מנהל פרוייקט: 4 תפקידים במחזור החיים של הפרויקט
סיכום
מנהלי פרויקטים אחראים לתפקידים ניהוליים שונים סביב פרויקט. חובות אלה עשויות לכלול תיעוד, ניהול פגישות, טיפול בתקציבי הפרויקט, ושימוש במיומנויות ניהול זמן כדי לסייע לצוות להישאר על המסלול. בחתיכה זו, נדון בתפקידים ובאחריות של מנהל פרוייקט ואיך זה ענייני תפקיד.
אין פרויקט הוא מופע אדם אחד - כדי לשמור על הפרויקט שלך על המסלול ופגע במטרות שלך בזמן, אתה צריך לשתף פעולה עם מגוון של חברי צוות הפרויקט בכל שלב. אחד מאותם אנשים הוא מנהל הפרויקט.
סביר להניח שאתה כבר מכיר את מנהל הפרויקט - זה האדם שמוביל פרויקט ומצביע על התקדמותו. אז יש לך את הקבוצה ביצוע הפרויקט בפועל. באמצע הוא מנהל הפרויקט.
מנהלי פרוייקט פועלים בשיתוף פעולה הדוק עם מנהלי פרויקטים לאורךמחזור החיים של הפרויקט. כפי שהם מקבלים ניסיון, הם יכולים להשתמש בידע שלהם כדי להתקדם למנהלי הפרויקט עצמם. בחתיכה הזאת נדון בתפקידים ואחריותשל מנהל פרוייקט וכיצד להצטיין במצב זה.
מהו מנהל הפרויקט?
מנהל פרויקטים אחראי על חובות מנהליות שונות סביב פרויקט. חובות אלה עשויים לכלול תיעוד, ניהול מפגש, טיפול בתקציב הפרויקט, ושימושמיומנויות ניהול זמןכדי לעזור לצוות להישאר על המסלול.
כמנהל הפרויקט, אתה תהיה חבר הראשון של מנהל הפרויקט. המטרה שלך היא לעשות את העבודה שלהם קל יותר, וכפי שאתה עוזר התקדמות הפרויקט, תוכל להרוויח ערךניהול פרוייקטניסיון שיכול לגדל את הקריירה שלך.
מה עושה מנהל פרויקטים?
חובות העבודה של מנהל פרויקט יכול להיות בלתי צפוי, אבל יש כמה משימות שישארו אותו בכל פרויקט. אם אתה מבקש עבור עבודה זו, אתה רוצה לוודא שיש לך את הכישורים הדרושים כדי להתמודד עם משימות אלה.
מעקב משימה
חלק חשוב של עבודת מנהל הפרויקט הוא ניטורתכנית פרויקט. בעוד מנהל הפרויקט מבטיח כל חבר צוות תורם התקדמות הפרויקט, מנהל הפרויקט הוא אחראי על מעקב אחר משימות בודדות.
מנהלי פרויקטים נראים מקרוב בלוח הזמנים של הפרויקטולקבל עדכונים ברמת המשימות מחברי הצוות בכל משימה. אם הם קובעים יש סיכון של מועד האחרון, לאחר מכן הם יודעים את מנהל הפרויקט.
כמה פרויקטים יש מאות משימות, ולכן מעקב דורש מאמץ צוות פתוחתִקשׁוֹרֶתבין המנהל לבין מנהל המערכת. חשוב באותה מידה לתקשורת יש מקור מרכזי של אמת עבור כל פרטי הפרויקט, כמו כלי ניהול פרויקטים. בדרך זו, כל הצוות יכול לעבוד מאותו מקור ולראות בדיוק מי עושה מה שבו.
תיעוד התהליך
ניהול פרויקטים כרוך הרבה ניירת ומנהל לא תמיד יהיה רוחב הפס לטפל בתיעוד בכוחות עצמם. כמו מנהל הפרויקט, תצטרך אתמיומנויות קשותנדרש כדי לחטט מסמכי התהליך, למלא טפסים, לתקשר עם לקוחות, ולִרְשׁוֹם. זה אולי נשמע כמו עבודה עסוקה, אבל התיעוד שאתה מטפל כמנהל הוא חיוני להצלחה הפרויקט.
לא רק שתכתוב מסמכים כמנהל פרוייקט, אך תוכל גם לסווג, לקובץ, לשתף, לאחסן ולעדכן מסמכים. אתה צריך מיומנויות ארגוניות יוצאת דופן לטפל במשימות אלה ולתרום באופן חיובי לביצוע הפרויקט.
ניהול תקציב ומשאבים
מנהלי פרויקטים הם לעתים קרובות הממונה על מעקב אחר הוצאות עבור פרויקט נתון ופיקוח על צוות של צוותתוכנית ניהול משאבים. בעוד מנהל הפרויקט מתמקד בהקצאת משאבים והקלה על עסקאות לצורכי הפרויקט, מנהל הפרויקט הוא ברקע ולוודא שהפרויקט נשאר בתקציב.
לדוגמה, אם מנהל הפרויקט מבחין overpending בזמן פרויקט מתבונן, הם יכולים להודיע למנהל הפרויקט כך שהם יכולים לנקוט פעולה ולקבוע היכן לשנות אתתכנית פרויקטולהפחית את ההוצאות.
מפגש ניהול
מפגשים הם חלקים חיוניים של זרימת העבודה הפרויקט. מפגשים קבועים יכולים לקדםשיתוף פעולה קבוצתיולוודא שיש תקשורת פתוחהצוות תפקידים. מנהלים להקים את מבנה הפגישה, בעוד שמנהלי מערכת אחראים בדרך כלל לתזמון פגישות.
בנוסף להכנת פגישות בלוח השנה, מנהל הפרויקט עשוי להיות אחראי לרישום הערות. לאחר כל פגישה, זה מנהל הפרויקט אשר ישלח הפגישה הערות ופריטי פעולה, הבטחת כולם בקבוצה היא עד מהירות.
כיצד להפוך למנהל הפרויקט
לדעת מה אתה צריך לקבל שכרו כמנהל פרוייקט ו- Excel בתפקיד יגדיר אותך לתרום חיובי למחזור החיים של הפרויקט. בין אם אתה מוכן למצוא תפקיד מינהל פרוייקט במשרה מלאה או שאתה עדיין עובד בדרך שלך עם ניסיון בעבודה, הנה דברים שכדאי לזכור עבור קורות החיים שלך:
ניסיון בעבודה בתפקיד דומה:ניסיון עבודה קודם הוא אחת הדרישות החשובות ביותר אם ברצונך לתרום לצוות שלך כמנהל פרוייקט. רוב מיקומי מנהל הפרויקט אינם רמת הכניסה, ולכן סביר להניח שתצטרך להוכיח שתפקיד דומה, כגוןתפקיד רכזת הפרויקטאו עוזר הפרויקט.
ידע של תוכנת ניהול פרויקטים:רוב מנהלי הפרויקט מסתמכים עלתוכנת ניהול פרויקטיםלטפל במשימות המנהליות שלהם. לאחר ידע תוכנה יעזור לך להשיג משימות, לשתף פעולה עם הצוות שלך ואת מנהל הפרויקט שלך, ולהיות מנהל הפרויקט הטוב ביותר שאתה יכול להיות.
מיומנויות ארגוניות מוצקות וזמן:בעוד אוטומציה התוכנה יכולה לעזור לך עם מגוון של משימות בתפקיד מנהל הפרויקט, אתה עדיין צריך כישורי ניהול ארגוניים חזקים זמן להיות יעיל. מיומנויות ארגוניות יעזרו לך למיין את המשימות, לנהל את הניירת, ולפרוקות עבודה ממנהל הפרויקט. מיומנויות ניהול זמן יעזור לך משימות להשלים ביעילות ללאנשרף .
PMP / PRINCE2 הסמכה היא פלוס:מנהלי פרויקטים מסוימים מוצאים כי הסמכות לעזור להם לגדול הקריירה המקצועית שלהם. הסמכה מקצועית ניהול מקצועי (PMP) והפרויקטים בסביבות מבוקרות (הנסיך 2) הסמכות מכובדות בשדה ניהול הפרויקט. בעוד הסמכות אלה אינן דרישות לתפקיד מנהל המערכת, הם יכולים לעזור לך להזיז את סולם הקריירה.
תואר שני במינהל עסקים עשוי גם להיות עניין אם אתה רוצה להיות starter עצמית ולהשיג ידע נוסף בתחום שלך. בעוד רק תואר ראשון הוא הכרחי עבור תפקיד מנהל הפרויקט, MBA יכול לפתוח דלתות למיזמים עסקיים וסוגי עבודה בתחומים קשורים.
5 טיפים להיות מנהל פרוייקט טוב יותר
אם אתה רוצה להיות מנהל פרויקט חזק, הדבר החשוב ביותר ללמוד הוא איך לנהל את הזמן שלך, איך לתקשר, וכיצד להיות יעיל. טיפים אלה ישפרו את היכולות שלך, כך שלא משנה מה המשימה המינהלית אתה מטפל, אתה יכול להתמודד עם זה בקלות.
תקציב היומן שלך (וזמן)
אנשים תקציב הכספים שלהם ולדעת מתי לחסל או להפחית את ההוצאות להישאר בתוך האמצעים שלהם, אז למה אתה לא יכול לעשות את זה עם הזמן שלך? כמנהל פרויקט עם הרבה על הצלחת שלך, הזמן שלך יקר. אתה לא יכול לעשות הכל בבת אחת, אז לתעדף ולהשיג את מה שאתה יכול.
אתה יכול להשתמש בכלים ניהול המשימות כמומטריצת אייזנהאוארכדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך. כלים אלה יספקו לך שיטות יעילות למיון המשימות שלך, ביטול פריטים בעת הצורך, ולעדיף את העניינים.
נציג ביעילות
חלק חשוב של ניהול זמן הוא הבנה מתי להאציל משימות. אם אתה יכולנציג ביעילות, אתה יכול לפנות זמן להתמודד עם משימות בראש סדר העדיפויות. אתה צריך גם לוודא שאתה מרגיש בטוח למי אתה נציג את המשימות שלך. כמה טיפים כיצד להאציל ביעילות כוללים:
לשחק לחוזקות של חברי הצוות שלך
לספק את המשאבים הנכונים
לספק תקשורת ברורה
להיות סבלני
ספק משוב
המשלחת היא חלק מלהיות מנהיג חזק, אז אם אתה רוצהלהוביל בדוגמה, זוהי מיומנות קריטית ללמוד. זכור כי לא רק הזדקנות עבודה למנוע ממךoverworking.בעצמך, זה גם נותן לחברי הצוות שלך חשיפה יקר וניסיון בתחומים נושא חדשים. זה בסדר אם האצלות המשימות לא באים באופן טבעי כמו כישורים רכים רבים, זה משהו שאתה יכול לפתח עם תרגול.
לתקשר ולשתף פעולה
כמנהל פרוייקט, יהיה עליך לתקשר באופן קבוע ולשתף פעולה עם מנהל הפרויקט שלך חברי צוות. התפקיד שלך הוא לעזור לצוות הפרויקט להישאר מאורגן ומצליח מפרויקט חניכהלהשלים.
כמה דרכים לטפח תקשורת עם הצוות שלך כוללים:
תשלחעדכון התקדמותכל שבוע
הגדר תזכורת כדי לבדוק עם בעלי עניין
החזק שיחות שבועיות עם הצוות שלך כדי לבדוק
ניתן להשתמש בתוכנת ניהול פרויקטים כדי להישאר מחובר לעבודה, לתקשר ביעילות ולעקוב אחר התקדמות לכיוון תוכנית הפרויקט. עם זאת, שיחות וידאו, צ'אטים מקוונים, ומפגשים פנים אל פנים הם חשובים באותה מידה לשיתוף פעולהצוות מורל .
מינוף אוטומציה של פרוייקט
תוכנת ניהול פרויקטים יכולה להפוך את העבודה שלך כמנהל Accessiently קל יותר. באפשרותך להשתמש בתוכנה כדי לשתף מידע בקרב חברי הצוות, פגישות לוח הזמנים, הגדרת מועדי פרוייקט ושירותים, ולנהל משימות. בנוסף, התוכנה יכולה לשמש לתיעוד ולמנהל התקציב ולשתף מידע זה עם בעלי עניין בעת הצורך.
תוכנת ניהול פרויקטים תהפוך את זרימת העבודה שלך יעילה יותר כמנהל פרוייקט ולהפחית טעויות פוטנציאליות. מפתח ניהול פרויקטים תכונות כדי לעזור לך לתאם את העבודה כוללים:
אוטומציה:להפוך את התהליכים שלך לחסל עבודה ידנית.
דיווח סטטוס:דווח על מצב הפרויקט לחלוק עם חברי צוות ובעלי עניין
צפיות בפרויקט:קבל ויזואליזציה טובה יותר לפרויקט שלך ואת ההתקדמות שלה.
כל המידע שלך במקום אחד:שמור את כל פרטי הפרויקט שלך במיקום משותף לכולם כדי להציג.
הגדרת מטרה ומעקב:לראות את העבודה שלך בהקשר. הגדרת מטרות ולעקוב אחר הפרויקט שלך נגד מטרות אלה.
להיות שחקן צוות
פרויקט אוורט הוא מאמץ צוות. אם אין לך חשיבה צוות, אתה בסופו של דבר נאבק כדי להביא את הפרויקט לקו הסיום. בעוד לכולם ישמטרות מקצועיותהם מקווים להשיג, להיות שחקן צוות היא הדרך המהירה ביותר להגיע למטרות האישיות שלך צוות.
אתה ואת הצוות שלך צריך חזון משותף עבור הפרויקט שאתה יכול לעבוד לקראת. כאשר תקשורת פתוחה ואתה עובד כצוות, אתה יכול לענות על מטרות הסיום שלך לחגוג את ההצלחה יחד.
פשט את מינהל הפרויקט עם תוכנת ניהול פרויקטים
להיות מנהל פרויקט עשוי לדרוש שנים של ניסיון ואת תערובת הנכונה של החינוך. אבל ברגע שאתה מאבטח את העבודה, הדרך הטובה ביותר להצטיין היא להכיר את עצמך עם תוכנת ניהול פרויקטים.
ברגע שאתה יודע את הפרטים הקטנים של תוכנת ניהול פרויקטים, אתה יכול להשתמש בו כדי לפשט את המשימות מנהל הפרויקט ולחזק את כישורי ניהול הפרויקטים שלך.
