O que é um pmo? (Infográfico)

Gerenciamento de Projetosé uma disciplina carregada com acrônimos - PMP, Prince2, CPM, WBS,PMBOK. , Pmi.para nomear alguns. Se você é ou não umprojetoGerente pelo título, uma acrônimo Você certamente ouvirá muitas vezes éPMO. .

"O que é o PMO?" você pode perguntar. PMO significa "Gerenciamento de Projetosescritório. "Escritórios de gerenciamento de projetos explodiram popularidade na última década. De acordo com oEstado de pesquisa de gerenciamento de projetos 2020, Reino Unido: Wellingtone PPM, o número de PMOs dentro das empresas continuou a subir.

Mas qual é o papel de um PMO, e que finalidade funciona em gerenciamento de projetos e negócios?

Definição de PMO.

Um PMO (Project Management Office) é um grupo interno ou externo que define e mantém os padrões de gerenciamento de projetos em uma organização. Os PMOS são responsáveis ​​por manter as melhores práticas e documentarstatus do projetoe estratégia em um só lugar.

O PMO é o guarda de documentação, orientação e métricas para execução do projeto, garantindo projetos são concluídos a tempo e dentro do orçamento.

Qual é o papel de um PMO?

Uma pequena empresa pode ser capaz de raspar sem ter um PMO. Mas se sua organização tem numerososProjetos transversaisOperando simultaneamente, ter um PMO deve certamente estar em sua lista de prioridades. Dependendo do tamanho ealcancede projetos, um sucesso PMO seria uma mistura ideal de pessoas, ferramentas e processos. Então, qual é o papel de um PMO? Aqui estão algumas das responsabilidades de um PMO.

Qual é a diferença entre um PMO e um gerente de projeto?

Mesmo que estejam funcionalmente relacionados, um gerente de projeto e umPMO.são diferentes. Enquanto um gerente de projeto é um indivíduo que cuide de um projeto específico do início ao fim, um PMO é uma equipe de especialistas que trabalham em um nível organizacional. Os deveres de um gerente de projeto incluem definir metas de projeto, coleta de dados,tarefa agendamentoe gerenciando os custos, orçamentos e recursos do projeto. O PMO é maior no escopo e na implementação. É uma equipe multidisciplinar,planejamento, finança,gerenciamento de riscose os especialistas em recursos que colaboram para garantir que todos os projetos organizacionais sejam entregues com altaqualidadee alcançar seus resultados definidos. Isso é conseguido mapeando metas de projeto, definindo processos, fluxos de trabalho, metodologias, recursosrestriçõese escopo do projeto.

Quem precisa de um PMO?

Nem toda empresa tem um PMO, nem toda empresa precisa de um PMO. No entanto, os PMo são benéficos, pois o número de projetos cresce em uma organização, o que aumenta ariscode fracasso à medida que os recursos são esticados e as prioridades concorrentes surgem. Um PMO desempenha maestro, entendendo como cada projeto proposto se encaixa na estratégia de negócios mais ampla. O PMO ajuda a garantir que os recursos sejam apropriadamente alocados para minimizar a falha do projeto.

Você pode precisar de um PMO se:

Quão populares são os PMOS?

Os PMOS estão se tornando cada vez mais populares para organizações de todos os tamanhos. Em 2000, apenas 47% das organizações tinham um PMO. Em 2020, 89% relataram ter um PMO (com 50% tendo mais de um). Para empresas com receita acima de US $ 1B, esse número sobe para 95%. Apenas 9,9% das empresas afirmaram que não têm um PMO. Enquanto isso, um quarto dos PMOS é relativamente novo, tendo sido montado em ou após 2018.

Quem pessoal do PMO?

A equipe do PMO são profissionais altamente experientes, com média de pelo menos 10 anos na força de trabalho. Além disso, 45% têm uma certificação PMP (Project Management Professional). A média PMO tem nove funcionários.

Os PMOS operam de acordo com as necessidades e objetivos da organização, então cada PMO é estruturado de forma diferente. Quase metade (49%) dos PMOS relatam diretamente aos executivos de nível C, enquanto a grande maioria dos PMOS reportam a um vice-presidente ou superior.

O diretor do PMO.

Cerca de 85% dos PMOS têm um diretor ou gerente do PMO para supervisionar projetos em toda a organização. Aqui, o diretor do PMO mantémmetodologias de gerenciamento de projetos, Padrões, estabelece a abordagem da organização para o ciclo de vida total de projetos e gerencia a distribuição de recursos e a alocação em todos os projetos.

Projeto e gerentes de programas

Os gerentes de projeto e programas estão cada vez mais reportando ao PMO. A porcentagem de gerentes de projetos que se reportam ao PMO aumentou de 42% em 2012 para 52% em 2016. Além disso, 29% das organizações dizem que 100% de seus gerentes de projetos se reportam ao PMO.

Funções de suporte

Os PMOS geralmente incluem funções de suporte para auxiliar os gerentes de projeto e programantes com dados precisos. Essas funções incluem:

Treinadores e treinadores de PMO

O treinamento desempenha um grande papel no PMO. Mais da metade (60%) dos PMOS têm um programa de treinamento de gerenciamento de projetos em vigor (acima de 49% em 2014). Em média, os PMOS fornecem cinco dias de treinamento para sua equipe. Os PMOS de alto desempenho treinam a equipe de gerenciamento de projetos nas seguintes áreas:

Benefícios de um bom PMO

Os PMOS são frequentemente percebidos como um desnecessáriocusto, mas eles fornecem valor quando implantados corretamente. PMOS criam valor por:

De acordo com a PM SOLUTIONS Research, uma empresa de consultoria de gerenciamento de projetos, o gráfico abaixo fornece uma quebra de benefícios quantificáveis ​​do PMO.

Desafios do PMO.

Embora os benefícios de um PMO sejam claros, os processos de PMO são frequentemente vistos como sobrecarga. Demonstrando valor agregado pode ser difícil para o PMO, e omudar a gestãoProcessos que eles procuram implementar são às vezes atendidos com resistência.

Para superar esses obstáculos, os PMOS devem se concentrar na medição e relatar os principais benefícios do PMO descritos na seção anterior. Demonstrando impacto quantificável na produtividade,custoPoupança, satisfação do cliente e outros KPIs prova o valor de um PMO e aumenta a confiança em toda a organização.

Futuro do PMO.

A popularidade do PMO está aumentando, emboraO que PMOS ficará no futuro é incerto?. Tecnologias emergentes como máquinas inteligentes, AI (inteligência artificial), e a Internet das coisas (IOT) poderia eliminar muitos dos papéis do PMO e as funções do dia-a-dia.

"Os líderes do PMO devem reavaliar e provavelmente ajustar suas competências, disciplinas, métricas e ferramentas de pessoal para permitir a transformação empresarial na era digital", de acordo com um relatório de Gartner. (Gartner, PMO Transformation Primer para 2018, Robert A. Handler, Joanne Kopcho, 1 de fevereiro de 2018). "Os PMOS não se adaptaram sendo levantados emgerenciamento de custosou obsolescência ".

Os PMOS podem continuar a mostrar valor diante da mudança das seguintes maneiras:

A linha inferior para o escritório de gerenciamento de projetos

O PMO continua sendo uma parte cada vez mais essencial de uma organização bem-sucedida. E à medida que a nova tecnologia emerge e as empresas buscam inovação, os PMOS devem evoluir para se manter relevante e valioso.

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