מדריך האולטימטיבי לניהול פרויקטים של צוותים של מיקרוסופט (2022)
Udn Webber
רכזת עריכה
בואו ניקח דבר אחד מהדרך:
צוותי מיקרוסופט אין קבוצה של מומחים פרודוקטיביות אשר עובדים במיקרוסופט. 😛
זוהי פלטפורמת תקשורת המסייעת לך לשתף פעולה על פרויקטים.
מספר צוותים ויחידים מסתמכים על צוותים של מיקרוסופט לתקשורת, שיתוף פעולה צוות וניהול צוות מרוחק.
אבל איך יָעִיל הוא צוותי פרויקטים של מיקרוסופט ?
במאמר זה, אנו לכסות את כל מה שאתה צריך לדעת על ניהול צוותים של מיקרוסופט, כולל שלה תכונות עיקריות , היתרונות , ו מגבלות (עם פתרונות) .
ללא שם: בואו לקבל פגישה זו התחיל! 💻
מהו צוותים של מיקרוסופט?
צוותי Microsoft (MS) היא פלטפורמת שיתוף פעולה המסייעת לאנשים, לעובדים מרוחקים ובצוותים בתוך הבית נשארים מחוברים.
בין אם אתה צריך לשוחח עם בן משפחה או לשתף פעולה במשימה עם צוות הפרויקט שלך, צוותי מיקרוסופט יכול לעזור לך.
זה גם מאפשר לך:
תכונות אלה להקל על הצוות שלך לשתף פעולה מבלי לקפוץ בין אפליקציות. על גבי זה, אתה יכול לארח פגישות בנוחות של הבית שלך פיג'מה מכנסיים!
מעוניין Apps עבודה מרחוק כמו צוותי מיקרוסופט?
הנה 25 + כלי עבודה מרחוק כדי לעשות עבודה מהבית משב רוח -
4 תכונות מרכזיות של ניהול פרויקטים של צוותים של מיקרוסופט
הנה איך צוותים של מיקרוסופט יכול לעזור לך ניהול פרוייקטים -
1. צוותים וערוצים
צוותים של מיקרוסופט משתמשת 'צוותים' ו'ערוצים 'כדי לסייע לצוותים לארגן עצמי ולשתף פעולה.
א קְבוּצָה הוא מקום שבו אנשים יכולים לעבוד יחד מקרוב, למשל, מחלקות ספציפיות או צוותים. כאן, אתה יכול לדון בשפעיות המוצר, איך שפר את אסטרטגיית יחסי הציבור שלך , ועוד.
ואל תדאג; שיחות, קבצים והערות נראות רק לחברי הצוות בצוות ספציפי של מיקרוסופט.
מצד שני, צוותים של מיקרוסופט ערוצים איפה העבודה נעשה איפה יש לך ערוצים סטנדרטיים ערוצים פרטיים.
אתה יכול לחשוב על ערוצים סטנדרטיים כמו צד ציבורי שבו כל אחד יכול ללכת פנימה
מאידך גיסא, ערוצים פרטיים הם כמו אירועים של הזמנה סודית בלבד. בדרך זו, אתה יכול למנוע אורחים לא רצויים להתרסק המסיבה שלך.
2. לבנות ב צ'אט פונקציה
צוותים של מיקרוסופט מציעה צ'אטים פרטיים וגם צ'אטים קבוצתיים.
יש גם תכונה צ 'אט עבור משתתפים אשר על שיחה.
זה מאפשר לך להתאים אישית את ההודעה שלך עם עיצוב טקסט עשיר, פגישה לוחות זמנים, דגלים עדיפות, קבצים מצורפים ועוד!
וגם עבור שיחות מזדמנים, אתה יכול להוסיף כמו Emojis כיף רבים ו מדבקות התוכן של 💜 שלך.
3. וידאו ושמע קורא
וידאו של מיקרוסופט ותכונות שיחות שמע הן אחת הגדולות ביותר שלה יִעוּד כרטיסים. 😉
ניתן להפעיל שיחת שמע או וידאו בתוך כמה קליקים. וכדי לעזור לחברי הצוות להישאר על לוח הזמנים, תוכל לתזמן פגישות וידאו עם התכונה 'לוח שנה משותף'.
כנסים הווידאו שלך יכולים להיות עד 250 משתמשים, ואתה יכול גם להשתמש בשילוב זרם של Microsoft כדי להגיע לקהל רחב יותר. האינטגרציה היא שירות וידאו ארגוני המאפשר לך להעלות, להציג ולשתף סרטונים בבטחה עד 10,000 צופים.
4. שיתוף מסך
צוותים וירטואליים להסתמך על שיחות וידאו ברוכים הבאים חברי צוות חדשים ולהסביר משימות.
אבל לפעמים, דברים יכולים ללכת לאיבוד בתרגום.
ואנחנו בסופו של דבר לשים על חיוך ריק כאשר אנחנו באמת מרגישים כך:
למרבה המזל, צוותי MS ' שיתוף מסך תכונה יכולה לעזור צוותים מרוחקים להסביר דברים בקלות.
באפשרותך לבחור את מה שאתה רוצה שהמשתתפים יראו, כולל שולחן העבודה, חלון הדפדפן שלך, לוח לבן, או קובץ ספציפי.
3 יתרונות של ניהול פרויקטים של צוותים של מיקרוסופט
הנה שלושה היתרונות של שימוש באפליקציית צוותים של מיקרוסופט לניהול פרויקטים:
1. משתלב עם טונות של Microsoft Office Apps
צוותים של מיקרוסופט משתלבות עם טונות של יישומים בקבוצה של Office 365, מה שהופך אותו מזנון App-you-Can-Use! 😋
ואין צורך לעבור למסעדה אחרת (APP) מאז תפריט צוותים של מיקרוסופט בעצם יש לך כל מה שאתה צריך.
הנה כמה דרכים אתה יכול ליהנות תכונה זו:
2. פונקציונליות מובנית Webinar
כמו העסק שלך גדל, אתה כנראה צריך לארח כנסים וידאו עם יותר מ 250 משתתפים, וזה המקום שבו הכלי מובנה תכונות Webinar יכול להיות מועיל.
Webinars יכול לעזור לעסקים על לקוחות חדשים, עובדים הרכבת, ולחנך לקוחות על תכונות מוצר חדשות.
עם צוותים של מיקרוסופט, אתה יכול לארח webinars מאובטח עם 1,000 משתתפים ולשדר אותם עד 10,000 צופים.
הנה כמה דברים מגניבים שאתה יכול לעשות כאן:
3. אוטומציה תהליכים עם בוטים
משתמשי צוותים של מיקרוסופט יכולים להשתמש בוטים כדי לקבל טיפים, ליזום זרימות עבודה, או לאסוף מידע. 🤖
הנה כמה הרובוטים שאתה מקבל:
צוותי מיקרוסופט אפילו מאפשר לך ליצור בוטים משלך!
אבל ודא שיש לך את הכישורים הדרושים.
אחרי הכל, אתה לא רוצה בסופו של דבר אני רובוט מַצָב.
4 מגבלות של ניהול פרויקטים של צוותים של מיקרוסופט (עם פתרונות)
בטח, צוותים מיקרוסופט מציעה לך תכונות מגניב כמו בוטים, שידור חדשות, אינטגרציה עם פרויקט MS. עם זאת, הכלי הוא לא הילד הכי מגניב על הבלוק כשמדובר ניהול הפרויקט.
בדוק את הבלוג שלנו על Top Teams חלופות .
הנה כמה מן החסרונות של שימוש ב- Microsoft Teams App לניהול פרויקטים:
הנה מבט מקרוב על כל מגבלה ואיך אתה יכול לפתור את זה:
1. יכול להיות מאתגר להגדיר
אחד החסרונות של צוותי מיקרוסופט הוא כי ההתקנה יכולה להיות באמת זמן רב ומאתגר.
למה?
אין מבנה ראשוני, אז תצטרך לקבוע אילו ערוצים וצוותים הדרושים לך.
על גבי זה, אם אתה רוצה לשכפל ערוץ או צוות, תצטרך לעשות את זה באופן ידני .
כלי ניהול פרויקטים כמו מנהל המשימות של UDN. מבין כי מנהלי הפרויקט צריכים לבלות את הזמן שלהם הכפלת רווחים, לא ערוצים!
ללא שם: המתן ... ללא שם: מה זה מנהל המשימות של UDN. ?
מנהל המשימות של UDN. הוא אחד של העולם דירוג הגבוה ביותר פרודוקטיביות וניהול פרויקטים בשימוש ע"י סופר פרודוקטיבי צוותים בחברות קטנות וגדולות.
עם מנהל המשימות של UDN. , אתה יכול מסלול זמן בילה על פרויקטים מרובים, סנכרן את לוח השנה של Google, Apple או Outlook , ליצור גיליונות אלקטרוניים עם גמיש טבלה View. , ועוד.
הנה איך מנהל המשימות של UDN. מכה את צוותי מיקרוסופט במשחק שיתוף הפעולה שלה:
מגדיר מנהל המשימות של UDN. הוא קל יותר.
עם מפורט ניהול פרוייקט מדריכי Onboarding , יהיה לך את כל המידע שאתה צריך להתחיל מיד.
ואם ברצונך להסיר קליקים מיותרים, השתמש ב- / פיקחות סלאש תכונה כדי ליצור משימות, subtasks , ועוד ב הצמד!
הנה כמה דוגמאות:
בדרך זו, אתה יכול קו נטוי הזמן נלקח כדי להשלים פעולות במחצית.
2. מספר מוגבל של ערוצים
צוותי מיקרוסופט מגביל אותך ל -30 ערוצים פרטיים, ואתה יכול רק 250 חברי צוות בערוץ פרטי.
מגבלות אלה יכולות להיות בעייתיות לחברות גדולות עם צוותים ומחלקות שונים.
מנהל המשימות של UDN. יש א תצוגת צ'אט בלתי מוגבלת כי אתה יכול לשמור על כל סביבת עבודה. אתה יכול להשתמש בו כדי לשוחח על משימות או תוכניות ארוחת הצהריים של הצוות שלך.
ומכיוון שאתה יכול לקבל את השיחות האלה בכל תצוגה או מיקום ב מנהל המשימות של UDN. , אתה לעולם לא תאבד את הצ'אטים שלך, וחשוב יותר, הצהריים של הצוות שלך!
החל צ 'אט חדש מנהל המשימות של UDN. תצוגת צ'אט
לא יכול לשחרר את הערוצים?
אין דאגות.
רק תשתמש מנהל המשימות של UDN. של slack. שילוב .
זה מאפשר לך להפוך במהירות הודעות רפוי למשימות ו הערות . בנוסף, מנהל המשימות של UDN. יכול מיד לשלוח הודעות על משימות שלך ניהול פרויקטים רפוי ערוצים.
ההטבה הנוספת כאן היא כי slack לא רָפוּי במחלקת הערוץ.
מה אנחנו מתכוונים?
האפליקציה מאפשרת לך ליצור מספר בלתי מוגבל של ערוצים. - ווינווין
הפיכת הודעת רפואה למשימה מנהל המשימות של UDN.
מנהל המשימות של UDN. מאפשר לך ליצור קבוצות של אנשים שאתה יכול להקצות משימות, להזכיר ב הערות , ואפילו להוסיף צופים בתפזורת.
לדוגמה, אם יש לך צוות שיווק, אתה יכול פשוט ליצור קבוצת משתמשים שנקרא "צוות שיווק" ומיד הקצאת משימות לכל חבר צוות בקבוצה זו.
יצירת צוותים ב מנהל המשימות של UDN.
3. הגדרות הרשאות גרועות
כל חברה צריכה לשמור על המסמכים שלה ונתוני חברה אחרים מאובטחים.
הבעיה עם צוותים של מיקרוסופט היא כי האפליקציה עושה את זה קל לשתף קבצים ומסמכים עם כל מי שהותו נוסף לצוות MS.
וזה יכול להיות מאתגר סופר ליישם הגדרות הרשאה ייחודית לערוץ, קובץ או תיקייה ספציפיים.
לדוגמה, צוותים פרטיים קשה לנהל מאז רק למנהלים יש שליטה מי מצטרף פנימה כתוצאה מכך, צוותים ציבוריים הם כנראה האפשרות הטובה ביותר שלך מאז כל אחד בצוות שלך יכול להצטרף יחסית בקלות.
הבעיה?
זה אומר שזה הולך להיות ממש קשה כדי לשמור על סביבת צוות Microsoft שלך מאובטח מאז כֹּל חבר צוות יכול לגשת למסמכים הפרטיים שלך.
מנהל המשימות של UDN. משתמשים יכולים לקחת אחד מארבע תפקידים בתוך סביבת העבודה שלהם: חבר, מנהל, בעלים, אוֹ אוֹרֵחַ. בדרך זו, אתה יכול להזמין לקוחות לשתף פעולה מבלי להתפשר על שלך סביבת עבודה של פְּרָטִיוּת .
כמובן, לפעמים אתה צריך יותר מארבע תפקידים.
זה למה מנהל המשימות של UDN. מאפשר לך ליצור תפקידים מותאמים אישית .
אתה יכול ליצור תפקידים חדשים כמו גיבור, sidekick, או כל דבר שמתאים לצרכים שלך.
ולמרות שכולנו כנראה עייפים של נעילות, המסמכים הרגישים שלך לא!
הנה סוגים של הרשאות כדי לשמור על מידע רגיש שלך נעול למטה:
תפקידי משתמש מותאמים אישית ואפשרויות הרשאה מנהל המשימות של UDN.
4. ניהול קבצים לקוי
צוותי מיקרוסופט יש מבנה קובץ מסובך.
אם אתה מעדיף תיקיות מאורגנות היטב במקום לחפש קבצים, אתה הולך לרוץ לתוך כמה מכשולים לא מסיים עם הכלי הזה.
בצוותים, כל הקבצים שאתה מעלה לשיחות נזרקו בתיקיית השורש של הערוץ.
כתוצאה מכך, כאשר אתה מנסה לארגן מחדש קבצים לתוך תיקיות, הקובץ קישורים בשיחות לשבור, יחד עם סבלנותך. 😤
מנהל המשימות של UDN. מאפשר לך לנהל את זרימת העבודה של הפרויקט ביעילות על ידי פירוק פרויקטים מורכבים וארגון אותם לפריטי פעולה לניהול.
הנה רמות שונות שאתה נכנס מנהל המשימות של UDN. -
את רמות שונות של ההיררכיה ב מנהל המשימות של UDN.
עם מנהל המשימות של UDN. של פונקציונליות חיפוש מדהים, אתה יכול להשתמש מסננים כדי להציג משימות לפי:
בדרך זו, אתה יכול לְסַנֵן את התסכול שלך ורק לראות משימות שמתאימות לקריטריונים הספציפיים שלך.
מציאת משימות באמצעות מסנן וחיפוש תכונה מנהל המשימות של UDN.
הנה עוד יותר סיבות למה אתה צריך להשתמש מנהל המשימות של UDN. לניהול פרויקטים:
עבור מ מיקרו לניהול פרויקטים מאקרו
בטח, צוותים של מיקרוסופט מציעה כמה תכונות ועידה נהדרות.
אבל זה עושה השפעה מינימלית, כמעט מיקרו סקופי, כשמדובר שיתוף פעולה צוות וניהול פרויקטים.
האפליקציה חסרה טון של תכונות מעקב אחר פרוייקט חזקים הנמצאים בפתרונות ניהול פרויקטים של All-in-One מנהל המשימות של UDN. .
עם מנהל המשימות של UDN. , אתה עדיין יכול ליהנות מכל התכונות כי צוותים של מיקרוסופט מציעה לעשות יותר עם כמה תכונות כמו אוטומציה , תזכורות , ו תבניות כדי לנהל את הפרויקטים שלך.
לעבור אל מנהל המשימות של UDN. ל חינם היום לחוות את כוחו של מוּמחֶה כלי ניהול פרויקטים. 😎
