PMO คืออะไร (Infographic)

การจัดการโครงการเป็นวินัยที่เต็มไปด้วยตัวย่อ - PMP, Prince2, CPM, WBS,PMBOK , PMIเพื่อชื่อไม่กี่ คุณหรือไม่โครงการผู้จัดการตามชื่อตัวย่อหนึ่งตัวคุณแน่ใจว่าได้ยินบ่อยครั้งปล้นสะดม .

"PMO คืออะไร" คุณอาจถาม PMO ย่อมาจาก "การจัดการโครงการสำนักงาน. "สำนักงานการบริหารโครงการได้ระเบิดความนิยมในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาตามที่การสำรวจการบริหารโครงการของโครงการ 2020, สหราชอาณาจักร: Wellingtone PPMจำนวนของ PMOS ภายใน บริษัท ที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

แต่บทบาทของ PMO คืออะไรและมีวัตถุประสงค์อะไรบ้างในการจัดการโครงการและธุรกิจ?

นิยามของ PMO

PMO (สำนักงานบริหารโครงการ) เป็นกลุ่มภายในหรือภายนอกที่กำหนดและรักษามาตรฐานการจัดการโครงการให้ทั่วทั้งองค์กร PMOS มีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและการจัดทำเอกสารสถานะโครงการและกลยุทธ์ในที่เดียว

PMO เป็นผู้รักษาเอกสารคำแนะนำและตัวชี้วัดสำหรับการดำเนินการโครงการทำให้มั่นใจว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์ตรงเวลาและภายในงบประมาณ

บทบาทของ PMO คืออะไร?

บริษัท ขนาดเล็กอาจสามารถขูดโดยได้โดยไม่ต้องมี PMO แต่ถ้าองค์กรของคุณมีจำนวนมากโครงการข้ามฟังก์ชั่นทำงานพร้อมกันการมี PMO ควรอยู่ในรายการลำดับความสำคัญของคุณอย่างแน่นอน ขึ้นอยู่กับขนาดและขอบเขตของโครงการ PMO ที่ประสบความสำเร็จจะเป็นการผสมผสานระหว่างผู้คนเครื่องมือและกระบวนการต่างๆ ดังนั้นบทบาทของ PMO คืออะไร? นี่คือความรับผิดชอบของ PMO

อะไรคือความแตกต่างระหว่าง PMO และผู้จัดการโครงการคืออะไร?

แม้ว่าพวกเขาจะเกี่ยวข้องกับการใช้งาน แต่ผู้จัดการโครงการและปล้นสะดมแตกต่าง. ในขณะที่ผู้จัดการโครงการเป็นบุคคลที่ดูแลโครงการใดโครงการหนึ่งตั้งแต่ต้นจนจบ PMO เป็นทีมผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานในระดับองค์กร หน้าที่ของผู้จัดการโครงการรวมถึงการกำหนดเป้าหมายโครงการการรวบรวมข้อมูลงาน การตั้งเวลาและการจัดการต้นทุนงบประมาณและทรัพยากรของโครงการ PMO มีขนาดใหญ่ขึ้นในขอบเขตและการดำเนินการ มันเป็นทีมสหสาขาวิชาชีพของมันการวางแผน, การเงิน,การบริหารความเสี่ยงและจัดหาผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานร่วมกันเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการทุกโครงการจัดส่งสูงคุณภาพและบรรลุผลลัพธ์ที่กำหนดไว้ สิ่งนี้ทำได้โดยการทำแผนที่เป้าหมายโครงการการกำหนดกระบวนการเวิร์กโฟลว์วิธีการทรัพยากรข้อ จำกัดและขอบเขตโครงการ

ใครต้องการ PMO

ไม่ใช่ทุก บริษัท มี PMO และทุก บริษัท ต้องการ PMO อย่างไรก็ตาม PMOS เป็นประโยชน์เนื่องจากจำนวนโครงการเติบโตในองค์กรซึ่งเพิ่มขึ้นเสี่ยงของความล้มเหลวเนื่องจากทรัพยากรได้รับการยืดและการแข่งขันในการแข่งขันที่เกิดขึ้น PMO Plays Conductor เข้าใจว่าแต่ละโครงการเสนอให้เข้ากับกลยุทธ์ธุรกิจที่กว้างขึ้น PMO ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทรัพยากรจะถูกจัดสรรอย่างเหมาะสมเพื่อลดความล้มเหลวของโครงการ

คุณอาจต้องใช้ PMO หาก:

PMOS เป็นที่นิยมแค่ไหน?

PMOS กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ สำหรับองค์กรทุกขนาด ในปี 2000 เพียง 47% ขององค์กรมี PMO ในปี 2020 89% รายงานว่ามี PMO (มี 50% มีมากกว่าหนึ่ง) สำหรับ บริษัท ที่มีรายได้มากกว่า $ 1b จำนวนที่เพิ่มขึ้นถึง 95% มีเพียง 9.9% ของ บริษัท ที่ระบุว่าพวกเขาไม่มี PMO เลย ในขณะเดียวกันหนึ่งในสี่ของ PMOS นั้นค่อนข้างใหม่ได้รับการตั้งค่าในหรือหลังปี 2561

ใครเป็นพนักงาน PMO

พนักงาน PMO เป็นมืออาชีพที่มีประสบการณ์สูงโดยเฉลี่ยอย่างน้อย 10 ปีในแรงงาน นอกจากนี้ 45% มีการรับรอง PMP (Project Management Professional) PMO เฉลี่ยมีพนักงานเก้าคน

PMOS ดำเนินการตามความต้องการและเป้าหมายขององค์กรดังนั้นแต่ละ PMO จึงมีโครงสร้างแตกต่างกัน เกือบครึ่งหนึ่ง (49%) ของรายงาน PMOS โดยตรงไปยังผู้บริหารระดับ C ในขณะที่รายงาน PMOS ส่วนใหญ่ไปยังรองประธานหรือสูงกว่า

ผู้อำนวยการ PMO

PMOS 85% มีผู้อำนวยการ PMO หรือผู้จัดการตำรวจเพื่อดูแลโครงการทั่วทั้งองค์กร ที่นี่ผู้อำนวยการ PMO ดูแลรักษาวิธีการจัดการโครงการ, มาตรฐานจัดตั้งแนวทางขององค์กรในวงจรชีวิตเต็มรูปแบบของโครงการและจัดการการกระจายทรัพยากรและการจัดสรรในทุกโครงการ

ผู้จัดการโครงการและโปรแกรม

ผู้จัดการโครงการและโปรแกรมการรายงานของ PMO มากขึ้น เปอร์เซ็นต์ของผู้จัดการโครงการที่รายงานต่อ PMO เพิ่มขึ้นจาก 42% ในปี 2555 เป็น 52% ในปี 2559 นอกจากนี้ 29% ขององค์กรกล่าวว่า 100% ของผู้จัดการโครงการของพวกเขารายงานต่อ PMO

สนับสนุนบทบาท

PMOS มักจะรวมถึงการสนับสนุนบทบาทเพื่อช่วยเหลือโครงการและผู้จัดการโปรแกรมด้วยการรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง บทบาทเหล่านี้รวมถึง:

PMO ผู้ฝึกสอนและโค้ช

การฝึกอบรมมีบทบาทสำคัญใน PMO PMOS มากกว่าครึ่ง (60%) มีโปรแกรมการฝึกอบรมการบริหารโครงการ (เพิ่มขึ้นจาก 49% ในปี 2557) โดยเฉลี่ยแล้ว PMOS ให้การฝึกอบรมห้าวันสำหรับพนักงานของพวกเขา PMOS ที่มีประสิทธิภาพสูงฝึกอบรมทีมการจัดการโครงการในพื้นที่ต่อไปนี้:

ประโยชน์ของ PMO ที่ดี

PMOS มักถูกมองว่าเป็นสิ่งที่ไม่จำเป็นค่าใช้จ่ายแต่พวกเขาให้คุณค่าเมื่อปรับใช้อย่างถูกต้อง PMOS สร้างค่าโดย:

ตามการวิจัยโซลูชั่น PM บริษัท ที่ปรึกษาด้านการจัดการโครงการแผนภูมิด้านล่างให้ผลประโยชน์ PMO เชิงปริมาณ PMO

ความท้าทายของ PMO

แม้ว่าประโยชน์ของ PMO จะชัดเจนกระบวนการ PMO มักถูกมองว่าเป็นค่าใช้จ่าย การแสดงให้เห็นถึงมูลค่าที่เพิ่มเข้ามาอาจเป็นเรื่องยากสำหรับ PMO และการบริหารการเปลี่ยนแปลงกระบวนการที่พวกเขาพยายามที่จะดำเนินการบางครั้งพบกับความต้านทาน

เพื่อเอาชนะอุปสรรคเหล่านี้ PMOS ควรมุ่งเน้นไปที่การวัดและการรายงานผลประโยชน์ PMO อันดับต้น ๆ ที่ระบุไว้ในส่วนก่อนหน้า แสดงให้เห็นถึงผลกระทบเชิงปริมาณในผลผลิตค่าใช้จ่ายการออมความพึงพอใจของลูกค้าและ KPI อื่น ๆ พิสูจน์คุณค่าของ PMO และเพิ่มความไว้วางใจทั่วทั้งองค์กร

อนาคตของ PMO

ความนิยมของ PMO กำลังเพิ่มขึ้นแม้ว่าPMOS จะมีลักษณะอย่างไรในอนาคตมีความไม่แน่นอน. เทคโนโลยีที่เกิดขึ้นใหม่เช่นเครื่องอัจฉริยะ AI (ปัญญาประดิษฐ์) และอินเทอร์เน็ตของสิ่งต่าง ๆ (IoT) สามารถกำจัดบทบาทของ PMO และฟังก์ชั่นวันต่อวันจำนวนมาก

"ผู้นำ PMO ต้องประเมินและมีแนวโน้มที่จะปรับความสามารถของพนักงาน, สาขาวิชา, ตัวชี้วัดและเครื่องมือเพื่อเปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงขององค์กรในยุคดิจิตอล" ตามรายงานของ Gartner (Gartner, PMO Transformation Primer สำหรับปี 2018, Robert A. Handler, Joanne Kopcho, 1 กุมภาพันธ์ 2018). PMOS ล้มเหลวในการปรับใบหน้าเป็นนกพิราบการจัดการต้นทุนหรือล้าสมัย "

PMOS สามารถแสดงมูลค่าต่อไปในการเปลี่ยนแปลงในวิธีต่อไปนี้:

บรรทัดล่างสำหรับสำนักงานการจัดการโครงการ

PMO ยังคงเป็นส่วนสำคัญขององค์กรที่ประสบความสำเร็จมากขึ้นเรื่อย ๆ และเนื่องจากเทคโนโลยีใหม่โผล่ออกมาและ บริษัท แสวงหานวัตกรรม PMOS ต้องมีการพัฒนาให้มีความเกี่ยวข้องและมีคุณค่า

ในสถานการณ์ทางธุรกิจที่พัฒนาอย่างรวดเร็วนี้ PMOS ยังต้องเคลื่อนที่ด้วยความคล่องตัว กับผู้จัดการงาน UDNทางออกของปล้นสะดมสามารถตั้งค่าโครงการเพื่อความสำเร็จโดยใช้การ์ดเวลาที่ใช้งานง่ายการจัดทำงบประมาณอย่างชาญฉลาดและการประเมินต้นทุนที่แม่นยำ ขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงแบบดิจิตอลอย่างต่อเนื่องทั่วทั้งองค์กรของคุณโดยการทำลายไซโลแบบลงควบคู่ไปกับการดำเนินการที่ราบรื่นและสม่ำเสมอ

ปรับตัวเร็วขึ้นเพื่อเปลี่ยนความต้องการทางธุรกิจด้วยพอร์ตโฟลิโอที่ปรับให้เหมาะสมในแบบเรียลไทม์ ใช้ผู้จัดการงาน UDNแดชบอร์ดสุขภาพพอร์ตการวางแผนภาพจำลองสถานการณ์และแผนภูมิเปรียบเทียบและความสามารถในการทำงานร่วมกันที่กำหนดเองเช่นเทมเพลตเวิร์กโฟลว์และระบบอัตโนมัติส่วนบุคคลเพื่อลงทุนในโครงการที่เหมาะสมอย่างสม่ำเสมอ

เริ่มต้นทดลองฟรีของผู้จัดการงาน UDNและเรียนรู้วิธีที่เราสามารถช่วยให้ PMO ของคุณขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่มากขึ้น

แบ่งปันอินโฟกราฟิกของเราในเว็บไซต์ของคุณเองโดยใช้รหัสฝังนี้:

ขออภัยเนื้อหานี้ใช้งานไม่ได้เนื่องจากการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของคุณ ในการดูเนื้อหานี้ให้คลิกปุ่ม "การตั้งค่าคุกกี้" และยอมรับคุกกี้โฆษณาที่นั่น