Șase Sigma: Tot ce trebuie să știți despre metodologia de îmbunătățire a procesului

rezumat

Șase Sigma este o metodă de îmbunătățire a procesului care ajută organizațiile să-și îmbunătățească procesele de afaceri. Scopul final de șase sigma este de a reduce cantitatea de variații într-un proces cât mai mult posibil pentru a preveni defectele din produsul dvs. Deși această metodologie este adesea folosită pentru a optimiza procesele de fabricație, poate fi aplicată și în alte industrii - inclusiv companiile tehnice care produc produse digitale, mai degrabă decât cele fizice.

Imaginați-vă că echipa dvs. de dezvoltare este în curs de punere a atingerilor finale împreună pentru o lansare mare de produse. Când produsul ajunge la etapa de testare, echipa captează mai multe bug-uri neprevăzute în cod. Cum poate echipa dvs. să împiedice acest lucru să se întâmple în viitor?

O modalitate de a face acest lucru este de a implementa un instrument vechi de fabricație: metodologia de șase sigma.

Ce este Six Sigma?

Șase Sigma este aMetodologia îmbunătățirii procesuluicare ajută organizațiile să-și îmbunătățească procesele de afaceri. Obiectivul principal al lui Six Sigma este de a vă ajuta să stabiliți procese uniforme pentru a reduce cantitatea de variații din produsul final. În cele din urmă, acest lucru minimizează cantitatea de defecte ale produsului.

Principala filozofie a șase sigma este că toate procesele pot fi definite, măsurate, analizate, îmbunătățite și controlate (denumite în mod obișnuit metoda DMAIC). Potrivit lui Six Sigma, toate procesele necesită intrări și ieșiri. Intrările sunt acțiunile pe care echipa dvs. efectuează și rezultatele sunt efectele acestor acțiuni. Ideea principală este că, dacă puteți controla cât mai multe intrări (sau acțiuni), controlați și ieșirile.

De unde vin șase sigma?

Dezvoltatorul Bill Smith a creat metodologia de șase Sigma în timp ce el a fost inginer la Motorola în 1986. Termenul "șase sigma" provine din modelarea statistică în procesul de fabricație. Practic, puteți identifica maturitatea unui proces prin ratingul său "Sigma", ceea ce indică procentajul de produse care sunt libere. Prin definiție, un proces de șase sigma este unul în care99.99966%de oportunități produse sunt de așteptat statistic să fie fără defecte.

Șase Sigma este utilizat în mod obișnuit în producție și producție, deoarece procesul ajută la prevenirea cantității de defecte produse. Cu toate acestea, această metodologie poate fi utilizată și în industria serviciilor și cu echipe de inginerie software.

Lean Six Sigma.

În general, scopul unuiMetodologia slabăeste de a scoate deșeurile sau orice altceva care nu adaugă valoare unui produs sau proces. Metodologia slabă Six Sigma valorizează prevenirea defectelor față de detectarea defectelor. Aceasta înseamnă că scopul de șase Sigma nu este de a identifica unde este defectul, dar pentru a preveni defectele să se întâmple în primul rând.

Cele 5 principii-cheie ale lui Six Sigma

Metodologia Six Sigma are 5 principii-cheie pe care le puteți utiliza atunci când vă analizați procesele.

1. Concentrați-vă pe client

În șase Sigma, scopul este de a vă asigura că vă puteți oferi clienților cât mai multă valoare posibil. Aceasta înseamnă că echipa dvs. ar trebui să-și petreacă mult timp identificând cine sunt clienții dvs., nevoile lor și ceea ce conduce comportamentul lor de a cumpăra produse. Acest principiu funcționează bine pentru companiile SaaS, deoarece se concentrează adesea asupra fluxurilor de venituri recurente. Identificarea dorințelor și a nevoilor clienților vă poate ajuta echipa dvs. să înțeleagă mai bine cum să rețină clienții și să le mențineți înapoi la produsul dvs.

Acest lucru necesită ca echipa dvs. să înțeleagă calitatea produsului pe care clienții dvs. îl vor găsi acceptabili, astfel încât să vă puteți întâlni sau chiar să depășiți așteptările acestora. Odată ce ați înțeles acest nivel de calitate, îl puteți folosi ca punct de referință pentru producție.

2. Utilizați datele pentru a găsi unde apare variația

Descrieți toate etapele procesului dvs. actual de producție. Odată ce ați făcut acest lucru, analizați și colectați date despre procesul curent pentru a vedea dacă există anumite zone care pot fi optimizate sau zone care cauzează a Bottlenking.în fluxul de lucru. De exemplu, luați în considerare modul în care împărtășiți informații cu echipa dvs. Este toată lumea din echipa dvs. de a obține aceleași informații sau se referă la documentele învechite? Stabilirea unei locații centralizate pentru toate informațiile pertinente de proiect poate contribui la minimizarea timpului petrecut în căutarea documentelor potrivite.

Uneori poate fi o provocare pentru a decide ceMetriciTrebuie să analizați. O modalitate ușoară de a se vedea acest lucru este de a lucra înapoi. Identificați un obiectiv pe care doriți să îl atingeți și să lucrați înapoi de acolo. De exemplu, dacă obiectivul dvs. este de a scurta timpul de producție, analizați cât timp ia fiecare pas în procesul de producție.

3. Îmbunătățiți continuu procesul

În timp ce vă uitați la procesul dvs. de producție, luați în considerare orice pași care nu adaugă valoare pentru echipa dvs. sau clienții dvs. finali. Utilizați unelte cum ar ficartografierea fluxului de valoarePentru a identifica unde puteți raționaliza procesele și scăderea cantității de blocaje.

Ideea de a face îmbunătățiri mici la procesele dvs. în timp este cunoscută ca , sau îmbunătățirea continuă. Filozofia din spatele îmbunătățirii continue este că, dacă faceți mici schimbări pe o perioadă lungă de timp, aceasta poate duce la schimbări pozitive majore pe termen lung.

4. Ia toți cei implicați

Șase Sigma este o metodologie care permite tuturor celor din echipă să contribuie. Cu toate acestea, acest lucru impune tuturor celor din echipă să aibă o pregătire pe procesul de șase Sigma pentru a reduce riscul de a crea mai mulți blocante în loc să scape de ele.

Șase Sigma funcționează mai ales cândechipe multifunctionaleSunt implicați, deoarece oferă o viziune holistică asupra modului în care un proces poate afecta toate părțile afacerii dvs. Când includeți reprezentanți ai tuturor echipelor implicate într-un proces, le oferiți tuturor informații despre îmbunătățirile pe care le faceți și modul în care aceste schimbări ar putea afecta echipele lor.

5. Asigurați-vă un ecosistem flexibil și receptiv

Șase Sigma se referă la crearea unor schimbări pozitive pentru clienții dvs. Aceasta înseamnă că ar trebui să căutați în mod constant modalități de îmbunătățire a proceselor, iar întreaga echipă ar trebui să rămână flexibilă, astfel încât să poată pivota fără prea multă perturbare.

Acest lucru înseamnă, de asemenea, că procesele trebuie să fie ușor interschimbabile. O modalitate ușoară de a face acest lucru este de a descompune procesele în pași. Dacă există o problemă cu doar un pas, atunci numai acel pas trebuie să fie fixat, spre deosebire de întregul proces.

Cele 2 metodologii principale de șase sigma

Există două procese comune în cadrul a șase semne și sunt utilizate în situații diferite. Metoda DMAIC este metoda standard și este utilizată atunci când procesele existente trebuie optimizate. Cealaltă metodă este metoda DMADV și este utilizată atunci când procesele nu sunt încă stabilite și trebuie să fie create.

Metoda DMAIC.

DMAIC este un acronim, adică fiecare literă reprezintă un pas în proces. DMAIC înseamnă:

Definiți sistemul.Identificați profilul ideal al clientului, inclusiv dorințele și nevoile clienților dvs. În această etapă, doriți, de asemenea, să identificați obiectivele întregului proiect în ansamblu.

Măsurați aspectele cheie ale proceselor curente.Folosind obiectivele pe care le-ați stabilit în etapa "Definiți", rețineți procesele actuale și utilizați acele date pentru a informa modul în care doriți să vă optimizați proiectul.

Îmbunătățiți sau optimizați procesul.Pe baza analizei din pasul anterior, creați un nou proces de stare viitor. Aceasta înseamnă că ar trebui să creați un eșantion de procesare îmbunătățită și să o testați într-un mediu separat pentru a vedea cum funcționează.

Controlați procesul viitor de stare. Dacă rezultatele din stadiul "Îmbunătățiți" sunt până la standardele echipei dvs., implementați acest nou proces în fluxul dvs. de lucru curent. Când faceți acest lucru, este important să încercați să controlați cât mai multe variabile posibil. Acest lucru se face adesea utilizând controlul proceselor statistice sau monitorizarea continuă.

O echipă de produse observă că clientul este rata (rata la care clienții nu mai face afaceri cu dvs.) este în creștere. Pentru a preveni acest lucru mai departe, folosesc metodologia de șase SIGMA DMAIC pentru a identifica problema și pentru a dezvolta o soluție.

Defini:Rata clientului a crescut de la 3% la 7% în ultimele 6 luni.

Măsura:Echipa are o mulțime de informații despre modul în care clienții potențiali convertesc în clienți reali, dar nu există prea multe informații despre ceea ce se întâmplă după ce cineva devine un client. Ei decid să analizeze și să măsoare comportamentul utilizatorului după achiziționarea produsului.

A analiza:După ce se uită la comportamentul utilizatorilor după ce au devenit clienți, echipa observă că clienții mai noi au un timp mai greu de obișnuit cu noul produs UI decât clienții existenți.

Îmbunătăţi:Echipa decide să implementeze un flux de lucru "Nou Onboarding", care ajută clienții să identifice părțile cheie ale produsului și cum să o utilizați. Pentru clienții mai mari, echipa lucrează cu echipa de succes pentru clienți pentru a ajuta la stabilirea celor mai bune practici și a crea cursuri de instruire. Acest lucru oferă echipei de succes ale clienților toate informațiile de care au nevoie pentru a instrui noi clienți în mod eficient.

Control:Echipa monitorizează atât rata de churn cât și modul în care clienții se comportă acum că au fost implementate schimbările. După câteva luni, observă că rata de înclinare începe să scadă din nou, astfel încât aceștia aleg să păstreze noile modificări ale procesului.

Metoda DMADV.

Metoda DMADV este uneori menționată ca design pentru șase sigma (DFSS). DMADV înseamnă:

Definiți-vă obiectivele.La stabilirea obiectivelor pentru noul proces pe care îl stabiliți, este important să luați în considerare atât obiective de afaceri, cât și obiectivele profilului ideal al clientului dvs.

Măsurați și identificați CTQ-urile. CTQ reprezintă "critică pentru calitate". Acestea sunt caracteristicile care definesc produsul dvs. perfect. În acest pas veți identifica modul în care noul dvs. proces poate contribui la atingerea acestor CTQ-uri și veți adăuga orice riscuri potențiale care ar putea avea un impact.

Analizați pentru a dezvolta și proiecta mai multe opțiuni.Când proiectați un nou proces de producție, este important să aveți mai multe opțiuni. Aruncați o privire la diferitele opțiuni pe care le creați și analizați punctele forte și punctele slabe ale fiecăruia.

Proiectați opțiunea aleasă.Pe baza analizei în etapa anterioară, luați următorul pas și implementați opțiunea care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.

Verificați designul și configurați rundele pilot.Odată ce ați terminat de implementat procesul dvs., este timpul să-l predați la proprietarii de proces și să măsurați modul în care funcționează procesul. Odată ce procesul este în desfășurare, atunci echipa dvs. poate o optimiza folosind metoda DMAIC.

Șase clasamente cu bandă Sigma

Când învățați metodologia Six Sigma, veți vedea că există diferite niveluri de clasare. Similar cu artele marțiale, fiecare clasament este o culoare diferită a centurii.

Cureaua albă:Dacă sunteți brand nou la metoda Six Sigma, veți începe în această etapă. Cineva cu o centură albă de șase sigma nu are nevoie să aibă o formare formală sau o certificare în șase Sigma, dar înțeleg cadrul de bază și orientările. Aceasta înseamnă că pot participa la reducerea deșeurilor și proiectele de control al calității.

Centura galbena:Acest nivel necesită o formare formală în șase sigma și puteți primi o certificare oficială galbenă galbenă. O persoană cu o centură galbenă poate contribui la o strategie mai mare decât o curea albă. Acestea ajută în sus-up-urile cu rezolvarea și analiza problemelor.

Centura verde:Odată ce primiți certificarea pentru o centură verde, puteți începe strategizarea și implementarea unor tehnici de îmbunătățire a proceselor mai mici pe cont propriu.

Centura neagra:Persoanele care primesc șase centuri negre Sigma sunt capabile să descompună procesele și să se ocupe de proiecte mai complexe decât orice centură anterior. Acestea sunt învățate cum să gestioneze schimbările la scară largă care pot afecta o linie de jos a afacerii.

Una dintre cele mai eficiente modalități de a urca pe clasamentele din șase Sigma este de a lua cursuri de certificare. Deși nu există niciun standard unic pentru certificare, aceste cursuri sunt concepute pentru a preda esențele procesului de șase Sigma și cum să le aplice în situațiile de lucru de zi cu zi.

Urmăriți și îmbunătățiți fluxurile de lucru utilizândManager de sarcini UDN.

Atunci când brainstorming-ul și analizarea fluxurilor de lucru, este mai bine să utilizați o platformă vizuală ca Manager de sarcini UDN. . Folosind.Cronologiecaracteristică înManager de sarcini UDN.vă poate ajuta să vizualizați fiecare pas în procesul de producție și să le atribuiți proprietarilor specifici.

Dacă doriți să îmbunătățiți fluxurile de lucru ale echipei dvs., este mai bine să utilizați software-ul care vă ajută să vă conectați echipa și să gestionați obiectivele.Manager de sarcini UDN.Fluxurile de lucru vă pot ajuta să gestionați și să automatizați modul în care funcționează munca. În plus, puteți să vă avertizați cu ușurință alți membri ai echipei de schimbare a fluxului de lucru, să facă ajustări în timp real și să creeze o singură sursă de adevăr pentru întreaga echipă.