एक प्रो की तरह परियोजना योजना टेम्पलेट्स का निर्माण और उपयोग कैसे करें
कोई फर्क नहीं पड़ता कि कितना बड़ा या छोटा, हर परियोजना एक टेम्पलेट होने से लाभ। ए परियोजना योजना टेम्पलेट आपकी परियोजनाओं को प्रारंभ से खत्म करने में आसानी से चलाने में मदद करता है। कार्यों से निर्भरता तक, प्रारंभिक परियोजना सेटअप प्रक्रिया समय लेने वाली है। एक बार जब आप एक सफल प्रोजेक्ट प्रबंधित कर लेते हैं, तो व्हील को क्यों बनाते हैं जब एक समान होता है? एक टेम्पलेट स्क्रैच से शुरू होने के बिना बार-बार सफलता को दोहराना आसान बनाता है।
तो उस टेम्पलेट की तरह क्या दिखना चाहिए? क्या यह शब्द या शब्द जैसे उपकरणों में एक चेकलिस्ट है एक्सेल ? यदि आपकी सभी परियोजना की जानकारी उन उपकरणों में है, तो सदस्यों को कहां सहयोग करना चाहिए और संवाद करना चाहिए? मैं एक परियोजना योजना कैसे लिखूं? संपत्ति कहाँ रहते हैं? ईमेल धागे में? Yikes।
चाहे आपने एक हजार परियोजनाओं की योजना बनाई है या यह एक सहयोगी में टेम्पलेट्स का उपयोग करके आपका पहला है संसाधन योजना उपकरण आप में aflevel होगा परियोजना प्रबंधन समर्थक। यहाँ पर यूडीएन कार्य प्रबंधक , हम आपको एक परियोजना योजना टेम्पलेट बनाने के लिए सशक्त बनाना चाहते हैं जो उद्योग का अनुसरण करता है सर्वोत्तम प्रथाएं । जबकि हम पूर्व निर्मित नमूना परियोजना योजना टेम्पलेट्स आपके लिए यूडीएन कार्य प्रबंधक , यहां एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका है एक परियोजना प्रबंधन योजना कैसे बनाएं और एक पेशेवर परियोजना टेम्पलेट का उपयोग करें - भले ही आप किस समाधान का उपयोग कर रहे हैं।
एक परियोजना योजना टेम्पलेट कैसे बनाएं
चरण 1: एक परियोजना फ़ोल्डर बनाएँ
यह वह जगह है जहां आप सभी परियोजनाओं को समान हैं जो समान हैं, इसलिए प्रत्येक को केंद्रीय स्थान पर दस्तावेज किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास समान घटनाओं की एक श्रृंखला है, जैसे tradeshows, और उन्हें एक साथ रखना चाहते हैं, वे सभी एक फ़ोल्डर में रह सकते हैं। आप अपने सभी भयानक टेम्पलेट्स को घर बनाने के लिए एक फ़ोल्डर भी बना सकते हैं!
चरण 2: एक परियोजना बनाएँ
परियोजना को शीर्षक दें ताकि टीम के सदस्य आसानी से समझ सकें कि वे किस पर काम कर रहे हैं। इस उदाहरण के लिए, हम अपने टेम्पलेट "प्रोजेक्ट" का नाम देने जा रहे हैं - इसलिए रचनात्मक, हम जानते हैं। जब आप एक प्रोजेक्ट टेम्पलेट बनाते हैं, तो आप सामान्य वर्कफ़्लो को परिभाषित करते हैं ताकि यह हर परियोजना के लिए कॉपी किया जा सके। यह आपको हर बार प्रगति को उसी तरह ट्रैक करने में मदद करता है और अपने टेम्पलेट को अनुकूलित करना जारी रखता है।
चरण 3: सूची कार्य और देय तिथियां
इसके बाद, हर बार जब आप इस परियोजना को करते हैं तो आवश्यक कार्यों को सूचीबद्ध करें। देय तिथियां और मील का पत्थर असाइन करें ताकि आप कल्पना कर सकें कि परियोजना कितनी दिन या सप्ताह लग जाएगी। उदाहरण के लिए, यदि आमतौर पर ईबुक लिखने के लिए 3 दिन लगते हैं, तो सेट करें टास्क पिछले 3 दिनों के लिए। जब आप टेम्पलेट को कॉपी करते हैं, तो बस उस वास्तविक तिथि से मेल खाने के लिए समायोजित करें जिसे आप कार्य करना चाहते हैं।
आप कार्यों के बीच निर्भरता जोड़ना शुरू कर सकते हैं उप-कार्य । निर्भरता संकेत दें कि किसी कार्य को अन्य कार्यों के संबंध में कब शुरू करना या समाप्त करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप एक ईबुक बना रहे हैं, तो डिज़ाइन शुरू होने से पहले आपको प्रतिलिपि को पूरा करने की आवश्यकता है। में यूडीएन कार्य प्रबंधक , जब आप निर्भरता के साथ एक कार्य को पुनर्निर्धारित करते हैं, तो सभी आश्रित कार्य स्वचालित रूप से पुनर्निर्धारित होते हैं - आपको समय बचाते हुए और आपको चुस्त रखते हैं।
चरण 4: उपटास्क विवरण जोड़ें
यदि कार्य इसके लिए कॉल करता है, तो इसे समयरेखा को अधिक सटीक रूप से शेड्यूल करने में मदद के लिए इसे सबटास्क में तोड़ दें। किसी कार्य के भीतर मील का पत्थर के रूप में सोचें। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक उपटास्क में एक समय सीमा और टेम्पलेट का उपयोग हर बार शामिल होने का स्पष्ट विवरण है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक ईबुक बना रहे हैं और आपको कुछ प्रचार बैनर करने की ज़रूरत है, तो यह एक उपटास्क जोड़ने के लिए समझ में आता है जो वर्ण की गणना और छवि आकार बताता है जिसे आपको हर बार आवश्यकता होगी।
अपने प्रोजेक्ट प्लान टेम्पलेट्स का उपयोग कैसे करें
चरण 1: अपने टेम्पलेट पर कॉपी करें और तिथियों को समायोजित करें
अब जब आपने अपना टेम्पलेट बनाया है, तो इसका उपयोग करने का समय है। बस अपने टेम्पलेट को डुप्लिकेट करें, प्रोजेक्ट विनिर्देशों को भरें, और वास्तविक तिथियों को अपडेट करें। उपयोग गैंट चार्ट यह देखने के लिए देखें कि समयरेखा कैसे दिखती है और सुनिश्चित करें कि सभी निर्भरताओं को गठबंधन किया गया है।
चरण 2: परियोजना टीम के सदस्यों को कार्य सौंपें
जब आप कार्यों को टीम के सदस्यों को असाइन करने के लिए तैयार होते हैं, तो हम केवल उस व्यक्ति को असाइन करने की सलाह देते हैं जो कार्य पूरा करने के लिए जिम्मेदार होगा। में यूडीएन कार्य प्रबंधक , कार्य मालिक @mention सहयोगियों को आवश्यकतानुसार करने और आवश्यकतानुसार जोड़ने के लिए आवश्यकतानुसार कर सकते हैं।
चरण 3: संसाधन आवंटन की जाँच करें
अब टीम के सदस्यों को असाइन किया गया है, संसाधन डैशबोर्ड का उपयोग दृष्टि से समझने के लिए करें कि टीम सदस्य वर्कलोड उन कार्यों को कैसे प्रभावित करेगा। यह आपको संभावित रोडब्लॉक को खोजने में मदद करता है और कुछ पैडिंग प्रदान करने के लिए अग्रिम में देय तिथियों को समायोजित करता है।
चरण 4: एक उपकरण के भीतर सभी को सहयोग और फीडबैक प्रदान करें
यहां तक की सबसे अच्छी तरह से आवेदन योजना बाधाओं का अनुभव - विशेष रूप से यदि आप कार्य प्रबंधन उपकरण सहयोग क्षमताओं में नहीं है। साथ यूडीएन कार्य प्रबंधक , टीम @mention एक दूसरे को कर सकते हैं, संपत्ति पर अनुमोदन प्राप्त कर सकते हैं, और पहुंच परियोजना प्रबंधन रिपोर्ट सभी एक ही स्थान पर। में परियोजना संचार रखने का प्रयास करना यूडीएन कार्य प्रबंधक दृश्यता अनुकूलित करेगा और सभी को ट्रैक पर रहने में मदद करेगा।
बोनस टिप! गतिशील रूपों के साथ आसान इन फनल नई परियोजनाएं
अब जब आपका टेम्पलेट दोहराने योग्य सफलता के लिए स्थापित है, तो आप अधिक काम में फ़नलिंग शुरू करने के लिए तैयार हैं। सबसे सफल कंपनियों में ऐसी टीम होती हैं जो पार-कार्यात्मक रूप से सहयोग कर सकती हैं। जबकि आप प्रभारी हो सकते हैं परियोजना कार्य योजना कदम जब आपकी टीम की परियोजनाओं की बात आती है, तो हर कोई उस घर्षण से संबंधित हो सकता है जो तब उत्पन्न होता है जब दो टीमें एक साथ काम करती हैं। गतिशील अनुरोध फॉर्म लागू करके अन्य टीमों से इनबाउंड अनुरोधों के आसपास निराशा को आसानी से।
यूडीएन कार्य प्रबंधक अनुरोध प्रपत्र आने वाले काम को सॉर्ट करने में आपकी सहायता करें, ताकि आप आसानी से अपनी टीम के वर्कलोड को संतुलित कर सकें। नौकरी को पूरा करने के लिए आपको आवश्यक सभी जानकारी इकट्ठा करने के लिए अनुरोध फॉर्म को वैयक्तिकृत करें। यूडीएन कार्य प्रबंधक अनुरोध फॉर्म स्वचालित रूप से एक प्रोजेक्ट टेम्पलेट को भी ट्रिगर कर सकते हैं और इस तरीके के आधार पर काम को स्वतः असाइन कर सकते हैं कि अनुरोधकर्ता किस प्रकार फॉर्म भरता है।
चाहे आप उपयोग कर रहे हों यूडीएन कार्य प्रबंधक टेम्पलेट्स अपनी अगली बड़ी परियोजना का निर्माण करने या अपने स्वयं के अनुरोध फॉर्म बनाने के लिए चाहते हैं, यहां 10 अनुरोध फॉर्म नमूने हैं आपको शुरू करने के लिए। एक त्वरित टीज़र के रूप में ...
3 नमूना परियोजना योजना टेम्पलेट्स हमने आपके लिए बनाया है यूडीएन कार्य प्रबंधक :
1। व्यावसायिक सेवा प्रबंधन
इसे कैसे उपयोग करे:
पेशेवर सेवाओं के साथ, आपको ग्राहक को दृश्यता प्रदान करने में सक्षम होना चाहिए। परियोजना के प्रत्येक चरण में संरचना और संगठन लाएं: दीक्षा, योजना , डिलीवरी, प्रोजेक्ट क्लोजआउट।
आप ऐसा कर सकते हैं:
टेम्पलेट में शामिल हैं:
1 प्रोजेक्ट, 4 फ़ोल्डर्स, 4 नमूना कार्य, 1 डैशबोर्ड
2। घटना प्रबंधन टेम्पलेट
इसे कैसे उपयोग करे:
यूडीएन कार्य प्रबंधक सफल घटनाओं की योजना बनाने के लिए पहले से कहीं अधिक आसान बनाता है। एक साधारण चेकलिस्ट और एक्सेल स्प्रेडशीट से आगे बढ़ें, और अपने सभी कार्यों, संपत्तियों, सहयोग, और अपनी टाइमलाइन का ट्रैक रखें यूडीएन कार्य प्रबंधक ।
आप ऐसा कर सकते हैं:
टेम्पलेट में शामिल हैं:
1 प्रोजेक्ट, 5 फ़ोल्डर्स, 10 नमूना कार्य, 1 डैशबोर्ड
