Hva er en PMO? (Infografisk)

Prosjektledelseer en disiplin lastet med akronymer - PMP, PRINCE2, CPM, WBS,PMBok. , PMI.for å nevne noen. Hvorvidt du er enprosjektManager etter tittel, en akronym du er sikker på å høre ofte erPMO. .

"Hva er PMO?" Du kan spørre. PMO står for "prosjektledelsekontor. "Prosjektledelse kontorer har eksplodert i popularitet i løpet av det siste tiåret. IfølgeState of Project Management Survey 2020, Storbritannia: Wellingtone PPM, antall PMOS i selskaper har fortsatt å stige.

Men hva er en PMOs rolle, og hvilken hensikt tjener det i prosjektledelse og forretninger?

Definisjon av PMO

Et PMO (Project Management Office) er en intern eller ekstern gruppe som definerer og opprettholder prosjektledelsesstandarder over en organisasjon. PMOS er ansvarlige for å opprettholde beste praksis og dokumentereProsjekt statusog strategi på ett sted.

PMO er keeper av dokumentasjon, veiledning og beregninger for prosjektgjennomføring, slik at prosjekter er fullført i tide og innenfor budsjettet.

Hva er en PMOs rolle?

Et lite selskap kan være i stand til å skrape av uten å ha en PMO. Men hvis organisasjonen din har mangeCross-funksjonelle prosjekterOpererer samtidig, har en PMO sikkert være på prioriteringslisten din. Avhengig av størrelsen ogomfangAv prosjekter vil en vellykket PMO være en ideell blanding av mennesker, verktøy og prosesser. Så, hva er en PMOs rolle? Her er noen av ansvaret til en PMO.

Hva er forskjellen mellom en PMO og en prosjektleder?

Selv om de er funksjonelt relaterte, en prosjektleder og enPMO.er forskjellig. Mens en prosjektleder er en person som tar vare på et bestemt prosjekt fra start til slutt, er en PMO et team av spesialister som jobber på et organisasjonsnivå. En prosjektleders plikter inkluderer å definere prosjektmål, datainnsamling,oppgave planlegging, og administrere prosjektets kostnader, budsjetter og ressurser. PMO er større i omfang og implementering. Det er et tverrfaglig team av det,planlegger, finansiering,Risikostyring, og resourcing spesialister som samarbeider for å sikre at alle organisatoriske prosjekter leveres med høykvalitetog oppnå deres definerte resultater. Dette oppnås ved å kartlegge prosjektmål, definere prosesser, arbeidsflyter, metodikker, ressursbegrensningerog prosjekt omfang.

Hvem trenger en PMO?

Ikke alle selskaper har en PMO, og heller ikke alle selskapene trenger en PMO. Imidlertid er PMOS fordelaktige som antall prosjekter vokser i en organisasjon, noe som økerFareav feil som ressurser blir strukket, og konkurrerende prioriteringer oppstår. En PMO spiller dirigent, som forstår hvordan hvert foreslåtte prosjekt passer inn i den bredere forretningsstrategien. PMO bidrar til å sikre at ressursene er hensiktsmessig til å minimere prosjektfeil.

Du kan trenge en PMO hvis:

Hvor populær er PMOS?

PMOS blir stadig mer populære for organisasjoner av alle størrelser. I 2000 hadde bare 47% av organisasjonene en PMO. I 2020 rapporterte 89% å ha en PMO (med 50% med mer enn en). For selskaper med inntekter over $ 1B, klatrer det nummeret til 95%. Bare 9,9% av bedriftene uttalte at de ikke har en PMO i det hele tatt. I mellomtiden er en fjerdedel av PMOS relativt nye, som har blitt satt opp i eller etter 2018.

Hvem staber PMO?

PMO-ansatte er svært erfarne fagfolk, i gjennomsnitt minst 10 år i arbeidsstyrken. Dessuten har 45% en PMP (Project Management Professional) sertifisering. Gjennomsnittlig PMO har ni medarbeiderne.

PMOS opererer i henhold til organisasjonens behov og mål, så hver PMO er strukturert annerledes. Nesten halvparten (49%) av PMOS rapporterer direkte til C-nivå ledere, mens det store flertallet av PMOS rapporterer til en visepresident eller høyere.

PMO-direktøren

Noen 85% av PMOS har en PMO-direktør eller leder for å overvåke prosjekter over hele organisasjonen. Her opprettholder PMO-regissørenProsjektledelsesmetoder, Standarder, etablerer organisasjonens tilnærming til hele livssyklusen av prosjekter, og forvalter ressursfordeling og tildeling på alle prosjekter.

Prosjekt og programledere

Prosjekt- og programledere rapporterer i økende grad til PMO. Andelen prosjektledere som rapporterer til PMO økte fra 42% i 2012 til 52% i 2016. Også 29% av organisasjonene sier at 100% av prosjektledere rapporterer til PMO.

Støtte roller

PMOS inkluderer ofte å støtte roller for å hjelpe prosjekt- og programledere med å samle nøyaktige data. Disse rollene inkluderer:

PMO trenere og trenere

Trening spiller en stor rolle i PMO. Mer enn halvparten (60%) av PMOS har et prosjektledelsesopplæringsprogram på plass (opp fra 49% i 2014). I gjennomsnitt gir PMOS fem dager med trening for deres ansatte. Høypassende PMOS trener prosjektledelsen på følgende områder:

Fordeler med en god PMO

PMOS blir ofte oppfattet som unødvendigkoste, men de gir verdi når de distribueres riktig. PMOS Lag verdi av:

Ifølge PM Solutions Research, et prosjektledelse konsulentfirma, gir diagrammet nedenfor en kvantifiserbar PMO fordeler nedbrytning.

PMO utfordringer

Selv om fordelene med en PMO er klare, blir PMO-prosesser ofte sett som overhead. Demonstrere merverdi kan være vanskelig for PMO, ogendringsledelseprosesser de søker å implementere, blir noen ganger møtt med motstand.

For å overvinne disse hindringene, bør PMOS fokusere på måling og rapportering av de beste PMO-fordelene som er angitt i forrige avsnitt. Demonstrere kvantifiserbar innvirkning på tvers av produktiviteten,kosteBesparelser, kundetilfredshet og andre KPIer viser verdien av en PMO og øker tilliten over organisasjonen.

Fremtiden for PMO

PMO Popularitet øker, skjønthva PMOS vil se ut som i fremtiden er usikker. Emerging Technologies som smarte maskiner, AI (kunstig intelligens), og Internett av ting (IOT) kunne eliminere mange av PMOs roller og daglige funksjoner.

"PMO-ledere må revurdere og sannsynligvis justere sine ansatte kompetanse, disipliner, beregninger og verktøy for å muliggjøre bedriftens transformasjon i den digitale æra," i henhold til en Gartner-rapport. (Gartner, PMO Transformation Primer For 2018, Robert A. Handler, Joanne Kopcho, 1. februar 2018). "PMOS unnlater å tilpasse ansiktet å være pigeonholed inn iKostnadsstyringeller forældelse. "

PMOS kan fortsette å vise verdi i møte med endring på følgende måter:

Bunnlinjen for prosjektstyringskontor

PMO er fortsatt en stadig viktigere del av en vellykket organisasjon. Og som ny teknologi fremkommer og bedrifter søker innovasjon, må PMOS utvikle seg for å holde seg relevant og verdifull.

I dette raskt utviklende forretningsscenariet må PMOS også bevege seg med smidighet. MedUDN Task ManagerS løsning,PMOSKan sette prosjekter for suksess ved å bruke enkle å bruke tidskort, smartere budsjettering og presise kostnadsvurderinger. Kjør sømløst digital transformasjon over organisasjonen din ved å bryte ned siloer kombinert med jevn og konsistent utførelse.

Tilpass raskere til å endre forretningsbehov med aPorteføljeDet er optimalisert i sanntid. BrukUDN Task ManagerS portefølje helseportefølje, scenario planlegging og sammenligning diagrammer, og tilpassede samarbeidsegenskaper som maler, arbeidsflyter og tilpassede automatisering for å konsekvent investere i de riktige prosjektene.

Start A.gratis prøveperiode av UDN Task ManagerOg lær hvordan vi kan hjelpe din PMO til å kjøre større resultater.

Del vår infographic på ditt eget nettsted ved hjelp av denne innebygde koden:

Beklager, dette innholdet er utilgjengelig på grunn av personverninnstillingene dine. For å se dette innholdet, klikk på "Cookie Preferences" -knappen og godta reklamekaker der.