Dlaczego twój kreatywny zespół nie używa oprogramowania do zarządzania projektami

Po miesiącach stracling, aby zakończyć projekty w ostatniej chwili, marnowanie godzin wyszukiwania informacji zwrotnych w skrzynce odbiorczej i brakuje jednego zbyt wielu terminów, miałeś go. Coś musi się zmienić.

Będąc zaradnym rozwiązaniem problemu, którego jesteś, znalazłeś rozwiązanie:Zarządzanie projektamioprogramowanie. AOprogramowanie do zarządzania usługami Profesjonalneusprawnia projekty, zwiększyć współpracę, zapewniająNarzędzia do zarządzania zespołemi pomóż swojemu zespołowi zarządzać kreatywnymi projektami.

Po ocenie dziesiątki platform, aby znaleźć idealne dopasowanie i spędzanie czasu i pieniędzy, aby wdrożyć - jest tylko jeden problem: nikt go nie używa.

Nie martw się! Nie jesteś sam. ABadanie HubSpot.Znaleziono 80% agencji twórczychprojektOprogramowanie do zarządzania. Jednakże:

Morał historii: Podczas gdy te kreatywne zespoły mogą "używać" oprogramowania do zarządzania projektami, prawdopodobnie nie robią tak skutecznie - czy wystarczy.

Każdy na pokładzie jest kluczowy dla sukcesu platformy zarządzania projektami. Oto pięć powodów, dla których Twój kreatywny zespół nie korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami Creative Project i co możesz zrobić, aby zwiększyć adopcję.

1. Proces żądania kreatywnego jest zbyt skomplikowany

Kreatywne majtki mają bardziej wydajne zespoły, ale mogą łatwo stać się obciążeniem. Uczynić je zbyt wysokim poziomem, a drużyny kreatywne nie będą miały skutecznie pracować, co prowadzi do dodatkowych połączeń obserwacyjnych i spotkań. Z drugiej strony, gdy majtki wymagają zbyt wielu szczegółów, wnioskodawcy ich nie wypełniają.

Kiedy kreatywne majtki przestają być przydatne, zespoły powrócą do swoich starych nawyków komunikujących się i fielding żądań za pośrednictwem poczty e-mail lub luzu, ciągnąc wszystkich z narzędzia do zarządzania projektami. Twój kreatywny zespół nie będzie korzystać z platformy zarządzania projektami, jeśli ich klienci nie będą.

Rozwiązanie:Istnieje świetna linia między łatwym i przydatnym, a oprogramowanie do zarządzania projektami powinno dać Ci możliwość budowania majtek, które faktycznie pracują dla ciebie, a nie przeciwko tobie.

Dynamiczne formularze żądaniaPozwól, aby tworzyć kreatywne majtki na podstawie Twoich potrzeb z różnych typów polowych, w tym krótkich odpowiedzi, akapity, pola wyboru, daty, rozwijanych, numerycznych, załączników plików i innych. Zmiany pytań na podstawie informacji, które wnioskodawca zapewnia, ponieważ wypełnia krótki, aby zapewnić, że Twój kreatywny zespół otrzymuje wszystkie potrzebne informacje bez zadawania niepotrzebnych pytań.

Formy te automatycznie przypisują również zadania do właściwych członków zespołu, więc praca może rozpocząć się, gdy tylko złożona zostanie wniosek.

2. To tylko jedno narzędzie, które muszą użyć

Dziś istnieje narzędzie tylko o wszystkim - od rozmowy do wysyłania e-maila do przeglądania danych. Średnio,Marketerzy używają 12 narzędzizarządzać kampaniami i danymi. Czas spędzony na przesyłaniu informacji i przełączanie między tymi narzędziami daje się. Przesuwanie między zadaniami (lub narzędziami)Koszty do 40%czasu produktywnego człowieka.

Twój kreatywny zespół prawdopodobnie ma garść narzędzi (lub więcej) polegają na każdym dniu. Dodawanie zarządzania projektami do ich zestawu narzędzi może czuć się jeszcze raz krok w już długim procesie kreatywnym - ale nie musi być.

Rozwiązanie:WybierzSystem zarządzania pracąSpowodowało, że centralizuje te elementy twórczego układanki i integruje się z programami twoi kreatywny zespół już używa. Na przykład,Menedżer zadań UDN."S Adobe Creative Cloud Suite Extension umożliwia projektantom wyświetlanie zadań, tworzenia komentarzy, przesyłania plików i więcej bezpośrednio z InDesign, Photoshop i innych narzędzi Adobe.

Zespół kreatywny OSF Healthcare zmagał się zarządzać do 400 żądań kreatywnych każdego miesiąca, zanim znaleźliMenedżer zadań UDN. 's Adobe Creative Cloud Extension- mówi Heidi Wessler, koordynator graficzny w OSF Healthcare.

"Z InDesign, po prostu idę doMenedżer zadań UDN.Rozszerzenie, zobacz, jakie zmiany muszą być wykonane, następnie załaduj nowy dowód, aż wylądujemy w wersji ostatecznej, "mówi Wessler. "Nie muszę już dostosować ustawień PDF, eksportuj do komputera stacjonarnego, uruchom e-mail, dołączyć zasób i wyślij go. Po prostu kliknij przycisk DodajMenedżer zadań UDN.bezpośrednio z InDesign i jest tam.

Menedżer zadań UDN.Posiada również integracje Z Salesforce, Box, Google, Microsoft, luz i więcej.

3. Nie pozwala im działać tak, jak chcą

Informacje powinny być zorganizowane na pięć kluczowych sposobów, według projektanta graficznego, architekta, założyciela Ted i twórcy terminu "Architekt informacyjny" Richard Saul Wurman. Są to: lokalizacja, alfabet, czas, kategoria i hierarchia.

Koncepcja ta jest znana jako zatrzask lub pięć stojaków na kapeluszu i wspiera pomysł, że różne struktury zarządzania danymi działają lepiej dla różnych zestawów danych. Podobnie twoja drużyna przetwarza różne informacje w odmiennych sposobach. Zmuszając ich do pracy w jednym wielkości-pasujeSystem zarządzania projektamijest przepisem dla niepowodzenia.

Kreacje są bardzo wizualnymi ludźmi, a wBadanie 143 członków zespołu kreatywnychW Ameryce Północnej korzystają z zarządzania projektami na co tydzień, 83% respondentów stwierdziło, że używają oprogramowania do zarządzania projektami z funkcjami wizualnymi (Kanban.Płyty, karty przeciągania i kropli, opcje przeglądania "Wiertła" itp.)

Innymi słowy: Nie każdy jest wygodny, patrząc na zadania w arkuszu kalkulacyjnym. Jeśli platforma zarządzania projektami działa dla Ciebie, ale nie zapewnia elastycznego obszaru roboczego dla twojego zespołu kreatywnego, mogą znaleźć go nieuzasadnione lub nieporęczne.

Rozwiązanie:Twoja platforma zarządzania projektami powinna być wystarczająco elastyczna, aby zaspokoić Twoje potrzeby, a także pozwalając, aby Twój kreatywny zespół mógł zobaczyć informacje, jednak czują się najbardziej komfortowo.

Wybierz platformę, która oferuje różnorodne widoki, w tymWykresy gantta , Płyty Kanban., orazwidoki na stole.. Pozwala to na budowę procesów projektowych w jednym widoku i kreatywnym zespole, aby sprawdzić zadania w innym widoku. Konfigurowalna struktura folderów do sortowania zadań i projektów obsługuje również unikalne procesy drużyny kreatywnych.

4. Proofing i aprobaty nie są przepływowe

Narzędzia do zarządzania pracą są często niewłaściwie nadużywane jako kolejne miejsce do utrzymania listy sprzężenia zwrotnego. Jeśli rozwiązanie do zarządzania projektem jest używane tylko do opuszczenia notatek i udostępniania list do zrobienia, nie zapewnia znacznie więcej wartości niż e-maila lub czatu.

Jeżeli twójNarzędzie do zarządzania pracąNie zapewnia wysoce interaktywnej, współpracy przestrzeni w czasie rzeczywistym w projekcie edycji i komentarzy, twórczości utknięci z czasochłonnymzadaniebrodzenia przez i konsolidując informacje zwrotne. Oto przykład:

Filmy do edycji zazwyczaj wymagają recenzenta do napisania listy opinii, w tym znaczniki czasu dla każdej zmiany. Następny recenzent robi to samo. Po zakończeniu wszystkich recenzji kreacja musi porównać i skonsolidować notatki, mostkowanie wielu platform i pracuje poprzez sprzeczne informacje zwrotne po drodze.

To żmudny proces. Na szczęście jest lepszy sposób na to zrobić.

Rozwiązanie:W przypadku sprawdzania i zatwierdzeń, przypisanych recenzentów i zatwierdzeń oznaczają pojedynczy, scentralizowany dokument lub wideo. Współpracownicy widzą uwagi i pracę poprzez sprzeczne informacje zwrotne w czasie rzeczywistym. Edytki są skrzyżowane, ponieważ są wykonane, a dokumenty są wyraźnie oznaczone jako "przegląd" lub "zatwierdzony".

Produkcja zabezpieczenia druku i wideo reprezentuje znaczną część obciążenia graficznego SF Chronicle'a Paul de Leona. Trudno było nawigować listy pisemnych komentarzy z znaczkami czasu obok nich podczas edycji filmów.

Projektanci mogą teraz szybko dostać się do dokładnego miejsca w filmie, w którym potrzebna jest zmiana za pomocą prostego kliknięcia w prawo w komentarzu Menedżer zadań UDN."S odporność na wideodę i zaawansowane znaczniki. Główną korzyścią jest "bardziej bezpośrednie i wskazane informacje zwrotne", mówi de Leon.

"Zamiast pisać szczegółową listę w komentarzu lub e-mailu, w którym muszę skryptować przez różne długości czasowe, jest w stanie pomóc mi kliknąć komentarz i wiedzieć dokładnie, do czego odnoszą się przeglądarkę", mówi de Leon.

5. Nie dostaje ich rozpoznawania, na które zasługują

ChociażPołączenie między doskonałymi projektami i rezultatami biznesowymiStaje się coraz bardziej jasne, prace zespołów kreatywnych jest często przyćmiony przez projekty bardziej związane z działaniami do przychodów. Kreatywne drużyny są postrzegane jakokosztcentrum - i wiedzą to.

Jeśli platforma zarządzania projektem nie pomoże rozwiązać tego problemu, jest to jeden mniej przyczyn twojego kreatywnego zespołu, aby go przyjąć. Creaty wiedzą, że kluczowe interesariusze mają zerową widoczność w ich ciężkiej pracy, niezależnie od tego, czy go używają, czy nie.

Rozwiązanie:Zawsze łatwiej jest dostać kogoś do przyjęcia nowego systemu, jeśli jest dla nich coś. Nakładanie swojego zespołu kreatywnego z platformą zarządzania pracą, która robi coś historycznie nieuchwytny: udowodnić ich wartość.

Niektóre rozwiązania do zarządzania pracą wzmacniająinteresariusze.Widoczność poprzez solidny, w czasie rzeczywistymRaportowanie i analizy. Możliwość zaprezentowania dokładnie ile projektów jest w locie, który pracuje nad tym, jak często spełnione są terminy, a inne kluczowe punkty danych pomagają twórcom liderzy podkreślają ciężką pracę zespołów i wartość, którą dostarczają.

Kicker? Upewnij się, że twój zespół nie zna żadnego z tych raportów, jeśli ich praca nie jest zarządzana w platformie!

Zdobądź swój kreatywny zespół na pokładzie

Dobre zarządzanie projektami dla kreatywnych zespołów oszczędzają czas i energię, aby uzyskać wielką pracę. Jeśli twój zespół nie dostosowuje się do twojegoNarzędzia do zarządzania projektami, możesz się zastanawiaćJakie oprogramowanie jest przydatne do zarządzania projektami zespołowymi. Możesz się zastanawiać, czy zmagasz się, aby uzyskać twój kreatywny zespół, aby przyjąć platformę zarządzania projektami, jeden lub więcej z tych pięciu powodów może być dlaczego:

Znaleźć A.Profesjonalne oprogramowanie do zarządzania projektamiTwój zespół będzie kochać, pobierz nasze darmowePrzewodnik Kreatywnego Kupującego .