Apa itu PMO? (Infografis)

Manajemen proyekadalah disiplin yang dimuat dengan akronim - PMP, PRINCE2, CPM, WBS,PMBok. , PMI.Untuk beberapa nama. Apakah Anda atau tidakproyekmanajer dengan judul, satu akronim Anda pasti akan sering mendengarnyaPMO. .

"Apa itu PMO?" Anda mungkin bertanya. PMO adalah singkatan dari "manajemen proyekkantor. "Kantor manajemen proyek telah meledak dalam popularitas selama dekade terakhir. MenurutState of Project Management Survey 2020, UK: Wellingtone PPM, jumlah PMOS dalam perusahaan terus meningkat.

Tetapi apa peran PMO, dan tujuan apa yang dilayani dalam manajemen proyek dan bisnis?

Definisi PMO.

PMO (Kantor Manajemen Proyek) adalah kelompok internal atau eksternal yang mendefinisikan dan memelihara standar manajemen proyek di seluruh organisasi. PMOS bertanggung jawab untuk mempertahankan praktik dan dokumentasi terbaikstatus proyekdan strategi di satu tempat.

PMO adalah penjaga dokumentasi, panduan, dan metrik untuk pelaksanaan proyek, memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

Apa peran PMO?

Sebuah perusahaan kecil mungkin dapat mengikis tanpa memiliki PMO. Tetapi jika organisasi Anda memiliki banyakproyek lintas fungsiBeroperasi secara bersamaan, memiliki PMO pasti ada di daftar prioritas Anda. Tergantung pada ukuran dancakupanproyek, PMO yang sukses akan menjadi campuran ideal orang, alat, dan proses. Jadi, apa peran PMO? Berikut adalah beberapa tanggung jawab seorang PMO.

Apa perbedaan antara PMO dan manajer proyek?

Meskipun mereka berhubungan secara fungsional, seorang manajer proyek dan aPMO.berbeda. Sementara seorang manajer proyek adalah individu yang mengurus proyek tertentu dari awal hingga akhir, PMO adalah tim spesialis yang bekerja di tingkat organisasi. Tugas manajer proyek termasuk mendefinisikan tujuan proyek, pengumpulan data,tugas penjadwalan., dan mengelola biaya, anggaran, dan sumber daya proyek. PMO lebih besar dalam ruang lingkup dan implementasi. Ini adalah tim multidisiplin,perencanaan, keuangan,manajemen risiko, dan sumber daya spesialis yang berkolaborasi untuk memastikan bahwa semua proyek organisasi disampaikan dengan tinggikualitasdan mencapai hasil yang mereka definisikan. Ini dicapai dengan memetakan tujuan proyek, mendefinisikan proses, alur kerja, metodologi, sumber dayakendala, dan ruang lingkup proyek.

Siapa yang butuh PMO?

Tidak setiap perusahaan memiliki PMO, juga setiap perusahaan membutuhkan PMO. Namun, PMOS bermanfaat karena jumlah proyek tumbuh dalam suatu organisasi, yang meningkatkanmempertaruhkankegagalan karena sumber daya membentang, dan prioritas yang bersaing timbul. PMO memainkan konduktor, memahami bagaimana masing-masing proyek yang diusulkan sesuai dengan strategi bisnis yang lebih luas. PMO membantu memastikan sumber daya dialokasikan dengan tepat untuk meminimalkan kegagalan proyek.

Anda mungkin perlu PMO jika:

Seberapa populer PMOS?

PMOS menjadi semakin populer untuk organisasi dari semua ukuran. Pada tahun 2000, hanya 47% organisasi memiliki PMO. Pada tahun 2020, 89% dilaporkan memiliki PMO (dengan 50% memiliki lebih dari satu). Untuk perusahaan dengan pendapatan lebih dari $ 1B, angka itu naik ke 95%. Hanya 9,9% dari perusahaan menyatakan bahwa mereka tidak memiliki PMO sama sekali. Sementara itu, seperempat PMOS relatif baru, telah diatur dalam atau setelah 2018.

Siapa staf PMO?

Staf PMO adalah profesional yang sangat berpengalaman, rata-rata setidaknya 10 tahun dalam angkatan kerja. Selain itu, 45% memiliki sertifikasi PMP (Project Management Professional). PMO rata-rata memiliki sembilan anggota staf.

PMOS beroperasi sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi, sehingga setiap PMO disusun secara berbeda. Hampir setengah (49%) dari PMOS melaporkan langsung ke eksekutif tingkat C, sedangkan sebagian besar PMOS melaporkan kepada wakil presiden atau lebih tinggi.

Direktur PMO.

Sekitar 85% PMOS memiliki direktur atau manajer PMO untuk mengawasi proyek di seluruh organisasi. Di sini, Direktur PMO memeliharaMetodologi Manajemen Proyek., Standar, menetapkan pendekatan organisasi untuk siklus hidup penuh proyek, dan mengelola distribusi sumber daya dan alokasi pada semua proyek.

Manajer Proyek dan Program

Manajer proyek dan program semakin melapor ke PMO. Persentase manajer proyek yang melapor ke PMO meningkat dari 42% pada 2012 menjadi 52% pada 2016. Juga, 29% organisasi mengatakan 100% dari manajer proyek mereka melaporkan kepada PMO.

Mendukung peran

PMOS sering termasuk peran pendukung untuk membantu manajer proyek dan program mengumpulkan data yang akurat. Peran ini meliputi:

Pelatih dan pelatih PMO

Pelatihan memainkan peran besar dalam PMO. Lebih dari setengah (60%) PMOS memiliki program pelatihan manajemen proyek di tempat (naik dari 49% pada 2014). Rata-rata, PMOS menyediakan pelatihan lima hari untuk staf mereka. PMOS berkinerja tinggi melatih tim manajemen proyek di bidang-bidang berikut:

Manfaat PMO yang Baik

PMOS sering dianggap sebagai yang tidak perlubiaya, tetapi mereka memberikan nilai ketika dikerahkan dengan benar. PMOS menciptakan nilai oleh:

Menurut PM Solutions Research, sebuah perusahaan konsultan manajemen proyek, grafik di bawah ini memberikan gangguan manfaat PMO yang dapat dikuantifikasi.

TANTANGAN PMO.

Meskipun manfaat PMO jelas, proses PMO sering dilihat sebagai overhead. Menunjukkan nilai tambah bisa sulit bagi PMO, danUbah Manajemenproses yang mereka berupaya menerapkan kadang-kadang bertemu dengan resistensi.

Untuk mengatasi hambatan ini, PMOS harus fokus pada pengukuran dan pelaporan tunjangan PMO teratas yang diuraikan di bagian sebelumnya. Menunjukkan dampak yang dapat dikuantifikasi lintas produktivitas,biayaTabungan, kepuasan pelanggan, dan KPI lainnya membuktikan nilai PMO dan meningkatkan kepercayaan di seluruh organisasi.

Masa Depan PMO.

Popularitas PMO meningkat, meskipunSeperti apa PMOS di masa depan tidak pasti. Teknologi yang muncul seperti mesin pintar, AI (kecerdasan buatan), dan Internet of Things (IOT) dapat menghilangkan banyak peran PMO dan fungsi sehari-hari.

"Para pemimpin PMO harus mengevaluasi kembali dan kemungkinan menyesuaikan kompetensi staf, disiplin ilmu, metrik, dan alat mereka untuk memungkinkan transformasi perusahaan di era digital," menurut laporan Gartner. (Gartner, PMO Transformation Primer untuk 2018, Robert A. Handler, Joanne Kopcho, 1 Februari 2018). "PMOS gagal beradaptasi dengan mem-marak menjadimanajemen biayaatau usang. "

PMOS dapat terus menunjukkan nilai dalam menghadapi perubahan dengan cara-cara berikut:

Intinya untuk Kantor Manajemen Proyek

PMO tetap menjadi bagian yang semakin penting dari organisasi yang sukses. Dan sebagai teknologi baru muncul dan perusahaan mencari inovasi, PMOS harus berevolusi agar tetap relevan dan berharga.

Dalam skenario bisnis yang berkembang pesat ini, PMOS juga perlu bergerak dengan kelincahan. DenganUDN Task Manager.Solusi,PMOS.Dapat mengatur proyek untuk sukses menggunakan kartu waktu yang mudah digunakan, penganggaran yang lebih cerdas, dan penilaian biaya yang tepat. Drive transformasi digital secara mulus di seluruh organisasi Anda dengan memecah silo ditambah dengan eksekusi yang halus dan konsisten.

Beradaptasi lebih cepat untuk mengubah kebutuhan bisnis dengan aPortofolioItu dioptimalkan secara real-time. MenggunakanUDN Task Manager.Dasbor kesehatan portofolio, perencanaan skenario dan bagan perbandingan, dan kemampuan kolaborasi khusus seperti template, alur kerja, dan otomatisasi yang dipersonalisasi untuk berinvestasi secara konsisten dalam proyek yang tepat.

Mulai sebuahpercobaan gratisdariUDN Task Manager.dan pelajari bagaimana kami dapat membantu PMO Anda mendorong hasil yang lebih besar.

Bagikan infografis kami di situs Anda sendiri menggunakan kode sematan ini:

Maaf, konten ini tidak tersedia karena pengaturan privasi Anda. Untuk melihat konten ini, klik tombol "Preferensi Cookie" dan terima cookie iklan di sana.