Hur man tar mötesanmärkningar effektivt: den ultimata guiden
Udn Webber
Redaktionschef
Undrar hur man tar bra mötesanteckningar?
Antingen gick du ut ur ett möte med ingenting annat än några ord som flyter i ditt huvud.
Eller du skribbade saker ner på papper, hoppas att det kommer att vara meningsfullt senare. Men de gör aldrig!
Kampen är på riktigt. Och vi får det.
Därför kommer den här artikeln att lyfta fram fem värdefulla tips om hur man tar anteckningar i ett möte effektivt.
Låt oss börja.
Vad är mötesanteckningar?
Mötesanteckningar är helt enkelt noterade att du tar under en styrelsemöte , lagmöte, affärsmöte, försäljningsmöte eller något annat möte.
Vänta ... Är det inte detsamma som mötesminuter?
Nej.
Mötesanteckningar är mer personliga och informella, och kan hjälpa dig att komma ihåg viktiga detaljer och viktiga diskussioner om ett möte.
Dessa tillfälliga anteckningar gör att du kan använda dina egna ord för att skapa en konkret post som du kan arbeta från.
Dessutom kan du få kreativ med dem.
Å andra sidan, mötesminuter är kostym och slipsversion av mötesnoteringar. Officiell mötesminuter är en formell affär som kräver enhälligt godkännande från alla mötesblad.
En annan viktig skillnad är att mötesnoter inte alltid delas anteckningar. Du tar dem själv som dina egna anteckningar, men du kan alltid dela mötesnoteringar om du vill. Ditt samtal. Du kan närma dig att ta anteckningar på många sätt, men en Meeting Notes mall Är det smartare valet!
Men ordentligt mötesminuter är menade att vara delad med alla mötesbladet.
En anteckning som tar metod för bättre möten
Notera att ta hjälp. För att kunna klargöra saker ytterligare, här är vad du hittar i gott möte minuter:
Att ta mötesanteckningar kan innehålla:
Nästa steg…
5 tips om hur man tar mötesanmärkningar effektivt
Dina mötesanteckningar kan inte vara formella, men de fortfarande behöver en grundläggande struktur.
Låt oss till exempel säga att du har en massa handskrivna anteckningar. Det kan vara komplexa eller bara grundläggande anteckningar.
Då lämnar du mötesrummet efter mötet och glömmer dem.
Och när du återkommer dina skriftliga anteckningar i veckan senare behöver du en kryptolog för att avkoda vad du skrev!
Usch.
Så om du är en högskolestudent Eller en toppnivå verkställande, låt oss ta en titt på några tips som hjälper dig att ta användbara mötesanteckningar.
Tips # 1: Ta tag i rätt anteckningsverktyg
Du kan inte fiska utan en fiskestång, kan du?
På samma sätt kan du inte ta bra anteckningar om du inte har rätt verktyg för det.
Ta reda på vilka kostymer du bäst.
En fysisk anteckningsblock, en online-mötesapplikation som Fellow.app , Evernote eller OneNote , Google Docs, eller bara ett bra gammaldags Microsoft Word-dokument.
Allt du behöver göra är att leta efter bekvämlighet.
Men här är saken:
Om du vill verkligen Hantera projekt, möten, förbättra samarbetet och ta mötesanteckningar, allt från samma plattform, försök UDN Task Manager , den högst nominell produktivitetsverktyg i världen.
UDN Task Manager S anteckningsblock är laddad med alla funktioner du behöver gå utöver att bara notera saker.
Du kan använda den för att skapa snabba checklistor eller notera saker från en brainstorming session. Och när du är klar med din anteckning kan du omedelbart dela den med ditt lag om du vill! UDN Task Manager Projektledningsprogramvara kan också användas för att spåra tid och samarbeta med lagmedlemmar!
Docs är en annan UDN Task Manager funktion för att utföra en effektiv notering med tanke på metoden.
Här kan du till och med Tilldela kommentarer att delegera uppgifter direkt från dina anteckningar.
Den bästa delen?
Du kan skapa dokument från var som helst på UDN Task Manager .
Klicka bara på den fyrkantiga ikonen bredvid + uppgiftsknappen för att skapa ett nytt dokument.
Notera : Om du föredrar delade anteckningar , då är docs vägen att gå. Varje dokumentera är flexibel och delbar, och du kan till och med samarbeta i realtid.
Tips # 2: Ta tag i lagmöteagendan och mötesminuter
Ett formellt möte typiskt har en dagordning Det ger dig chansen att förbereda sig för mötet. Att ta anteckningar är en konstform, och konsten att ta mötesnoteringar kräver en erfaren professionell som förstår vikten av att använda högpresterande Anteckningsverktyg Och mötesmallar, parat med stellar lagkommunikation!
Det ger dig viktig information, till exempel:
Använd dessa agendanobjekt för att skapa en skiss för alla rubriker och viktiga ämnen för dina mötesanteckningar.
På det här sättet, när laget börjar följa mötesagendan, kan du bara upptäcka rubriken i din skiss och notera saker i den delen, hålla alla på samma sida!
Enkelt, men smart rätt?
Om du är mötesledare, skapa en mötesagendan för dig själv och för bekvämligheten av dina mötesblad.
Hantera bara mötesinbjudningarna med dagordningen till alla deltagare och intressenter.
Ta en titt på UDN Task Manager S Mappmall kallade möten.
Denna mötesmall består av Listor som låter dig kategorisera varje mötestyp och Hantera dina möten .
I varje lista kan du lägga till Anpassade fält För viktiga detaljer som uppgifter, kommande ämnen, framstegsandelar etc.
UDN Task Manager S Checklista Funktionen är också bra för att skapa dagordningar.
Om du använder samma checklista om och om igen för ett möte, spara det som en Checklista mall . Du kan även redigera den sparade checklista mallen om du behöver mindre ändringar istället för att skapa en helt ny checklista.
På så sätt behöver du inte söka igenom tusentals detaljerade anmärkningsmallar eller möta minuter mallar tillgängliga på Internet för att hitta en som passar dina behov.
Föreställ dig hela tiden du sparar!
Vänta, det finns mer!
Skapa checklistor på Anteckningsblock av UDN Task Manager För en enkel att-göra lista över saker du vill diskutera med nästa mötesdeltagare.
Tips # 3: Observera bara vad som är viktigt
För mycket av någonting är bra för ingenting.
Detsamma gäller för effektiva anteckningar.
Observera inte för mycket eftersom allt som diskuteras i mötet är förmodligen inte riktigt Viktig.
Hela syftet med att möta anteckningar är att ta ner nyckel- Endast poäng och insikter.
Här är några snabba tips för inte noterar allting:
För bättre mötesnoteringar är mindre mer.
Tips # 4: Inkludera dessa mötesmärkningar måste-haves
Precis som salt och socker är måste-haves på en livsmedelsbutik, behöver dina mötesnoteringar några väsentliga saker.
Ta en titt på ingredienserna för att förbereda perfekta mötesanteckningar för de mest idealiska resultaten.
Är inte syftet med dina framtida möten att lära sig om kursen av handling ?
Det är precis varför du måste omfatta Åtgärdsposter i dina mötesnoteringar.
Här är ett exempel på ett åtgärdspost.
Låt oss säga detektiv Jake Peralta från Brooklyn nio-nio måste få alla detaljer, inspelad information och pappersarbete för alla sina fall gjort i slutet av månaden.
Och alla vet att Jake och pappersarbete inte tar bra mot varandra. Jake kunde ha använt Clip för ljudinspelning ! 😉
Så när en sådan åtgärdspost dyker upp i mötet, se till att du:
På det här sättet vet Jake (och hans lag) varför och vad han jobbar med, och förfallna datum. Ju mer detaljer desto bättre!
Och vi tror att det blir en Jake -Valda för honom!
När du definierar och tilldelar åtgärdsposterna blir de åtgärdspunkter .
Men att ta grundläggande anteckningar om handlingsobjekt är inte tillräckligt. Du behöver också organisera dem för framtida referens. Och du kan inte göra det om du har papper strängt över ditt skrivbord.
Hur kan du upp din organisation spel?
Vrid åtgärdspunkten i dina anteckningar till uppgifter med UDN Task Manager .
Konvertera dina tankar och noterar till uppgifter direkt från anteckningsblocket.
På så sätt förlorar du aldrig dem och kan vara organiserad.
Allvarligt, dike papper Anteckningar redan!
Om du föredrar Doc, så att när du börjar ta anteckningar, kan du enkelt Länkuppgifter till dem med Bi-riktiga länkar !
På så sätt kan möte med deltagare snabbt hitta mötesanteckningarna från de uppgifter som tilldelats dem.
Det är omöjligt att glömma texterna till några av de catchy 90-talet.
Men de finare punkterna diskuteras i ett möte?
De är ute av din hjärna innan du går ut ur rummet!
Som en anteckningtagare är vi säkra på att du kan relatera till det här problemet.
Och när det gäller viktiga diskussioner och beslut finns det viktig information du ha att notera nere.
Dessa kan innebära:
Håll en angiven sektion klar i din anteckningsblock eller docs för sådana föremål.
Oavsett om det är utmaningar, sista minuten tillägg / ändringar, rekommendationer eller beslut, notera dem när de kommer.
Lämna inte dem för efter Mötet har slutat eftersom chansen är ... du kommer inte komma ihåg dem. Var noga med att följa igenom omedelbart och slutföra alla dina mötesuppföljningar och uppdateringar till deltagare (om tillämpligt), samma dag.
En av de viktigaste anteckningen som tar färdigheter för alla lagmedlem är möjligheten att identifiera krav som de kommer.
Kom ihåg Jakes pappersarbete?
När du känner att han behöver hjälp, är det ett krav.
Dessa kan bara dyka upp oanmälda, som dåligt väder eller en dagsfrist!
En utmärkt notering måste dock identifiera krav som de kommer till mötesanteckningar.
Fråga höger fråga, och du ska få.
Svaret på en glömd fråga från föregående möte kan bara hjälpa dig att lösa dina nuvarande problem.
Du behöver inte ett bra långsiktigt minne för detta.
Bara bra gammaldags mötesanteckningar.
Avlägsna en del av dina senaste mötesanteckningar för informativ Q & AMP; en sessioner eftersom det är där all magi händer.
Tips # 5: Bestäm hur du behåller nyckelinformation
Oavsett om det är i ett konferensrum eller ett virtuellt möte, det finns något om att lämna ett möte som gör att du blir tom.
Nästan som någon torkade ut ditt minne!
Skydda dig själv från blackouts (och tullbundna MIB-agenter) med en lämplig retentionsstrategi för dig själv.
I det här fallet är din gymnasium lärare fick det rätt. När du är i tvivel, skriv ner det.
Gå team penna och papper !
Men du kan spara många ord med rätt sinne karta!
Oroa dig inte. Du behöver inte köpa ett paket med sharpies för att starta Mind Mapping.
Istället, låt UDN Task Manager hjälpa dig att spela in information.
Med UDN Task Manager S Mind Maps Funktion, du kan få super kreativ och visualisera idéer med färger, diagram, och mer, med lätthet.
Ge din kreativitet en gratis åktur. UDN Task Manager kan hantera det.
Vad är det bästa sättet att organisera mötesanteckningar?
koppla av. Skapa ett delat dokument som alla kan dra nytta av. Notera datum / tid, deltagare, möter mål, agenda, handlingsposter och framtida mötesplaner.
Att ta mötesnoteringar behöver inte vara super hårt.
Oavsett om du tar dig till effektiv mötesminuter eller möta anteckningar, kom ihåg att hålla sakerna enkla.
Och medan du är på den, kan din organisation dra nytta av rätt anteckningsverktyg som gör mer än bara notera ord. En ny fallstudie fann även att amerikanska arbetstagare skulle förlora 10% av sin lön För ett lättare arbetsliv!
Tror UDN Task Manager !
Du kan Tilldela uppgifter och Kommentarer , uppsättning Förfallodagar , schema Påminnelser , hantera möta dagordningar , och så mycket mer med UDN Task Manager Medan du tar ner effektiva mötesanteckningar.
Med UDN Task Manager , du kommer aldrig lämna ett möte med ett frågetecken i ditt sinne igen!
Skaffa sig UDN Task Manager gratis Idag och göra gott möte noterar en vana.
