Cara Melakukan Pertemuan Kickoff Proyek yang Efektif (2022 Panduan)

Leila Cruz.

Koordinator Editorial

Bayangkan menghadiri pertemuan ketiga proyek, hanya untuk menyadari bahwa proyek itu sama sekali tidak seperti yang Anda pikir akan terjadi.

Apakah rahang Anda jatuh?

Apakah Anda berteriak secara internal? 😱.

Anda dapat mencegah hal ini terjadi dengan menampung yang efektifproyek Pertemuan Kickoff. Di situlah tim Anda dapat mencapai halaman yang sama tentang semua aspek proyek dari awal untuk menghindari miskomunikasi masa depan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa yang merupakan pertemuan kickoff proyek danCara Melakukannya Dengan Bantuan Alat Produktivitas .

Mari kita tendang panduan pertemuan ini.🥂🎉.

Apa itu pertemuan kickoff proyek?

SEBUAHPertemuan Proyek Kickoffadalah pertemuan yang dilakukan pada awal setiap proyek baru. Itu terjadi setelah menyelesaikan tahap perencanaan proyek Anda dan menandakan awal fase eksekusi proyek.

Ingin ikhtisar tingkat atas? Baca panduan kami padaTahapan Manajemen Proyek.

Pertemuan kickoff membawa semua orang yang terlibat bersama untuk memastikan mereka berada di halaman yang sama atas:

Jika Anda memiliki proyek kecil, Anda mungkin akan hanya membutuhkan satu pertemuan kickoff. Namun, proyek yang lebih besar denganBeberapa fasebiasanya memiliki pertemuan kickoff di awal setiap tahap.

Siapa yang menghadiri pertemuan Project Kickoff?

Undangan untuk rapat ini dapat mencakup:

Sejakhampir semua orangterlibat dalam proyek menghadiri pertemuan kickoff, itu mendorong komunikasi dan membangun fondasi untukSukses proyek .

Ini tidak hanya akan membantu Anda menghindari kekacauan proyek menengah danTANTANGAN., tetapi Anda juga akan memastikan bahwa anggota tim proyek Anda bersemangat dan termotivasi!

Cara Melakukan Pertemuan Kickoff Proyek

Untuk melakukan proyek memulai proyek, ikuti agenda yang mencakup semua detail penting.

Menyusun agenda.Nah, dan yang harus Anda lakukan adalah mengikutinya.

MUDAH.

Beruntung untuk Anda, kami sudah membuat daftar hal-hal yang perlu Anda diskusikan dalam rapat kickoff Anda.

Langkah 1: Mulailah dengan Pendahuluan

PENDAHULUANPenting karena suatu proyek mungkin tidak selalu hanya memiliki anggota tim internal. Anda mungkin memiliki sponsor proyek, pemangku kepentingan, atau klien yang hadir.

Jadi, untuk memastikan semua orang selaras sebelum pertemuan dimulai, daftar undangan dan agenda rapat harus dirumuskan dan dibagikan di antara para hadirin untuk referensi; itu DOCS IN.UDN Task Manager. dapat membantu dengan itu! 😉.

Dengan mudah membuat agenda rapat profesional diUDN Task Manager.DOC menggunakan fitur-fitur ini:

Menavigasi bilah sisi kanan dan pengaturan dokumen diUDN Task Manager.Dokumen

Setelah Anda siap, bagikan secara langsung atau lampirkan ke email menggunakan Email ClickApp. untuk mengirimnya ke hadirin.

Langkah 2: Diskusikan tujuan proyek

Setelah Anda bertukar basa-basi, saatnya untuk membahasTujuan Proyek. .

Membahas tujuan atau tujuan proyek akan mengklarifikasi:

Cara termudah untuk menentukan semua detail ini adalah untuk membuat Piagam proyek .

Ini akan berisi rincian proyek penting mulai dari ruang lingkup dan hasil untuk memproyeksikan risiko dan sumber daya.

Dokumendi dalamUDN Task Manager.Di sinilah Anda dapat menyusun charter proyek Anda dan membaginya dengan pemangku kepentingan utama, klien, dan anggota tim proyek melalui tautan sederhana.

Bagian yang menyenangkan?

Anda tidak perlu menyusun parter sendirian.

Hanya berkolaborasi dengan tim manajemen proyek Anda menggunakanPengeditan waktu nyata Fitur dalam dokumen!

Bonus: Pelajari cara menyusun yang luar biasa Piagam proyek .

Namun, hanya mendokumentasikan latar belakang proyek dan ruang lingkup tidak akan banyak berbuat banyak.

Anda haruscatatantujuan Anda di suatu tempat untuk melacaknya nanti.

Membuang spreadsheet Anda dan hanya memberi makan data ke dalamUDN Task Manager.. Iniperangkat lunak manajemen proyekmembuatnya sangat sederhana untuk melacak kemajuan dan menabrak target begitu proyek dimulai.

Bagaimana?

Katakan halo ke Sasaran . 👋.

Anda dapat membuat tujuan yang berisi target yang berbeda, seperti:

Saat Anda melengkapi target Anda,UDN Task Manager.akansecara otomatisPerbarui persentase kemajuan Anda. Dengan cara ini, Anda dapat melihat seberapa dekat Anda untuk mencapai tujuan Anda.

Membaca: Cara PenggunaanUDN Task Manager.Untuk menetapkan tujuan untuk tim Anda .

Langkah 3: Tetapkan peran yang tepat

Selanjutnya pada Agenda Pertemuan Kickoff Proyek adalah untuk berdiskusiperan.dan kolaborasi.

Beberapa orang mungkin sudah tahu tanggung jawab mereka, tetapi penting untuk membahasnya. Sangat penting bagi para pemangku kepentingan, klien, dan bahkan anggota tim baru untuk memahami siapa yang bertanggung jawab atas apa.

Either way, menugaskan tugas kepada orang-orang harus mudah, dan tanggung jawab mereka harus jernih.

Awal menugaskan tugas di dalamUDN Task Manager.saat Anda mendiskusikan peran.

Dengan cara ini, Anda tidak perlu merujuk kembali ke Andacatatan pertemuanuntuk menetapkan tugas nanti.

UDN Task Manager.membuatnya cukup mudah untuk menetapkan tugas apa pun untuk satu orang atau bahkan Banyak penerima .

Mendapat A. tim yang perlu mengerjakan sesuatu?

Tidak masalah. Hanya menetapkan tugas untuk keseluruhan Tim di dalamUDN Task Manager. .

Namun, mengalokasikan peran membutuhkan keterampilan.

Jika Anda mendistribusikan pekerjaan dengan tidak merata, beberapa anggota tim mungkin harus bekerja lembur sementara yang lain dapat kurang dimanfaatkan.

Coba Tampilan beban kerja di dalamUDN Task Manager. .

Di sini, Anda dapat melacak siapa yang memiliki apa yang ada di piring mereka dan mengalokasikan pekerjaan sesuai.

Anda bahkan dapat mengukur beban kerja dalam jam atau dengan jumlah tugas.

Langkah 4: Diskusikan Timeline Proyek

Pertemuan tendangan tidak harus menggambarkan setiap tugas secara rinci.

Jika Anda melakukannya, pertemuan itu mungkin tidak pernah berakhir.

Sama seperti tumpukan piring kotor setelah pesta besar. 🍽.

Namun, Anda harus memiliki gambaran umum tentang timeline untuk menetapkan tanggal dan peristiwa utama.

Misalnya, tanggal tinjauan klien, perkiraan waktu penyelesaian proyek, danTonggak sejarahadalah peristiwa penting, dan Anda harus mendiskusikannya.

Berbicara tentangTonggak sejarah, Anda dapat mengatur dan melacaknya UDN Task Manager. 'S Gantt Chart. .

Ini adalah salah satu grafik yang paling mudah dibaca di mana Anda dapat:

Dan banyak lagi!

Itu Linimasa melihat adalah opsi lain untuk memvisualisasikan timeline proyek Anda. Anggap saja sebagaiGantt Chart., hanya dalam format linear.

Anda dapat membangun dan mengatur ulang timeline dengan cepat menggunakan fungsionalitas drag and drop.

Bonus: Baca Kami Gantt Chart vs Timeline perbandingan untuk melihat bagaimana mereka berbeda.

Selain itu, Anda selalu dapat mengatur tanggal jatuh tempo Untuk tugas-tugas sehingga penerima tahu kapan mereka harus menyelesaikan pekerjaan mereka.

Untuk peristiwa penting dalam timeline Anda, Anda dapat membuat Pengingat .

Anda bahkan dapat mendelegasikannya kepada orang lain, jadi mereka tidak melupakan item tindakan penting.

Langkah 5: Buat Rencana Komunikasi

SEBUAHkomunikasiRencana adalah kunci ketika ada begitu banyak pihak yang terlibat.

Jadi tambahkan A.Brainstorming.Sesi untuk agenda pertemuan kickoff Anda untuk menentukan bagaimana Anda akan menjaga semua orang, termasuk berbagai pemangku kepentingan dan klien, diperbarui.

Bagaimana Anda membagikan sesuatu? Alat apa yang akan Anda gunakan?

Apakah email atau panggilan video nyaman untuk klien?

Jawaban untuk semua ini: gunakanUDN Task Manager. !

Anda dapat menggunakan Kalendermelihatuntuk menjadwalkan pertemuan rutin. 📅.

Jika tim Anda jauh, Anda akan mencintai kami Zoom integration. . Ini akan memungkinkan Anda meng-host dan bergabung dengan rapat proyek langsung dari dalam suatu tugas.

Tetapi apakah email semuanya untuk Anda?

Jangan khawatir! MenggunakanEmail dalam.UDN Task Manager. Untuk mengirim dan menerima email tanpa meninggalkan platform manajemen tugas Anda dan menghemat waktu dengan mengambil tindakan segera.

Masih punya lebih banyak untuk dikatakan?

Menggunakan Tampilan obrolan Untuk semua percakapan lainnya!

Anda bahkan bisa Tetapkan komentar di sini untuk membuat item tindakan cepat untuk siapa saja.

Namun, ketika datang untuk melihat kemajuan dan pembaruan tugas, kami sarankan mengambil jalur paling sederhana untuk mempertahankan transparansi.

Apa itu?

Berbagi publik .

Ini memungkinkan Anda membagikan semua Tampilan , termasuk kalender, Gantt, danDaftar, sebagai hanya baca hanya dengan tautan sederhana atau kode sematan. Namun, Anda selalu dapat mengubah level akses sehingga orang bahkan dapat mengeditnya.

Dengan cara ini, bahkan jika Anda tidak dapat mengadakan pertemuan, pembaruan proyek masih terlihat oleh semua orang.

Langkah 6: Ajukan Pertanyaan

Sebelum Anda menutup rapat, miliki sesi tanya jawab.

Ajukan pertanyaan atau berikan lantai kepada siapa pun yang memiliki keraguan atau kebingungan.

Beberapa pertanyaan mungkin mengejutkan Anda.

Tetapi percayai kami, itu tidak pernah hal buruk ketika datang ke Anda kesuksesan proyek.

Jawaban akan memperjelas hal-hal sebagai hari, yang merupakan tujuan dari pertemuan ini!

Itu Notepad.di dalamUDN Task Manager. adalah tempat yang ideal untuk mencatat catatan dan pertanyaan pertemuan ini.

Anda bahkan dapat membuat cepat Daftar periksa di dalamnya.

Dan coba tebak?

Anda bahkan bisa Ubah catatan Anda menjadi tugas untuk mengambil tindakan pada mereka.

Yang perlu Anda lakukan adalah membuka notepad, klik pada + pada opsi catatan atau dalam catatan itu sendiri, dan kemudian pilih daftar untuk membuat penyesuaian tugas yang diperlukan.

Ini adalah bagaimana catatan Anda diformat menjadi tugas:

Dan itu saja untuk memulai proyek Anda!

Setelah Anda membahas segala sesuatu di proyek Anda, Agenda Kickoff, pastikan Anda berterima kasih kepada semua orang atas upaya mereka.

Tutup rapat proyek dengan pengingat cepat tentang apa tugas pertama dalam fase eksekusi.

Oh, dan jangan lupa untuk memberi tahu mereka tentang tanggal dan waktu untuk sesi kickoff berikutnya. 🕓.

Jika Anda lupa, kami memiliki punggung.

Ingat, Anda bisadelegasi pengingat ke UDN Task Manager.. 😉.

Sekarang satu-satunya yang tersisa untuk dilakukan adalah mulai bekerja dan memberikan proyek yang sukses.

Semoga beruntung!

Kickoff denganUDN Task Manager.

Tidak ada jaminan bahwa proyek Anda akan serba lancar setelah rapat kickoff.

Tetapi memiliki pertemuan kickoff yang solid untuk memulai hal-hal pasti akan mengurangi miskomunikasi dan hambatan. Itu sebabnya sangat penting untuk menyelenggarakan pertemuan kickoff yang sukses yang mencakupsemuapoin-poin penting.

Dan denganAlat Manajemen Pertemuan Kanan, Ini menjadi sepotong kue.

Seperti alat yang kuat UDN Task Manager. dapat mengambil pertemuan proyek Anda ke tingkat berikutnya.

Dan itu tidak semua ...

Bayangkan apaUDN Task Manager.dapat lakukan untuk Andaseluruhmemproyeksikan dengan tugas, alur kerja, sumber daya, waktu, dan kemampuan manajemen dokumen.

Buat proyek Anda kickoff bertemu home run ketika AndaDapatkanUDN Task Manager.Gratis hari ini !