כל מה שאתה צריך לדעת על יצירת יומן RAID
סיכום
יומן RAID הוא כלי ניהול פרויקטים המשמש לתעד כל בעיות או בעיות המתרחשות במהלך פרויקט מתמשך. כלי זה יכול לעזור לצוות שלך להישאר מאורגן בעת תיעוד בו זמנית כל בעיה לאורך הדרך. למד מדוע יומני RAID הם כלים נהדרים לשימוש עבור פרויקטים וכיצד הם יכולים לעזור לצוות שלך באמצעות מחזור החיים של הפרויקט.
ניהול הפרויקט הוא פשוט כאשר הכל הולך בצורה חלקה. אבל זה לא תמיד המקרה. כאשר הדברים מקבלים מחוספס, חשוב לתעד את השינויים המתרחשים בפרויקט. זה יכול לעזור לצוות שלך לעקוב אחר שינויים, ללמוד מאתגרים אלה ולהחיל את המידע לפרויקט הבא.
במאמר זה, נסביר איזה יומן RAID הוא ולמה יומנים אלה הם כלים גדולים לשימוש עבורניהול פרוייקט .
מהו יומן RAID?
יומן RAID הוא אכלי ניהול פרויקטיםמשמש לתעד כל בעיות או בעיות המתרחשות במהלך פרויקט מתמשך. כלי זה נוצר במהלך שלב תכנון הפרויקט והשתמש בעקביות לאורך כל הפרויקט לסיכוני מסמכים, פעולות, הנחות, בעיות, החלטות ותלות כפי שהפרויקט מתקדמת. בנוסף למעקב אחר שינויים והגברת הנראות, תוכל להשתמש ביומן זה במהלךמפגש שלאחר המוותכדי להבין כיצד למנוע בעיות ודומות באתגרים בפרויקטים עתידיים.
ראשי התיבות RAID מייצג:
סיכונים
סיכונים הם כל בעיה פוטנציאלית שיכולה להיות השפעה שלילית על הפרויקט. זה קריטי לזהות באופן פרואקטיביסיכוני הפרויקטלפני תחילת הפרויקט. בדרך זו, אתה יכול לזהות פתרונות לסיכונים אלה לפני שהם קורים, ולתת את הצוות שלך את הכלים שהם צריכים להבין מה לעשות אם הם נתקלים בסיכון הפרויקט לאורך הדרך. יישום יישום פרוייקט ניהול סיכוני הפרויקט יכול למנוע בעיות גדולות לפתח מאוחר יותר בפרויקט.
סעיף זה של יומן RAID דומה לרישום סיכון, שמטרתו לזהות, לנתח ולפתור סיכונים מראש. אם הצוות שלך משתמש באופן פעיל במרשם סיכון, באפשרותך ליישם אותו בסעיף R של יומן RAID. בנוסף לניהול סיכונים פרואקטיבי, תוכל גם להשתמש בסעיף הסיכונים ביומן RAID שלך כדי לתעד כל סיכונים בלתי צפויים כפי שהם מתרחשים. כאשר הצוות מזהה סיכון, הם צריכים להקצות בעל ברור לנהל את הנושא אם הוא יעלה מאוחר יותר בפרויקט.
פעולות או הנחות
תלוי איך הצוות שלך מגדיר את יומן ה- RAID שלך, ה- RAID יכול לעמוד על פעולות או הנחות. באפשרותך להשתמש בשתי האפשרויות הללו ביומן RAID, או שתוכל לבחור אחד בנפרד. אם אתה תוהה איזה סוג עובד הטוב ביותר עבור הצוות שלך, בחר:
פעולותאם הפרויקט שלך יש הרבה חלקים נעים.
הנחותאם זה פרויקט לטווח ארוך הדורש הרבה מחשבה.
פעולות - אופריטי פעולה- האם כל הדברים שצריכים לעשות במהלך משך הפרויקט. פריטים פעולה צריך תמיד להיות בעל ברור כך שכולם יודעים מי אחראי על כל פריט מסוים. אם יש מבעלים מרובים של פריט פעולה, בזיהוי בבירור איזה יחיד אחראי על איזה תוצרים. מנהלי פרויקטים צריכים לבדוק באופן קבוע על משימות פתוחות או פריטי פעולה כדי לוודא שהפרויקט ממשיך לנוע.
הנחות הן דברים שהצוות שלך צופה יעבור דרך מסוימת במהלך תהליך התכנון. לגבי ניהול פרויקטים, הנחות הן גורמים שהצוות כבר בטוח. זה יכול להיות בגלל ניסיון או מומחיות. דוגמה טובה להנחה בניהול פרויקטים היא בהנחה שחלק מכריע של מכונה מגיע בבטחה ובזמן.
מאז אתה לא יכול לתכנן לכל דבר, חברי הצוות שלך צריך לעשות הנחות לאורך הדרך. זה קריטי לתעד את ההנחות שאתה עושה במיקום מרכזי. בדרך זו, אם מחסום בלתי צפוי או סיכון פרוייקט בלתי צפוי מתרחשת, תוכל להתייחס במהירות לרשימת ההנחות שלך. אם ביצעת הנחה שהובילה לסיכון או למחסום, הצוות שלך יכול לזהות במהירות את הגורם השורש של הנושא על ידי גילוי פרואקטיבי אם הנחה זו נכונה.
נושאים
בעיות הן בעיות שהתרחשו במהלך הפרויקט שלא ציפית. בעיות שונות מסיכונים כי אתה לא מצפה מהם להתרחש. סיכונים הם בעיה פוטנציאלית שאתה צופה, בעוד בעיות צצות באופן בלתי צפוי. חשוב לעקוב אחר בעיות כפי שהם מתרחשים כך שהצוות שלך יכול להתייחס בחזרה איך הנושאים נפתרו. אם בעיות עתידיות מתעוררות בגלל בעיה ראשונית זו, תיעוד יכול לעזור לצוות שלך לזהות את סיבת השורש.
החלטות או תלות
בדומה ל"א "בפשיטה", D "יכול לעמוד בהחלטות או לתלות. אם הפרויקט שלך הוא חופשי יותר, הצוות שלך עשוי לרצות להדגיש את ההחלטות שנעשו כדי להגיע לפתרון שלך. אם לפרויקט שלך יש משימות מורכבות רבות המסתמכות זו על זו, תלות תהיה בחירה רלוונטית יותר.
החלטות הן כל הבחירות קונקרטיות שנעשות לאורך הדרך. אלה הם כל המחשבות הסופיות ורעיונות לדחוף פרויקט לתוך פרוייקט. חשוב לתעד את ההחלטה, שעשה את זה, ולמה החלטה זו נבחרה. אם הצוות שלך משתמש בתהליך איטרטיבי כמוקאיזין, תיעוד זה יכול להיות מועיל לביצוע שיפורים בפרויקטים עתידיים.
א תלותבניהול פרויקטים היא משימה המסתמכת על השלמת משימה אחרת. אם יש תלות עיקריות בפרויקט שיכול למנוע את הפרויקט להתקדם, לתעד אותם בתרשים RAID. Visualizing תלות יכול לעזור לחברי הצוות שלך להבין אילו משימות צריך להיות הראשון, לפני המעבר לשלב הבא. אתה יכול לעתים קרובות למצוא תלות מאורגנות בתרשים גנט .
מתי להשתמש ביומן RAID
יומני RAID הם כלים טובים לשימוש כאשר אתה מתחיל לתכנן את הפרויקט שלך. הם גם בשימוש הטוב ביותר באופן עקבי כמו הפרויקט שלך מתקדמת, אז אתה יכול לתעד פריטים פעולה חשובים כי צריך להיות מסומנת, כל ההחלטות שנעשו, או בעיות גדולות המתעוררות.
יומן RAID הוא מועיל עבור פריטים קו מהיר, אבל כלי זה לא צריך להיות צורה הבלעדית שלך של ניהול פרויקטים. תחשוב על יומן RAID כיומן האירועעבור ניהול פרויקטים - אם יש אירוע מרכזי בפרויקט, מסמך אותו על יומן RAID. ודא שאתה משלב יומן RAID עם מערכת ניהול פרויקטים חזקה יותר שמחזיקה את כל העבודה של הצוות שלך, משימות, ותוכניות על המסלול.
היתרונות של שימוש ב- RAID
יומני RAID הם כלי מועיל יש בכלים ניהול הפרויקט שלך. הנה כמה סיבות מדוע.
קטלוגים מהירים
אחד היתרונות העיקריים של שימוש ביומן RAID הוא היכולת לקטלג מידע חשוב במהירות במקום מרכזי אחד. ברגע שהנושא מתרחש או החלטה נעשית, אמנהל פרוייקטיכול לרשום במהירות את הפעולה כי הקטע המתאים של יומן RAID.
תיעוד לשינויים עתידיים
הצוות שלך צריך לתעד את התהליכים וההחלטות שנעשו כמו הפרויקט שלך מתקדמת. בדרך זו, השינויים שתבצע במהלך הפרויקט הנוכחי שלך יכולים לסייע בהחלטות על פרויקטים עתידיים. בדרך זו, RAID יומנים יכולים לעזור לך ללמוד ולנצל את החוויה שלך לאתגרים עתידיים.
Templatize שלך RAID יומני
קל ליצור תבנית יומן RAID שמתאימה לצרכים של הצוות שלך. אם כי מנהל פרויקטים חדש מגיע או שאתה אימון מישהו על התהליכים החשובים של הקבוצה שלך, המושג הכללי של יומן RAID הוא פשוט. יומני RAID נועדו לשמש שוב ושוב. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא להפוך תבנית המתאימה ביותר לצרכים של הצוות שלך ולהשתמש באותו תבנית עבור כל פרויקט.
לתעד את כל ההחלטות במקום אחד
RAID יומני תן לצוות שלך מקום מרכזי כדי למצוא מידע הקשור לפרויקט. אם חבר צוות צריך לדון בנושא עם בעל העניין הנכון, יומן RAID יכול להצביע עליהם לאדם הנכון.
לא רק שזה מסמך מי הבעלים של מה, אבל הוא משמש גם כמו סקירה ברמה גבוהה של תהליך הפרויקט. חברי הצוות יכולים בקלות להעיף מבט על כל הפעולות הנמצאות כעת בהתקדמות או בהחלטות שנעשו לאחרונה. כי כל סעיף מתויג בבירור, חברי הצוות יכולים למצוא את המידע הרלוונטי ביותר אליהם.
חסרונות של שימוש ביומן RAID
בעוד יומני RAID הם כלי מועיל לשימוש, יש כמה downsides להשתמש אחד.
יומני RAID הם משלימים
יומן RAID שלך לא צריך להיות המקור היחיד של האמת כשמדובר ניהול פרויקטים. זה כלי מועיל להחלטות מרכזיות, תלות מרכזיות, וכל נושאים שעלו לאורך הדרך. עם זאת, אם אתם מחפשים מידע מפורט יותר על הפרויקט פרטים, באמצעות משהו כמותכנית פרויקטעשוי להתאים את הצרכים שלך טוב יותר.
בנוסף יומן RAID, ודא שהצוות שלך יש גם כלי מרכזי שבו כל מידע העבודה שלך חי. ככה, כל חבר צוות - ללא קשר למחלקה או לתפקוד - יכול לגשת למידע הפרויקט שהם צריכים. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא עםכלי ניהול עבודה .
יומני RAID צריך להיות מעודכן באופן קבוע
יומן RAID הוא רק עדכני כאשר מנהל הפרויקט מעדכן אותו. אם מנהל פרויקטים אינו מוסיף באופן עקבי במידע חדש בזמן אמת, יומן ה- RAID הופך להיות מיושן. זה יכול להיות מאתגר אם מנהל הפרויקט אינו מסוגל לעדכן את היומן באופן עקבי. מידע מיושן יכול ליצור בלבול עבור בעלי עניין אחרים, ולכן חשוב להיות הודעות עקביות לאורך כל צורות התקשורת.
יומני RAID יכול להיות עמוס
אם אתה מתעד כל החלטה שנעשתה ביומן RAID עד הבחירה האינדיבידואלית הקטנה ביותר, יומן יכול להפוך במהירות עמוס ומציאת מידע יכול להיות מאתגר. הסכמה על רמת פירוט היא הבחנה חשובה עבור הצוות שלך כדי לשמור על יומן RAID שלהם. לפני שתתחיל ליצור יומן RAID, ודא לצוות שלך יש הבנה ברורה של ההחלטות והבעיות צריך או לא צריך להיכלל.
כדי למנוע העומס, הצוות שלך צריך להחליט באופן ספציפי איזה מידע הוא החשוב ביותר למסמך ב LAID Log. זה משאיר רק את המידע החשוב ביותר ביומן, ביצוע התייחסות זה קל יותר עבורבעלי ענייןכדי למצוא את המידע הדרוש להם.
כיצד להשתמש ביומן RAID
יומני RAID יכול להיות פשוט כמו פיסת נייר עם ארבעה רבעונים המוקדש לכל חלק של ראשי תיבות, אבל הם היעילים ביותר כאשר כולם בצוות יכול לגשת למידע אחד במקום אחד.
כדי ליצור יומן RAID, בצע את ארבעת השלבים הבאים:
לזהות את הדרך הטובה ביותר להציג את יומן RAID שלך. כאמור, יומן RAID יכול להיות פשוט כמו פיסת נייר מחולקת לארבעה חלקים. עם זאת, זה לא יכול להיות הדרך היעילה ביותר עבור הצוות שלך לגשת למידע זה. החלט עם הצוות שלך אם ברצונך ליישם יומן זה במסמך, גיליון אלקטרוני, או סוג אחר של תוכנה.
לדון סיכונים ראשוניים, הנחות ותלות. על ידי להיות פרואקטיבית, אתה יכול להבטיח שכולם בצוות שלך מודעים לבעיות פוטנציאליות וכיצד למנוע מהם.
עדכן את היומן באופן קבוע.יומן RAID הוא רק מדויק כאשר הוא מעודכן באופן קבוע. השתמש ביומן כאשר הפרויקט מתקדמת ועדכן את הסעיפים המתאימים כראוי.
משקפים לאחר הפרויקט נגמר.כאשר הצוות שלך הוא אירוח פרויקט לאחר מורם, להשתמש ביומן RAID כדי לעזור בשיחה שלך על איך אתה יכול לשפר את הפרויקט הבא שלך.
באמצעות תוכנה עבור יומן RAID
יצירת יומן RAID עם תוכנת ניהול עבודה כמו מנהל המשימות של UDN. יכול לעזור לך לארגן את כל פריטי היומן שלך באופן עקבי. על ידי הגדרת מועדים בבירור, בעלי עניין, ופריטי פעולה, הצוות שלך יוכל לחזור כדי להשיג את העבודה שהם עושים הכי טוב.
