10 Don'ts של ניהול פרויקטים כדי למנוע כשל הפרויקט
אמנות ניהול הפרויקט היא לא משהו שניתן ללמד ולמד מיד. לפעמים זה לוקח מיומנות טהור לפתח כישרון עבור מנהלי פרויקטים. זה יכול לקחת שנים כדי להגיע לרמה של מומחיות. לא משנה כמה אישורים PM או דיפלומס אתה רוכש, אתה תמיד למצוא מקום לשיפור. כך פועל העולם המקצועי בימים אלה.
בין אם אתה מנהל פרויקטים וצוותים במשך 5 שנים או 15, אתה תמיד יכול להימנע פועל לתוך מלכודות במקום העבודה. הנה 10 don'ts של ניהול פרויקטים שאולי היית שומע מאז לנצח. עם זאת, בכל הכנות, אלה "don'ts" לעצב את התוצאה של כל פרויקט שגרתי:
1. לא להרחיק את הצוות שלך מקבל קבלת החלטות:
על פי מחקר מרווה, צוותים שהיו מעורבים בקבלת החלטות עבדו עם פרודוקטיביות, חדשנות, ומוטיבציה .
זכור, אתה מקבל את מה שאתה תומך. מנהלי פרויקטים שמביאים התנהגות משתתפת, יש פחות ערבוב על לוחותיהם להתמודד עם. צוותים של מנהלים כאלה מודעים כל הזמן של האחריות שלהם כמו .
כאשר אתה למסור את האוטונומיה של קבלת החלטות לצוות שלך, אתה מראה להם את האמון שיש לך בכישורים שלהם וחשוב יותר את הערך של התפקיד שלהם.
הצוות שלך כבר לא מרגיש כאילו הם רובוטים לא רצוניים מתוכנתים לעקוב אחר הנחיות קפדניות וכתוצאה מכך, הם מפתחים תחושה של שחרור כי מניפים אותם לשפוך מאמץ נוסף לתוך הפרויקט שלהם, כי הם לא רק על כתפיהם של מנהל הפרויקט שלהם אבל על שלהם גם ראשים.
2. לא לנהל פגישות ריקות bereft של סדר היום:
דירוג # 2 על הרשימה שלנו של Don'ts של ניהול פרויקטים הוא מנהלת פגישות ריקות.
על פי דו"ח על ידי Attentiv, 63% מכלל הפגישות שנערכו מדי שנה ללא סדר יום.
זוכר את הילד שבכה זאב? ובכן, אתה לא רוצה להיות מנהל הפרויקט מי בכה פגישות! כי זה סביר מאוד ביום בזמן יכול להגיע כאשר הצוות שלך יפסיק באופן מוחלט להאמין ברשות המנהיגות שלך יהיה להפסיק לשלם כל תשומת לב משמעותית לפגישות של כל הטבע.
הצוות שלך מסתכל לך על הדרכה, משלחת, ותחזיות עתידיות, פגישות מתוכננות הם רק דרך נוספת לתת לצוות שלך ולחזר מחדש את הפחד הגרוע ביותר שלהם: מנהל הפרויקט שלהם הוא בדיוק כמו כל השאר.
מי אמר שאתה בהחלט צריך לנהל פגישה, ללא היקף פגישה אמיתית או אג'נדה בראש? לאסוף את הצוות שלך רק כאשר ואם אתה דורש סיעור מוחות פה, פתרון בעיות שיתופיות וחילופי אינטראקטיביים של רעיונות.
3. אל תתעלם מהישגים קטנים מול אלה גדולים:
א מחקר הכרה גלובלי, גילה כי 78% של עובדים U.S מדווחים כי להיות מוכר מניע אותם בעבודה שלהם.
זכור, הצוות שלך הוא רשת של בני אדם עובדים מן הזיעה של המצח שלהם לפגוש מועדים מתים, לתקן באגים מעצבנים pesky ולהפוך תוצרים מייגע אחד אחרי השני.
בטח, הם הולכים הביתה בסוף היום כדי לתדלק על שינה, מזון ומשפחה, אבל אתה באמת חושב טפיחה על הגב שלהם מן הבוס הוא לא משהו יעבוד פלאים בהגברת הביטחון שלהם לבוא לעבודה למחרת ולעבוד מסביב לשעון עם מסירות בלתי פוסקת באותה מידה?
אז, לא משנה כמה קטן ההישג הוא או איך רגיל של משימה הושלמה, ודא שאתה applaud הצוות שלך, לזהות את העבודה הקשה שלהם ולתת להם לדעת, אתה מעריך את כמות המאמץ שהם לשים בטיגון לא רק דג גדול אבל גם אלה הקטנים יותר מדי.
4. לא לברוח מהפולחן משוב:
דירוג # 4 על הרשימה שלנו של Don'ts של ניהול פרויקטים הוא הימנעות משוב.
"סקירות של ביצועים שנתיים לעתים קרובות נחשבות בזמן מוצצת של ניירת חסרת משמעות ופגישות מביכות בין המנהל לבין כפוף אשר פתאום נראה כמו זרים", מסביר קייטי donovan בראיון עםפורבס .
לעורר מערכת מתמשכת של משוב שבו אתה נותן קלט קבוע לחברי הצוות שלך על הביצועים שלהם.
אף אחד לא עובד 7 שעות ביום, 5 ימים בשבוע, פשוט כדי לקבל משכורת, אלא אם כן, הם עובדים במפעל עם מתודולוגיות קבועות הדורשות מעט לא ניטור בשם מנהל.
לשבת עם חברי הצוות שלך בנפרד, להעריך את עבודתם ולספר להם מה אתה חושב על תהליך העבודה שלהם. הצוות שלך משגשג על המילים שלך ומה אתה חושב עליהם. המשוב שלך, להיות זה ביקורת קונסטרוקטיבית או אמפתיה תומכת, הוא הכוח שמניע אותם לתוצאות טובות יותר.
5. אל תנוגעו אוטומציה של זרימת העבודה הניהולית שלך:
סקר ניהול הפרויקט של KPMG 2017דיווחו על 80% מהארגונים, השתמש במתודולוגיית ניהול פרויקטים אחת.
אם אתה חושב שאתה יכול לנהל פרויקטים מרובים, זמן לעקוב אחר, לפקח על תקציב הפרויקט ואומדנים ולהעריך את ביצועי הצוות על ידי המאמץ של שני ידיים תמותה מוח אחד, לחשוב שוב.
א כלי ניהול המשימותיעזור לייעל את כל הנהלה, כמו גם את הטכני שבו הופך להיות משגש ענק של DOS, הודעות דוא"ל, תאריכים, תזכורות הזמנות לפגוש או ללכת לאיבוד או להיות כאב בראש כדי לנהל.
6. אין micromanage העבודה של הצוות שלך:
6th לא על רשימת שלנו של Don'ts של ניהול פרויקטים הוא micromanagement בעבודה.
א סקר פתרונות טריניטידיווחים כי 85% מהעובדים גילו כי micomanagement היה השפעה שלילית על המורל שלהם, ואילו 71% מהנשאלים אמרו כי הוא שימש כמכשול בביצועיהם.
להימנע מ over-indulging בתהליך העבודה של הצוות שלך. הצוות שלך צריך את החלל שלה לנשום ולתפקד בביטחון. בעוד שאתה באמת יכול לשמור את הזמן ואת האנרגיה כדי להתעלם היבטים חשובים יותר של הפרויקט.
סקירה קבועה של דוחות ביצועים ועדכוני משימה יומיומיות נוטה להיות נחנק לעובדים וגם גורם ללחץ על האמון כי הוא חיוני לשמירה על סינרגיה מסוימת בין ההנהלה לבין הצוות.
7. אין לתעדף את הדחיפות על חשיבות:
קח את זה מן אלן Koltin, מנכ"ל קולטין Consulting Group Inc, שמציע יצירת 3 קטגוריות למקם משימות בעדיפות גבוהה שלך ב: חייב לעשות, צריך לעשות, נחמד לעשות.
כמנהל פרויקטים, יש לך רשימה בלתי נגמרה של שריפות להוציא, משימות כדי לטפל ולתכנן לבצע. ובעוד אתה ללהטט את כל אלה ולנסות לרצות את כולם, אתה לא בכוונה לרוץ בסיכון גבוה של ניהול כושל, לקוחות אומללים או בעלי עניין, ותקשורת patchy.
כדי לשבור ביעילות את המשימות הדחופות שלך, לעשות שימושמטריצת עדיפות פעולה. מטריצה זו מסייעת לפשט את ההחלטה שלך בשבילך כי כדי לעשות שימוש במטריצה אתה צריך להעריך את המשימות שלך מבוסס בעיקר על ההשפעה שלהם ואת המאמץ צריך להמשיך אותם.
8. אין להגדיר מועדים לא מציאותיים:
דירוג # 8 על הרשימה שלנו של Don'ts של ניהול פרויקטים היא הגדרת מועדים לא מציאותיים, unachievable.
"הכלל הוא, אין מטרות לא מציאותיות. יש רק מועדים לא מציאותיים "- המוח טרייסי
יש דבר שנקרא להיות שאפתני. זה לוקח לך מקומות. ואז יש דבר שנקרא להיות שוב ושוב. זה יכול להיות כמעט להרוס אותך. הגדרת מועדים שאינם בלתי אפשריים להשיג, לא רק תוצאות לשחיקת העובד, אלא משאירה את כל זרימת העבודה תלויים בסדר מאורגן ולא מובנה.
העובדים מתחילים להתמודד עם ירידה, במוראל כאשר הם אינם מסוגלים לפגוש מועדים בלתי אפשריים אלה. אלה השלכות לטווח קצר ואז הופכים לתוצאות ארוכות טווח הנובעות מחזורי עובדים. צוותים בהדרגה מתחילים להתפורר, נעים למרעה ירוק יותר במקומות אחרים.
9. אל תתעלם על סיכוני הפרויקט כסוגיות קטנות:
"בעולם העסקים, המראה האחורית הוא תמיד ברור יותר מאשר השמשה הקדמית" - מזנון וורן
זיהוי סיכונים, מחסומים בלתי נראים, וגיבוש תוכניות הקלה הוא מרכיב חיוני של ניהול פרויקטים.
כל פרויקט נוטה לסוגים אחת או יותר של פגיעות, שיכולה לפנות לסכן את שלמות הפרויקט כולו אם נותר ללא השגחה.
שמירה על מאגר מוצק של סיכונים מסייע לתת לכולם על צוות רעיון ברור שקוף של כמה בריא ויציב פרויקט הוא.
תשתמש בכלי ניהול סיכונים.כדי לעזור לך להתאמן בהערכת סיכונים מהירה וטרויה, דיווח והפחתה.
10. אל תלוי עומס נוסף לצוות מעשי:
האחרון לא על הרשימה שלנו של Don'ts של ניהול פרויקטים הוא הטרומו של עומס עבודה מוחץ על צוות הפרויקט.
לדברי פרינסטון סקר מחקר Associates, כמעט 70% של העובדים מרגישים כאילו יש להם יותר מדי עבודה על הצלחות שלהם.
זה צריך לבוא כמו שום הפתעה לך אבל גדול יותר את רמת העובדים הדגיש, גדול יותר הוא מחזור העובדים שלך, ירידה בפרודוקטיביות ובסופו של דבר כישלון לספק.
הימנע cramping חברי הצוות שלך עם Anvils ענק של עבודה על גבי המשימות הקיימות כבר. ייתכן שתרצה להרחיב את הצוות שלך כדי לחלק את עומס העבודה במקרה של זרימת עבודה מהירה יותר, עדינה.
זה הרבה יותר נוח לגייס את הצוות שלך בתבונה לפני הפרויקט בעיטות.
להעריך ולהעריך איזה חבר בעל מיומנות צריך לעשות עבודה מסוימת.
ולחשב אומדן מוצק של משאבים מספיקים כי יהיה צורך בכל שלב של הפרויקט. בדרך זו אתה מקבל לעשות שימוש מרבי של המשאבים שלך וכל חבר מספק כמיטב תפקידה שלו / שלה.
