Vad är en PMO? (Infographic)

Projektledningär en disciplin laddad med akronymer - PMP, Prince2, CPM, WBS,Pmbok , Pmiför att nämna några. Oavsett om du är enprojektchef efter titel, en akronym Du är säker på att höra ofta ärPmo .

"Vad är PMO?" Du kanske frågar. PMO står för "projektledningkontor. "Projektledningskontor har exploderat i popularitet under det senaste decenniet. EnligtState of Project Management Survey 2020, Storbritannien: Wellingtone PPMAntalet PMO: er inom företag har fortsatt att öka.

Men vad är rollen som en PMO, och vilket syfte tjänar det i projektledning och företag?

Definition av PMO

En PMO (Project Management Office) är en intern eller extern grupp som definierar och upprätthåller projektledningstandarder i en organisation. PMOS ansvarar för att upprätthålla bästa praxis och dokumenteraProjektstatusoch strategi på ett ställe.

PMO är djurhållaren av dokumentation, vägledning och mätvärden för projektutförande, vilket säkerställer att projekt är färdiga i tid och inom budgeten.

Vad är rollen som en PMO?

Ett litet företag kan kunna skrapa utan att ha en PMO. Men om din organisation har mångaKorsfunktionella projektAtt fungera samtidigt, med en PMO bör säkert vara på din prioriterade lista. Beroende på storlek ochomfattningAv projekt skulle en framgångsrik PMO vara en idealisk blandning av människor, verktyg och processer. Så, vad är rollen som en PMO? Här är några av ansvaret för en PMO.

Vad är skillnaden mellan en PMO och en projektledare?

Även om de är funktionsrelaterade, en projektledare och aPmoär olika. Medan en projektledare är en person som tar hand om ett visst projekt från början till slut, är en PMO ett team av specialister som arbetar på organisationsnivå. En projektledarens uppgifter inkluderar att definiera projektmål, datainsamling,uppgift schemaläggning, och hanterar projektets kostnader, budgetar och resurser. PMO är större i omfattning och implementering. Det är ett tvärvetenskapligt team av det,planera, finans,riskhantering, och resursspecialister som samarbetar för att säkerställa att alla organisatoriska projekt levereras med högakvalitetoch uppnå sina definierade resultat. Detta uppnås genom att kartlägga projektmål, definiera processer, arbetsflöden, metoder, resurshinderoch projektomfattning.

Vem behöver en PMO?

Inte alla företag har en PMO, och det behöver inte varje företag en PMO. PMOS är dock fördelaktiga eftersom antalet projekt växer i en organisation, vilket ökarriskav misslyckande som resurser blir utsträckta och konkurrerande prioriteringar uppstår. En PMO spelar ledare, förstå hur varje föreslagna projekt passar in i den bredare affärsstrategin. PMO hjälper till att säkerställa att resurserna är lämpligt tilldelade för att minimera projektfel.

Du kan behöva en PMO om:

Hur populär är PMOs?

PMOS blir alltmer populära för organisationer av alla storlekar. År 2000 hade bara 47% av organisationerna en PMO. År 2020 rapporterade 89% en PMO (med 50% med mer än en). För företag med intäkter över $ 1B klättrar det numret till 95%. Endast 9,9% av företagen uppgav att de inte har en PMO alls. Samtidigt är en fjärdedel av PMOs relativt nya, som har upprättats i eller efter 2018.

Vem personal PMO?

PMO-personal är mycket erfarna proffs, i genomsnitt minst 10 år i arbetskraften. Dessutom har 45% en PMP (Project Management Professional) certifiering. Den genomsnittliga PMO har nio anställda.

PMOS arbetar enligt organisationens behov och mål, så varje PMO är strukturerad annorlunda. Nästan hälften (49%) PMOS rapporterar direkt till C-nivå-chefer, medan den stora majoriteten av PMOS rapporterar till en vicepresident eller högre.

PMO-regissören

Några 85% av PMO har en PMO-direktör eller chef för att övervaka projekt över hela organisationen. Här upprätthåller PMO-regissörenProjektledningsmetoder, Standarder, fastställer organisationens tillvägagångssätt för projektets fullständiga livscykel och hanterar resursfördelning och fördelning på alla projekt.

Projekt och programchefer

Projekt- och programchefer rapporterar alltmer till PMO. Andelen projektledare som rapporterar till PMO ökade från 42% 2012 till 52% 2016. Även 29% av organisationerna säger att 100% av sina projektledare rapporterar till PMO.

Stödsroller

PMOS inkluderar ofta stödsroller för att hjälpa projekt- och programchefer med att samla exakta data. Dessa roller inkluderar:

PMO-tränare och tränare

Träning spelar en stor roll i PMO. Mer än hälften (60%) PMOS har ett projekthanteringsutbildningsprogram på plats (upp från 49% 2014). I genomsnitt ger PMOs fem dagars utbildning för sin personal. Högpresterande PMOS-tåg Projektledningsgruppen på följande områden:

Fördelar med en bra PMO

PMOS uppfattas ofta som en onödigkosta, men de ger värde när de används korrekt. PMOS Skapa värde av:

Enligt PM Solutions Research, ett projektledningskonsultföretag, är kartan nedan en kvantifierbar PMO-fördelar.

PMO utmaningar

Även om fördelarna med en PMO är tydliga, ses PMO-processer ofta som overhead. Att demonstrera mervärde kan vara svårt för PMO, ochbyta hanteringProcesser som de försöker genomföra är ibland uppfyllda med motstånd.

För att övervinna dessa hinder bör PMOS fokusera på att mäta och rapportera de bästa PMO-förmånerna som beskrivs i föregående avsnitt. Demonstrera kvantifierbar påverkan över produktiviteten,kostaBesparingar, kundnöjdhet och andra KPI visar värdet av en PMO och ökar förtroendet över organisationen.

Framtiden för PMO

PMO popularitet ökar dockVad PMOs kommer att se ut i framtiden är osäker. Emerging Technologies som smarta maskiner, AI (artificiell intelligens), och Internet av saker (IoT) kan eliminera många av PMO: s roller och dagliga funktioner.

"PMO-ledare måste omvärdera och troligen anpassa sina personalkompetenser, discipliner, mätvärden och verktyg för att aktivera Enterprise Transformation i den digitala eran", enligt en Gartner-rapport. (Gartner, PMO Transformation Primer för 2018, Robert A. Handler, Joanne Kopcho, 1 februari 2018). "PMOS misslyckas med att anpassa ansiktet som pigeonholed tillkostnadshanteringeller föryngring. "

PMOS kan fortsätta att visa värde inför förändring på följande sätt:

Bottom line för projektledningskontor

PMO är fortfarande en allt viktigare del av en framgångsrik organisation. Och som ny teknik framträder och företag söker innovation måste PMOS utvecklas för att hålla sig relevant och värdefullt.

I detta snabbt utvecklande affärsscenario måste PMOS också flytta med smidighet. MedUDN Task ManagerS lösning,PmosKan ställa in projekt för framgång med enkel att använda tidskort, smartare budgetering och exakta kostnadsbedömningar. Sömlöst köra digital transformation över din organisation genom att bryta ner silor i kombination med jämn och konsekvent utförande.

Anpassa snabbare till förändrade affärsbehov med aportföljDet är optimerat i realtid. Använda sig avUDN Task ManagerS Portfolio Health Dashboards, Scenario Planering och jämförelse diagram, och anpassade samarbetsmöjligheter som mallar, arbetsflöden och personligautomationer för att konsekvent investera i rätt projekt.

Starta ettfri rättegång av UDN Task ManagerOch lära dig hur vi kan hjälpa din PMO att driva större resultat.

Dela vår infografiska på din egen webbplats med den här inbäddningskoden:

Tyvärr, det här innehållet är inte tillgängligt på grund av dina sekretessinställningar. Om du vill visa det här innehållet klickar du på knappen "Cookie Preferences" och accepterar annonseringskakor där.