Τι είναι το PMO; (Infographic)

Διαχείριση έργουείναι μια πειθαρχία που φορτώνεται με ακρωνύμια - PMP, Prince2, CPM, WBS,Pmbok , Pmiνα αναφέρουμε μερικά. Είτε είστε ή όχιέργοΔιευθυντής με τίτλο, ένα ακρωνύμιο που σίγουρα θα ακούσετε συχνά είναιPmo .

"Τι είναι το pmo;" Μπορείτε να ρωτήσετε. Το PMO σημαίνει "διαχείριση έργουΓραφείο. "Τα γραφεία διαχείρισης έργων έχουν εξηγηθεί στη δημοτικότητα την τελευταία δεκαετία. Σύμφωνα με τοΚράτος της έρευνας διαχείρισης του έργου 2020, UK: Wellingtone ppm, ο αριθμός των PMOS στις εταιρείες συνέχισε να αυξάνεται.

Αλλά ποιος είναι ο ρόλος ενός PMO, και ποιος σκοπός εξυπηρετεί στη διαχείριση και τις επιχειρήσεις του έργου;

Ορισμός του PMO

Ένα PMO (Γραφείο Διαχείρισης Έργου) είναι μια εσωτερική ή εξωτερική ομάδα που καθορίζει και διατηρεί τα πρότυπα διαχείρισης έργου σε έναν οργανισμό. Pmos είναι υπεύθυνοι για τη διατήρηση των βέλτιστων πρακτικών και των τεκμηριώνκατάσταση του έργουκαι τη στρατηγική σε ένα μέρος.

Το PMO είναι ο κάτοχος τεκμηρίωσης, καθοδήγησης και μετρήσεις για εκτέλεση έργων, η εξασφάλιση έργων ολοκληρώνεται εγκαίρως και εντός του προϋπολογισμού.

Ποιος είναι ο ρόλος ενός PMO;

Μια μικρή εταιρεία μπορεί να είναι σε θέση να ξύσει χωρίς να έχει PMO. Αλλά αν ο οργανισμός σας έχει πολυάριθμεςΔιατομε λειτουργικά έργαΛειτουργία ταυτόχρονα, η οποία θα πρέπει να είναι σίγουρα η PMO στη λίστα προτεραιοτήτων σας. Ανάλογα με το μέγεθος καιπεδίο εφαρμογήςΑπό έργα, ένα επιτυχημένο PMO θα ήταν ένα ιδανικό μείγμα ανθρώπων, εργαλείων και διαδικασιών. Έτσι, ποιος είναι ο ρόλος ενός PMO; Εδώ είναι μερικές από τις ευθύνες ενός PMO.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός PMO και ενός διαχειριστή έργου;

Παρόλο που είναι λειτουργικά συνδεδεμένοι, ένας διαχειριστής έργου και έναPmoείναι διαφορετικά. Ενώ ένας διαχειριστής έργου είναι ένα άτομο που φροντίζει ένα συγκεκριμένο έργο από την αρχή μέχρι το τέλος, ένα PMO είναι μια ομάδα ειδικών που εργάζονται σε οργανωτικό επίπεδο. Τα καθήκοντα του διαχειριστή έργου περιλαμβάνουν τον καθορισμό στόχων του έργου, τη συλλογή δεδομένων,έργο χρονοδρομολόγησηκαι τη διαχείριση των δαπανών, των προϋπολογισμών και των πόρων του έργου. Το PMO είναι μεγαλύτερο σε πεδίο εφαρμογής και εφαρμογή. Είναι μια πολυεπιστημονική ομάδα,σχεδίαση, χρηματοδότηση,διαχείριση κινδύνου, και οι ειδικοί που συνεργάζονται για να εξασφαλίσουν ότι όλα τα οργανωτικά έργα παραδίδονται με υψηλά επίπεδαποιότητακαι να επιτύχουν τα καθορισμένα αποτελέσματα τους. Αυτό επιτυγχάνεται με την αντιστοίχιση των στόχων του έργου, τον καθορισμό διαδικασιών, ροών εργασίας, μεθοδολογιών, πόρωνπεριορισμοίκαι το πεδίο εφαρμογής του έργου.

Ποιος χρειάζεται ένα pmo;

Όχι κάθε εταιρεία δεν έχει PMO, ούτε κάθε εταιρεία χρειάζεται PMO. Ωστόσο, το PMOS είναι επωφελές καθώς ο αριθμός των έργων μεγαλώνει σε έναν οργανισμό, το οποίο αυξάνει τοκίνδυνοςτης αποτυχίας, καθώς οι πόροι τεντωμένοι, και προκύπτουν ανταγωνιστικές προτεραιότητες. Ένα PMO παίζει τον αγωγό, κατανοώντας τον τρόπο με τον οποίο κάθε προτεινόμενο έργο ταιριάζει στην ευρύτερη επιχειρηματική στρατηγική. Το PMO συμβάλλει στη διασφάλιση των πόρων κατάλληλα κατανέμονται για την ελαχιστοποίηση της αποτυχίας του έργου.

Μπορεί να χρειαστείτε ένα PMO εάν:

Πόσο δημοφιλή είναι τα PMOs;

Τα PMOs γίνονται όλο και πιο δημοφιλή για οργανισμούς όλων των μεγεθών. Το 2000, μόλις το 47% των οργανώσεων είχε ένα PMO. Το 2020, το 89% ανέφερε ότι έχει ένα PMO (με 50% έχει περισσότερο από ένα). Για εταιρείες με έσοδα άνω των $ 1b, ο αριθμός αυτός ανεβαίνει στο 95%. Μόνο το 9,9% των επιχειρήσεων δήλωσε ότι δεν έχουν καθόλου PMO. Εν τω μεταξύ, το ένα τέταρτο του PMOS είναι σχετικά νέο, έχοντας συσταθεί στην ή μετά το 2018.

Ποιος επιτελεί το PMO;

Το προσωπικό της PMO είναι εξαιρετικά έμπειροι επαγγελματίες, κατά μέσο όρο τουλάχιστον 10 χρόνια στο εργατικό δυναμικό. Εκτός αυτού, το 45% έχει πιστοποίηση PMP (επαγγελματική διαχείριση έργου). Ο μέσος PMO έχει εννέα μέλη του προσωπικού.

Το PMOS λειτουργεί σύμφωνα με τις ανάγκες και τους στόχους του οργανισμού, οπότε κάθε PMO είναι δομημένη διαφορετικά. Σχεδόν το ήμισυ (49%) του PMOS έκθεσε απευθείας σε στελέχη C-επίπεδο, ενώ η συντριπτική πλειοψηφία της έκθεσης PMOS σε αντιπρόεδρο ή υψηλότερο.

Ο Διευθυντής του PMO

Περίπου το 85% του PMOS διαθέτει διευθυντή ή διευθυντή PMO για να επιβλέπει έργα σε ολόκληρο τον οργανισμό. Εδώ, ο Διευθυντής PMO διατηρείΜεθοδολογίες διαχείρισης έργων, πρότυπα, θεσπίζει την προσέγγιση του οργανισμού στον πλήρη κύκλο ζωής των σχεδίων και διαχειρίζεται τη διανομή πόρων και την κατανομή σε όλα τα έργα.

Διευθυντές έργου και προγράμματος

Οι διαχειριστές έργων και προγραμμάτων αναφέρουν όλο και περισσότερο στο PMO. Το ποσοστό των διαχειριστών έργων που αναφέρουν στο PMO αυξήθηκαν από 42% το 2012 σε 52% το 2016. Επίσης, το 29% των οργανισμών αναφέρει το 100% των διαχειριστών του έργου τους έκθεση στο PMO.

Υποστήριξη ρόλων

Το PMOS συχνά περιλαμβάνει υποστηρικτικούς ρόλους για να βοηθήσουν τους διαχειριστές έργων και προγραμμάτων με τη συλλογή ακριβών δεδομένων. Αυτοί οι ρόλοι περιλαμβάνουν:

PMO εκπαιδευτές και προπονητές

Η κατάρτιση διαδραματίζει μεγάλο ρόλο στο PMO. Περισσότερο από το ήμισυ (60%) PMOS διαθέτουν ένα πρόγραμμα κατάρτισης διαχείρισης έργων στη θέση τους (έως 49% το 2014). Κατά μέσο όρο, ο PMOS παρέχει πέντε ημέρες εκπαίδευσης για το προσωπικό τους. Υψηλής εκτέλεσης PMOS εκπαιδεύει την ομάδα διαχείρισης έργων στους ακόλουθους τομείς:

Οφέλη από ένα καλό pmo

Το PMOS συχνά θεωρείται ως περιττόκόστος, αλλά παρέχουν αξία όταν αναπτύσσονται σωστά. Pmos δημιουργούν αξία από:

Σύμφωνα με την έρευνα Solutions PM, μια συμβουλευτική εταιρεία διαχείρισης έργου, το παρακάτω διάγραμμα παρέχει ποσοτικοποιήσιμη κατανομή παροχών PMO.

PMO προκλήσεις

Αν και τα οφέλη ενός PMO είναι σαφή, οι διαδικασίες PMO συχνά θεωρούνται ως γενικά έξοδα. Η επίδειξη προστιθέμενης αξίας μπορεί να είναι δύσκολη για το PMO και τοΔιαχείριση αλλαγώνΟι διαδικασίες που επιδιώκουν να εφαρμόσουν μερικές φορές πληρούνται με αντίσταση.

Για να ξεπεραστούν αυτά τα εμπόδια, το PMOS θα πρέπει να επικεντρωθεί στη μέτρηση και την αναφορά των κορυφαίων οφέλους PMO που περιγράφονται στην προηγούμενη ενότητα. Αποδεικνύοντας ποσοτικοποιήσιμο αντίκτυπο πέρα ​​από την παραγωγικότητα,κόστοςΗ εξοικονόμηση, η ικανοποίηση του πελάτη και άλλα KPI αποδεικνύει την αξία ενός PMO και αυξάνει την εμπιστοσύνη σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Μέλλον του pmo

PMO δημοτικότητα αυξάνεται, όμωςτι pmos θα μοιάζει με το μέλλον είναι αβέβαιο. Αναδυόμενες τεχνολογίες όπως οι έξυπνες μηχανές, η AI (τεχνητή νοημοσύνη) και το Διαδίκτυο των πραγμάτων (IOT) θα μπορούσαν να εξαλείψουν πολλούς ρόλους του PMO και καθημερινές λειτουργίες.

"Οι ηγέτες του PMO πρέπει να επαναξιολογήσουν και πιθανόν να προσαρμόσουν τις αρμοδιότητες του προσωπικού τους, τους κλάδους, τις μετρήσεις και τα εργαλεία για να επιτρέψουν τη μετατροπή των επιχειρήσεων στην ψηφιακή εποχή", σύμφωνα με έκθεση Gartner. (Gartner, PMO μετασχηματισμού Primer για το 2018, Robert A. Handler, Joanne Kopcho, 1 Φεβρουαρίου 2018). "PMOS που αποτυγχάνει να προσαρμόσει το πρόσωπο που είναι περιστασιακάδιαχείριση κόστουςή την απαξίωση. "

Το PMOS μπορεί να συνεχίσει να δείχνει αξία ενόψει της αλλαγής με τους ακόλουθους τρόπους:

Η κατώτατη γραμμή για το γραφείο διαχείρισης έργων

Το PMO παραμένει ένα όλο και πιο ουσιαστικό μέρος μιας επιτυχημένης οργάνωσης. Και καθώς η νέα τεχνολογία αναδύεται και οι εταιρείες αναζητούν καινοτομία, το PMOS πρέπει να εξελιχθεί να παραμείνει σχετική και πολύτιμη.

Σε αυτό το ταχέως εξελισσόμενο επιχειρηματικό σενάριο, το PMOS πρέπει επίσης να κινηθεί με ευκινησία. ΜεUDN Task ManagerΛύση '',PmosΜπορεί να ορίσει έργα για την επιτυχία χρησιμοποιώντας απλή χρήση καρτών χρόνου, πιο έξυπνο προϋπολογισμό και ακριβείς αξιολογήσεις κόστους. Ολοκλήρωση του ψηφιακού μετασχηματισμού στον οργανισμό σας, σπάζοντας τα σιλό σε συνδυασμό με την ομαλή και συνεπή εκτέλεση.

Προσαρμόστε ταχύτερα στις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες με έναχαρτοφυλάκιοΑυτό είναι βελτιστοποιημένο σε πραγματικό χρόνο. ΧρήσηUDN Task ManagerΤο χαρτοφυλάκιο υγείας του χαρτοφυλακίου, ο σχεδιασμός σεναρίων και τα διαγράμματα σύγκρισης και οι δυνατότητες προσαρμοσμένης συνεργασίας, όπως τα πρότυπα, τις ροές εργασίας και εξατομικευμένες αυτοματισμοί για να επενδύσουν με συνέπεια στα σωστά έργα.

Ξεκινήστε έναδωρεάν δοκιμήτουUDN Task Managerκαι να μάθουμε πώς μπορούμε να βοηθήσουμε το PMO να οδηγεί μεγαλύτερα αποτελέσματα.

Μοιραστείτε το infographic της ιστοσελίδας σας χρησιμοποιώντας αυτόν τον κωδικό ενσωμάτωσης:

Λυπούμαστε, αυτό το περιεχόμενο δεν είναι διαθέσιμο λόγω των ρυθμίσεων απορρήτου σας. Για να δείτε αυτό το περιεχόμενο, κάντε κλικ στο κουμπί "Προτιμήσεις μπισκότων" και αποδεχτείτε τα διαφημιστικά μπισκότα εκεί.