كيفية اتخاذ الاجتماعات الاجتماعات بشكل فعال: الدليل النهائي
Udn Webber
مدير التحرير
أتساءل كيفية اتخاذ ملاحظات اجتماع كبيرة؟
إما أنك خرجت من لقاء مع أي شيء سوى بضع كلمات تطفو في رأسك.
أو، أنت تفكيك الأشياء على الورق، على أمل أن يكون من المنطقي في وقت لاحق. لكنهم لا يفعلون أبدا!
الكفاح حقيقي. ونحن نحصل عليه.
لهذا السبب سوف تسليط الضوء على هذه المقالة خمسة نصائح قيمة حول كيفية تدوين الملاحظات في اجتماع بفعالية.
هيا بنا نبدأ.
ما هي ملاحظات الاجتماع؟
ملاحظات الإجتماع هي ببساطة تلاحظ أنك تأخذ خلال إجتماع مجلس الإدارة أو اجتماع فريق أو اجتماع عمل أو اجتماع مبيعات أو أي اجتماع آخر.
انتظر ... ليس هذا هو نفسه دقائق الاجتماع؟
لا.
ملاحظات الإجتماع هي أكثر شخصية وغير رسمية، ويمكن أن تساعدك على تذكر تفاصيل مهمة ومناقشات مهمة لاجتماع.
تتيح لك هذه الملاحظات العادية استخدام كلماتك الخاصة لإنشاء سجل ملموس يمكنك العمل منها.
علاوة على ذلك، يمكنك الإبداع معهم.
من ناحية أخرى، محضر اجتماع هي الدعوى وإصدار التعادل من ملاحظات الاجتماع. رسمي محضر اجتماع هي علاقة رسمية تتطلب موافقة بالإجماع من جميع حاضري الاجتماع.
هناك اختلاف آخر مهم هو أن اللقاءات ليست دائما ملاحظات مشتركة دائما. أنت تأخذهم لنفسك كملاحظاتك الخاصة، ولكن يمكنك دائما مشاركة ملاحظات الاجتماع إذا كنت ترغب في ذلك. مكالمتك. يمكنك الاقتراب من تدوين الملاحظات بطرق كثيرة، ولكن تلبية قالب Notes. هو الاختيار الأكثر ذكاء!
ومع ذلك، فإن دقائق الاجتماع المناسبة تهدف إلى أن تكون مشترك مع كل الحاضرين الاجتماعات.
ملاحظة تأخذ طريقة لاجتماعات أفضل
ملاحظة أخذ يساعد. للمساعدة في توضيح الأمور، إليك ما ستجده في محضر اجتماع جيد:
قد تحتوي أخذ الملاحظات على:
الخطوات التالية…
5 نصائح حول كيفية اتخاذ لقاءات الاجتماع بشكل فعال
ملاحظات الاجتماع قد لا تكون رسمية، لكنها ما يزال بحاجة إلى هيكل أساسي.
على سبيل المثال، دعنا نقول أن لديك مجموعة من الملاحظات المكتوبة بخط اليد. يمكن أن تكون ملاحظات معقدة أو أساسية فقط.
إذن، تترك قاعة الاجتماع بعد الاجتماع ونسيانها.
وعندما تقوم بإعادة النظر في ملاحظاتك المكتوبة في وقت لاحق، ستحتاج إلى طبيب جذري لفك تشفير ما كتبته!
قرف.
لذلك سواء كنت طالب جامعي أو مسؤول تنفيذي رفيع المستوى، دعنا نلقي نظرة على بعض النصائح التي ستساعدك في اتخاذ ملاحظات اجتماعية مفيدة.
نصيحة رقم 1: الاستيلاء على أدوات الملاحظات الصحيحة
لا يمكنك الذهاب إلى الصيد دون قضيب الصيد، هل يمكنك؟
وبالمثل، لا يمكنك اتخاذ ملاحظات جيدة إذا لم يكن لديك الأدوات المناسبة لذلك.
معرفة ما الدعاوى أنت أفضل.
المفكرة الفيزيائية، تطبيق لاحظ الاجتماع عبر الإنترنت مثل زميل ، Evernote أو OneNote. مستندات Google، أو مجرد مستند Microsoft Word قديم قديم.
كل ما عليك فعله هو البحث عن الراحة.
ولكن هنا هو الشيء:
أذا أردت حقا إدارة المشاريع والاجتماعات وتعزيز التعاون، واتخاذ مذكرات الاجتماع، كل من نفس النظام الأساسي، حاول UDN مدير المهام ، ال أداة الإنتاجية الأعلى تقييما في العالم.
UDN مدير المهام المفكرة يتم تحميل جميع الميزات التي تحتاجها للذهاب إلى ما عليك سوى الإشارة إلى الأشياء.
يمكنك استخدامه لإنشاء قوائم مراجعة سريعة أو لاحظ أشياء من جلسة العصف الذهني. وعندما تنتهي من ملاحظتك، يمكنك مشاركة ذلك على الفور مع فريقك إذا كنت تريد! UDN مدير المهام يمكن أيضا استخدام برنامج إدارة المشاريع لتتبع الوقت والتعاون مع أعضاء الفريق!
مستندات هو آخر UDN مدير المهام ميزة لتنفيذ طريقة اتخاذ ملاحظة فعالة.
هنا، يمكنك حتى تعيين التعليقات لتفويض المهام مباشرة من الملاحظات الخاصة بك.
أفضل جزء؟
يمكنك إنشاء مستندات من أي مكان UDN مدير المهام وبعد
فقط انقر على أيقونة مربع بجانب الزر + المهام لإنشاء مستند جديد.
ملحوظة : إذا كنت تفضل ملاحظات مشتركة ، ثم المستندات هي الطريق للذهاب. كل وثيقة مرنة وقابلة للتخصير، ويمكنك التعاون في الوقت الحقيقي.
نصيحة رقم 2: احصل على عقد جدول أعمال اجتماع الفريق وحقائق الاجتماع
اجتماع رسمي عادة لديه جدول أعمال هذا يمنحك الفرصة للتحضير للاجتماع. تدوين الملاحظات هو شكل فني، ويتطلب فن اتخاذ مذكرات اجتماع محترف محنك يفهم أهمية استخدام أداء عالية الأداء أدوات أخذ الملاحظات وتلبية قوالب الملاحظة، مقترن بالاتصالات الفريق النجمية!
إنه يمنحك معلومات أساسية، مثل:
استخدم هذه البنود من جدول الأعمال لإنشاء مخطط تفصيلي لجميع العناوين والمواضيع المهمة لملاحظات الاجتماع الخاصة بك.
بهذه الطريقة، عندما يبدأ الفريق بعد جدول أعمال الاجتماع، يمكنك فقط اكتشاف العنوان في مخطط التفصيلي الخاص بك ولاحظ الأشياء في هذا القسم، مع الحفاظ على الجميع في نفس الصفحة!
بسيطة، ولكن ذكي الحق؟
إذا كنت زعيم الاجتماع، فقم بإنشاء جدول أعمال اجتماع لنفسك وللراحة في حضور الاجتماع الخاص بك.
فقط نشرة دعوات الاجتماع مع جدول الأعمال لجميع المشاركين وأصحاب المصلحة.
على سبيل المثال، إلقاء نظرة على UDN مدير المهام 'س قالب مجلد دعا الاجتماعات.
يتكون قالب Notes Notes هذا من قوائم التي تتيح لك تصنيف كل نوع الاجتماع و إدارة اجتماعاتك وبعد
في كل قائمة، يمكنك إضافة الحقول المخصصة للحصول على تفاصيل أكثر أهمية مثل المهام، والمواضيع القادمة، والنسب المئوية للتقدم، إلخ.
UDN مدير المهام 'س قائمة تدقيق الميزة رائعة أيضا لإنشاء جداول الأعمال.
إذا كنت تستخدم نفس قائمة المراجعة مرارا وتكرارا لعقد اجتماع، احفظه ك قالب المراجعة وبعد يمكنك حتى تحرير قالب قائمة المراجعة المحفوظة في حال تحتاج إلى تغييرات طفيفة بدلا من إنشاء قائمة مرجعية جديدة كاملة.
بهذه الطريقة، لن تضطر إلى البحث من خلال الآلاف من قوالب الملاحظات التفصيلية أو قوالب دقائق الاجتماع المتاحة على الإنترنت للعثور على واحد يناسب احتياجاتك.
تخيل طوال الوقت سوف تنقذ!
انتظر، هناك المزيد!
إنشاء قوائم المراجعة على المفكرة UDN مدير المهام للحصول على قائمة بسيطة للأشياء التي تريد مناقشتها مع المشاركين في الاجتماع التالي.
نصيحة رقم 3: لاحظ فقط ما هو مهم
الكثير من أي شيء جيد مقابل لا شيء.
الشيء نفسه ينطبق على ملاحظات فعالة.
لا تلاحظ الكثير لأن كل شيء مناقشته في الاجتماع هو ربما ليس صحيحا الأهمية.
الغرض كله من مذكرات الاجتماع هو الاستيلاء مفتاح النقاط والرؤى فقط.
فيما يلي بعض النصائح السريعة ل ليس مشيرا إلى كل شيء:
للحصول على ملاحظات اجتماع أفضل، أقل هو أكثر من ذلك.
نصيحة رقم 4: تضمين ملاحظات الاجتماعات هذه يجب أن -
تماما مثل الملح والسكر يجب أن تكون على قائمة البقالة، يلاحظ اجتماعك بعض الضرورات.
إلقاء نظرة على المكونات لإعداد ملاحظات الاجتماع المثالية للنتائج الأكثر مثالية.
ليس الغرض من اجتماعاتك المستقبلية للتعرف على مسار عمل ب
هذا هو بالضبط لماذا أنت يجب تتضمن خطوات العمل في ملاحظات الاجتماع الخاصة بك.
إليك مثال على عنصر الإجراء.
دعنا نقول المباحث جيك بيرالتا من بروكلين تسعة تسعة على جميع التفاصيل، والمعلومات المسجلة، والأوراق الورقية لجميع حالاته التي تتم بحلول نهاية الشهر.
والجميع يعرف جيك والأوراق لا تأخذ جيدا بعضنا البعض. كان جيك قد استخدم مقطع لتسجيل الصوت في 😉.
لذلك عندما ينبثق عنصر العمل هذا في الاجتماع، تأكد من:
بهذه الطريقة، يعرف جيك (وفريقه) لماذا وماذا يعمل عليه، والتواريخ المستحقة. لمزيد من التفاصيل كلما كان ذلك أفضل!
ونحن نعتقد أنه سيكون جيك -Walk له!
عند تحديد وتعيين عناصر الإجراء وتعيينها، تصبح نقاط العمل وبعد
لكن اتخاذ الملاحظات الأساسية حول عناصر العمل ليست كافية. تحتاج أيضا إلى تنظيمها للرجوع إليها في المستقبل. ولا يمكنك القيام بذلك إذا كان لديك ورقة متناثرة عبر مكتبك.
كيف يمكنك أن تصل الخاص بك منظمة لعبه؟
أدر عناصر الإجراء في الملاحظات الخاصة بك في مهام مع UDN مدير المهام وبعد
تحويل أفكارك و ملاحظات في المهام مباشرة من المفكرة.
بهذه الطريقة، لن تفقدهم أبدا ويمكنهم البقاء نظاما.
على محمل الجد، خندق ورق ملاحظات بالفعل!
في حال تفضلك Doc، بحيث تبدأ عند بدء الملاحظات، يمكنك بسهولة هام المهام لهم مع روابط ثنائية الاتجاه في
وبهذه الطريقة، يمكن لحضور الاجتماع العثور بسرعة على ملاحظات الاجتماع من داخل المهام المعينة لهم.
من المستحيل أن ننسى كلمات إلى بعض تلك الزيارات الدائرية 90s.
لكن النقاط الدقيقة ناقشت في اجتماع؟
انهم خارج عن عقلك قبل الخروج من الغرفة!
كمتحدث ملاحظة، نحن على يقين من ذلك يمكنك أن تتصل بهذه المشكلة.
وعندما يتعلق الأمر بالمناقشات والقرارات الهامة، هناك معلومات أساسية يملك لتدوين لأسفل.
هذه يمكن أن تنطوي:
احتفظ بمقسم معين جاهز في المفكرة أو المستندات لهذه العناصر.
سواء كانت تحديات أو إضافات / تعديلات في اللحظة الأخيرة أو التوصيات أو القرارات، لاحظت أنها تأتي.
لا تتركهم بعد انتهى الاجتماع لأن الفرص ... لن تتذكرها. تأكد من اتباعها على الفور وإكمال جميع اجتماعاتك متابعة UPS والتحديثات للحضور (إن وجد)، نفس اليوم.
إحدى مهارات المذكرة الرئيسية لأي عضو في الفريق هي القدرة على تحديد المتطلبات لأنها تأتي.
تذكر مهمة جيك الأوراق؟
عندما تشعر أنه يحتاج إلى مساعدة، هذا شرط.
هذه يمكن أن يطفو على الإطلاق فقط، مثل الطقس السيئ أو الموعد النهائي نهاية الشهر!
ومع ذلك، يجب على Taker ملاحظة ممتاز تحديد المتطلبات لأنها تأتي لتلبية الملاحظات.
اسأل ال الصحيح سؤال، وسوف تتلقى.
الجواب على سؤال منسي من الاجتماع السابق قد يساعدك فقط في حل مشاكلك الحالية.
لا تحتاج إلى ذاكرة طويلة الأجل جيدة لهذا الغرض.
مجرد ملاحظات الاجتماعات القديمة القديمة.
وضع جانبا قسم من ملاحظات الاجتماع الأخيرة الخاصة بك ل Q & AMP بالمعلومات؛ جلسات لأن هذا هو المكان الذي يحدث فيه كل السحر.
نصيحة رقم 5: تحديد كيفية الاحتفاظ بالمعلومات الرئيسية
سواء كان ذلك في غرفة مؤتمرات أو اجتماع افتراضي، فهناك شيء عن مغادرة اجتماع يجعلك تذهب فارغا.
تقريبا مثل شخصح شخصح الذاكرة الخاصة بك!
احم نفسك من انقطاع التيار الكهربائي (وكلاء MIB من الرسوم) مع استراتيجية احتباس مناسبة لنفسك.
في هذه الحالة، مدرستك الثانوية معلمون أصبت. عندما تكون في شك، اكتبها.
اذهب فريق القلم و ورق في
ومع ذلك، يمكنك توفير الكثير من الكلمات مع خريطة العقل الصحيح!
لا تقلق. ليس عليك الذهاب إلى شراء حزمة من الحدواد لبدء الرواية الذهنية.
بدلا من ذلك، دع UDN مدير المهام تساعدك على تسجيل المعلومات.
مع UDN مدير المهام 'س خريطة العقل ميزة، يمكنك الحصول على أفكار رائعة وتصور السوبر باستخدام الألوان والرسوم البيانية والمزيد، بسهولة.
إعطاء إبداعك رحلة مجانية. UDN مدير المهام يمكن التعامل معها.
ما هي أفضل طريقة لتنظيم مذكرات الاجتماع؟
الاسترخاء. إنشاء وثيقة مشتركة يمكن للجميع الاستفادة منها. لاحظ التاريخ / الوقت والحضور والأهداف الاجتماعية وجدول الأعمال وعناصر العمل وخطط الاجتماع المستقبلية.
اتخاذ ملاحظات الاجتماع لا يجب أن يكون من الصعب للغاية.
سواء كنت تسقط فعالة محضر اجتماع أو ملاحظات الاجتماع، تذكر أن تبقي الأمور بسيطة.
وبينما كنت في ذلك، يمكن لمؤسستك الاستفادة من الأداة التي تحمل الملاحظات الصحيحة التي تفعل أكثر من مجرد ملاحظة الكلمات. وجدت دراسة حالة حديثة حتى أن العمال الأمريكيين سوف مصادرة 10٪ من رواتبهم لتسهيل حياة العمل!
فكر في UDN مدير المهام في
يمكنك تعين مهمات و تعليقات ، تعيين تواريخ الاستحقاق ، برنامج تذكير ، تدبير جدول أعمال الاجتماعات ، وأكثر من ذلك بكثير مع UDN مدير المهام أثناء تولي ملاحظات الاجتماعات الفعالة.
مع UDN مدير المهام ، لن تترك اجتماعا مع علامة استفهام في ذهنك مرة أخرى!
احصل على UDN مدير المهام مجانا اليوم وجعل اجتماع جيد يلاحظ عادة.
