boleh bosan dengan detailnya, mereka harus tetap up to date pada proyek tersebut.
Kerumunan: Ini adalah kekuatan rendah, pemangku kepentingan berbunga rendah. Beberapa komunikasi dengan orang-orang ini baik, tetapi dibandingkan dengan pemangku kepentingan lainnya, paling tidakjumlah komunikasiDibutuhkan.
Setelah Anda mengkategorikan pemangku kepentingan Anda, sekarang saatnya untuk memutuskan cara terbaik untuk terlibat dan berkomunikasi dengan mereka.
Pikirkan secara strategis tentang bagaimana Anda dapat menjamin dukungan berkelanjutan dari setiap jenis pemangku kepentingan yang telah Anda kategorikan.
Untuk dapat melakukan ini beberapa pertanyaan bagus yang dapat Anda tanyakan adalah:
Setelah Anda selesai memprioritaskan pemangku kepentingan Anda dan meluangkan waktu untuk memahami bagaimana mereka menuju proyek Anda, cobalah dan buat denganRencana Komunikasi Manajemen Proyek.
Rencana Komunikasi Manajemen Proyek adalah rencana yang mengidentifikasi bagaimana informasi penting dan penting dengan dikomunikasikan kepada para pemangku kepentingan di seluruhPengembangan proyek Anda .
Rencana tersebut mencakup jenis informasi yang Anda perlukan untuk menyampaikan, metode Anda akan berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan Anda, dan frekuensi pemangku kepentingan Anda ingin menerima informasi ini.
Sudah memulai analisis pemangku kepentingan!
Proyek organisasi membutuhkan kontribusi, persetujuan, dan arahan dari orang yang berbeda di seluruh organisasi.
Jika orang-orang ini tidak sepenuhnya memahami atau menyetujui tujuan proyek, atau rencana tersebut dibuat untuk mengeksekusi, mereka dapat menjadi penghalang bagi keberhasilan proyek itu.
Namun, meluangkan waktu untuk mendapatkan persetujuan dan bantuan para pemangku kepentingan ini dapat membantu proyek Anda dalam banyak hal.
Oleh karena itu, analisis pemangku kepentingan adalah bagian penting dari proyek apa pun. Anda harus meluangkan waktu untuk melakukan analisis seperti itu ketika memulai proyek untuk memberikan proyek Anda kesempatan yang baik untuk sukses.
