Wat is een crisisbeheerplan? (6 stappen om er een te maken)
Overzicht
Een crisisbeheersplan schetst hoe uw bedrijf zal reageren als een crisis optreedt. In uw crisisplan bepaalt u welke crises het meest waarschijnlijk van invloed zijn op uw bedrijf en wat de bedrijfsimpact zal zijn. Planningsreacties voor elke crisis zullen uw team voorbereiden en de langetermijnschade die aan uw organisatie wordt gedaan, te verminderen.
Stel dit aan: u hyp u uw werknemers op voor het jaarlijkse bedrijfsretraite. Je kunt niet wachten tot iedereen om games enteambuilding activiteiten. Het evenement begint morgen en je wilt elk detail van het weekend om soepel te draaien.
De meerderheid van de activiteiten zal buiten worden gehouden, dus toen de onweersbuien plotseling de stad raken, ben je in paniek! Je was zo gefocust op het plannen van het evenement dat je geen back-upplan hebt overwogen voor slecht weer. Het laatste moment veranderen van dingen zal resulteren in duizenden dollars verloren.
Wat is de les? Een Zijngoede leidervereist meer dan positiviteit en solide communicatievaardigheden. Weten hoe je te plannen voor zowel de goede tijden als Bad Builds Trust met je team en toont paraatheid.
Crisisbeheersing is een essentieel onderdeel van elk bedrijfsplan, want zonder dat, uw team zal niet worden bereid wanneer het onverwacht gebeurt. In de onderstaande gids bespreken we wat een crisisbeheerplan is en hoe u uw bedrijf voorbereidt op onzekere tijden.
Wat is een crisisbeheerplan?
Een crisisbeheerplan schetst hoe uw bedrijf zal reageren als een crisis optreedt. Het plan moet identificeren wie actie zal ondernemen en wat hun rollen zullen zijn. Het doel van een crisisbeheersplan is om schade te minimaliseren en bedrijfsactiviteiten zo snel mogelijk te herstellen.
Uw crisisbeheerplan is een levend document dat uw team vaak kan verwijzen en bijwerken. Er zijn verschillende manieren om uw plan te schetsen, maar een typisch crisisplan ziet eruit als een checklist. Wanneer Mishaps optreden, kan uw team controleren welke items moeten worden gedaan om te reageren op de crisis.
Er is geen manier om te weten welk type crisis kan optreden en wanneer, maar het uitvoeren van eenrisico analysekan u een gegeneraliseerd idee geven van de mogelijke bedreigingen die uw bedrijf kan onder ogen zien.
Een social-media marketingbedrijf kan bijvoorbeeld meer in gevaar zijn voor een organisatorische ongelukken die een publieke verontschuldiging vereist, terwijl een technisch bedrijf meer in gevaar kan zijn voor een cyberattack. De industrie waarin u zich bevindt, kan u ook helpen om potentiële crises te bepalen en erachter te komen hoe u ze bestrijdt.
6 stappen om een crisisbeheerplan te maken
Om een crisisbeheerplan efficiënt en effectief en effectief te creëren, breekt het op in kleinere, meer haalbare stappen. Dit kan u helpen waarschijnlijke risico's te identificeren zonder te overwegen door de potentiële crisis als geheel. Gebruik een crisisbeheersjabloon om uw plan te organiseren met de volgende zes stappen:
1. Identificeer uw crisisleiderschapsteam
Voordat u de eerste stap in Crisis Management Planning kunt nemen, kiest u een team van leiders om samen te werken tijdens het proces van de crisisplanning. Je team moet de mensen bevatten die actie ondernemen tijdens een crisis. Zet dit team bij elkaar aan het begin van de crisisbeheersingsplanning, zodat iedereen de ins en outs van uw crisisstrategie kent.
2. Beoordeel het risico
Om het planningsproces te starten, heeft een brainstormsessie om verschillende risico's te beoordelen die uw bedrijf kan onder ogen zien. Zoals hierboven vermeld, kunt u uw brainstormsessie uitschakelen door te kijken naar risico's die zijn gekoppeld aan uw functie.
Gebruik eenrisicoregisterom de kans op risico's te identificeren en te analyseren en te analyseren. Een risicoregister kan de voortgangsvertragingen elimineren en zich voorbereiden op potentiële tegenslagen. Het kan u ook helpen om te visualiseren welke risico's het meest waarschijnlijk zullen optreden, zodat u een reactie op deze risico's kunt plannen.
3. Bepaal de bedrijfsimpact
Zodra u de risicos van hoge waarschijnlijkheid hebt vastgesteld die van invloed kunnen zijn op uw bedrijf, bepaalt u de bedrijfsimpact van deze risico's met behulp van uw Crisis Leadership-team. Elk risico kan verschillende uitkomsten veroorzaken, dus het is belangrijk om ze afzonderlijk te analyseren. Potentiële bedrijfseffecten kunnen klantaanschrijden, beschadigde reputatie, uitgestelde verkoop, verloren inkomen of boetes omvatten.
4. Plan het antwoord
Neem vervolgens elk risico dat u hebt geïdentificeerd en bepaal welke acties uw team moeten nemen om te reageren op de dreiging als het gebeurt. Als u bijvoorbeeld in software werkt en uw bedrijf een cyberattack ervaart, heeft u mogelijk iemand nodig om het netwerk te beveiligen, iemand om het nieuws aan uw klanten vrij te geven en een andere persoon om de beoordeling van de schade aan te pakken.
5. Stolder het plan
Zodra u verbaal verstand hebt gemaakt van de bedreigingen van de bedreigingen, kan uw bedrijf onder ogen zien, de bedrijfseffect en het reageren van uw plan. Een crisisbeheerplan is meer dan een geschreven of verbale strategie. Het moet belangrijke items bevatten, zoals een activeringsprotocol en noodcontacten, die we hieronder in meer detail zullen bespreken. Je moet ook samenwerken met belangrijke belanghebbenden, zodat iedereen begrijpt wat te doen en wanneer.
6. Beoordeling en update
Zodra uw crisisplan is voltooid, bekijk dan het eindproduct om ervoor te zorgen dat er geen gaten zijn. REVISITEER JE CRISIS MANAGEMENT Plan en update het minstens één keer per jaar, omdat potentiële risico's met de tijd kunnen veranderen.
Wat te nemen in een crisisbeheerplan
Uw crisisbeheerplan moet de onderstaande items bevatten. Terwijl u uw Crisis Management Plan maakt, gebruikt u deze checklist om ervoor te zorgen dat u de belangrijke details niet over het hoofd hebt gezien.
Risico analyse
Een risicoanalyse zal fysiek de potentiële risico's overleggen die uw bedrijf kan onder ogen zien en in volgorde van waarschijnlijkheid hebben gebracht. Inclusief risicobeheer in uw noodhulpplan is nuttig omdat er nieuwe leiders naar kunnen verwijzen als management verschuift.
Activeringsprotocol
Het activeringsprotocol bepaalt wanneer er actie moet worden ondernomen als een crisis optreedt. U kunt bijvoorbeeld besluiten dat uw teamleden moeten vasthouden aan het ondernemen van actie totdat een crisis een bepaald niveau van zakelijke impact bereikt. Zodra het bedrijfsimpact optreedt, triggert het het Crisis Management-team om te reageren.
Contactpersonen voor noodgevallen
Neem de hoofdcontactinformatie op om het antwoordproces voor crises te versnellen met externe hulp. Uw noodcontactlijst kan lokale wetshandhaving, ziekenhuisafhandelingspen en de brandweer en de sanitairdiensten, elektriciens, gifcontrole en andere diensten met betrekking tot de risico's die u in uw analyse hebt geïdentificeerd.
Reactieprocedures
Terwijl een activeringsprotocol precies definieert wanneer uw crisisresponsteam op een crisis moet reageren, schetsen de antwoordprocedures de actieplannen voor elke persoon wanneer deze worden geactiveerd. Gebruik eenRollen en verantwoordelijkheden Matrix, ook bekend als een RACI-diagram, om de besluitvormingsposities in uw crisisresponsplan te verduidelijken. Een RACI-diagram kan bijvoorbeeld helpen het antwoordteam te bepalen wie verantwoordelijk is voor het communiceren met het publiek en wie verantwoordelijk is voor het praten met werknemers.
Externe crisis-communicatiestrategie
Wanneer een crisis optreedt, zijn uw interne operaties mogelijk niet de enige dingen die hebben beïnvloed. Zodra een crisis een wijdverbreid genoeg is, moet u de situatie uitleggen aan belangrijke belanghebbenden en het publiek. Uw externe crisis-communicatiestrategie moet details bevatten over wie de informatie levert en die verantwoordelijk is voor het verwerken van feedback.
Beoordeling na de crisis
Een post-crisisbeoordeling herinnert uw team eraan om op te volgen en te beoordelen wat goed ging en wat niet. U kunt dan uw crisisplan bijwerken metles geleerdOm uw responsprocedures te verbeteren en de bedrijfsimpact te verminderen.
Crisis Management Plan-voorbeelden
Hoewel er geen manier is om elke crisis te voorspellen, kun je soorten crises in categorieën generaliseren en plannen maken op basis van wat er kan gebeuren. Sommige voorbeelden van crisisbeheer omvatten:
Financieel verlies:Wanneer uw bedrijf lijdt aan een financieel verlies, moet u mogelijk faillissement aankondigen of werknemers afleggen. U kunt dit scenario plannen zonder de eerste oorzaak van de financiële crisis te kennen.
Technologische mislukking:Een technologie Mishap kan uw klanten verlaten zonder toegang voor een langere periode van tijd. Dit type crisis beïnvloedt uw reputatie en uw bottom-line, dus het is belangrijk om zich voor te bereiden op deze situatie.
Natuurramp:U kunt zich voorbereiden op enkele natuurrampen op basis van waar u zich bevindt. Als uw bedrijf bijvoorbeeld in de Zuidoost-Verenigde Staten is, kunt u een crisisplan creëren voor orkanen die evacuaties, klantcommunicatie, rampherstel en meer omvatten.
Operationele wijzigingen:Hoewel het misschien niet op een traditionele crisis lijkt, moet u een plan hebben om zich voor te bereiden op een onverwachte grote verschuiving in leiderschap. Bovendien kan uw activiteitenproces worden beïnvloed als u veel werknemers moet afleggen, en het publiek moet het misschien weten.
Organizational Mishap:Er is altijd de kans dat uw bedrijf wordt beschuldigd van wangedrag of een vergrijp, en in deze crisis-situatie heeft u een plan nodig om te reageren. Dit crisisplan kan inhouden met het uitgeven van een openbare verontschuldiging en uitzoeken hoe te herstellen.
Waarom heb je een crisisbeheerplan nodig?
Een crisisbeheersplan bereidt uw organisatie voor op een ramp of onvoorziene gebeurtenis. Met een plan op zijn plaats kunt u de impact van de crisis op uw werknemers en uw bedrijfsactiviteiten verminderen. Wanneer het team goed is opgeleid voor het onverwachte, is er minder kans op schade aan de lange termijn.
Als u de leider van een organisatie bent, is het aan u om met andere leden van het senior management te werken en bedenken met de strategie voor noodbeheer die voor u werkt. Je weet misschien niet waar je moet beginnen, maarProjectplanningssoftwarekan u helpen bij het navigeren van dit onbegrijpelijke grondgebied.
Een goed georganiseerd crisisbeheerplan kan uw bedrijf helpen herstellen nadat een ramp voorkomt.
Bereid je team voor met Crisis Management
Wanneer u de juiste hulpmiddelen tot uw beschikking hebt, is het eenvoudig om een crisisbeheerplan te maken. Gebruik projectplanning om uw te structurerenactieplanNet als een eigen project, met teamrollen, een activeringsprotocol, reactieprocedures en meer.
Het maken van uw crisisplan gemakkelijk te begrijpen en toegankelijk voor iedereen in uw bedrijf kan de paraatheid vergroten en helpen bij het herstel in geval van een crisis.
