Six Sigma: Mọi thứ bạn cần biết về phương pháp cải tiến quy trình này

Tóm lược

Six Sigma là một phương pháp cải tiến quy trình giúp các tổ chức cải thiện quy trình kinh doanh của họ. Mục tiêu cuối cùng của Six Sigma là giảm lượng biến thể trong một quy trình càng nhiều càng tốt để ngăn ngừa các lỗi trong sản phẩm của bạn. Mặc dù phương pháp này thường được sử dụng để tối ưu hóa các quy trình sản xuất, nhưng nó cũng có thể được áp dụng cho các ngành công nghiệp khác, bao gồm các công ty công nghệ sản xuất các sản phẩm kỹ thuật số chứ không phải là vật lý.

Hãy tưởng tượng nhóm phát triển của bạn đang trong quá trình đặt các điểm nhấn cuối cùng với nhau để khởi chạy sản phẩm lớn. Khi sản phẩm đến giai đoạn thử nghiệm, nhóm nghiên cứu bắt gặp một số lỗi không lường trước được trong mã. Làm thế nào nhóm của bạn có thể ngăn chặn điều này xảy ra trong tương lai?

Một cách để làm điều này là thực hiện một công cụ sản xuất cũ: Phương pháp Six Sigma.

Sáu sigma là gì?

Six Sigma là một Phương pháp cải tiến quy trình. Điều đó giúp tổ chức cải thiện quy trình kinh doanh của họ. Mục tiêu chính của Six Sigma là giúp bạn thiết lập các quy trình thống nhất để giảm lượng biến thể trong sản phẩm cuối của bạn. Cuối cùng, điều này giảm thiểu lượng khiếm khuyết sản phẩm.

Triết lý chính của Six Sigma là tất cả các quy trình có thể được xác định, đo lường, phân tích, cải thiện và được kiểm soát (thường được gọi là phương pháp DMAIIC). Theo Six Sigma, tất cả các quy trình yêu cầu đầu vào và đầu ra. Đầu vào là các hành động mà nhóm của bạn thực hiện và các đầu ra là hiệu ứng của các hành động đó. Ý tưởng chính là nếu bạn có thể kiểm soát càng nhiều đầu vào (hoặc hành động) càng tốt, bạn cũng kiểm soát đầu ra.

Six Sigma đến từ đâu?

Nhà phát triển Bill Smith đã tạo ra phương pháp Six Sigma trong khi ông là một kỹ sư tại Motorola vào năm 1986. Thuật ngữ "Six Sigma" bắt nguồn từ mô hình thống kê trong quy trình sản xuất. Về cơ bản, bạn có thể xác định sự trưởng thành của một quy trình bằng xếp hạng "sigma" của nó, cho thấy tỷ lệ phần trăm sản phẩm bị lỗi miễn phí. Theo định nghĩa, một quy trình sáu sigma là một trong đó 99.99966% các cơ hội được sản xuất là thống kê dự kiến là không có khuyết điểm.

Six Sigma thường được sử dụng trong sản xuất và sản xuất vì quá trình này giúp ngăn ngừa số lượng khuyết tật được sản xuất. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có thể được sử dụng trong ngành dịch vụ và với các nhóm kỹ thuật phần mềm.

Nạc sáu sigma.

Nói chung, mục tiêu của một phương pháp nạc. là để loại bỏ chất thải hoặc bất cứ thứ gì không thêm giá trị cho một sản phẩm hoặc quy trình. Phương pháp phương pháp Six Sigma nạc giá trị phòng ngừa bị lỗi về phát hiện lỗi. Điều này có nghĩa là mục tiêu của Lean Six Sigma không xác định được sự khiếm khuyết ở đâu, mà là để ngăn ngừa các khiếm khuyết xảy ra ở nơi đầu tiên.

5 nguyên tắc chính của sáu sigma

Phương pháp Six Sigma có 5 nguyên tắc chính bạn có thể sử dụng khi phân tích các quy trình của mình.

1. Tập trung vào khách hàng

Trong sáu sigma, mục tiêu là đảm bảo bạn có thể cung cấp cho khách hàng của mình càng nhiều giá trị càng tốt. Điều này có nghĩa là nhóm của bạn nên dành nhiều thời gian để xác định khách hàng của bạn là ai, nhu cầu của họ và những gì thúc đẩy hành vi của họ để mua sản phẩm. Nguyên tắc này hoạt động tốt cho các công ty SaaS vì họ thường tập trung vào các dòng doanh thu định kỳ. Xác định mong muốn và nhu cầu của khách hàng của bạn có thể giúp nhóm của bạn hiểu rõ hơn về cách giữ khách hàng và giữ cho họ quay lại sản phẩm của bạn.

Điều này đòi hỏi nhóm của bạn để hiểu chất lượng sản phẩm, khách hàng của bạn sẽ thấy có thể chấp nhận được, vì vậy bạn có thể đáp ứng hoặc thậm chí vượt quá mong đợi của họ. Khi bạn hiểu mức độ chất lượng đó, bạn có thể sử dụng nó như một điểm chuẩn để sản xuất.

2. Sử dụng dữ liệu để tìm nơi xảy ra sự thay đổi

Phác thảo tất cả các bước của quy trình sản xuất hiện tại của bạn. Khi bạn đã hoàn thành việc này, hãy phân tích và thu thập dữ liệu về quy trình hiện tại để xem liệu có một số lĩnh vực nhất định có thể được tối ưu hóa hoặc các khu vực gây ra nút cổ chai. trong quy trình làm việc của bạn. Ví dụ, hãy xem xét cách bạn chia sẻ thông tin với nhóm của bạn. Có phải tất cả mọi người trong nhóm của bạn nhận được thông tin tương tự, hoặc họ đang tham khảo các tài liệu lỗi thời? Thiết lập một vị trí tập trung cho tất cả thông tin dự án thích hợp có thể giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm các tài liệu phù hợp.

Đôi khi nó có thể là thách thức để quyết định những gì số liệu Bạn cần phân tích. Một cách dễ dàng để tìm ra điều này là bằng cách làm việc ngược. Xác định một mục tiêu bạn muốn đạt được và làm việc lại từ đó. Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là rút ngắn thời gian sản xuất, hãy phân tích bao lâu mỗi bước trong quy trình sản xuất.

3. Liên tục cải thiện quá trình của bạn

Trong khi bạn đang xem quy trình sản xuất của mình, hãy xem xét bất kỳ bước nào không thêm giá trị cho nhóm của bạn hoặc khách hàng cuối của bạn. Sử dụng các công cụ như lập bản đồ chuỗi giá trị Để xác định nơi bạn có thể hợp lý hóa các quy trình và giảm lượng tắc nghẽn.

Ý tưởng cải thiện nhỏ cho các quy trình của bạn theo thời gian được gọi là hoặc cải tiến liên tục. Triết lý đằng sau sự cải tiến liên tục là nếu bạn đang thực hiện những thay đổi nhỏ trong một khoảng thời gian dài, nó có thể dẫn đến những thay đổi tích cực lớn trong thời gian dài.

4. Nhận mọi người tham gia

Six Sigma là một phương pháp cho phép tất cả mọi người trong đội đóng góp. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi tất cả mọi người trong đội để có một số đào tạo về quy trình Six Sigma để giảm nguy cơ tạo ra nhiều trình chặn hơn thay vì loại bỏ chúng.

Six Sigma hoạt động đặc biệt tốt khi các đội chéo chức năng có liên quan, bởi vì nó cung cấp một cái nhìn toàn diện về cách một quá trình có thể ảnh hưởng đến tất cả các phần của doanh nghiệp của bạn. Khi bạn bao gồm các đại diện từ tất cả các đội tham gia vào một quy trình, bạn cung cấp cho mọi người những hiểu biết sâu sắc về những cải tiến mà bạn đang thực hiện và cách những thay đổi đó có thể ảnh hưởng đến các đội của họ.

5. Đảm bảo một hệ sinh thái linh hoạt và đáp ứng

Six Sigma là tất cả về việc tạo ra sự thay đổi tích cực cho khách hàng của bạn. Điều này có nghĩa là bạn nên luôn tìm cách để cải thiện các quy trình của mình và toàn bộ đội của bạn nên giữ linh hoạt để họ có thể xoay vòng mà không bị xáo trộn nhiều.

Điều này cũng có nghĩa là các quá trình cần phải dễ dàng hoán đổi. Một cách dễ dàng để làm điều này là thoát ra các quy trình thành các bước. Nếu có một vấn đề chỉ với một bước, thì chỉ cần cố định bước đó, trái ngược với toàn bộ quá trình.

2 phương pháp sáu Sigma chính

Có hai quy trình phổ biến trong phạm vi sáu sigma và chúng được sử dụng trong các tình huống khác nhau. Phương thức DMAIC là phương thức tiêu chuẩn và được sử dụng khi các quy trình hiện có cần được tối ưu hóa. Phương thức khác là phương thức DMAdv và nó được sử dụng khi các quy trình chưa được thiết lập và cần phải được tạo.

Phương pháp DMAIC.

DMAIC là từ viết tắt, có nghĩa là mỗi chữ cái đại diện cho một bước trong quy trình. DMAIC là viết tắt của:

Xác định hệ thống. Xác định hồ sơ khách hàng lý tưởng của bạn, bao gồm cả khách hàng của bạn muốn và nhu cầu. Trong giai đoạn này, bạn cũng muốn xác định các mục tiêu của toàn bộ dự án của bạn.

Đo các khía cạnh chính của các quy trình hiện tại. Sử dụng các mục tiêu bạn được thiết lập trong giai đoạn "Xác định", điểm chuẩn các quy trình hiện tại của bạn và sử dụng dữ liệu đó để thông báo cách bạn muốn tối ưu hóa dự án của mình.

Cải thiện hoặc tối ưu hóa quá trình của bạn. Dựa trên phân tích từ bước trước, tạo một quy trình nhà nước tương lai mới. Điều này có nghĩa là bạn nên tạo một mẫu của quy trình được cải thiện và kiểm tra nó trong một môi trường riêng để xem nó hoạt động như thế nào.

Kiểm soát quá trình nhà nước trong tương lai . Nếu kết quả trong giai đoạn "Cải thiện" theo tiêu chuẩn của nhóm bạn, hãy thực hiện quy trình mới này vào quy trình làm việc hiện tại của bạn. Khi làm điều này, điều quan trọng là phải thử và kiểm soát càng nhiều biến càng tốt. Điều này thường được thực hiện bằng cách sử dụng kiểm soát quy trình thống kê hoặc theo dõi liên tục.

Một nhóm sản phẩm thông báo rằng tốc độ khu vực của khách hàng (tỷ lệ mà khách hàng ngừng kinh doanh với bạn) đang tăng lên. Để ngăn chặn điều này xảy ra nữa, họ sử dụng phương pháp Six Sigma Dmaic để xác định vấn đề và phát triển một giải pháp.

Định nghĩa: Tỷ lệ khuấy khách hàng đã tăng từ 3% đến 7% trong 6 tháng qua.

Đo lường: Nhóm nghiên cứu có rất nhiều thông tin về cách các khách hàng tiềm năng chuyển đổi thành khách hàng thực tế, nhưng không có nhiều thông tin về những gì xảy ra sau khi ai đó trở thành khách hàng. Họ quyết định phân tích và đo lường hành vi của người dùng sau khi họ mua sản phẩm.

Phân tích: Sau khi xem xét hành vi của người dùng sau khi họ trở thành khách hàng, nhóm thông báo rằng khách hàng mới hơn đang gặp khó khăn hơn để làm quen với UI sản phẩm mới so với khách hàng hiện tại.

Cải tiến: Nhóm quyết định thực hiện một công việc "khách hàng mới trên tàu" giúp khách hàng xác định các phần khóa của sản phẩm và cách sử dụng nó. Đối với những khách hàng lớn hơn, nhóm nghiên cứu làm việc với nhóm thành công của khách hàng để giúp thiết lập các thực tiễn tốt nhất và tạo các khóa đào tạo. Điều này mang đến cho đội thành công của khách hàng tất cả các thông tin họ cần để đào tạo khách hàng mới một cách hiệu quả.

Điều khiển: Nhóm nghiên cứu theo dõi cả tốc độ khuấy và cách khách hàng cư xử bây giờ rằng những thay đổi đã được thực hiện. Sau một vài tháng, họ nhận thấy tốc độ khuấy bắt đầu giảm trở lại, vì vậy họ chọn giữ những thay đổi mới đối với quy trình.

Phương pháp DMADV

Phương thức DMAdv đôi khi được gọi là thiết kế cho sáu Sigma (DFSS). DMAD STANDS cho:

Xác định mục tiêu của bạn. Khi thiết lập mục tiêu cho quy trình mới, bạn đang thiết lập, điều quan trọng là phải xem xét cả mục tiêu kinh doanh và các mục tiêu của hồ sơ khách hàng lý tưởng của bạn.

Đo lường và xác định CTQ . CTQ là viết tắt của "quan trọng đối với chất lượng." Đây là những đặc điểm xác định sản phẩm hoàn hảo của bạn. Trong bước này, bạn sẽ xác định cách quy trình mới của bạn có thể giúp đạt được các CTQ này và thêm bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào có thể tác động đến chất lượng.

Phân tích để phát triển và thiết kế nhiều tùy chọn. Khi bạn đang thiết kế một quy trình sản xuất mới, điều quan trọng là có nhiều tùy chọn. Hãy xem các tùy chọn khác nhau mà bạn tạo và phân tích các điểm mạnh và điểm yếu của mỗi người.

Thiết kế tùy chọn đã chọn. Dựa trên phân tích trong bước trước, thực hiện bước tiếp theo và thực hiện tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Xác minh thiết kế và thiết lập các lần chạy phi công. Khi bạn hoàn thành việc triển khai quy trình của mình, đã đến lúc trao nó để xử lý chủ sở hữu và đo lường cách thức hoạt động của quy trình. Khi quá trình đang hoạt động và chạy, thì nhóm của bạn có thể tối ưu hóa nó bằng phương thức DMAIIC.

Bảng xếp hạng vành đai Six Sigma

Khi bạn đang học phương pháp Six Sigma, bạn sẽ thấy rằng có nhiều cấp độ xếp hạng khác nhau. Tương tự như võ thuật, mỗi thứ hạng là một màu đai khác nhau.

Đai trắng: Nếu bạn hoàn toàn mới với phương pháp Six Sigma, bạn sẽ bắt đầu trong giai đoạn này. Ai đó có một vành đai trắng sáu sigma không cần phải có bất kỳ đào tạo hoặc chứng nhận chính thức nào trong sáu sigma, nhưng họ hiểu khung và hướng dẫn cơ bản. Điều này có nghĩa là họ có thể tham gia vào các dự án giảm chất thải và kiểm soát chất lượng.

Đai vàng: Mức này đòi hỏi một số đào tạo chính thức trong sáu Sigma và bạn có thể nhận được chứng nhận vành đai vàng chính thức. Một cá nhân có đai màu vàng có thể giúp đóng góp cho chiến lược nhiều hơn một vành đai trắng có thể. Họ hỗ trợ cao hơn với việc giải quyết vấn đề và phân tích.

Dây nịt xanh: Khi bạn nhận được chứng nhận của mình cho một vành đai xanh, bạn có thể bắt đầu chiến lược và thực hiện các kỹ thuật cải thiện quy trình nhỏ hơn một mình.

Đai đen: Các cá nhân nhận được sáu đai đen Sigma có thể phá vỡ các quy trình và xử lý các dự án phức tạp hơn bất kỳ vành đai nào trước đây. Họ đã dạy cách quản lý những thay đổi quy mô lớn có thể ảnh hưởng đến dòng dưới cùng của doanh nghiệp.

Một trong những cách hiệu quả nhất để leo lên bảng xếp hạng trong sáu Sigma là đưa các khóa học chứng nhận. Mặc dù không có tiêu chuẩn thống nhất nào để chứng nhận, các khóa học này được thiết kế để dạy các yếu tố cần thiết của quy trình Six Sigma và cách áp dụng chúng cho các tình huống làm việc hàng ngày của bạn.

Theo dõi và cải thiện quy trình công việc bằng cách sử dụng Quản lý tác vụ UDN

Khi động não và phân tích quy trình công việc, tốt nhất là sử dụng một nền tảng trực quan như Quản lý tác vụ UDN . Sử dụng Mốc thời gian đặc tính Quản lý tác vụ UDN có thể giúp bạn hình dung từng bước trong quy trình sản xuất của bạn và chỉ định chúng cho chủ sở hữu cụ thể.

Nếu bạn đang tìm cách cải thiện quy trình làm việc của nhóm, tốt nhất nên sử dụng phần mềm giúp kết nối nhóm của bạn và quản lý mục tiêu. Quản lý tác vụ UDN Quy trình làm việc có thể giúp bạn quản lý và tự động hóa cách hoàn thành công việc. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng cảnh báo các thành viên khác trong nhóm các thay đổi quy trình làm việc, thực hiện các điều chỉnh thời gian thực và tạo một nguồn sự thật cho toàn bộ đội của bạn.