Sådan udføres et effektivt projekt Kickoff-møde (2022 Guide)

Leila cruz.

Redaktionskoordinator.

Forestil dig at deltage i et projekts tredje møde, bare for at indse, at projektet slet ikke var det, du troede, det skulle være.

Har din kæbe drop?

Skriger du internt? 😱

Du kan forhindre, at dette sker ved at være vært for en effektivprojekt opstartsmøde. Det er her, hvor dit hold kan komme på samme side om alle projektets aspekter fra starten for at undgå fremtidige fejlkommunikation.

I denne artikel vil vi diskutere, hvad et projektpickoff-møde er ogSådan udføres det ved hjælp af et produktivitetsværktøj .

Lad os sparke på denne mødeguide. 🥂🎉

Hvad er et projekt kickoff møde?

EN Projekt Kickoff Meeting.er et møde udført i starten af ​​hvert nyt projekt. Det finder sted efter afslutningen af ​​dit projektplanlægningsstadium og signalerer starten af ​​projektets udførelsesfase.

Ønsker du et oversigt over topniveau? Læs vores vejledning påProjektstyringsfaser.

Kickoff-mødet bringer alle de involverede personer sammen for at sikre, at de er på samme side over:

Hvis du har et lille projekt, har du sikkert brug for et kickoff-møde. Men større projekter medFlere faserNormalt har et kickoffmøde i begyndelsen af ​​hvert trin.

Hvem deltager i projektet Kickoff-møde?

De inviterede til dette møde kan omfatte:

Sidennæsten alleinvolveret i projektet deltager i kickoff-mødet, opmuntrer det til kommunikation og etablerer fundamentet forprojektsucces .

Ikke kun vil dette hjælpe dig med at undgå mid-projekt kaos ogudfordringer, Men du vil også sikre, at dine projektgrupper er spændte og motiverede!

Sådan udføres et projekt Kickoff-møde

For at udføre et projekt kick off møde, følg en dagsorden, der dækker alle vigtige detaljer.

Struktur dagsordenenNå, og alt, hvad du skal gøre, er at følge det igennem.

LET.

Heldig for dig har vi allerede lavet en liste over ting, du skal diskutere i dit kickoff-møde.

Trin 1: Start med introduktionerne

Introduktioner.er vigtige, fordi et projekt ikke altid har lige interne holdmedlemmer. Du kan have en projektsponsor, interessent eller klient til stede.

Så for at sikre, at alle er tilpasset, før mødet begynder, bør en liste over inviterede og møde dagsorden formuleres og deles blandt deltagerne til reference; det Docs in.UDN Task Manager kan hjælpe med det! 😉

Nemt oprette professionelle møde dagsordener iUDN Task ManagerDokumenter ved hjælp af disse funktioner:

Navigering af højre sidebjælke og DOCS-indstillinger iUDN Task ManagerDocs.

Når du er klar, del den direkte eller vedhæft det til en email ved hjælp af Email ClickApp. at sende det til deltagerne.

Trin 2: Diskuter projektets formål

Når du har udvekslet behageligheder, er det tid til at diskutereProjektets formål .

Diskussion af projektmålet eller formålet vil præcisere:

Den nemmeste måde at definere alle disse detaljer på er at skabe en projektgrundlaget .

Det indeholder vigtige projektoplysninger, der starter fra omfanget og leverancer til projektrisici og ressourcer.

Docs. i UDN Task Managerer hvor du kan udarbejde din projekt charter og dele det med nøgleinteressenter, kunder og projektteammedlemmer via et simpelt link.

Den sjove del?

Du behøver ikke at udarbejde chartret helt alene.

Bare samarbejder med dit projektledelseshold ved hjælp afredigering i realtid har i Docs!

BONUS: Lær at udarbejde en fremragende projektgrundlaget .

Men bare dokumenterer baggrunden projektet og omfang vil ikke gøre meget.

Du bliver tiloptagedine mål eller andet sted for at spore dem senere.

Drop dine regneark og bare fodre data iUDN Task Manager. DetteProjektstyringssoftwaregør det super nemt at spore fremskridt og ramme mål, når projektet begynder.

Hvordan?

Sig hej til Mål . 👋

Du kan oprette mål, der indeholder forskellige mål, som:

Som du udfylde dine mål,UDN Task Managerviljeautomatisk automatiskopdatere dine fremskridt procent. På denne måde kan du se, hvor tæt du er på at nå dit mål.

Læs: Sådan brugesUDN Task Managerat sætte mål for dit team .

Trin 3: Tildel de rigtige roller

Næste på projektets kickoff møde dagsorden er at diskutereroller.og samarbejder.

Nogle mennesker kan allerede kender deres ansvar, men det er vigtigt at diskutere dem alligevel. Det er afgørende for dine interessenter, kunder og endda nye teammedlemmer til at forstå, hvem der er ansvarlig for hvad.

Uanset hvad, tildele opgaver til folk skal være nemt, og deres ansvar skal være krystalklart.

Start tildele opgaver i UDN Task Managermens I taler om roller.

På denne måde vil du ikke nødt til at henvise tilbage til dinmøde noter.at tildele opgaver senere.

UDN Task Managergør det ret nemt at uddelegere eventuelle opgaver til en enkelt person eller endda flere tildele .

Fik en hold at behovet for at arbejde på noget?

Intet problem. Blot tildele opgaver til en hel Hold i UDN Task Manager .

Dog fordeling roller kræver, dygtighed.

Hvis du fordele arbejdet ujævnt, kan nogle teammedlemmer er nødt til at arbejde overtid, mens andre kunne underudnyttet.

Prøv Arbejdsbyrdevisning i UDN Task Manager .

Her kan du spore, hvem der fik hvad på deres plade og tildele arbejdet i overensstemmelse hermed.

Du kan endda måle arbejdsbyrden i timer eller med antallet af opgaver.

Trin 4: Diskuter projektets tidslinje

Et kick off møde behøver ikke at beskrive enhver opgave i detaljer.

Hvis du gør det, kan det møde aldrig ende.

Ligesom bunken af snavset service efter en stor fest. 🍽

Men du er nødt til at have et overblik over tidslinjen definition af de vigtigste datoer og begivenheder.

For eksempel, klient anmeldelse datoer, anslået projekt gennemførselstiderne, ogmilepæleer vigtige begivenheder, og du bør diskutere dem.

AproposMilepæleKan du indstille og spore dem i UDN Task ManagerS. S.Gantt kort .

Det er en af de mest nemme at læse diagrammer, hvor du kan:

Og så meget mere!

Det Tidslinje. udsigt er en anden mulighed for at visualisere dit projekt tidslinje. Tænk på det som etGantt kort, Bare i en lineær format.

Du kan opbygge og omarrangere tidslinjen hurtigt ved hjælp af træk og slip-funktionalitet.

Bonus: Læs vores Gantt-diagram vs Tidslinje sammenligning at se, hvordan de adskiller sig.

Derudover kan du altid sætte forfaldsdatoer for opgaver, så erhververe ved, hvornår de skal afslutte deres arbejde.

For vigtige begivenheder i din timeline, kan du oprette påmindelser. .

Du kan endda overdrage dem til andre, så de ikke glemmer en vigtig handling element.

Trin 5: Opret en kommunikationsplan

EN meddelelsePlanen er nøglen, når der er så mange involverede parter.

Så tilføj A.brainstorming.Session til din kickoff møde dagsorden for at bestemme, hvordan du vil holde alle, herunder forskellige interessenter og kunder, opdateret.

Hvordan vil du dele ting? Hvilket værktøj skal du bruge?

Er e-mails eller videoopkald praktisk til klienterne?

Svaret på alle disse: brugUDN Task Manager !

Du kan bruge Kalenderudsigtat planlægge regelmæssige møder. 📅

Hvis dit hold er fjernt, vil du elske vores Zoomintegration . Dette vil lade dig være vært og deltage i projektmødet lige fra en opgave.

Men er e-mails alt for dig?

Ingen problemer! BrugEmail in.UDN Task Manager At sende og modtage e-mails uden at forlade din opgavestyringsplatform og spare tid ved at tage øjeblikkelige handlinger.

Har du stadig mere at sige?

Brug Chat View. For alle andre samtaler!

Du kan endda Tildel kommentarer. Her for at lave hurtige handlinger til nogen.

Men når det gælder visning af fremskridt og opgaveopdateringer, anbefaler vi at tage den enkleste vej for at opretholde gennemsigtigheden.

Hvad er det?

Offentlige deling .

Dette giver dig mulighed for at dele alle de visninger. , herunder kalender, Gantt, ogListe, som skrivebeskyttet med blot en simpel link eller indlejringskode. Du kan dog altid ændre adgangsniveauer, så folk endda kan redigere det.

På denne måde, selvom du ikke kan holde et møde, er projektopdateringer stadig synlige for alle.

Trin 6: Stil spørgsmål

Før du lukker mødet, skal du have et spørgsmål og svar session.

Stil spørgsmål eller giv ordet til alle, der har tvivl eller forvirring.

Nogle spørgsmål kan overraske dig.

Men stol på os, det er aldrig en dårlig ting, når det kommer til din projektets succes.

Svarene vil gøre tingene klart som dag, hvilket er målet med dette møde!

Det Notepad. i UDN Task Manager er et ideelt sted at tage ned disse møde noter og spørgsmål.

Du kan endda skabe en hurtig Checkliste i det.

Og gæt hvad?

Du kan endda Vend dine noter til opgaver at handle på dem.

Alt du behøver at gøre er at åbne notesblokken, klik på + på notatindstillingen eller i nettet selv, og vælg derefter en liste for at foretage de nødvendige opgavejusteringer.

Sådan er din note formateret til en opgave:

Og det er alt for dit projekt kick off meeting!

Når du har dækket alt på din projekt Kickoff Agenda, skal du sørge for at takke alle for deres indsats.

Luk projektet spark af møde med en hurtig påmindelse om, hvad den første opgave er i udførelsesfasen.

Åh, og glem ikke at fortælle dem om dato og klokkeslæt for den næste kickoff-session. 🕓

I tilfælde af at du glemmer, har vi dog din ryg.

Husk, du kanDelegate påmindelser.tilUDN Task Manager. 😉

Nu er det eneste, der er tilbage til at gøre, at komme på arbejde og levere et vellykket projekt.

Held og lykke!

Kickoff medUDN Task Manager

Der er ingen garanti for, at dit projekt vil være helt glat sejlads efter kickoffmødet.

Men at have et solidt kickoff-møde for at starte tingene vil helt sikkert reducere miscommunications og flaskehalse. Derfor er det særligt vigtigt at være vært for et vellykket kickoff-møde, der dækkerallede vigtige punkter.

Og medHøjre Meeting Management Tool, Dette bliver et stykke kage.

Et kraftfuldt værktøj som UDN Task Manager kan tage dine projekt kickoff møder til næste niveau.

Og det er ikke alt ...

Forestil dig hvad.UDN Task Managerkan gøre for dinhelprojekt med sin opgave, workflow, ressource, tid, og dokumentstyringsfunktioner.

Gør dit projekt Kickoff møde et hjem løb, når du få UDN Task ManagerGRATIS i dag !