כיצד לכתוב תוכנית פרויקט ב 8 שלבים פשוטים
זה יום שישי אחר הצהריים. בדקת עם הצוות שלך, הפרויקטים שלך על יעד, ואתה מוכן בשבוע הבא. סוף השבוע שלך נראה בהיר.
פתאום, הבוס שלך מגיע לשולחן שלך עם חדשות מרגש. אתה תהיה כותרת הבא רב צוות רבפּרוֹיֶקטעם לקוח מפתח, ואת בעיטתו היא בשבוע הבא. זה חדשות טובות, אבל עכשיו זה רוח הרפאים על סוף השבוע שלך. תצטרך לקבל את הפרויקט מאורגן בהקדם האפשרי, אבל עם כל כך הרבה בעלי עניין מעורב, אתה צריך לחשוב עלכיצד ליצור תוכנית ניהול פרויקטים .
הפרויקטתִכנוּןתהליך יכול להיות מסובך, במיוחד כמו פרויקטים להיות מורכב יותר.לדברי פורבס, 25% של פרויקטים טכנולוגיים נכשלים, שהוא נתון עגום למנהיגי הפרויקט. החדשות הטובות היא שאתה לא צריך להיותניהול פרוייקטמומחה - או להקריב את סוף השבוע שלך - לתכנן פרויקט מוצלח בעיטה בפרק זמן קצר. אתה רק צריך להבין את 8 שלבים פשוטים של איך לכתוב תוכנית הפרויקט.
איך לכתוב תוכנית הפרויקט ב 8 שלבים פשוטים ...
שלב 1: להסביר את הפרויקט לבעלי העניין, להגדיר מטרות, ולקבל רכישה ראשונית
הצעד הראשון בכל פרויקט הוא להגדיר את "מה" ו "למה". בעלי עניין מרכזיים יש השפעה וסמכות לקבוע אם פרויקט מוצלח, ואת מטרותיהם חייב להיות מרוצה. גם אם הפרויקט מגיע מן המנכ"ל עצמו, אתה עדיין צריך לקנות שלהם.
השתמש בשיחה ראשונית זו כדי לקבל מיושר, להגדיר מטרות ולקבוע את הערך של הפרויקט. בחלק זה של תהליך תכנון הפרויקט, לדון בצרכים, לציפיות ולהקים אבסיס טווח, תקציב, וציר זמן. זה יוצר בסיס מוצק עבור תוכנית העבודה של הפרויקט שלך. שקול ניצול תבנית תוכנית הפרויקט כדי להתחיל. Venngage מציעה מעל 30תבניות תוכנית הפרויקטכדי לדמיין את האסטרטגיה שלך ולהבטיח את ההצלחה של הפרויקט שלך.
שאלות שאתה צריך לשקול סקירה עם בעלי עניין:
שלב 2: רשימת מטרות, align okrs, מתאר את הפרויקט
על פי מנהיגים מנהלים, היעדר מטרות ברורות חשבונות עבור 37%כשל בפרויקט. ללא מטרות ברורות, תמצא כי הדרישות, המשימות, ואת מועדים אתה מוגדר לתוכנית העבודה בפרויקט שלך אין שום עיגון אותם. אבל עכשיו שיש לך רשימה של מפתחבעל ענייןהצרכים והקנייה שלהם, מתחילים להקצות אותם למטרות ובאוורס.OKRS הם טכניקה הגדרת תכנון המטרההמפורסם על ידי אינטל ו- Google. הפרויקט שלך צריך ליישר עם הצוות שלך ואת okrs של החברה.
נסה לכתוב את מטרות הפרויקט בלוח תוכנית הפרויקטולחבר אותם לדרישות בעל העניין שהם כתובת. משם, לבנות את המבנה, אבני דרך, ואת המשימות שנדרש כדי להגיע למטרות אלה. לדוגמה, הפרויקט או ההשקה המוצר עצמו יכול להיות גדולאבן דרך, אז חשוב לדעת איך תלך על זה, אולי להשתמשתבנית תוכנית ההשקה של המוצרכדי להפוך את התהליך קל יותר. אבני דרך יכולות להגדיר נקודות צ'ק-אין לאורך הפרויקט, כך שכולם ברורים לגבי מה התקדמות נראית, מה הציפיות, וכשהם נמדדו.
שלב 3: צור מסמך היקף פרוייקט
עכשיו שיש לך את הפרויקט המתואר, המשימות שלך מיושר עם מטרות, לקנות- in מהצוות, הגיע הזמן ליצור אמסמך היקף הפרויקטהמפרט את אלמנטים הפרויקט אתה רשום בשלב 2.
תסתכל על כל אחדתוצגולהגדיר את שורה של משימות שיש להשלים כדי להשיג כל אחד. לכל אחדמְשִׁימָה, לקבוע את כמות הזמן שהוא ייקח, המשאבים הדרושים, ומי יהיה אחראי לביצוע. לסיים ולהקליט את פרטי הפרויקט, כך שלכולם יש מקור יחיד של אמת. הפוך את המסמך בקלות לשתות,כמו בכלי ניהול הפרויקט שלך, כדי להפחית את הסיכוי של miscommunication יקר.
בעת הכנת הפרויקטתְחוּםתיעוד וחישובערך שהורווחצריך להיות תרגול סטנדרטי, 1 ב 4 מנהלי פרויקטים שנסקרו ב מצב ניהול פרויקטים של וולינגסטוןאמר כי הם "לעולם לא" או "לפעמים" להכין מסמכים scoping סטנדרטי. יצירת אחד מבטיח לך להתבלט מן הקהל ומסייע לכולם להישאר על אותו דף.
שלב 4. מלאכה לוח זמנים מפורט
עם המטרות שלך, משימות, ואבני דרך כבר מתואר בשבילך, הגיע הזמן להתחיל לחבר את הפרויקט שלך לתוך לוח זמנים. אתרשים גנטהוא כלי שימושי המסייע לךבקלות לדמיין את ציר הזמן של הפרויקט שלך. זה ציר זמן אינטראקטיבי שנותן לך תצוגה מלאה של התקדמות הפרויקט, היקף העבודה, ואת התלות.
תלות הן משימות שיש להשלים לפני משימות אחרות יכולות להתחיל. כפי שאתה מגרש משימות, להשתמשsubtasksכדי לעזור לך לשבור גדולים יותר לתוך אלה קטנים יותר. זה יכול לעשות דיווח (אתה יכול לבדוק את המדריך שלנו בכיצד לכתוב דוח ניהול פרויקטים!) וניהול משאביםקל יותר. בואו להגדיר כל אחד:
עצה Pro:רוצה בסוד קטן? כאשר אתה מגדיר אותם, להוסיף כריות למשימות מפתח, אז יש לך חדר להתנועע עבור תרגילי אש או צווארי בקבוק לא צפוי - למשל אם לקוח צריך זמן נוסף כדי לסקור או חבר צוות שיחות בחולה. בעולם מושלם, כמה משימות עשויות להימשך יום. אז אולי אתה עושה את זה שני בתוכנית שלך. אין צורך לתת כל משימה כרית אף. לשקול את הסיכונים ולהוסיף אותו איפה זה עושה את התחושה ביותר. העתיד תוכלו להודות לך.
שלב 5: הגדר את התפקידים, האחריות והמשאבים
משאבים הם אנשים, ציוד או כסף הדרושים כדי להשלים פרויקט. לאחר שבחרת את הכלים שלך ו gotten תקציב, לא לשכוח את האנשים שלך. אפילו אנשים שכבר יודעים איך לכתובפרויקט עבודה תוכניתועשו זאת מאה פעמים יכול לזלזל בצרכי העבודה שלהם.
א תרשים RACI מסייעאתה קובע במיוחד מי יעשה מה לפרויקט שלך. זה מטריצה של כל משימות של פרויקט, יחד עם מי אחראי (שהוקצה להשלים את העבודה), אחריות (יש כן / לא / veto כוח), התייעץ (צריך לאשר או לתרום), ומודע (צריך לדעת על הפעולה או החלטה).מצא את כל מה שאתה צריך לדעת על תרשימים raci כאן .
כאשר אתה מתחיל להקצות משימות, הקפד לקחת בחשבון רוחב פס. להבהיר את האחריות ואת הציפיות של כל אדם. לִזכּוֹר95% מהעובדיםדווח על עבודה על יותר מקבוצה או פרויקט אחד במקביל, ואם פרויקטים אינם מיושרים, עומסי עבודה נעשים מלחייכים מדי לצוותים. הלחץ גורם ל -50% מהעובדים להתחיל לחפש עבודה אחרת, ו -25% להפסיק את עבודתם הנוכחית לגמרי, על פי הדו"ח האחרון שלנו במגיפת הלחץ .
כפי שאתה מתכנן את הפרויקט שלך, לשקול כיצד תוכל לסנן בקשות נכנסות המשפיעות על הפרויקטציר זמן או תקציב. יוֹדֵעַכיצד לחשב ערך הרוויחכדי לפקח על רמת העבודה שהושלמה על פרויקט נגד התוכנית היא הכרחית. עבור מנהלי פרויקטים, כלים כמו מנהל המשימות של UDN.מַשׁאָביכול לעזור לך לדמיין את המשימות עבור הפרויקט שלך מנקודת מבט זרימת צוות, נותן לך את הנראות ואת הגמישות לאיזון עומסי עבודה.
שלב 6: הגדר את תהליך התקשורת והצ'ק-אין
לפימקינזי, עובדים מבלים כמעט 20% בשבוע העבודה מחפשים ולאסוף מידע. הוספת לכך, תקשורת ושיתוף פעולה לא יעיל הם שנייםלמעלה גורם ללחץ במקום העבודה. כאשר בעלי העניין צריכים לחפור באמצעות דפי הודעות דוא"ל או כל הזמן לבקש עדכונים, הם מקבלים מטבלים מתוסכלים ומוטיבציה.
מתנצל תסכול על ידי דיור כל חלקי הפרויקט - כמו נכסים, שיחות, משימות, תאריכים, עדכונים, דיווח - במיקום אחד, כמוכלי שיתוף פעולה. זה עושה את זה קללנהל לקוחות, לעקוב אחר התקדמות, לשתף עדכונים ולעשות עריכות. הגדר איך כולם צריכים לתקשר לאורך כל הפרויקט ולשמור אותו בכלי אחד, כך שכולם יכולים לגשת למידע.
שלב 7: תוכנית זה לא הולך כמתוכנן
גם אם אתה מומחה וכבר יודע איך לכתובתכנית פרויקט, האמת היא כי כל הפרויקטים יש פיתולים ופונה - זה מה שעושה אותם כיף. נתת לעצמך קצת חדר נשימה במהלךתזמוןתהליך, יש לך בטוח שכולם יודעים את התפקיד שלהם, ואתה הגדרת תקשורת.
אבל לפני שתפעיל, לשבת ולזהות נושאים פוטנציאליים כמו חופשות הקרובות עבור חברי צוות, חגים, או צוותים חיצוניים שעשויים להיות מעורבים. הגדרת שרשרת ברורה של אנשי קשר של פקודה ורשימה בתוך הפרויקט. לתקשר upfront על סיכונים אז כל הצוות יכול להיות מוכן להתמודד עם אותם יחד.
שלב 8: לזרוק מסיבת ההשקה!
כל פרויקט מוצלח צריך בעיטה. הגדר פגישה מהירה עם בעלי עניין מרכזיים ויש להם אג'נדה ברורה. המטרה שלך צריכה להיות כדי לקבל את כולם באותו דף עם מטרות, תפקידים, תהליך, ציר זמן. סדר היום שלך צריך לכלול כל מה שתמקדת בצלגות הנ"ל:
עצה בונוס:אתה לא צריך להתחיל מאפס בכל פעם! עכשיו שאתה יודע איך לכתוב תוכנית הפרויקט כי jives עם הצוות שלך, אתה יכולהעתק את תוכנית הפרויקט שלך לתבניתכדי להשתמש שוב ושוב. כאשר אתה לגדול, אתה יכול ליצור תבניות מרובות עבור סוגים ספציפיים של תוכניות עבודה בפרויקט. בואו נתחיל מיד, עםאלה חינם מדגם פרויקט תוכנית תבניות .
להגיע אל "הסוף"
נראה כמו סוף השבוע שלך נשמר! בבקשה. אתה עכשיו מוסמך עם תהליך תכנון הפרויקט, ולאחר מכן, תהיה לך תוכנית פשוטה תוכנית לפרויקט כדי לעזור לך להוביל את הפרויקט הבא שלך להצלחה - ואת הבא לאחר מכן. למעשה, כל הפרויקטים המורכבים האלה יהיו כל כך קל, אולי תתחיל להרגיש כאילו אתה בחופשה. ימין?
עכשיו, כי אתה שולט איך לכתוב תוכנית הפרויקט, הנה הם טיפים לניהול הפרויקט העליון כדי לעזור לצוות שלך לעבוד ביעילות רבה יותר.
