วิธีจดบันทึกการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ: คู่มือที่ดีที่สุด
Udn Webber
ผู้จัดการฝ่ายจัดการ
สงสัยว่าจะจดบันทึกการประชุมที่ยอดเยี่ยมได้อย่างไร
ไม่ว่าคุณจะเดินออกจากการประชุมโดยไม่มีอะไรนอกจากคำสองสามคำที่ลอยอยู่ในหัวของคุณ
หรือคุณเขียนสิ่งต่าง ๆ ลงบนกระดาษหวังว่ามันจะสมเหตุสมผลในภายหลัง แต่พวกเขาไม่เคยทำ!
การต่อสู้เป็นของจริง และเราได้รับมัน
นั่นเป็นเหตุผลที่บทความนี้จะเน้น ห้า เคล็ดลับที่มีค่า เกี่ยวกับวิธีจดบันทึกในการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
มาเริ่มกันเลย.
บันทึกการประชุมคืออะไร
บันทึกการประชุม เป็นเพียงบันทึกย่อที่คุณใช้ในระหว่าง ประชุมคณะกรรมการ , การประชุมทีม, การประชุมทางธุรกิจ, การประชุมการขายหรือการประชุมอื่น ๆ
รอ ... นี่เหมือนกับนาทีการประชุมหรือไม่?
ไม่.
บันทึกการประชุม มีความเป็นส่วนตัวและไม่เป็นทางการมากขึ้นและสามารถช่วยให้คุณจดจำรายละเอียดที่สำคัญและการอภิปรายที่สำคัญของการประชุม
หมายเหตุทั่วไปเหล่านี้ช่วยให้คุณใช้คำพูดของคุณเองเพื่อสร้างบันทึกที่จับต้องได้ที่คุณสามารถทำงานได้
ยิ่งกว่านั้นคุณสามารถสร้างสรรค์กับพวกเขาได้
ในทางกลับกัน, พบกันแปปเดี่ยว เป็นชุดสูทและเน็คไทของบันทึกการประชุม เป็นทางการ พบกันแปปเดี่ยว เป็นเรื่องที่เป็นทางการที่ต้องได้รับการอนุมัติอย่างเป็นเอกฉันท์จากผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด
ความแตกต่างที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือบันทึกการประชุมไม่ได้แชร์โน้ตเสมอ คุณนำพวกเขาด้วยตัวเองเป็นบันทึกย่อของคุณเอง แต่คุณสามารถแบ่งปันบันทึกการประชุมได้ตลอดเวลาหากคุณต้องการ การโทรของคุณ คุณสามารถเข้าใกล้การจดบันทึกได้หลายวิธี แต่เป็น การประชุมบันทึกเทมเพลต เป็นทางเลือกที่ชาญฉลาด!
อย่างไรก็ตามรายงานการประชุมที่เหมาะสมมีวัตถุประสงค์เพื่อเป็น ซึ่งได้แบ่งปัน กับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด
วิธีการจดบันทึกการประชุมที่ดีขึ้น
หมายเหตุการใช้ความช่วยเหลือ เพื่อช่วยชี้แจงสิ่งต่าง ๆ ต่อไปนี่คือสิ่งที่คุณจะพบในการประชุมที่ดี:
การจดบันทึกการประชุมอาจมี:
ขั้นตอนถัดไป…
5 เคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการรับบันทึกการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
บันทึกการประชุมของคุณอาจไม่เป็นทางการ แต่พวกเขา นิ่ง ต้องการโครงสร้างพื้นฐาน
ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณมีธนบัตรที่เขียนด้วยลายมือมากมาย อาจมีการซับซ้อนหรือเพียงแค่บันทึกพื้นฐาน
จากนั้นคุณออกจากห้องประชุมหลังการประชุมและลืมเกี่ยวกับพวกเขา
และเมื่อคุณทบทวนบันทึกย่อที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณหนึ่งสัปดาห์ต่อมาคุณจะต้องมีผู้เข้ารหัสลับในการถอดรหัสสิ่งที่คุณเขียน!
ฮึ.
ดังนั้นไม่ว่าคุณจะเป็น นักศึกษามหาวิทยาลัย หรือผู้บริหารระดับสูงลองดูที่เคล็ดลับบางอย่างที่จะช่วยให้คุณบันทึกการประชุมที่มีประโยชน์
เคล็ดลับ # 1: คว้าเครื่องมือจดบันทึกที่เหมาะสม
คุณไม่สามารถตกปลาได้โดยไม่มีคันเบ็ดคุณสามารถ?
ในทำนองเดียวกันคุณไม่สามารถจดบันทึกที่ดีหากคุณไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม
ค้นหาชุดสูท คุณ ดีที่สุด.
Notepad ทางกายภาพแอปบันทึกการประชุมออนไลน์เช่น fellow.app , Evernote หรือ OneNote Google Docs หรือเพียงแค่เอกสาร Microsoft Word ที่ล้าสมัยที่ดี
สิ่งที่คุณต้องทำคือมองหาความสะดวกสบาย
แต่นี่คือสิ่งที่:
ถ้าคุณต้องการ จริงๆ จัดการโครงการการประชุมปรับปรุงการทำงานร่วมกันและจดบันทึกการประชุมทั้งหมดจากแพลตฟอร์มเดียวกันลอง ผู้จัดการงาน UDN , เครื่องมือเพิ่มผลผลิตสูงสุด ในโลก.
ผู้จัดการงาน UDN notepad เต็มไปด้วยคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องไปไกลกว่าเพียงแค่สังเกตสิ่งที่ผิดหวัง
คุณสามารถใช้มันเพื่อสร้างรายการตรวจสอบด่วนหรือจดบันทึกสิ่งต่าง ๆ จากเซสชั่นการระดมสมอง และเมื่อคุณทำตามบันทึกย่อของคุณคุณสามารถแชร์กับทีมของคุณได้ทันทีหากคุณต้องการ! ผู้จัดการงาน UDN ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถใช้เพื่อติดตามเวลาและทำงานร่วมกับสมาชิกในทีม!
เอกสาร เป็นอีกหนึ่ง ผู้จัดการงาน UDN คุณสมบัติสำหรับการดำเนินการวิธีการจดบันทึกที่มีประสิทธิภาพ
ที่นี่คุณสามารถแม้แต่ กำหนดความคิดเห็น เพื่อมอบหมายงานโดยตรงจากบันทึกย่อของคุณ
ส่วนที่ดีที่สุด?
คุณสามารถสร้างเอกสารจากที่ใดก็ได้ ผู้จัดการงาน UDN .
เพียงคลิกที่ไอคอนสี่เหลี่ยมข้างปุ่ม + งานเพื่อสร้างเอกสารใหม่
บันทึก : ถ้าคุณชอบ บันทึกที่ใช้ร่วมกัน แล้วเอกสารก็เป็นวิธีที่จะไป แต่ละ เอกสาร มีความยืดหยุ่นและสามารถใช้ร่วมกันได้และคุณสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
เคล็ดลับ # 2: รับวาระการประชุมทีมงานและรายงานการประชุม
การประชุมอย่างเป็นทางการโดยทั่วไป มี กำหนดการ ที่ให้โอกาสคุณในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม การจดบันทึกเป็นรูปแบบศิลปะและศิลปะการประชุมการประชุมต้องใช้มืออาชีพที่มีประสบการณ์ที่เข้าใจถึงความสำคัญของการใช้งานที่มีประสิทธิภาพสูง เครื่องมือจดบันทึก และแม่แบบจดบันทึกจับคู่กับการสื่อสารทีม Stellar!
มันให้ข้อมูลที่สำคัญแก่คุณเช่น:
ใช้ไอเท็มวาระเหล่านี้เพื่อสร้างโครงร่างสำหรับส่วนหัวและหัวข้อสำคัญทั้งหมดสำหรับบันทึกการประชุมของคุณ
ด้วยวิธีนี้เมื่อทีมเริ่มติดตามวาระการประชุมคุณสามารถจุดมุ่งหน้าไปยังโครงร่างของคุณและจดบันทึกสิ่งต่าง ๆ ในส่วนนั้นทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน!
เรียบง่าย แต่ฉลาดใช่มั้ย
หากคุณเป็นผู้นำการประชุมให้สร้างวาระการประชุมสำหรับตัวคุณเองและเพื่อความสะดวกของผู้เข้าร่วมการประชุมของคุณ
เพียงส่งหนังสือเชิญประชุมกับวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมและผู้มีส่วนได้เสียทุกคน
ตัวอย่างเช่นลองดูที่ ผู้จัดการงาน UDN แล้ว แม่แบบโฟลเดอร์ เรียกว่าการประชุม
เทมเพลตบันทึกการประชุมนี้ประกอบด้วย รายการ ที่ให้คุณจัดหมวดหมู่ทุกประเภทการประชุมและ จัดการการประชุมของคุณ .
ในแต่ละรายการคุณสามารถเพิ่ม ฟิลด์ที่กำหนดเอง สำหรับรายละเอียดที่สำคัญเช่นงานหัวข้อที่จะเกิดขึ้นเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้า ฯลฯ
ผู้จัดการงาน UDN แล้ว รายการตรวจสอบ คุณสมบัติยังดีสำหรับการสร้างวาระการประชุม
หากคุณใช้รายการตรวจสอบเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีกสำหรับการประชุมให้บันทึกเป็น เทมเพลตรายการตรวจสอบ . คุณสามารถแก้ไขเทมเพลตรายการตรวจสอบที่บันทึกไว้ในกรณีที่คุณต้องการการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยแทนที่จะสร้างรายการตรวจสอบใหม่ทั้งหมด
ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่ต้องค้นหาเทมเพลตบันทึกย่อรายละเอียดหลายพันรายการหรือเทมเพลตการประชุมในอินเทอร์เน็ตที่มีอยู่บนอินเทอร์เน็ตเพื่อค้นหาที่เหมาะกับความต้องการของคุณ
ลองนึกภาพตลอดเวลาที่คุณจะประหยัด!
รอมีมากกว่านี้!
สร้างรายการตรวจสอบใน Notepad โดย ผู้จัดการงาน UDN สำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำง่ายๆที่คุณต้องการพูดคุยกับผู้เข้าร่วมประชุมต่อไป
เคล็ดลับ # 3: จดบันทึกเฉพาะสิ่งที่สำคัญ
มีอะไรมากเกินไปที่ดีสำหรับอะไร
เช่นเดียวกันกับบันทึกที่มีประสิทธิภาพ
อย่าทราบมากเกินไปเพราะทุกอย่างที่กล่าวถึงในการประชุมอาจเป็นไปได้ ไม่เชิง สิ่งสำคัญ.
จุดประสงค์ทั้งหมดของการประชุมบันทึกคือการลง กุญแจ คะแนนและข้อมูลเชิงลึกเท่านั้น
นี่คือเคล็ดลับที่รวดเร็วสำหรับ ไม่ สังเกตทุกอย่างลง:
สำหรับบันทึกการประชุมที่ดีขึ้นน้อยกว่านั้นมากขึ้น
เคล็ดลับ # 4: รวมบันทึกการประชุมเหล่านี้ต้องมี
เช่นเดียวกับเกลือและน้ำตาลที่ต้องมีในรายการขายของชำบันทึกการประชุมของคุณต้องการสิ่งจำเป็นบางอย่าง
ลองดูที่ส่วนผสมเพื่อเตรียมบันทึกการประชุมที่สมบูรณ์แบบสำหรับผลลัพธ์ที่เหมาะที่สุด
ไม่ใช่จุดประสงค์ของการประชุมในอนาคตของคุณเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับหลักสูตรของ หนังบู๊ ?
นั่นคือเหตุผลที่คุณ ต้อง รวม รายการการกระทำ ในบันทึกการประชุมของคุณ
นี่คือตัวอย่างของรายการการกระทำ
สมมติว่านักสืบ Jake Peralta จากบรูคลินเก้าเก้าจะต้องได้รับรายละเอียดทั้งหมดบันทึกข้อมูลและเอกสารสำหรับทุกกรณีของเขาที่ทำในตอนท้ายของเดือน
และทุกคนรู้ว่าเจคและเอกสารใช้งานไม่ดีต่อกัน เจคสามารถใช้ คลิปสำหรับการบันทึกเสียง ! 😉
ดังนั้นเมื่อรายการการกระทำดังกล่าวปรากฏขึ้นในการประชุมให้แน่ใจว่าคุณ:
วิธีนี้เจค (และทีมของเขา) รู้ว่าทำไมและสิ่งที่เขาทำงานและวันที่ครบกำหนด รายละเอียดเพิ่มเติมยิ่งดี!
และเราคิดว่ามันจะเป็น เจค - ทางเดินสำหรับเขา!
เมื่อคุณกำหนดและกำหนดไอเท็มการกระทำพวกเขาจะกลายเป็น คะแนนการกระทำ .
แต่การจดบันทึกพื้นฐานเกี่ยวกับรายการการกระทำไม่เพียงพอ คุณต้องจัดระเบียบพวกเขาสำหรับการอ้างอิงในอนาคต และคุณทำสิ่งนี้ไม่สามารถทำได้หากคุณมีกระดาษที่เกลื่อนไปทั่วโต๊ะของคุณ
คุณจะเพิ่มขึ้นได้อย่างไร องค์กร เกม?
เปลี่ยนรายการการกระทำในบันทึกย่อของคุณเป็นภารกิจด้วย ผู้จัดการงาน UDN .
แปลงความคิดของคุณและ บันทึกเป็นงาน โดยตรงจาก Notepad
ด้วยวิธีนี้คุณไม่เคยสูญเสียพวกเขาและสามารถจัดระเบียบได้
อย่างจริงจังทิ้ง กระดาษ หมายเหตุแล้ว!
ในกรณีที่คุณต้องการ Doc ดังนั้นเมื่อคุณเริ่มจดบันทึกคุณสามารถทำได้อย่างง่ายดาย งานเชื่อมโยง กับพวกเขาด้วย ลิงก์สองทิศทาง !
ด้วยวิธีนี้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถค้นหาบันทึกการประชุมได้อย่างรวดเร็วจากภายในภารกิจที่กำหนดให้กับพวกเขา
มันเป็นไปไม่ได้ที่จะลืมเนื้อเพลงให้กับบางส่วนของการจับเวลา 90s
แต่คะแนนปลีกย่อยพูดถึงในการประชุม?
พวกเขาออกจากสมองของคุณก่อนที่จะก้าวออกจากห้อง!
ในฐานะที่เป็นคนจดบันทึกเรามั่นใจว่าคุณสามารถเกี่ยวข้องกับปัญหานี้ได้
และเมื่อพูดถึงการอภิปรายและการตัดสินใจที่สำคัญมีข้อมูลสำคัญที่คุณ มี เพื่อจดบันทึกลง
สิ่งเหล่านี้สามารถเกี่ยวข้องกับ:
เก็บส่วนที่กำหนดไว้ให้พร้อมใน Notepad หรือเอกสารของคุณสำหรับรายการดังกล่าว
ไม่ว่าจะเป็นความท้าทายการเพิ่ม / การเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายคำแนะนำหรือการตัดสินใจจดบันทึกลงตามที่พวกเขามา
อย่าทิ้งพวกเขาไว้ หลังจาก การประชุมสิ้นสุดลงเนื่องจากมีโอกาส ... คุณจะจำไม่ได้ ให้แน่ใจว่าได้ติดตามผ่านทันทีและติดตามการติดตามทั้งหมดของคุณติดตามและอัปเดตไปยังผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) ในวันเดียวกัน
หนึ่งในทักษะการจดบันทึกสำคัญสำหรับสมาชิกในทีมใด ๆ คือความสามารถในการระบุข้อกำหนดตามที่พวกเขามา
จำภารกิจเอกสารของ Jake?
เมื่อคุณรู้สึกว่าเขาต้องการความช่วยเหลือนั่นเป็นข้อกำหนด
สิ่งเหล่านี้สามารถปรากฏขึ้นที่ไม่โดดเด่นเช่นสภาพอากาศเลวร้ายหรือเส้นตายปลายเดือน!
อย่างไรก็ตามผู้ให้บริการจดบันทึกที่ยอดเยี่ยมต้องระบุข้อกำหนดขณะที่พวกเขามาเพื่อบันทึกการประชุม
ถาม ขวา คำถามและคุณจะได้รับ
คำตอบสำหรับคำถามที่ถูกลืมจากการประชุมครั้งก่อนอาจช่วยให้คุณแก้ปัญหาปัจจุบันของคุณได้
คุณไม่จำเป็นต้องมีหน่วยความจำระยะยาวที่ดีสำหรับสิ่งนี้
เพียงแค่บันทึกการประชุมแบบเก่าที่ดี
ตั้งค่าส่วนของการประชุมครั้งล่าสุดของคุณสำหรับการประชุม Q & AMP ที่ให้ข้อมูล; เซสชันเพราะนั่นคือสิ่งที่เวทมนตร์ทั้งหมดเกิดขึ้น
เคล็ดลับ # 5: กำหนดวิธีการเก็บข้อมูลที่สำคัญ
ไม่ว่าจะเป็นในห้องประชุมหรือการประชุมเสมือนจริงมีบางอย่างเกี่ยวกับการออกจากการประชุมที่ทำให้คุณว่างเปล่า
เกือบจะเหมือนมีคนที่เช็ดความทรงจำของคุณ!
ป้องกันตัวเองจากการดับเพลิง (และตัวแทน MIB ที่ถูกผูกไว้) ด้วยกลยุทธ์การเก็บรักษาที่เหมาะสมสำหรับตัวคุณเอง
ในกรณีนี้โรงเรียนมัธยมของคุณ ครูผู้สอน ทำให้ถูกต้อง เมื่อมีข้อสงสัยให้เขียนลง
ไป ทีม ปากกาและ กระดาษ !
อย่างไรก็ตามคุณสามารถบันทึกคำศัพท์มากมายด้วยแผนที่ความคิดที่ถูกต้อง!
ไม่ต้องกังวล คุณไม่ต้องไปซื้อ Sharpies ที่จะเริ่มการทำแผนที่ความคิด
แทนให้ ผู้จัดการงาน UDN ช่วยคุณบันทึกข้อมูล
กับ ผู้จัดการงาน UDN แล้ว แผนที่ความคิด คุณลักษณะคุณจะได้รับความคิดสร้างสรรค์และภาพความคิดที่ใช้สีไดอะแกรมและอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดาย
ให้ความคิดสร้างสรรค์ของคุณนั่งฟรี ผู้จัดการงาน UDN สามารถจัดการกับมัน
วิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบบันทึกการประชุมคืออะไร?
ผ่อนคลาย. สร้างเอกสารที่ใช้ร่วมกันที่ทุกคนสามารถได้รับประโยชน์จาก หมายเหตุวันที่ / เวลาผู้เข้าร่วมประชุมเป้าหมายการประชุมวาระการดำเนินการรายการและแผนการประชุมในอนาคต
การจดบันทึกการประชุมไม่จำเป็นต้องแข็งสุด ๆ
ไม่ว่าคุณจะลดประสิทธิภาพ พบกันแปปเดี่ยว หรือบันทึกการประชุมอย่าลืมทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น
และในขณะที่คุณอยู่ที่นี่องค์กรของคุณสามารถได้รับประโยชน์จากเครื่องมือจดบันทึกที่ถูกต้องที่ทำมากกว่าเพียงแค่บันทึกคำลง กรณีศึกษาล่าสุดพบว่าคนงานอเมริกันจะ ริบ 10% ของเงินเดือนของพวกเขา เพื่อชีวิตการทำงานที่ง่ายขึ้น!
คิด ผู้จัดการงาน UDN !
คุณสามารถ กำหนดงาน และ ความคิดเห็น , ชุด วันที่ครบกำหนด , กำหนดการ การเตือนความจำ , จัดการ วาระการประชุม และอีกมากมายด้วย ผู้จัดการงาน UDN ในขณะที่คุณจดบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
กับ ผู้จัดการงาน UDN คุณจะไม่ออกจากการประชุมด้วยเครื่องหมายคำถามในใจของคุณอีกครั้ง!
รับ ผู้จัดการงาน UDN ฟรี วันนี้และทำให้การประชุมที่ดีตั้งค่านิสัย
