Hoe vergadernoten effectief te nemen: de ultieme gids
Udn Webber
Managing Editor
Vraagt u zich af hoe u geweldige ontmoetingspoties kunt maken?
Of je liep uit een ontmoeting met niets anders dan een paar woorden die in je hoofd zweven.
Of, je krabbelde dingen op papier, in de hoop dat het later logisch is. Maar ze doen het nooit!
De strijd is echt. En we krijgen het.
Dat is waarom dit artikel zal benadrukken vijf Waardevolle tips over hoe u aantekeningen in een vergadering effectief kunt maken.
Laten we beginnen.
Wat zijn ontmoetingsnotities?
Notulen zijn eenvoudig op dat je tijdens een neemt bestuursvergadering , teamvergadering, zakelijke bijeenkomst, verkoopvergadering of een andere vergadering.
Wacht ... Is dit niet hetzelfde als meetminuten?
Nee.
Notulen zijn persoonlijker en informeeler, en kunnen u helpen om belangrijke details en belangrijke besprekingen van een vergadering te onthouden.
Met deze informele opmerkingen kunt u uw eigen woorden gebruiken om een tastbaar record te maken waar u vanuit kunt werken.
Bovendien kun je bij hen creatief worden.
Aan de andere kant, Meeting notulen zijn de suit- en stropdasversie van vergaderingen. Officieel Meeting notulen zijn een formele affaire die unanieme goedkeuring vereist van alle aanwezigen bijeenkomsten.
Een ander belangrijk verschil is dat vergaders opmerkingen niet altijd gedeeld zijn. Je neemt ze zelf als je eigen notities, maar je kunt altijd vergaderingen delen als je dat wilt. Jouw beslissing. Je kunt naderen om aantekeningen op veel manieren te maken, maar een Meeting Notes-sjabloon is de slimmere keuze!
De juiste vergaderminuten zijn echter bedoeld om te zijn gedeeld met alle aanwezigen van de vergadering.
Een noot die methode voor betere vergaderingen neemt
Opmerking nemen helpt bij. Om dingen verder te helpen verduidelijken, is dit wat je zult vinden in goede ontmoetingspunten:
Het nemen van vergaderingen kunnen bevatten:
Volgende stappen…
5 tips over het doelen van vergaderingen effectief
Uw vergadernoten zijn mogelijk niet formeel, maar zij nog steeds heb een basisstructuur nodig.
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je een stel handgeschreven notities hebt. Het kan complex of alleen basisnotities zijn.
Vervolgens verlaat je de vergaderruimte na de vergadering en vergeet ze ze.
En wanneer u uw geschreven notities een week later opnieuw bezocht, hebt u een cryptoloog nodig om te decoderen wat u schreef!
Ugh.
Dus of je nu bent universiteitsstudent of een executive op het hoogste niveau, laten we eens kijken naar een aantal tips die u zullen helpen nuttige ontmoetingstonnen te nemen.
TIP # 1: Grijp de juiste nummers-tools
Je kunt niet gaan vissen zonder een hengel, kan jij?
Evenzo kunt u geen goede opmerkingen maken als u niet de juiste tools voor hebt.
Ontdek wat pakken u het beste.
Een fysieke notitieblok, een online vergaderingsnota-app zoals Fellow.app , Evernote of OneNote , Google Docs of gewoon een goed ouderwets Microsoft Word-document.
Het enige wat u hoeft te doen is op zoek naar gemak.
Maar hier is het ding:
Als je wilt echt Beheer projecten, vergaderingen, verbeter samenwerking en neem vergaderingen, alles van hetzelfde platform, probeer Udn taakmanager , de hoogst gewaardeerde productiviteitstool in de wereld.
Udn taakmanager Is notitieblok is geladen met alle functies die je nodig hebt om verder te gaan dan alleen dingen in de steek.
U kunt het gebruiken om snelle checklists te maken of dingen op te nemen vanuit een brainstormsessie. En wanneer je klaar bent met je briefje, kun je het meteen delen met je team als je wilt! Udn taakmanager Projectbeheersoftware kan ook worden gebruikt om de tijd te volgen en samen te werken met teamleden!
Documenten is een ander Udn taakmanager functie voor het uitvoeren van een effectieve opmerking die methode wordt uitgevoerd.
Hier kun je zelfs Wijs opmerkingen toe om taken rechtstreeks uit uw notities te delegeren.
Het beste gedeelte?
U kunt overal op documenten maken Udn taakmanager .
Klik gewoon op het vierkantpictogram naast de + taakknop om een nieuwe doc te maken.
Opmerking : Als u de voorkeur geeft Gedeeld opmerkingen , dan is Docs de manier om te gaan. Elk document is flexibel en deelbaar en je kunt zelfs in realtime samenwerken.
TIP # 2: Krijg een greep van de agenda van het team en vergaderminuten
Een formele vergadering meestal heeft een agenda Dat geeft je de kans om je voor te bereiden op de vergadering. Notes maken is een kunstvorm en de kunst van het nemen van vergaderingen vereist een doorgewinterde professional die het belang begrijpt van het gebruik van hoog presterende NODIGHEID - TOOLEN en Meeting Note-sjablonen, gepaard met Stellaire Team Communicatie!
Het geeft u essentiële informatie, zoals:
Gebruik deze agendapunten om een omtrek te maken voor alle koppen en belangrijke onderwerpen voor uw vergadernotities.
Op deze manier, wanneer het team begint met het volgen van de vergaderagenda, kun je gewoon de kop zien in je omtrek en dingen in die sectie opmerken, iedereen op dezelfde pagina houden!
Eenvoudig, maar slim toch?
Als u de vergaderleider bent, maakt u een vergaderingsagenda voor uzelf en voor het gemak van uw vergadering aanwezigen.
Alleen de vergaderuitnodigingen met de agenda aan alle deelnemers en belanghebbenden.
Neem bijvoorbeeld een kijkje op Udn taakmanager 's Map sjabloon genoemd vergaderingen.
Deze Meeting Notes-sjabloon bestaat uit Lijsten Dat laat je elk vergadertype indoraliseren en Beheer uw vergaderingen .
In elke lijst kunt u toevoegen Aangepaste velden Voor meer belangrijke details zoals taken, aankomende onderwerpen, voortgangspercentages, enz.
Udn taakmanager 's Checklist Feature is ook geweldig voor het maken van agenda's.
Als u dezelfde checklist gebruikt voor een vergadering, bewaar deze als een Controlelijst sjabloon . U kunt zelfs de SAFED-checklistsjabloon bewerken voor het geval u kleine wijzigingen nodig hebt in plaats van een geheel nieuwe checklist te maken.
Op deze manier hoeft u niet via duizenden gedetailleerde noten-sjablonen of vergaderminutensjablonen op internet te zoeken om er een te vinden die bij uw behoeften past.
Stel je de hele tijd voor dat je bespaart!
Wacht, er is meer!
Creëer checklists op de Kladblok door Udn taakmanager Voor een eenvoudige to-do-lijst met dingen die u wilt bespreken met de volgende deelnemers aan de vergadering.
Tip # 3: Noteer alleen wat belangrijk is
Te veel van alles is goed voor niets.
Hetzelfde geldt voor effectieve aantekeningen.
Let niet te veel op omdat alles in de vergadering is besproken waarschijnlijk is niet echt belangrijk.
Het hele doel van het vergadingen van het vergaderen is om af te nemen toets Alleen punten en inzichten.
Hier zijn enkele snelle tips voor niet alles opmerken:
Voor betere vergadernoten is minder meer.
Tip # 4: Inclusief deze vergadernota's must-haves
Net als zout en suiker zijn must-haves op een boodschappenlijstje, hebben uw vergaderingsbonnen wat essentiële zaken nodig.
Bekijk de ingrediënten om perfecte ontmoetingspoties voor de meest ideale uitkomsten te bereiden.
Is niet het doel van je toekomstige vergaderingen om te leren over de loop van actie ?
Dat is precies waarom jij moeten erbij betrekken actie-artikelen In uw vergadernota's.
Hier is een voorbeeld van een actie-item.
Laten we zeggen dat detective Jake Peralta uit Brooklyn Nine-Nine alle details, opgenomen informatie en papierwerk moet krijgen voor al zijn zaken gedaan aan het einde van de maand.
En iedereen kent Jake en papierwerk niet goed met elkaar. Jake had kunnen gebruiken Clip voor audio-opname ! 😉
Dus wanneer een dergelijk actie-item in de vergadering verschijnt, moet u ervoor zorgen dat u:
Op deze manier weet Jake (en zijn team) waarom en waar hij aan werkt en verschuldigde data. Hoe meer details, hoe beter!
En we denken dat het een is Jake -wandelen voor hem!
Wanneer u de actie-items definiëren en toewijst, worden ze actiepunten .
Maar het nemen van basisnoten over actie-items is niet genoeg. U moet ze ook organiseren voor toekomstige referentie. En je kunt dit niet doen als je papier hebt geperst over je bureau.
Hoe kun je je organisatie spel?
Draai de actie-items in uw aantekeningen in taken met Udn taakmanager .
Converteer je gedachten en aantekeningen in taken rechtstreeks van de Kladblok.
Op deze manier verliest u ze nooit en kunt u georganiseerd blijven.
Serieus, sloot de papier notities al!
Als u de voorkeur geeft aan doc, zodat wanneer u begint met het maken van aantekeningen, kunt u gemakkelijk Link taken voor hen met Bi-directionele links !
Op deze manier kunnen de aanwezigen van de vergadering snel de vergaderingen van binnen de taken vinden die aan hen zijn toegewezen.
Het is onmogelijk om de songteksten te vergeten aan sommige van die aanstekelijke jaren 90.
Maar de fijnere punten besproken in een vergadering?
Ze zijn uit je brein voordat je uit de kamer stapt!
Als een notitie, zijn we er zeker van dat u zich kunt verhouden tot dit probleem.
En als het gaat om belangrijke discussies en beslissingen, zijn er belangrijke informatie hebben noteren.
Deze kunnen betrekken:
Houd een aangewezen sectie klaar in uw notitieblok of documenten voor dergelijke items.
Of het nu gaat om uitdagingen, last-minute toevoegingen / veranderingen, aanbevelingen of beslissingen, noteer ze als ze komen.
Laat ze niet voor na De vergadering is geëindigd omdat de kans groot is ... Je zult ze niet herinneren. Zorg ervoor dat u onmiddellijk volgt en al uw vergadering voltooit, follow-ups en updates voor deelnemers (indien van toepassing), dezelfde dag.
Een van de belangrijkste note die vaardigheden neemt voor elk teamlid, is het vermogen om de vereisten te identificeren terwijl ze komen.
Denk aan de papierwerk taak van Jake?
Wanneer u denkt dat hij hulp nodig heeft, is dat een vereiste.
Deze kunnen gewoon onaangekondigd, zoals slecht weer of een maand-end-deadline verschijnen!
Er moet echter een uitstekende notitie-opmerker identificeren, omdat ze komen voor het ontmoeten van notities.
Vraag de Rechtsaf vraag, en u zult ontvangen.
Het antwoord op een vergeten vraag van de vorige vergadering kan u gewoon helpen om uw huidige problemen op te lossen.
Hiervoor heb je geen goede langetermijngeheugen nodig.
Gewoon goede ouderwetse ontmoetingstekens.
Zet een sectie van uw laatste vergaderingsnotities opzij voor informatieve Q & AMP; een sessies omdat dat is waar alle magie gebeurt.
TIP # 5: Bepaal hoe u belangrijke informatie behoudt
Of het nu in een conferentieruimte of een virtuele bijeenkomst is, er is iets over het verlaten van een bijeenkomst waardoor je leeg bent.
Bijna alsof iemand je geheugen weggeeft!
Bescherm uzelf tegen black-outs (en plichtgebonden MIB-agenten) met een geschikte retentierestatie voor uzelf.
In dit geval, je middelbare school leraren Heb het goed. Schrijf het in twijfel op.
Gaan team pen en papier !
U kunt echter veel woorden besparen met de juiste mindkaart!
Maak je geen zorgen. Je hoeft niet een pakje sharpies te kopen om Mind Mapping te beginnen.
In plaats daarvan, laat Udn taakmanager u helpen bij het opnemen van informatie.
Met Udn taakmanager 's Mind maps Feature, je kunt super creatieve en visualiseren van ideeën met kleuren, diagrammen en meer, met gemak.
Geef je creativiteit een gratis rit. Udn taakmanager kan het aan.
Wat is de beste manier om vergaderingen te organiseren?
Kom tot rust. Maak een gedeeld document waar iedereen van kan profiteren. Let op de datum / tijd, aanwezigen, vergadertoelen, agenda, actie-items en toekomstige ontmoetingsplannen.
Het nemen van vergadersnotities hoeft niet super hard te zijn.
Of je effectief bent Meeting notulen of ontmoetingsnotities, vergeet niet om dingen eenvoudig te houden.
En terwijl u erbij bent, kan uw organisatie profiteren van de juiste noot die gereedschap maakt dat meer doet dan alleen maar woorden noteren. Een recente casestudy heeft zelfs gevonden dat Amerikaanse werknemers zouden verbeurde 10% van hun salaris Voor een gemakkelijker werkleven!
Denken Udn taakmanager !
Jij kan Taak toewijzen en Opmerkingen , set Vervaldata , schema Herinneringen , beheren vergadering agenda's , en nog veel meer met Udn taakmanager Terwijl u effectieve vergaderingen opneemt.
Met Udn taakmanager , je zult nooit een ontmoeting achterlaten met een vraagteken in je hoofd!
Krijgen Udn taakmanager gratis Vandaag en maak een goede ontmoeting opmerkt een gewoonte.
