Πώς να πάρετε αποτελεσματικά τις σημειώσεις συνάντησης: ο τελικός οδηγός

Udn Webber

Διαχειριστής συντάκτης

Αναρωτιέστε πώς να πάρετε μεγάλες σημειώσεις συνάντησης;

Είτε βγαίνατε από μια συνάντηση με τίποτα άλλο παρά μερικές λέξεις που επιπλέουν στο κεφάλι σας.

Ή, γράφετε τα πράγματα σε χαρτί, ελπίζοντας ότι θα έχει νόημα αργότερα. Αλλά ποτέ δεν κάνουν!

Ο αγώνας είναι πραγματικός. Και το παίρνουμε.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο αυτό το άρθρο θα επισημάνει πέντε Πολύτιμες συμβουλές σχετικά με τον τρόπο λήψης σημειώσεων σε μια αποτελεσματική συνάντηση.

Ας αρχίσουμε.

Τι είναι οι σημειώσεις συνάντησης;

Σημειώσεις συνάντησης είναι απλά σημειώσεις που παίρνετε κατά τη διάρκεια ενός συνεδρίαση του Διοικητικού Συμβουλίου , συνάντηση ομάδας, επιχειρηματική συνάντηση, συνάντηση πωλήσεων ή οποιαδήποτε άλλη συνάντηση.

Περιμένετε ... δεν είναι αυτό το ίδιο με τα πρακτικά της συνάντησης;

Οχι.

Σημειώσεις συνάντησης είναι πιο προσωπικές και άτυπες και μπορούν να σας βοηθήσουν να θυμάστε σημαντικές λεπτομέρειες και σημαντικές συζητήσεις για μια συνάντηση.

Αυτές οι περιστασιακές σημειώσεις σας επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε τα δικά σας λόγια για να δημιουργήσετε ένα απτό ρεκόρ που μπορείτε να εργαστείτε από.

Επιπλέον, μπορείτε να γίνετε δημιουργικοί μαζί τους.

Αφ 'ετέρου, λεπτά συνάντησης είναι το κοστούμι και η έκδοση των σημειώσεων συνάντησης. Επίσημος λεπτά συνάντησης είναι μια επίσημη υπόθεση που απαιτεί ομόφωνη έγκριση από όλους τους συμμετέχοντες σε συνάντηση.

Μια άλλη σημαντική διαφορά είναι ότι οι σημειώσεις συνάντησης δεν είναι πάντα κοινόχρηστες σημειώσεις. Παίρνετε τους για τον εαυτό σας ως δικές σας σημειώσεις, αλλά μπορείτε πάντα να μοιράζεστε σημειώσεις συνάντησης εάν το επιθυμείτε. Η κλήση σου. Μπορείτε να προσεγγίσετε τη λήψη σημειώσεων με πολλούς τρόπους, αλλά ένα Πρότυπο σημειώσεων συνάντησης Είναι η πιο έξυπνη επιλογή!

Ωστόσο, τα κατάλληλα λεπτά συνάντησης προορίζονται να είναι κοινός με όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη.

Μια μέθοδος λήψης σημείων για καλύτερες συναντήσεις

Σημείωση Λαμβάνοντας βοήθεια. Για να διευκρινίσετε τα πράγματα περαιτέρω, εδώ είναι αυτό που θα βρείτε σε καλά λεπτά συνάντησης:

Η λήψη σημειώσεων συνάντησης μπορεί να περιέχει:

Επόμενα βήματα…

5 συμβουλές σχετικά με τον τρόπο λήψης σημειώσεων

Οι σημειώσεις συνάντησής σας ενδέχεται να μην είναι επίσημες, αλλά αυτοί ακόμη χρειάζονται μια βασική δομή.

Για παράδειγμα, ας πούμε ότι έχετε μια δέσμη χειρόγραφων σημειώσεων. Οι μπορεί να είναι πολύπλοκες ή απλά βασικές σημειώσεις.

Στη συνέχεια, αφήνετε την αίθουσα συσκέψεων μετά τη συνάντηση και ξεχάστε τους.

Και όταν επανεξετάζετε τις γραπτές σας σημειώσεις την εβδομάδα αργότερα, θα χρειαστείτε έναν κρυπτογράφο για να αποκωδικοποιήσετε τι γράψατε!

Ugh.

Έτσι αν είσαι α φοιτητής Ή ένα ανώτερο επίπεδο στέλεχος, ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να λάβετε χρήσιμες σημειώσεις συνάντησης.

Συμβουλή # 1: Πιάστε τα σωστά εργαλεία λήψης σημείων

Δεν μπορείτε να πάτε ψάρεμα χωρίς μια ράβδο αλιείας, μπορείτε;

Ομοίως, δεν μπορείτε να πάρετε καλές σημειώσεις αν δεν έχετε τα σωστά εργαλεία για αυτό.

Μάθετε τι κοστούμια εσείς καλύτερος.

Ένα φυσικό σημειωματάριο, μια εφαρμογή Σημείωση σε απευθείας σύνδεση όπως Συναδέλφους.app , Evernote ή OneNote , Τα Έγγραφα Google, ή απλά ένα καλό παλιό Microsoft Word Document.

Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αναζητήσετε ευκολία.

Αλλά εδώ είναι το πράγμα:

Αν θέλεις Πραγματικά Διαχειριστείτε έργα, συναντήσεις, ενισχύστε τη συνεργασία και λάβετε σημειώσεις συνάντησης, όλα από την ίδια πλατφόρμα, δοκιμάστε UDN Task Manager , ο Εργαλείο παραγωγικότητας υψηλότερης ονομασίας στον κόσμο.

UDN Task Manager Σημειωματάριο φορτώνεται με όλα τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε για να προχωρήσετε πέρα ​​από απλά σημειώνοντας τα πράγματα κάτω.

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε γρήγορες λίστες ελέγχου ή να σημειώσετε τα πράγματα από μια συνάντηση προβληματισμού. Και όταν τελειώσετε με τη σημείωσή σας, μπορείτε να το μοιραστείτε άμεσα με την ομάδα σας αν θέλετε! UDN Task Manager Το λογισμικό διαχείρισης έργων μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση του χρόνου και να συνεργαστεί με τα μέλη της ομάδας!

Έγγραφο είναι ένα άλλο UDN Task Manager χαρακτηριστικό για την εκτέλεση μιας αποτελεσματικής μεθόδου λήψης σημείων.

Εδώ, μπορείτε ακόμη Αναθέστε σχόλια Για να αναθέσετε τις εργασίες απευθείας από τις σημειώσεις σας.

Το καλύτερο κομμάτι?

Μπορείτε να δημιουργήσετε έγγραφα από οπουδήποτε UDN Task Manager .

Απλά κάντε κλικ στο τετράγωνο εικονίδιο δίπλα στο κουμπί + εργασιών για να δημιουργήσετε ένα νέο doc.

Σημείωση : Αν προτιμάς κοινόχρηστες σημειώσεις , τότε τα έγγραφα είναι ο τρόπος να πάτε. Καθε έγγραφο είναι ευέλικτο και κοινόχρηστο, και μπορείτε ακόμη και να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο.

Συμβουλή # 2: Πάρτε μια συγκράτηση της ατζέντας συνάντησης της ομάδας και των πρακτικών συνάντησης

Μια επίσημη συνάντηση τυπικά έχει ένα ημερήσια διάταξη που σας δίνει την ευκαιρία να προετοιμαστείτε για τη συνάντηση. Η λήψη σημειώσεων είναι μια μορφή τέχνης και η τέχνη της λήψης σημειώσεων συνάντησης απαιτεί έναν έμπειρο επαγγελματία που κατανοεί τη σημασία της χρήσης υψηλής απόδοσης Εργαλεία λήψης σημείων Και τα πρότυπα συνάντησης σημείων, που συνδυάζονται με την επικοινωνία Stellar Team!

Σας δίνει βασικές πληροφορίες, όπως:

Χρησιμοποιήστε αυτά τα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης για να δημιουργήσετε ένα περίγραμμα για όλες τις επικεφαλίδες και τα σημαντικά θέματα για τις σημειώσεις σας.

Με αυτόν τον τρόπο, όταν η ομάδα αρχίσει να ακολουθεί την ατζέντα συνάντησης, μπορείτε απλά να εντοπίσετε την επικεφαλίδα στο περίγραμμα σας και να σημειώσετε τα πράγματα σε αυτή την ενότητα, διατηρώντας όλους στην ίδια σελίδα!

Απλό, αλλά έξυπνο δικαίωμα;

Εάν είστε ο ηγέτης της συνάντησης, δημιουργήστε μια ατζέντα συνάντησης για τον εαυτό σας και για την ευκολία των συμμετεχόντων συναντήσεων.

Απλά συγκεντρώστε τις προσκλήσεις της σύσκεψης με την ημερήσια διάταξη σε όλους τους συμμετέχοντες και τους ενδιαφερόμενους.

Για παράδειγμα, ρίξτε μια ματιά στο UDN Task Manager 'μικρό Πρότυπο φακέλου που ονομάζονται συναντήσεις.

Αυτό το πρότυπο σημειώσεων συνάντησης αποτελείται από Τόπος αγώνων που σας επιτρέπουν να κατηγοριοποιήσετε κάθε τύπο συνάντησης και Διαχειριστείτε τις συναντήσεις σας .

Σε κάθε λίστα, μπορείτε να προσθέσετε Προσαρμοσμένα πεδία Για πιο σημαντικές λεπτομέρειες, όπως τα καθήκοντα, τα επερχόμενα θέματα, τα ποσοστά προόδου κ.λπ.

UDN Task Manager 'μικρό ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ Το χαρακτηριστικό είναι επίσης εξαιρετικό για τη δημιουργία ατζέντων.

Εάν χρησιμοποιείτε την ίδια λίστα ελέγχου ξανά και ξανά για μια συνάντηση, αποθηκεύστε το ως α Πρότυπο λίστα ελέγχου . Μπορείτε ακόμη να επεξεργαστείτε το προτύπωμα αποθηκευμένων λίστα ελέγχου σε περίπτωση που χρειάζεστε μικρές αλλαγές αντί να δημιουργήσετε μια ολόκληρη νέα λίστα ελέγχου.

Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειαστεί να αναζητήσετε χιλιάδες λεπτομερή πρότυπα σημειώσεων ή πρότυπα συνάντησης που είναι διαθέσιμα στο Διαδίκτυο για να βρείτε ένα που ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Φανταστείτε όλη την ώρα που θα εξοικονομήσετε!

Περιμένετε, υπάρχουν περισσότερα!

Δημιουργήστε λίστες ελέγχου στο Σημειωματάριο από UDN Task Manager Για μια απλή λίστα των πραγμάτων που θέλετε να συζητήσετε με τους επόμενους συμμετέχοντες σε συνάντηση.

Συμβουλή # 3: Σημειώστε μόνο τι είναι σημαντικό

Πάρα πολλά από οτιδήποτε είναι καλό για τίποτα.

Το ίδιο ισχύει και για τις αποτελεσματικές σημειώσεις.

Μην σημειώνετε πάρα πολύ επειδή όλα συζητήθηκαν στη συνάντηση είναι πιθανώς όχι πραγματικά σπουδαίος.

Ολόκληρος ο σκοπός των σημειώσεων συνάντησης είναι να πάρει κάτω κλειδί Μόνο σημεία και γνώσεις.

Εδώ είναι μερικές γρήγορες συμβουλές για δεν Σημειώνοντας τα πάντα κάτω:

Για καλύτερες σημειώσεις συνάντησης, λιγότερο είναι περισσότερο.

Συμβουλή # 4: Συμπεριλάβετε αυτές τις σημειώσεις συνάντησης που πρέπει να έχετε

Ακριβώς όπως το αλάτι και η ζάχαρη είναι πρέπει να έχετε μια λίστα παντοπωλείων, οι σημειώσεις της συνάντησής σας χρειάζονται κάποια απαραίτητα.

Ρίξτε μια ματιά στα συστατικά για να προετοιμάσετε τέλειες σημειώσεις συνάντησης για τα πιο ιδανικά αποτελέσματα.

Δεν είναι ο σκοπός των μελλοντικών σας συναντήσεων για να μάθετε για την πορεία του δράση ?

Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο εσείς πρέπει περιλαμβάνω Στοιχεία δράσης στις σημειώσεις της συνάντησής σας.

Εδώ είναι ένα παράδειγμα ενός στοιχείου δράσης.

Ας πούμε ντετέκτιβ Τζέικ ΠΕΛΑΛΤΑ από το Μπρούκλιν εννέα-εννέα πρέπει να αποκτήσουν όλες τις λεπτομέρειες, τις καταγεγραμμένες πληροφορίες και τη γραφειοκρατία για όλες τις περιπτώσεις του που έγιναν μέχρι το τέλος του μήνα.

Και όλοι γνωρίζουν τον Τζέικ και το χαρτί δεν παίρνουν καλά ο ένας στον άλλο. Ο Τζέικ θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί Clip για εγγραφή ήχου ! 😉

Έτσι, όταν ένα τέτοιο στοιχείο δράσης εμφανίζεται στη συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι:

Με αυτόν τον τρόπο, ο Τζέικ (και η ομάδα του) ξέρει γιατί και τι εργάζεται και οφείλει ημερομηνίες. Όσο περισσότερες λεπτομέρειες τόσο καλύτερα!

Και νομίζουμε ότι θα είναι ένα Γάντι - γι 'αυτόν!

Όταν ορίζετε και αναθέστε τα στοιχεία δράσης, γίνονται πόντοι δράσης .

Αλλά η λήψη βασικών σημειώσεων σχετικά με τα στοιχεία δράσης δεν αρκεί. Πρέπει επίσης να τα οργανώσετε για μελλοντική αναφορά. Και δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό αν έχετε χαρτί σε όλο το γραφείο σας.

Πώς μπορείτε να σας επάνω οργάνωση παιχνίδι?

Γυρίστε τα στοιχεία δράσης στις σημειώσεις σας σε εργασίες με UDN Task Manager .

Μετατρέψτε τις σκέψεις σας και Σημειώσεις σε εργασίες απευθείας από το σημειωματάριο.

Με αυτόν τον τρόπο, ποτέ δεν τα χάνετε και μπορεί να παραμείνει οργανωμένη.

Σοβαρά, χαϊδεύει το χαρτί Σημειώσεις ήδη!

Σε περίπτωση που προτιμάτε το DOC, έτσι ώστε όταν αρχίσετε να σημειώσετε, μπορείτε εύκολα Συνδέσεις εργασιών σε αυτούς με Bi-κατευθυντικούς συνδέσμους !

Με αυτόν τον τρόπο, οι συμμετέχοντες σε συνάντηση μπορούν να βρουν γρήγορα τις σημειώσεις συνάντησης από τα καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί.

Είναι αδύνατο να ξεχάσουμε τους στίχους σε μερικές από αυτές τις πιασάρικες 90s χτυπήματα.

Αλλά τα πιο λεπτότερα σημεία που συζητήθηκαν σε μια συνάντηση;

Είναι έξω από τον εγκέφαλό σας πριν βγείτε από το δωμάτιο!

Ως σημειωματάριο, είμαστε βέβαιοι ότι μπορείτε να αναφέρετε αυτό το πρόβλημα.

Και όταν πρόκειται για σημαντικές συζητήσεις και αποφάσεις, υπάρχουν βασικές πληροφορίες εσείς έχω για να σημειώσετε.

Αυτά μπορούν να περιλαμβάνουν:

Κρατήστε ένα καθορισμένο τμήμα έτοιμο στο σημειωματάριό σας ή τα έγγραφα για τέτοια αντικείμενα.

Είτε πρόκειται για προκλήσεις, προσθήκες / αλλαγές τελευταίας στιγμής, συστάσεις ή αποφάσεις, σημειώστε τους όσο έρχονται.

Μην τα αφήνετε μετά Η συνάντηση έχει τελειώσει επειδή οι πιθανότητες είναι ... δεν θα τους θυμηθείτε. Να είστε βέβαιος να ακολουθήσετε αμέσως και να ολοκληρώσετε όλες τις συνάντησές σας, ακολουθήστε τις συνέπειες και τις ενημερώσεις σας στους συμμετέχοντες (εάν ισχύει), την ίδια μέρα.

Ένα από τα βασικά σημείωμα που λαμβάνει δεξιότητες για οποιοδήποτε μέλος της ομάδας είναι η δυνατότητα προσδιορισμού των απαιτήσεων καθώς έρχονται.

Θυμηθείτε το έργο χαρτιού του Jake;

Όταν αισθάνεστε ότι χρειάζεται βοήθεια, αυτή είναι μια απαίτηση.

Αυτά μπορούν απλά να αναδυθούν απροσδόκητα, όπως ο κακός καιρός ή μια προθεσμία του μήνα!

Ωστόσο, ένας εξαιρετικός αποδέκτης σημείων πρέπει να προσδιορίσει τις απαιτήσεις καθώς έρχονται για σημειώσεις συνάντησης.

Ρωτήστε το σωστά Ερώτηση και θα λάβετε.

Η απάντηση σε μια ξεχασμένη ερώτηση από την προηγούμενη συνάντηση μπορεί απλά να σας βοηθήσει να λύσετε τα σημερινά σας προβλήματα.

Δεν χρειάζεστε μια καλή μακροπρόθεσμη μνήμη γι 'αυτό.

Απλά καλές παλιομοδίτικες σημειώσεις συνάντησης.

Απενεργοποιήστε ένα τμήμα των τελευταίων σημειώσεων της συνάντησής σας για ενημερωτικό Q & AMP; μια συνεδρίαση, επειδή εκεί συμβαίνει όλη η μαγεία.

Συμβουλή # 5: Προσδιορίστε τον τρόπο διατήρησης των βασικών πληροφοριών

Είτε πρόκειται για αίθουσα συνεδριάσεων είτε σε μια εικονική συνάντηση, υπάρχει κάτι που αφήνει μια συνάντηση που σας κάνει να πάτε κενό.

Σχεδόν σαν κάποιος να σκουπίσει τη μνήμη σας!

Προστατεύστε τον εαυτό σας από τις συσκευασίες (και τους δεσμευμένους πράκτορες MIB) με μια κατάλληλη στρατηγική συγκράτησης για τον εαυτό σας.

Σε αυτή την περίπτωση, το γυμνάσιο σας καθηγητές το πήρατε σωστά. Σε περίπτωση αμφιβολίας, γράψτε το.

Πηγαίνω ομάδα Στυλό και χαρτί !

Ωστόσο, μπορείτε να εξοικονομήσετε πολλά λόγια με το σωστό χάρτη μυαλού!

Μην ανησυχείτε. Δεν χρειάζεται να αγοράσετε ένα πακέτο από αιχμές για να ξεκινήσετε τη χαρτογράφηση του μυαλού.

Αντ 'αυτού, ας UDN Task Manager να σας βοηθήσει να καταγράψετε πληροφορίες.

Με UDN Task Manager 'μικρό Χάρτες μυαλού Χαρακτηριστικό, μπορείτε να πάρετε σούπερ δημιουργική και να απεικονίσετε ιδέες χρησιμοποιώντας χρώματα, διαγράμματα και πολλά άλλα, με ευκολία.

Δώστε τη δημιουργικότητά σας μια ελεύθερη βόλτα. UDN Task Manager μπορεί να το χειριστεί.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να οργανώσετε σημειώσεις συνάντησης;

Χαλαρώστε. Δημιουργήστε ένα κοινόχρηστο έγγραφο που όλοι μπορούν να επωφεληθούν από. Σημειώστε την ημερομηνία / ώρα, τους συμμετέχοντες, τους στόχους σας, την ημερήσια διάταξη, τα στοιχεία δράσης και τα μελλοντικά σχέδια συνάντησης.

Η λήψη σημειώσεων συνάντησης δεν χρειάζεται να είναι σούπερ σκληρά.

Είτε παίρνετε αποτελεσματικά λεπτά συνάντησης ή σημειώσεις συνάντησης, θυμηθείτε να κρατήσετε τα πράγματα απλά.

Και ενώ βρίσκεστε σε αυτό, ο οργανισμός σας μπορεί να επωφεληθεί από το σωστό σημείωμα που κάνει κάτι περισσότερο από απλώς σημειώνει λέξεις. Μια πρόσφατη μελέτη περίπτωσης διαπίστωσε ακόμη και ότι οι Αμερικανοί εργαζόμενοι θα το 10% του μισθού τους Για μια ευκολότερη επαγγελματική ζωή!

Νομίζω UDN Task Manager !

Μπορείς Αναθέστε εργασίες και Σχόλια , Λήξη ημερομηνιών , πρόγραμμα Υπενθυμίσεις , διαχειρίζονται Ατζέντα Συνάντησης , και πολλά άλλα με UDN Task Manager Ενώ λαμβάνετε τις αποτελεσματικές σημειώσεις συνάντησης.

Με UDN Task Manager , ποτέ δεν θα αφήσετε μια συνάντηση με ένα ερωτηματικό στο μυαλό σας ξανά!

Παίρνω UDN Task Manager δωρεάν Σήμερα και κάνει καλή συνάντηση σημειώνει μια συνήθεια.