Hur man bygger och använder projektplanmallar som en proffs

Oavsett hur stor eller liten, varjeprojektfördelar från att ha en mall. Aprojekt planMallen hjälper dina projekt att springa smidigt från början till slut. Från uppgifter till beroenden är den ursprungliga projektinställningsprocessen tidskrävande. När du har lyckats ett framgångsrikt projekt, varför återskapa hjulet när en liknande kommer med? En mall gör det enkelt att replikera framgång om och om igen utan att behöva börja från början.

Så vad ska den mallen se ut? Är det tillräckligt att helt enkelt ha en checklista i verktyg som ord ellerExcel? Om all din projektinformation är i dessa verktyg, var ska medlemmarna samarbeta och kommunicera?Hur skriver jag en projektplan?Var bor tillgångar? I e-postgängor? Yikes.

Oavsett om du har byggt tusen projekt planer eller det här är din första, med hjälp av mallar i ett samarbeteResursplaneringsverktygkommer att uppleva dig i enprojektledningproffs. Här påUDN Task Manager, vi vill bemyndiga dig att bygga en projektplanmall som följer industrinbästa praxis. Medan vi harFörbyggda provprojektplanmallarför dig iUDN Task Manager, här är en steg-för-steg-guide påHur man skapar en projektledningsplanOch använd en professionell projektmall - oavsett vilken lösning du använder.

Hur man bygger en projektplanmall

Steg 1: Skapa en projektmapp

Här kommer du att hyra alla de projekt som liknar, så var och en dokumenteras på ett centralt läge. Till exempel, om du har en serie liknande händelser, som TradeShows, och vill hålla dem ihop, kan de alla leva i en mapp. Du kan även göra en mapp för att hysa alla dina fantastiska mallar!

Steg 2: Skapa ett projekt

Titel projektet så att lagmedlemmar lätt förstår vad de arbetar på. För det här exemplet kommer vi att namnge vår mall "-projekt" - så kreativ, vi vet. När du skapar en projektmall definierar du det allmänna arbetsflödet så att den kopieras för varje projekt. Detta hjälper dig att spåra framsteg på samma sätt varje gång och fortsätta att optimera din mall.

Steg 3: Lista uppgifter och förfallodagar

Nästa, lista ut de uppgifter som krävs varje gång du gör det här projektet. Tilldela förfallodatum och milstolpar som hjälper dig att visualisera hur många dagar eller veckor som projektet kommer att ta. Till exempel, om det i allmänhet tar 3 dagar att skriva en ebook, sätt inuppgifttill sista 3 dagar. När du kopierar mallen över, justera bara för att matcha det aktuella datumet du vill ha uppgiften.

Du kan också börja lägga till beroenden mellan uppgifter ochsubtask . BeroendenAnge när en uppgift ska börja eller sluta i förhållande till andra uppgifter. Till exempel, om du gör en eBook, måste du slutföra kopian innan design kan börja. IUDN Task ManagerNär du omställer en uppgift med beroenden, omdirigeras alla beroende uppgifter automatiskt - spara dig tid och hålla dig smidig.

Steg 4: Lägg till subtaskdetaljer

Om uppgiften kräver det, bryta den ut i subtasks för att hjälpa dig att schemalägga tidslinjen mer exakt. Tänk på dessa som milstolpar inom en uppgift. Se till att varje undertask har en tidsram och en tydlig beskrivning av vad som är inblandat varje gång mallen används. Till exempel, om du skapar en eBook och du behöver göra några kampanj banderoller, är det meningsfullt att lägga till en undertask som anger karaktärsräkningen och bildstorleken du behöver varje gång.

Hur man använder dina projektplanmallar

Steg 1: Kopiera över din mall och justera datumen

Nu när du har byggt din mall, är det dags att använda den. Helt enkelt kopiera din mall, fyll i projekt detaljerna och uppdatera de faktiska datum. Använd GanttdiagramFör att se hur tidslinjen ser ut och se till att alla beroenden är i linje.

Steg 2: tilldela uppgifter till projektmedlemmar

När du är redo att tilldela gruppmedlemmar till uppgifterna, rekommenderar vi bara tilldela den person som kommer att ansvara för uppgiften komplettering till det. IUDN Task ManagerKan uppgiften ägare @mention kollegor behövs för att samarbeta och add tagare efter behov.

Steg 3: Kontrollera resursfördelning

Nu när gruppmedlemmar tilldelas använder resursinstrumentpanelen visuellt förstå hur teammedlem arbetsbelastning kommer att påverka de uppgifter de är tilldelade. Detta hjälper dig att upptäcka potentiella hinder och justera förfallodatum i förväg för att ge viss utfyllnad.

Steg 4: Samarbeta och ge feedback alla inom ett verktyg

ÄvenDen mest som projektplanererfarenhet flaskhalsar - särskilt om dinArbetshanteringsverktygsaknar samarbetsfunktioner. MedUDN Task ManagerKan lagen @mention varandra, få godkännanden på tillgångar och tillgångprojektlednings rapporterallt på ett ställe. Anstränger sig för att hålla projektet kommunikationUDN Task Manageroptimerar sikten och hjälpa alla bo på rätt spår.

Bonus tips! Tratt nya projekt i lättare med dynamiska formulär

Nu när din mall är inställd för repeterbara framgång, är du redo att börja kanalisera mer arbete. De mest framgångsrika företagen har team som kan samarbeta tvärfunktionellt. Även om du kan vara ansvarig förProjekt arbetsplansteg när det gäller ditt eget lag projekt, alla kan relatera till friktionen som uppstår när två lag samarbetar. Ease frustration kring inkommande förfrågningar från andra lag genom att genomföra dynamiska begäran former.

UDN Task Managerbeställningsformulärhjälpa dig att sortera inkommande arbete, så att du enkelt kan balansera ditt lags arbetsbelastning. Anpassa formulären för att samla all information du behöver för att få jobbet gjort på framsidan.UDN Task ManagerBeställningsformulär kan också automatiskt utlösa en projektmall och automatisk tilldela arbete utifrån hur beställaren fyller i formuläret.

Oavsett om du använderUDN Task Managermallar för att bygga ut din nästa stora projekt eller vill bygga din egen begäran former,Här är 10 formuläret proveratt komma igång. Som en snabb teaser ...

3 provprojektplanen mallar vi gjort för dig iUDN Task Manager :

1. Professional Services Management

Hur man använder det:

Med professionella tjänster, måste du kunna ge synlighet till klienten. Bringa struktur och organisation till varje fas av projektet: initiering,planera, Leverans, projekt closeout.

Du kan:

Mall innehåller:

Ett projekt, 4 mappar, 4 prov uppgifter, en instrumentpanel

2. Event Management Mall

Hur man använder det:

UDN Task Managergör det enklare än någonsin att planera framgångsrika evenemang. Gå bortom en enkel checklista och Excel-ark, och hålla koll på alla dina uppgifter, tillgångar, samarbete och din tidslinje iUDN Task Manager .

Du kan:

Mall innehåller:

Ett projekt, 5 mappar, 10 prov uppgifter, en instrumentpanel

3. Produktlansering

Hur man använder det:

Produkten lanserasär komplexa, vilket kräver flera faser och samarbete över lag. Med all din information på ett ställe,UDN Task ManagerHåller lag i linje med en gemensam process, och säkerställer att alla är på rätt spår med en tidslinje.

Du kan:

Mallen innehåller:

1 Projekt, 3 mappar, 19 provuppgifter, 1 instrumentpanel

Klar för att börja bygga din projektplan?

Ladda ner någon av våraProjekt arbetsplan mallaroch starta din gratis 14-dagars rättegång avUDN Task Manageri dag!

Dessa gratis projektplanprover är förfylld med mappar och uppgifter som hjälper dig att starta ett projekt. Från tröttProjektansökningarin i din arbetsbelastning tillEffektivisering av godkännandeprocesseri hela projektet,UDN Task Managergör samarbeta en bris. All vårUDN Task ManagerMallar hjälper dig också att mäta projektets framsteg och påverkan med interaktivaGantt-diagram, dynamiska kalendrar och flera arbetsutsikt. Kom igång idag!