Come creare e utilizzare i modelli del piano di progetto come un professionista

Non importa quanto grande o piccolo, ogniprogettobeneficia di avere un modello. UNschema del progettoIl modello aiuta i tuoi progetti a funzionare senza intoppi dall'inizio alla fine. Dai compiti alle dipendenze, il processo iniziale di configurazione del progetto sta richiede tempo. Una volta gestito un progetto di successo, perché ricreare la ruota quando arriva uno simile? Un modello rende facile replicare il successo ancora e ancora senza dover iniziare da zero.

Allora, come dovrebbe apparire quel modello? Basta semplicemente avere una lista di controllo in strumenti come la parola oEccellere? Se tutte le informazioni del progetto sono in quegli strumenti, dove dovrebbero collaborare e comunicare i membri?Come scrivo un piano di progetto?Dove vivono le risorse? In thread e-mail? Yikes.

Se hai costruito un migliaio di piani di progetti o questo è il tuo primo, usando i modelli in una collaborazioneStrumento di pianificazione delle risorseuplevel you in agestione di progettopro. Qui a.UDN Task Manager, Vogliamo autorizzarti a costruire un modello di progettazione di progetti che segue l'industriamigliori pratiche. Mentre noiModelli di progettazione del progetto di esempio pre-costruitoper te dentroUDN Task Manager, ecco una guida passo-passoCome creare un piano di gestione del progettoE utilizzare un modello di progetto professionale - indipendentemente da quale soluzione stai usando.

Come costruire un modello del piano di progetto

Passaggio 1: crea una cartella di progetto

È qui che ospita tutti i progetti simili, quindi ognuno è documentato in una posizione centrale. Ad esempio, se hai una serie di eventi simili, come le fiere e vuoi tenerli insieme, possono vivere in una cartella. Puoi persino fare una cartella per ospitare tutti i tuoi fantastici modelli!

Passaggio 2: crea un progetto

Titolo Il progetto in modo che i membri del team capiscano facilmente cosa stanno lavorando. Per questo esempio, ci chiameremo il nostro modello "progetto" - così creativo, lo sappiamo. Quando si crea un modello di progetto, si definisce il flusso di lavoro generale in modo che sia copiato per ogni progetto. Questo ti aiuta a tenere traccia dei progressi allo stesso modo ogni volta e continua a ottimizzare il modello.

Passaggio 3: attività di elenco e date dovute

Successivamente, elenca le attività richieste ogni volta che fai questo progetto. Assegna le date dovute e le pietre miliari per aiutarti a visualizzare quanti giorni o settimane prenderà il progetto. Ad esempio, se generalmente richiede 3 giorni per scrivere un eBook, impostare ilcompitoper durare 3 giorni. Quando si copia il modello, è sufficiente regolare per abbinare la data effettiva desiderata.

Puoi anche iniziare ad aggiungere dipendenze tra compiti esubttasks. . DipendenzeIndicare quando un'attività dovrebbe iniziare o finire in relazione ad altre attività. Ad esempio, se stai facendo un eBook, è necessario completare la copia prima che il design possa iniziare. NelUDN Task ManagerQuando riesci a riprogrammare un compito con le dipendenze, tutte le attività dipendenti vengono automaticamente riprogrammate - risparmiando tempo e mantenendoti agile.

Passaggio 4: Aggiungi i dettagli del sottotasking

Se l'attività richiede per questo, interromperla in subttasks per aiutarti a pianificare più accuratamente la timeline. Pensa a questi come pietre miliari all'interno di un compito. Assicurarsi che ogni sottotask abbia un fotogramma temporale e una descrizione chiara di ciò che viene coinvolto ogni volta che viene utilizzato il modello. Ad esempio, se stai creando un ebook e devi fare alcuni banner promozionali, ha senso aggiungere una sottotasking che indica il conteggio dei caratteri e la dimensione dell'immagine che ti serviranno ogni volta.

Come utilizzare i modelli del piano del progetto

Passaggio 1: copia il modello e regolare le date

Ora che hai costruito il tuo modello, è ora di usarlo. Basta duplicare il modello, compila le specifiche del progetto e aggiorna le date effettive. Usa il Diagramma di GanttVisualizza per vedere come appare la timeline e assicurati che tutte le dipendenze siano allineate.

Passaggio 2: assegnare compiti ai membri del team di progetto

Quando sei pronto per assegnare i membri del team ai compiti, ti consigliamo di assegnare solo la persona che sarà responsabile del completamento del compito. NelUDN Task Manager., il proprietario del compito può @menton colleghi come necessario per collaborare e aggiungere assegnatari come richiesto.

Passaggio 3: controllare l'allocazione delle risorse

Ora i membri del team sono assegnati, utilizzare la dashboard delle risorse per capire visivamente come il carico di lavoro del membro del team influenzerà i compiti a cui sono assegnati. Questo ti aiuta a individuare potenziali blocchi di blocco e regolare in anticipo le date dovute per fornire un po 'di imbottitura.

Passaggio 4: collaborare e fornire un feedback tutto all'interno di uno strumento

PersinoI piani di progetto meglio rilasciatiEsperienza dei colli di bottiglia - specialmente se il tuoStrumento di gestione del lavoronon ha capacità di collaborazione. Insieme aUDN Task Manager., le squadre possono «l'un l'altro, ottenere approvazioni sui beni e l'accessoReport di gestione dei progettitutto in un unico posto. Fare lo sforzo per mantenere la comunicazione del progetto inUDN Task Manager.Ottimizzerà la visibilità e aiutamo tutti a rimanere in pista.

Punta bonus! Imbicco nuovi progetti più facili con le forme dinamiche

Ora che il tuo modello è impostato per il successo ripetibile, sei pronto per iniziare a candidarsi in più lavoro. Le aziende di maggior successo hanno squadre che possono collaborare cross-funzionalmente. Mentre potresti essere responsabile delPiano di lavoro del progettoPassi Quando si tratta dei progetti della tua squadra, tutti possono relazionarsi con l'attrito che sorge quando due squadre lavorano insieme. Allemiare frustrazione attorno alle richieste in entrata da altre squadre implementando moduli di richiesta dinamica.

UDN Task Manager.Richiedi moduliAiuta a ordinare il lavoro in entrata, quindi puoi facilmente bilanciare il carico di lavoro del tuo team. Personalizza i moduli di richiesta per raccogliere tutte le informazioni necessarie per ottenere il lavoro in anticipo.UDN Task Manager.I moduli di richiesta possono anche attivare automaticamente un modello di progetto e assegnare automaticamente il lavoro in base a come il richiedente compila il modulo.

Sia che tu stia usandoUDN Task Manager.Modelli per costruire il tuo prossimo grande progetto o vuoi costruire i tuoi moduli di richiesta,Ecco 10 campioni di modulo di richiestaper iniziare. Come una rapida teaser ...

3 modelli di progettazione del progetto di esempio che abbiamo fatto per teUDN Task Manager. :

1. Gestione dei servizi professionali

Come usarlo:

Con servizi professionali, è necessario essere in grado di fornire visibilità al cliente. Porta struttura e organizzazione a ciascuna fase del progetto: Iniziazione,pianificazione, Consegna, closeout del progetto.

Puoi:

Il modello include:

1 progetto, 4 cartelle, 4 attività di esempio, 1 cruscotto

2. Modello di gestione degli eventi

Come usarlo:

UDN Task Manager.rende più facile che mai pianificare eventi di successo. Vai oltre una semplice lista di controllo e foglio di calcolo Excel e tieni traccia di tutti i tuoi compiti, risorse, collaborazione e timeline inUDN Task Manager. .

Puoi:

Il modello include:

1 progetto, 5 cartelle, 10 attività di esempio, 1 cruscotto

3. Lancio del prodotto

Come usarlo:

Lanci di prodottisono complessi, richiedendo più fasi e collaborazione tra le squadre. Con tutte le tue informazioni in un unico posto,UDN Task ManagerMantiene le squadre allineate in un processo comune e garantisce che tutti siano in pista con una timeline.

Puoi:

Il modello include:

1 progetto, 3 cartelle, 19 attività di esempio, 1 cruscotto

Pronto per iniziare a costruire il tuo piano di progetto?

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Questi campioni di progettazione di progetti gratuiti sono pre-popolati con cartelle e attività per aiutarti a sollevare facilmente qualsiasi progetto. Da canalizzazioneRichieste di progettonel carico di lavoro aRazionalizzazione dei processi di approvazioneDurante il progetto,UDN Task Managerrende una collaborazione di una brezza. Tutto nostroUDN Task ManagerI modelli ti aiutano anche a misurare i progressi del progetto e l'impatto con interattivoGants Gant., calendari dinamici e viste multiple di lavoro. Inizia oggi!