¿Qué es un PMO? (Infografía)
Gestión de proyectoses una disciplina cargada con acrónimos - PMP, PRINCE2, CPM, WBS,Pmbok De PMIpara nombrar unos pocos. Si eres o no unproyectogerente por título, un acrónimo que seguramente escuchará a menudo esPmmo .
"¿Qué es PMO?" Podrías preguntar. PMO significa "gestión de proyectosOficina ". Las oficinas de gestión de proyectos han explotado en popularidad en la última década. Según elEncuesta de Estado de Gestión de Proyectos 2020, Reino Unido: Wellingtone ppm, el número de PMOS dentro de las empresas ha seguido aumentando.
Pero, ¿cuál es el papel de una PMO, y de qué propósito sirve en la gestión y los negocios de proyectos?
Definición de PMO
Una PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) es un grupo interno o externo que define y mantiene los estándares de gestión de proyectos en toda una organización. Los PMO son responsables de mantener las mejores prácticas y documentación.estado del proyectoy estrategia en un solo lugar.
El PMO es el guardián de la documentación, la orientación y las métricas para la ejecución del proyecto, garantizar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Cuál es el papel de un PMO?
Una pequeña empresa puede ser capaz de raspar sin tener un PMO. Pero si su organización tiene numerososProyectos multifuncionalesOperando simultáneamente, tener una PMO debería estar seguramente en su lista de prioridades. Dependiendo del tamaño yalcanceDe proyectos, una PMO exitosa sería una mezcla ideal de personas, herramientas y procesos. Entonces, ¿cuál es el papel de una PMO? Aquí están algunas de las responsabilidades de una PMO.
¿Cuál es la diferencia entre una PMO y un gerente de proyecto?
A pesar de que están funcionando funcionalmente, un gerente de proyecto y unPmmoson diferentes. Si bien un gerente de proyecto es un individuo que tiene cuidado de un proyecto en particular de principio a fin, un PMO es un equipo de especialistas que trabajan a nivel organizativo. Los deberes de un gerente de proyecto incluyen la definición de objetivos del proyecto, la recopilación de datos,tarea Planificacióny gestión de los costos, presupuestos y recursos del proyecto. El PMO es mayor en alcance e implementación. Es un equipo multidisciplinario de ello,planificación, Finanzas,gestión de riesgosy especialistas en recursos que colaboran para garantizar que todos los proyectos organizativos se entreguen con altocalidady lograr sus resultados definidos. Esto se logra mediante la asignación de objetivos del proyecto, definir procesos, flujos de trabajo, metodologías, recursos.restriccionesy alcance del proyecto.
¿Quién necesita un PMO?
No todas las compañías tienen una PMO, ni toda compañía necesita una PMO. Sin embargo, los PMO son beneficiosos a medida que aumenta el número de proyectos en una organización, lo que aumenta elriesgode fracaso a medida que los recursos se estiran, y surgen prioridades en competencia. Un PMO juega con el conductor, comprendiendo cómo encaja cada proyecto propuesto en la estrategia comercial más amplia. La PMO ayuda a garantizar que los recursos se asignan adecuadamente para minimizar el fallo del proyecto.
Es posible que necesite un PMO si:
¿Qué tan populares son los Pmos?
Los PMO son cada vez más populares para las organizaciones de todos los tamaños. En 2000, solo el 47% de las organizaciones tenían una PMO. En 2020, el 89% reportó tener un PMO (con un 50% que tiene más de uno). Para las empresas con ingresos superiores a $ 1B, ese número sube al 95%. Solo el 9.9% de las empresas declararon que no tienen un PMO en absoluto. Mientras tanto, una cuarta parte de los PMO son relativamente nuevos, habiéndose establecido en o después de 2018.
¿Quién siente el PMO?
El personal de PMO es profesionales altamente experimentados, con un promedio de al menos 10 años en la fuerza laboral. Además, el 45% tiene una certificación de PMP (Profesional de Gestión de Proyectos). El PMO promedio tiene nueve miembros del personal.
Los PMOP operan de acuerdo con las necesidades y objetivos de la organización, por lo que cada PMO está estructurado de manera diferente. Casi la mitad (49%) del informe de PMOs directamente a los ejecutivos de nivel C, mientras que la gran mayoría de los PMOs informan a un vicepresidente o superior.
El director de PMO
Alrededor del 85% de los PMO tienen un director o gerente de PMO para supervisar proyectos en toda la organización. Aquí, el director de PMO mantiene.Metodologías de gestión de proyectos., las normas, establece el enfoque de la organización para el ciclo de vida completo de los proyectos, y administra la distribución y asignación de recursos en todos los proyectos.
Gestores de proyectos y programas.
Los gerentes de proyectos y programas están reportando cada vez más a la PMO. El porcentaje de gerentes de proyectos que informan a la PMO aumentó del 42% en 2012 al 52% en 2016. Además, el 29% de las organizaciones dicen que el 100% de sus gerentes de proyectos informan a la PMO.
Roles de apoyo
Los PMO a menudo incluyen roles de apoyo para ayudar a los gerentes de proyectos y programas con la recopilación de datos precisos. Estos roles incluyen:
Entrenadores de PMO y entrenadores.
La formación juega un papel importante en la PMO. Más de la mitad (60%) de PMOS tienen un programa de capacitación de gestión de proyectos (hasta un 49% en 2014). En promedio, los PMO proporcionan cinco días de capacitación para su personal. Los PMOS de alto rendimiento entrenan el equipo de gestión de proyectos en las siguientes áreas:
Beneficios de una buena PMO
Los PMO son a menudo percibidos como un innecesario.costo, pero proporcionan valor cuando se implementan correctamente. PMOS Cree valor por:
Según la investigación de Soluciones de PM, una firma de consultoría de gestión de proyectos, la siguiente tabla proporciona un desglose de Beneficios de PMO cuantificable.
DESAFÍOS PMO
Aunque los beneficios de una PMO son claros, los procesos de PMO a menudo se ven como por encima. Demostrar el valor agregado puede ser difícil para la PMO, y elgestión del cambioLos procesos que buscan implementan a veces se encuentran con resistencia.
Para superar estos obstáculos, los PMO deben centrarse en medir e informar los beneficios de PMO principales descritos en la sección anterior. Demostrando impacto cuantificable en la productividad,costoLos ahorros, la satisfacción del cliente y otros KPI demuestran el valor de una PMO y aumenta la confianza en toda la organización.
Futuro de la PMO
La popularidad de PMO está aumentando, aunque¿Qué PMOS se verán en el futuro es incierto?. Las tecnologías emergentes como máquinas inteligentes, AI (inteligencia artificial), y Internet de las cosas (IOT) podrían eliminar muchos de los roles de la PMO y las funciones cotidianas.
"Los líderes de PMO deben volver a evaluar y probablemente ajustar sus competencias de personal, disciplinas, métricas y herramientas para permitir la transformación empresarial en la era digital", según un informe de Gartner. (GARTNER, PRIMER DE TRANSFORMACIÓN PMO PARA 2018, Robert A. Handler, Joanne Kopcho, 1 de febrero de 2018). "PMO que no se adaptan a la cara que se puso en contactomanejo de costosu obsolescencia ".
PMOS puede continuar mostrando valor a la cara del cambio de las siguientes maneras:
El resultado final para la oficina de gestión de proyectos.
La PMO sigue siendo una parte cada vez más esencial de una organización exitosa. Y a medida que surge la nueva tecnología y las empresas buscan la innovación, los PMO deben evolucionar para mantenerse relevantes y valiosos.
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