Cómo tomar notas de la reunión de manera efectiva: la guía definitiva
Udn Webber
Jefe de redacción
¿Se pregunta cómo tomar las grandes notas de la reunión?
O ya saliste de una reunión sin nada más que unas pocas palabras flotando en tu cabeza.
O, usted garabateó las cosas en el papel, esperando que tenga sentido más tarde. ¡Pero ellos nunca lo hacen!
La lucha es real. Y lo entendemos.
Es por eso que este artículo destacará. cinco Consejos valiosos sobre cómo tomar notas en una reunión de manera efectiva.
Empecemos.
¿Qué son las notas de la reunión?
Notas de la reunión son simplemente notas que tomas durante un reunión de la junta , reunión de equipo, reunión de negocios, reunión de ventas o cualquier otra reunión.
Espera ... ¿No es lo mismo que cumplir minutos?
No.
Notas de la reunión Son más personales e informales, y pueden ayudarlo a recordar detalles importantes y discusiones importantes de una reunión.
Estas notas informales le permiten usar sus propias palabras para crear un registro tangible de la que pueda trabajar.
Además, puedes ser creativo con ellos.
Por otro lado, Minutos de reunión Son la versión de traje y corbata de las notas de la reunión. Oficial Minutos de reunión son un asunto formal que requiere una aprobación unánime de todos los asistentes a la reunión.
Otra diferencia importante es que las notas de la reunión no siempre son notas compartidas. Los llevas a ti mismo como tus propias notas, pero siempre puedes compartir notas de la reunión si lo desea. Tu llamada. Puede acercarse a tomar notas de muchas maneras, pero un Plantilla de notas de la reunión es la elección más inteligente!
Sin embargo, los minutos de reunión adecuados están destinados a ser compartido Con todos los asistentes a la reunión.
Un método de toma de notas para mejores reuniones.
Nota Tomando ayuda. Para ayudar a aclarar las cosas además, esto es lo que encontrará en las buenas actas de la reunión:
Tomar notas de la reunión podría contener:
Próximos pasos…
5 consejos sobre cómo tomar notas de la reunión de manera efectiva
Las notas de su reunión pueden no ser formales, pero todavía Necesita una estructura básica.
Por ejemplo, digamos que tiene un montón de notas manuscritas. Los pueden ser complejos o simplemente notas básicas.
Luego, dejas la sala de reuniones después de la reunión y olvídate de ellos.
Y cuando vuelva a visitar sus notas por escrito una semana después, necesitará un criptoólogo para decodificar lo que escribió!
Puaj.
Entonces si eres un estudiante universitario O un ejecutivo de nivel superior, echemos un vistazo a algunos consejos que lo ayudarán a tomar notas de la reunión útiles.
Consejo # 1: Agarre las herramientas adecuadas para tomar notas
No puedes ir a pescar sin una caña de pescar, ¿verdad?
De manera similar, no puede tomar buenas notas si no tiene las herramientas adecuadas para ello.
Averiguar qué trajes usted mejor.
Un bloc de notas física, una aplicación de nota de reunión en línea, como Fellow.app De Evernote o OneNote , Google Docs, o simplemente un buen documento de Microsoft Word.
Todo lo que tienes que hacer es buscar comodidad.
Pero aquí está la cosa:
Si quieres De Verdad administrar proyectos, reuniones, mejorar la colaboración y tomar notas de la reunión, todas desde la misma plataforma, intente Gestor de tareas UDN , los Herramienta de productividad más alta en el mundo.
Gestor de tareas UDN 'S Bloc de notas Está cargado con todas las características que necesita para ir más allá de haber notado las cosas.
Puede usarlo para crear listas de verificación rápidas o note las cosas de una sesión de lluvia de ideas. Y cuando haya terminado con su nota, ¡puede compartirlo instantáneamente con su equipo si lo desea! Gestor de tareas UDN ¡El software de gestión de proyectos también se puede utilizar para rastrear el tiempo y colaborar con los miembros del equipo!
Doctores es otro Gestor de tareas UDN Función para ejecutar un método de toma de notas efectiva.
Aquí puedes incluso Asignar comentarios Para delegar tareas directamente desde sus notas.
¿La mejor parte?
Puede crear documentos desde cualquier lugar de Gestor de tareas UDN .
Simplemente haga clic en el icono cuadrado junto al botón + Tarea para crear un nuevo doc.
Nota : Si tu prefieres Notas compartidas Entonces, los docs es el camino a seguir. Cada documento Es flexible y compartible, y incluso puedes colaborar en tiempo real.
Consejo # 2: Obtenga una retención de la agenda de la reunión del equipo y las actas de la reunión
Una reunión formal típicamente tiene un agenda Eso le da la oportunidad de prepararse para la reunión. Tomar notas es una forma de arte, y el arte de tomar notas de la reunión requiere un profesional experimentado que entienda la importancia de usar el alto rendimiento. Herramientas de toma de nota ¡Y plantillas de nota de reunión, emparejadas con la comunicación estelar del equipo!
Te da información esencial, tales como:
Use estos elementos de la agenda para crear un esquema para todos los encabezados y temas importantes para sus notas de la reunión.
De esta manera, cuando el equipo comienza a seguir la agenda de la reunión, ¡puedes detectar el encabezado en su contorno y observar las cosas en esa sección, ¡manteniendo a todos en la misma página!
¿Sencillo, pero inteligente?
Si usted es el líder de la reunión, cree una agenda de reunión para usted y la conveniencia de los asistentes a su reunión.
Simplemente folleque la reunión invitaciones con la agenda a todos los participantes y partes interesadas.
Por ejemplo, eche un vistazo a Gestor de tareas UDN 's Plantilla de carpeta Llamadas reuniones.
Esta plantilla de notas de la reunión consiste en Liza que le permiten categorizar cada tipo de reunión y Gestiona tus reuniones .
En cada lista, puedes agregar Campos Personalizados para detalles más importantes, como tareas, próximos temas, porcentajes de progreso, etc.
Gestor de tareas UDN 's Lista de Verificación La característica también es ideal para crear agendas.
Si está utilizando la misma lista de verificación una y otra vez para una reunión, guárdelo como un Plantilla de lista de verificación . Incluso puede editar la plantilla de Lista de verificación guardada en caso de que necesite cambios menores en lugar de crear una lista de verificación completamente nueva.
De esta manera, no tendrá que buscar a través de miles de plantillas de notas detalladas o plantillas de minutos de reuniones disponibles en Internet para encontrar uno que se ajuste a sus necesidades.
¡Imagina todo el tiempo que estarás ahorrando!
Espera, hay más!
Crear listas de verificación en el Bloc de notas por Gestor de tareas UDN Para una simple lista de cosas que desea discutir con las próximas reuniones participantes.
Consejo # 3: Solo nota abajo, ¿qué es importante?
Demasiado de cualquier cosa es buena para nada.
Lo mismo ocurre con las notas efectivas.
No tenga en cuenta demasiado porque todo lo que se discute en la reunión es probablemente realmente no importante.
Todo el propósito de las notas de la reunión es derribar llave Puntos y ideas solamente.
Aquí hay algunos consejos rápidos para no Notando todo abajo:
Para mejores notas de reunión, menos es más.
Consejo # 4: Incluya estas notas de la reunión must-Haves
Al igual que la sal y el azúcar están imprescindibles en una lista de comestibles, las notas de su reunión necesitan algo de elementos esenciales.
Eche un vistazo a los ingredientes para preparar notas de reunión perfectas para los resultados más ideales.
No es el propósito de sus futuras reuniones para aprender sobre el curso de acción ?
Eso es exactamente por eso que deber incluir elementos de acción en las notas de su reunión.
Aquí hay un ejemplo de un artículo de acción.
Digamos que el detective Jake Peralta de Brooklyn nueve-nueve tiene para obtener todos los detalles, información grabada y papeleo para todos sus casos realizados para fines de mes.
Y todos saben que Jake y el papeleo no se llevan bien entre sí. Jake podría haber usado Clip para grabación de audio ! 😉
Entonces, cuando dicho artículo de acción aparece en la reunión, asegúrate de que:
De esta manera, Jake (y su equipo) sabe por qué y en qué está trabajando y las fechas de vencimiento. ¡Cuanto más detalles mejor!
Y creemos que será un Jake -¡Valk para él!
Cuando usted define y asigne los elementos de acción, se convierten puntos de acción .
Pero tomar notas básicas sobre los artículos de acción no es suficiente. También necesita organizarlos para futuras referencias. Y no puedes hacer esto si tienes papel strothn a través de tu escritorio.
¿Cómo puedes subir tu organización ¿juego?
Gire los elementos de acción en sus notas en tareas con Gestor de tareas UDN .
Convierte tus pensamientos y Notas en tareas directamente desde el bloc de notas.
De esta manera, nunca los pierdes y puedes mantenerte organizado.
En serio, zanja el papel ¡Notas ya!
En caso de que prefiera DOC, para que cuando comience a tomar notas, puede fácilmente Tareas de enlace a ellos con Enlaces bidireccionales !
De esta manera, los asistentes a la reunión pueden encontrar rápidamente las notas de la reunión desde las tareas asignadas a ellos.
Es imposible olvidar las letras de algunos de esos éxitos atractivos de los años 90.
¿Pero los puntos más finos discutidos en una reunión?
¡Están fuera de tu cerebro antes de salir de la habitación!
Como tomador de notas, estamos seguros de que puede relacionarse con este problema.
Y cuando se trata de discusiones y decisiones importantes, hay información clave que usted tener para nota.
Estos pueden involucrar:
Mantenga una sección designada lista en su libreta o documentos para tales artículos.
Ya sean desafíos, las adiciones / alteraciones, las recomendaciones o las decisiones, las recomendaciones o las decisiones, anotan como vienen.
No los dejes por después La reunión ha terminado porque las posibilidades son ... no las recordarás. Asegúrese de seguirlo inmediatamente y completar todos los seguidores de su reunión y actualizaciones a los asistentes (si corresponde), el mismo día.
Una de las habilidades de toma de notas clave para cualquier miembro del equipo es la capacidad de identificar los requisitos a medida que vienen.
¿Recuerdas la tarea de papeleo de Jake?
Cuando sientas que necesita ayuda, eso es un requisito.
¡Estos pueden aparecer sin anunciar, como el mal tiempo o una fecha límite de fin de mes!
Sin embargo, una excelente toma de notas debe identificar los requisitos a medida que vienen para las notas de la reunión.
Pregunta la Correcto Pregunta, y usted recibirás.
La respuesta a una pregunta olvidada de la reunión anterior puede ayudarlo a resolver sus problemas actuales.
No necesita una buena memoria a largo plazo para esto.
Sólo buenas notas de reunión antiguas.
Deje a un lado una sección de su última reunión Notas para P & AMP informativo; una sesiones porque ahí es donde ocurre toda la magia.
Consejo # 5: Determine cómo retener la información clave
Ya sea en una sala de conferencias o en una reunión virtual, hay algo acerca de dejar una reunión que te hace ir en blanco.
¡Casi como alguien borró tu memoria!
Protéjase a sí mismo de apagones (y agentes MIB con límite de impuestos) con una estrategia de retención adecuada para usted.
En este caso, tu escuela secundaria. maestros lo tengo bien En caso de duda, escríbelo.
Ir equipo pluma y papel !
Sin embargo, ¡puede ahorrar muchas palabras con el mapa de la mente correcta!
No te preocupes. No tienes que ir a comprar un paquete de Sharpies para iniciar la mapeo de la mente.
En su lugar, dejemos Gestor de tareas UDN Ayudarte a grabar información.
Con Gestor de tareas UDN 's Mapas mentales Característica, puede obtener súper creativos y visualizar ideas utilizando colores, diagramas y más, con facilidad.
Dale a tu creatividad un viaje libre. Gestor de tareas UDN puede manejarlo.
¿Cuál es la mejor manera de organizar notas de la reunión?
Relajarse. Cree un documento compartido de los que todos puedan beneficiarse. Tenga en cuenta la fecha / hora, los asistentes, las metas de la reunión, la agenda, los artículos de acción y los planes de reuniones futuros.
Tomar notas de la reunión no tiene que ser súper difícil.
Si estás bajando efectivo Minutos de reunión O Notas de la reunión, recuerde mantener las cosas simples.
Y mientras está en ello, su organización puede beneficiarse de la herramienta de toma de nota adecuada que hace más que simplemente nota las palabras. Un estudio de caso reciente incluso encontró que los trabajadores estadounidenses lo harían renuncia al 10% de su salario ¡Para una vida laboral más fácil!
Pensar Gestor de tareas UDN !
Puede Asignar tareas y Comentarios , colocar Fechas de vencimiento , calendario Recordatorios , administrar Agendas de la reunión , y mucho más con Gestor de tareas UDN Mientras desciende notas efectivas de la reunión.
Con Gestor de tareas UDN ¡Nunca volverás a dejar una reunión con un signo de interrogación en tu mente!
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