Cómo realizar una reunión de inicio de sesión efectiva (Guía 2022)
Udn Webber
Coordinador editorial
Imagínese asistir a la tercera reunión de un proyecto, solo para darse cuenta de que el proyecto no es en absoluto lo que pensó que iba a ser.
¿Pasó tu mandíbula?
¿Estás gritando internamente? 😱
Puede evitar que esto suceda al alojar un efectivo proyecto reunión . Ahí es donde su equipo puede obtener en la misma página acerca de todos los aspectos del proyecto desde el principio para evitar futuras incomunicaciones.
En este artículo, discutiremos qué es una reunión de inicio de sesión y Cómo llevarlo a cabo con la ayuda de una herramienta de productividad. .
Vamos a iniciar esta guía de reuniones. 🥂🎉
¿Qué es una reunión de inicio de sesión de proyectos?
A Reunión de inicio del proyecto Es una reunión realizada al inicio de cada nuevo proyecto. Se lleva a cabo después de completar su etapa de planificación del proyecto y señala el inicio de la fase de ejecución del proyecto.
¿Quieres una visión general de nivel superior? Lee nuestra guía en Etapas de gestión de proyectos.
La reunión de inicio trae a todas las personas involucradas juntas para asegurarse de que están en la misma página sobre el:
Si tiene un pequeño proyecto, es probable que necesite una reunión de inicio. Sin embargo, proyectos más grandes con Múltiples fases Por lo general, tiene una reunión de inicio al comienzo de cada etapa.
¿Quién asiste a la reunión del inicio del proyecto?
Los invitados a esta reunión pueden incluir el:
Ya que casi todos involucrado en el proyecto asiste a la reunión de inicio, fomenta la comunicación y establece la fundación para éxito del proyecto .
Esto no solo lo ayudará a evitar el caos de PROYECTO MID. desafíos ¡Pero, ¡pero también asegurará que los miembros del equipo de su proyecto estén emocionados y motivados!
Cómo realizar una reunión de inicio de proyecto
Para realizar una reunión de inicio de proyecto, siga una agenda que cubra todos los detalles importantes.
ESTRUCTURA LA AGENDA Bueno, y todo lo que tendrás que hacer es seguirlo.
FÁCIL.
Lucky para usted, ya hemos hecho una lista de cosas que necesita para discutir en su reunión de inicio.
Paso 1: Comience con las introducciones.
Introducciones Son importantes porque un proyecto puede no tener siempre los miembros del equipo interno. Puede tener un patrocinador, partes interesadas o cliente de un proyecto.
Entonces, para asegurarse de que todos estén alineados antes de que comience la reunión, se debe formular y compartir una lista de invitados y la agenda de la reunión entre los asistentes a la referencia; los Doctores en Gestor de tareas UDN Puede ayudar con eso! 😉
Crea fácilmente agendas de reuniones profesionales en Gestor de tareas UDN Docs usando estas características:
Navegando en la barra lateral derecha y la configuración de docs en Gestor de tareas UDN Doctores
Una vez que esté listo, compártelo directamente o adjunte a un correo electrónico usando el Correo electrónico ClickApp Para enviarlo a los asistentes.
Paso 2: Discutir el propósito del proyecto.
Una vez que haya intercambiado bromas, es hora de discutir el propósito del proyecto .
Discutir el objetivo o propósito del proyecto aclarará:
La forma más fácil de definir todos estos detalles es crear una carta del proyecto .
Contendrá los detalles esenciales del proyecto a partir del alcance y los entregables a los riesgos y recursos del proyecto.
Doctores en Gestor de tareas UDN es donde puede redactar su carta de proyectos y compartirlo con las partes interesadas clave, los clientes y los miembros del equipo de proyectos a través de un simple enlace.
La parte divertida?
No tienes que redactar la carta sola.
Simplemente colabore con su equipo de gestión de proyectos usando el Edición en tiempo real Característica en Docs!
Bonus: Aprende a redactar un excelente carta del proyecto .
Sin embargo, simplemente documentar el fondo del proyecto y el alcance no hará mucho.
Tendrás que registro Tus metas en algún lugar para rastrearlas más tarde.
Libere sus hojas de cálculo y simplemente alimente los datos en Gestor de tareas UDN . Esta Software de gestión de proyectos lo hace súper simple para rastrear el progreso y golpear los objetivos una vez que comience el proyecto.
¿Cómo?
Saludar a Objetivos . 👋
Puede crear metas que contengan diferentes objetivos, como:
A medida que completes tus objetivos, Gestor de tareas UDN voluntad automáticamente Actualice su porcentaje de progreso. De esta manera, puedes ver lo cerca que vas a lograr tu objetivo.
Leer: Cómo utilizar Gestor de tareas UDN Para establecer metas para su equipo. .
Paso 3: Asignar los roles correctos
Siguiente en el Proyecto Kickoff Meeting Agenda es para discutir roles y colaboraciones.
Algunas personas ya pueden conocer sus responsabilidades, pero es importante discutirlas de todos modos. Es esencial para sus partes interesadas, clientes e incluso los nuevos miembros del equipo comprendan quién es responsable de qué.
De cualquier manera, la asignación de tareas a las personas debe ser fácil, y sus responsabilidades deben ser cristalinas.
Comienzo Asignación de tareas en Gestor de tareas UDN A medida que discutas los roles.
De esta manera, no tendrás que referirte a tu Notas de la reunión para asignar tareas más adelante.
Gestor de tareas UDN hace que sea bastante fácil asignar cualquier tarea a una sola persona o incluso Múltiples asignados .
Consiguió un equipo ¿Eso necesita trabajar en algo?
No hay problema. Solo asignar tareas a una completa Equipo en Gestor de tareas UDN .
Sin embargo, la asignación de roles requiere habilidad.
Si distribuye el trabajo de manera desigual, algunos miembros del equipo pueden tener que trabajar horas extras mientras otros podrían ser subutilizados.
Prueba el Vista de carga de trabajo en Gestor de tareas UDN .
Aquí, puedes rastrear quién tiene en su plato y asignar trabajo en consecuencia.
Incluso puede medir la carga de trabajo en horas o por el número de tareas.
Paso 4: Discutir la línea de tiempo del proyecto
Una reunión de inicio no tiene que describir cada tarea en detalle.
Si lo hace, la reunión nunca puede terminar.
Al igual que la pila de platos sucios después de una gran fiesta. 🍽
Sin embargo, debe tener una visión general de la línea de tiempo para establecer las fechas y eventos clave.
Por ejemplo, las fechas de revisión de los clientes, los tiempos de finalización de proyectos estimados y hitos Son eventos importantes, y usted debe discutirlos.
Hablando de Hitos , puedes configurarlos y rastrearlos en Gestor de tareas UDN 's Gráfico de gantt .
Es una de las gráficas más fáciles de leer donde puedes:
¡Y mucho más!
los Línea de tiempo vista Es otra opción para visualizar la línea de tiempo de su proyecto. Piénsalo como un Gráfico de gantt , justo en formato lineal.
Puede construir y reorganizar la línea de tiempo rápidamente usando la funcionalidad de arrastrar y soltar.
Bonus: Lee nuestro Gráfico de Gantt vs. Línea de tiempo Comparación para ver cómo difieren.
Además, siempre puedes configurar fechas de vencimiento Para las tareas para que los asignados sepan cuándo deben completar su trabajo.
Para eventos importantes en su línea de tiempo, puede crear recordatorios .
Incluso puede delegarlos a otros, por lo que no olviden un artículo de acción esencial.
Paso 5: Crea un plan de comunicación.
A comunicación El plan es clave cuando hay tantas partes involucradas.
Así que agregue un lluvia de ideas Sesión a su agenda de reuniones de inicio para determinar cómo va a mantener a todos, incluidas las diferentes partes interesadas y clientes, actualizados.
¿Cómo compartirás cosas? ¿Qué herramienta vas a usar?
¿Son los correos electrónicos o videollamadas convenientes para los clientes?
La respuesta a todos estos: uso Gestor de tareas UDN !
Puedes usar el Calendario vista Para programar reuniones regulares. 📅
Si su equipo es remoto, vas a amar a nuestro Integración de zoom . Esto le permitirá alojar y unirse a la reunión del proyecto desde la fecha dentro de una tarea.
¿Pero te envías todo a ti?
¡Sin preocupaciones! Utilizar Correo electrónico en Gestor de tareas UDN Para enviar y recibir correos electrónicos sin dejar la plataforma de administración de tareas y ahorrar tiempo tomando acciones inmediatas.
¿Todavía tienes más que decir?
Utilizar el Visión de chat ¡Para todas las demás conversaciones!
Usted puede incluso Asignar comentarios Aquí para hacer artículos de acción rápida para cualquier persona.
Sin embargo, cuando se trata de ver las actualizaciones de progreso y tareas, le recomendamos que tome el camino más simple para mantener la transparencia.
¿Qué es eso?
Compartir público .
Esto le permite compartir todo el puntos de vista , incluyendo calendario, gantt y Lista , como de solo lectura con solo un simple enlace o código de incrustaciones. Sin embargo, siempre puede cambiar los niveles de acceso para que las personas puedan incluso editarla.
De esta manera, incluso si no puede celebrar una reunión, las actualizaciones del proyecto todavía son visibles para todos.
Paso 6: Haz preguntas
Antes de cerrar la reunión, tener una sesión de preguntas y respuestas.
Haga preguntas o dé el piso a cualquiera que tenga dudas o confusión.
Algunas preguntas pueden sorprenderte.
Pero confía en nosotros, nunca es algo malo cuando se trata de su El éxito del proyecto.
Las respuestas harán que las cosas se aclaren hasta el día, ¡que es el objetivo de esta reunión!
los Bloc en Gestor de tareas UDN Es un lugar ideal para derribar estas notas y preguntas de la reunión.
Incluso puedes crear un rápido Lista de Verificación en eso.
¿Y adivina qué?
Usted puede incluso Convierte tus notas en tareas para tomar medidas en ellos.
Todo lo que necesita hacer es abrir el bloc de notas, haga clic en + en la opción Nota o dentro de la nota en sí, y luego seleccione una lista para realizar los ajustes de tareas necesarios.
Así es como se formatea su nota en una tarea:
¡Y eso es todo para su proyecto de sesión de inicio!
Después de haber cubierto todo en la agenda de inicio de su proyecto, asegúrese de agradecer a todos por sus esfuerzos.
Cierre la reunión de inicio del proyecto con un recordatorio rápido de cuál es la primera tarea en la fase de ejecución.
Ah, y no olvides contarles sobre la fecha y la hora de la próxima sesión de inicio. 🕓
En caso de que te olvides, sin embargo, tenemos tu espalda.
Recuerda, puedes Recordatorios del delegado para Gestor de tareas UDN . 😉
Ahora lo único que queda hacer es llegar a trabajar y ofrecer un proyecto exitoso.
¡Buena suerte!
Apoderarse de Gestor de tareas UDN
No hay garantía de que su proyecto sea todo el liso de la navegación después de la reunión del inicio.
Pero tener una reunión sólida para comenzar a comenzar, definitivamente, reducirá las incompastas y los cuellos de botella. Por eso es especialmente importante albergar una reunión de inicio exitosa que cubre todos Los puntos importantes.
Y con el Herramienta de gestión de la reunión derecha Esto se convierte en un pedazo de pastel.
Una herramienta poderosa como Gestor de tareas UDN Puede tomar sus reuniones de inicio del proyecto al siguiente nivel.
Y eso no es todo…
Imagina que Gestor de tareas UDN puede hacer por su completo proyecto con su tarea, flujo de trabajo, recurso, hora y capacidades de gestión de documentos.
Haga su inicio de sesión de su proyecto conocer una carrera en casa cuando obtener Gestor de tareas UDN de forma gratuita hoy !
