ستة سيغما: كل ما تحتاج لمعرفته حول هذه منهجية تحسين العملية

ملخص

ستة سيغما هي طريقة تحسين العملية تساعد المنظمات على تحسين عملياتها التجارية. الهدف النهائي من ستة سيغما هو تقليل مقدار الاختلافات في عملية قدر الإمكان من أجل منع العيوب داخل المنتج الخاص بك. في حين أن هذه المنهجية تستخدم في كثير من الأحيان لتحسين عمليات التصنيع، فيمكن أيضا تطبيقها على الصناعات الأخرى - بما في ذلك شركات التقنية التي تنتج المنتجات الرقمية بدلا من تلك المادية.

تخيل فريق التطوير الخاص بك في طور وضع اللمسات الأخيرة معا لإطلاق منتج كبير. عندما يصل المنتج إلى مرحلة الاختبار، يمسك الفريق العديد من الأخطاء غير المتوقعة في التعليمات البرمجية. كيف يمكن لفريقك يمنع ذلك من الحدوث في المستقبل؟

طريقة واحدة للقيام بذلك هي تطبيق أداة تصنيع قديمة: منهجية Six Sigma.

ما هو ستة سيغما؟

ستة سيغما هيمنهجية تحسين العمليةالتي تساعد المنظمات على تحسين عملياتها التجارية. ستة هدف سيغما الرئيسي هو مساعدتك في إقامة عمليات موحدة لتقليل مقدار الاختلافات في المنتج النهائي الخاص بك. في نهاية المطاف، هذا يقلل من كمية عيوب المنتج.

الفلسفة الرئيسية في ستة سيغما هي أن جميع العمليات يمكن تعريفها، وقياسها، وتحليلها، وتحسينها، والتحكم فيها (يشار إليها عادة باسم طريقة DMAIC). وفقا لستة سيغما، فإن جميع العمليات تتطلب المدخلات والمخرجات. المدخلات هي الإجراءات التي ينفذها فريقك، والنواتج هي آثار تلك الإجراءات. الفكرة الرئيسية هي أنه إذا كنت تستطيع التحكم في أكبر عدد ممكن من المدخلات (أو الإجراءات)، فأنت تتحكم أيضا في المخرجات.

من أين تأتي ستة سيجما؟

قام المطور بيل سميث بإنشاء منهجية Six Sigma بينما كان مهندسا في موتورولا في عام 1986. المصطلح "ستة سيجما" ينشأ من النمذجة الإحصائية في عملية التصنيع. في الأساس، يمكنك تحديد نضج عملية من خلال تصنيف "Sigma" الخاص به، مما يدل على نسبة المنتجات الخاطئة. بحكم التعريف، فإن عملية ستة سيغما هي واحدة فيها99.99966٪من الفرص المنتجة من المتوقع إحصائيا أن تكون خالية من العيوب.

يستخدم ستة سيغما عادة في التصنيع والإنتاج لأن العملية تساعد على منع كمية العيوب المنتجة. ومع ذلك، يمكن أيضا استخدام هذه المنهجية في صناعة الخدمات ومع فرق هندسة البرمجيات.

العجاف ستة سيغما

بشكل عام، الهدف منمنهجية العجافهو قيادة النفايات أو أي شيء لا يضيف قيمة إلى منتج أو عملية. تهدئة منهجية ستة سيغما العجاف تقدر منع العيب على الكشف عن العيوب. هذا يعني أن هدف Six Sigma Sigma ليس هو تحديد مكان العيب، ولكن لمنع العيوب من الحدوث في المقام الأول.

مبادئ 5 الرئيسية لستة سيغما

تحتوي منهجية Sigma Sigma على 5 مبادئ رئيسية يمكنك استخدامها عند تحليل العمليات الخاصة بك.

1. التركيز على العميل

في ستة سيغما، الهدف هو التأكد من أنه يمكنك تزويد عملائك بقيمة أكبر قدر ممكن. هذا يعني أن فريقك يجب أن يقضي الكثير من الوقت في تحديد من هم عملائك، واحتياجاتهم، وما يدفع سلوكهم إلى شراء المنتجات. يعمل هذا المبدأ بشكل جيد لشركات SAAS منذ أن تركز غالبا على تيارات الإيرادات المتكررة. تحديد رغبات العميل والاحتياجات الخاصة بك يمكن أن يساعد فريقك على فهم أفضل كيفية الاحتفاظ بالعملاء وإبقائهم العودة إلى منتجك.

هذا يتطلب أن يفهم فريقك جودة المنتج الذي سيجده عملائك مقبولا، حتى تتمكن من الوفاء، أو حتى تتجاوز توقعاتهم. بمجرد أن تفهم هذا المستوى من الجودة، يمكنك استخدامه كمعيار للإنتاج.

2. استخدام البيانات للعثور على حيث يحدث الاختلاف

حدد كل خطوات عملية الإنتاج الحالية الخاصة بك. بمجرد القيام بذلك، قم بتحليل وجمع البيانات حول العملية الحالية لمعرفة ما إذا كانت هناك مجالات معينة يمكن تحسينها أو المناطق التي تسببعنق الزجاجةفي سير العمل الخاص بك. على سبيل المثال، فكر في كيفية مشاركة المعلومات مع فريقك. هل الجميع في فريقك يحصلون على نفس المعلومات، أم أنها تشير إلى وثائق قديمة؟ يمكن أن يساعد إنشاء موقع مركزي لجميع معلومات المشروع ذات الصلة في تقليل مقدار الوقت الذي يقضيه البحث عن المستندات المناسبة.

في بعض الأحيان يمكن أن يكون تحديا لتحديد مامقاييستحتاج إلى تحليل. طريقة سهلة لمعرفة ذلك عن طريق العمل للخلف. تحديد هدف تريد تحقيقه والعمل فيه من هناك. على سبيل المثال، إذا كان هدفك هو تقصير وقت الإنتاج، فقم بتحليل الوقت الذي يستغرقه كل خطوة في عملية الإنتاج.

3. تحسين عملتك باستمرار

أثناء النظر في عملية الإنتاج الخاصة بك، فكر في أي خطوات لا تضيف قيمة لفريقك أو عملائك النهائيين. استخدام الأدوات مثلرسم الخرائط تيار القيمةلتحديد المكان الذي يمكنك فيه تبسيط العمليات وتقليل مقدار الاختناقات.

تعرف فكرة إصدار تحسينات صغيرة على عملياتك بمرور الوقت ، أو التحسين المستمر. الفلسفة وراء التحسين المستمر هو أنه إذا كنت تقوم بتغييرات صغيرة على مدى فترة طويلة من الزمن، فقد يؤدي ذلك إلى تغييرات إيجابية كبيرة على المدى الطويل.

4. الحصول على الجميع المعنيين

ستة سيغما هي منهجية تسمح للجميع في الفريق بالمساهمة. ومع ذلك، فإن هذا يتطلب من الجميع على الفريق أن يكون لديك بعض التدريب على عملية Six Sigma لتقليل خطر إنشاء المزيد من حاصرات بدلا من التخلص منها.

ستة سيغما تعمل بشكل جيد بشكل جيد عندمافرق متعددة الوظائفتشارك، لأنه يوفر نظرة شاملة على كيفية تأثير العملية على جميع أجزاء عملك. عندما تقوم بتضمين ممثلين من جميع الفرق المشاركة في عملية، فإنك تعطي الجميع نظرة ثاقبة على التحسينات التي تقوم بها وكيف قد تؤثر هذه التغييرات على فرقهم.

5. ضمان نظام بيئي مرن واستجابة

ستة سيغما هي كل شيء عن إنشاء تغيير إيجابي لعملائك. هذا يعني أنه يجب أن تبحث باستمرار عن طرق لتحسين العمليات الخاصة بك، ويجب أن يبقى فريقك بأكمله مرنا حتى يتمكنوا من إزعاج الكثير من الاضطرابات.

هذا يعني أيضا أن العمليات تحتاج إلى أن تكون قابلة للتبديل بسهولة. طريقة سهلة للقيام بذلك هي كسر العمليات إلى خطوات. إذا كانت هناك مشكلة تتمتع بخطوة واحدة فقط، فاحتياجات هذه الخطوة فقط أن تكون ثابتة، بدلا من العملية بأكملها.

المنهجيات 2 الرئيسية ستة سيغما

هناك نوعان من العمليات الشائعة في ستة سيغما ويتم استخدامها في مواقف مختلفة. الطريقة DMAIC هي الطريقة القياسية ويستخدم عند تحسين العمليات الحالية. الطريقة الأخرى هي طريقة DMAVVAD ويتم استخدامها عندما لا يتم تأسيس العمليات وتحتاج إلى إنشاءها.

طريقة DMAIC

DMAIC هو اختصار، وهذا يعني أن كل حرف يمثل خطوة في هذه العملية. تقف DMAIC:

تحديد النظام.حدد ملف تعريف العملاء المثالي، بما في ذلك احتياجات العملاء واحتياجات العملاء. خلال هذه المرحلة ترغب أيضا في تحديد أهداف مشروعك بأكمله ككل.

قياس الجوانب الرئيسية للعمليات الحالية.باستخدام الأهداف التي أنشأتها في مرحلة "تحديد"، معيار العمليات الحالية واستخدام البيانات هذه لإبلاغ كيفية تحسين مشروعك.

تحسين أو تحسين عمليةك.بناء على التحليل من الخطوة السابقة، قم بإنشاء عملية حالة مستقبلة جديدة. هذا يعني أنه يجب عليك إنشاء عينة من العملية المحسنة واختبارها في بيئة منفصلة لمعرفة كيفية أدائها.

السيطرة على عملية الدولة المستقبلية وبعد إذا كانت النتائج في مرحلة "تحسين" مرحلة ما يصل إلى معايير فريقك، فتنفذ هذه العملية الجديدة في سير عملك الحالي. عند القيام بذلك، من المهم محاولة التحكم في العديد من المتغيرات قدر الإمكان. غالبا ما يتم ذلك باستخدام التحكم في العملية الإحصائية أو المراقبة المستمرة.

يلاحظ فريق المنتج أن معدل زميل العميل (السعر الذي يتوقف فيه العملاء عن ممارسة الأعمال التجارية معك). لمنع ذلك من حدوث أي وقت آخر، يستخدمون منهجية Six Sigma DMAIC لتحديد المشكلة وتطوير حل.

حدد:زاد معدل تشجيع العميل من 3٪ إلى 7٪ في آخر 6 أشهر.

قياس:لدى الفريق الكثير من المعلومات حول كيفية تحويل العملاء المحتملين إلى العملاء الفعليين، ولكن ليس هناك الكثير من المعلومات حول ما يحدث بعد أن يصبح شخص ما عميلا. يقررون تحليل وقياس سلوك المستخدم بعد شراء المنتج.

تحليل:بعد النظر في سلوك المستخدمين بعد أن أصبحوا عملاء، يلاحظ الفريق أن العملاء الأحدث لديهم وقت أصعب يعتاد على المنتج الجديد UI أكثر من العملاء الحاليين.

يحسن:يقرر الفريق تنفيذ سير عمل "جديد للعملاء" الذي يساعد العملاء على تحديد الأجزاء الرئيسية للمنتج وكيفية استخدامه. بالنسبة للعملاء الأكبر، يعمل الفريق مع فريق نجاح العملاء للمساعدة في تحديد أفضل الممارسات وخلق تدريبات تدريبية. هذا يعطي فريق نجاح العملاء جميع المعلومات التي يحتاجونها لتدريب عملاء جدد بشكل فعال.

مراقبة:يراقب الفريق كل من سعر الفجور وكيف يتصرف العملاء الآن بعد أن تم تنفيذ التغييرات. بعد بضعة أشهر، يلاحظون أن معدل الكلورن الذي بدأ يبدأ في الانخفاض مرة أخرى، لذلك يختارون الحفاظ على التغييرات الجديدة في العملية.

طريقة DMvvad.

يشار إلى طريقة DMAVV في بعض الأحيان كتصميم لستة SIGMA (DFSS). DMAVAL تقف من أجل:

تحديد أهدافك.عند إنشاء أهداف للعملية الجديدة التي تنشئها، من المهم النظر في أهداف العمل وأهداف ملف تعريف العملاء المثالي.

قياس وتحديد CTQSوبعد CTQ تقف "حرجة للجودة". هذه هي الخصائص التي تحدد منتجك المثالي. خلال هذه الخطوة، ستحدد كيف يمكن أن تساعد عمليةك الجديدة في تحقيق هذه CTQS وإضافة أي مخاطر محتملة يمكن أن تؤثر على الجودة.

تحليل لتطوير وتصميم خيارات متعددة.عند تصميم عملية إنتاج جديدة، من المهم أن يكون لديك خيارات متعددة. ألق نظرة على الخيارات المختلفة التي تقوم بإنشائها وتحليل نقاط القوة والضعف في كل منها.

تصميم الخيار المختار.بناء على التحليل في الخطوة السابقة، اتخذ الخطوة التالية وتنفيذ الخيار الذي يناسب احتياجاتك.

تحقق من التصميم وإعداد تشغيل طيار.بمجرد الانتهاء من تنفيذ عمليةك، حان الوقت لتسليمها لأصحاب المعالجة وقياس كيفية عمل العملية. بمجرد تشغيل العملية، يمكن لفريقك تحسينه باستخدام طريقة DMAIC.

ستة تصنيفات حزام سيغما

عندما تتعلم منهجية Six Sigma، سترى أن هناك مستويات مختلفة الترتيب. على غرار فنون الدفاع عن النفس، كل تصنيف لون حزام مختلف.

حزام أبيض:إذا كنت علامة تجارية جديدة في طريقة Six Sigma، فستبدأ في هذه المرحلة. لا يحتاج شخص ما لديه حزام أبيض ستة سيغما إلى الحصول على أي تدريب رسمي أو شهادة في ستة سيغما، لكنهم يفهمون الإطار والإرشادات الأساسية. هذا يعني أنهم يمكنهم المشاركة في مشاريع الحد من النفايات ومراقبة الجودة.

حزام اصفر:يتطلب هذا المستوى بعض التدريب الرسمي في ستة سيغما، ويمكنك الحصول على شهادة حزام صفراء رسمي. يمكن أن يساعد الفرد ذو الحزام الأصفر المساهمة في الإستراتيجية أكثر من حزام أبيض يمكن. أنها تساعد المرتفعات مع حل المشكلات وتحليلها.

حزام أخضر:بمجرد حصولك على شهادة الخاص بك لحزام أخضر، يمكنك البدء في استراتيجيات وتنفيذ تقنيات تحسين العملية الأصغر لوحدك.

حزام أسود:الأفراد الذين يتلقون ستة أحزمة سوداء سيغما قادرون على تنقيح العمليات وتعامل مع مشاريع أكثر تعقيدا من أي حزام سابقا. لقد قاموا بتدريس كيفية إدارة التغييرات الكبيرة التي يمكن أن تؤثر على خلاصة الأعمال.

واحدة من أكثر الطرق فعالية لتسلق التصنيفات في ستة سيغما هي تولي دورات الشهادات. على الرغم من عدم وجود معيار موحد للإصدار الشهادة، فإن هذه الدورات مصممة لتعليم أساسيات عملية Six Sigma وكيفية تطبيقها على مواقف عملك اليومية.

تتبع وتحسين سير العمل باستخدام UDN مدير المهام

عند العصف الذهني وتحليل سير العمل، من الأفضل استخدام نظام أساسي مرئي مثل UDN مدير المهام وبعد باستخدامالجدول الزمنيميزة في UDN مدير المهام يمكن أن تساعدك في تصور كل خطوة في عملية الإنتاج الخاصة بك وتعيينها لأصحاب معينين.

إذا كنت تتطلع إلى تحسين سير عمل فريق عملك، فمن الأفضل استخدام البرامج التي تساعد في توصيل فريقك وإدارة الأهداف. UDN مدير المهام يستطيع سير العمل مساعدتك في إدارة وأتمتة كيفية اكتمال العمل. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تنبيه أعضاء فريق العمل الآخرين بسهولة بسهولة، وجعل التعديلات في الوقت الفعلي، وإنشاء مصدر حقيقي للحقيقة لفريقك بأكمله.