Як провести ефективне нараду Kickoff проекту (+2022 Guide)
Udn Webber
Редакційна координатор
Уявіть собі, участь третього наради за проектом, просто щоб зрозуміти, що цей проект не зовсім те, що ви думали, що це буде.
Чи ваша щелепа падіння?
Ви кричали всередині? 😱
Ви можете запобігти цьому шляхом організації ефективного проект відбиток . Ось де ваша команда може отримати на тій же сторінці про всі аспекти проекту з самого початку, щоб уникнути майбутніх непорозумінь.
У цій статті ми обговоримо, що проект, зарезки зустріч і як провести його за допомогою інструменту продуктивності .
Давайте удар від цього керівництва зустрічі. 🥂🎉
Що таке Kickoff Зустріч проекту?
A Зустріч проекту Kickoff це засідання проводиться на початку кожного нового проекту. Це відбувається після оформлення стадії планування проекту та сигналізує про початок фази виконання проекту.
Хочете огляд верхнього рівня? Прочитайте керівництво по Етапи управління проектами.
Зустріч стартового приносить все люди, які беруть участь разом, щоб гарантувати, що вони знаходяться на тій же сторінці, на протязі багатьох:
Якщо у вас є невеликий проект, вам, ймовірно, буде потрібно тільки один стартова нарада. Проте, великі проекти з кілька фаз як правило, зустріч стартовою на початку кожного етапу.
Хто відвідує стартова нарада з проекту?
Запрошені на цій зустрічі може включати в себе:
З тих пір майже всі участь в проекті взяло участь в засіданні стартового, воно стимулює спілкування і створює основу для успіх проекту .
Не тільки це допоможе вам уникнути середини проекту хаосу і виклики , Але ви також будете забезпечити, щоб члени вашої команди проекту збуджуються і мотивовані!
Як Провести Kickoff нараду проекту
Для того, щоб провести удар проекту від зустрічі, слідувати порядку денному, яка охоплює всі важливі деталі.
Структура порядку денного ну, і все, що вам потрібно зробити, це слідувати за ним до кінця.
E-a-s-y.
На щастя для вас, ми вже склали список речей, які необхідно обговорити в своєму стартовому нараді.
Крок 1: Почніть з введень
введення мають важливе значення, так як проект не завжди може мати тільки внутрішні членів команди. Ви можете мати спонсор проекту, зацікавлена особа або клієнтський.
Таким чином, щоб забезпечити всі вирівняно до початку засідання, список запрошених і порядку денного засідання повинно бути сформульовано і розподілений серед учасників для довідки; точний Документи Диспетчер завдань UDN може допомогти з цим! 😉
Легко створювати професійні порядку зустрічі в Диспетчер завдань UDN Документи, що використовують ці функції:
Переміщення по правій бічній панелі і налаштування Docs в Диспетчер завдань UDN Документ
Як тільки ви будете готові, частка прямо або прикріпити його до електронної пошти за допомогою Надіслати електронною поштою ClickApp щоб відправити його учасникам.
Крок 2: Обговоріть мету проекту
Після того, як ви обмінялися люб'язностями, прийшов час, щоб обговорити Проект має на меті .
Обговорюючи проект мета або ціль буде уточнити:
Найпростіший спосіб визначити всі ці деталі, щоб створити Статут проекту .
Він буде містити істотні деталі проекту, починаючи від обсягу і результатів на ризики і ресурси проекту.
Документ в Диспетчер завдань UDN Тут ви можете скласти свій проект статуту і розділити його з основними зацікавленими сторонами, клієнтами і членами проектної команди через просте посилання.
Забавна частина?
Ви не повинні розробити статут один.
Просто співпрацювати з вашою командою управління проектом за допомогою Редагування в режимі реального часу Функція в Документах!
Бонус: Дізнайтеся, як скласти відмінно Статут проекту .
Однак, просто документування фон та обсяги проекту не буде багато.
Вам доведеться рекорд Ваші цілі десь відстежувати їх пізніше.
Кинути свої таблиці та просто подайте дані Диспетчер завдань UDN . Це Програмне забезпечення управління проектами робить його супер простим для відстеження прогресу та досягнення цілей після початку проекту.
Як?
Сказати привіт Цілі . 👋
Ви можете створювати цілі, які містять різні цілі, такі як:
Як ви завершуєте свої цілі, Диспетчер завдань UDN воля автоматично Оновлення відсотка прогресу. Таким чином, ви можете побачити, наскільки ви можете досягти своєї мети.
Прочитайте: Як користуватись Диспетчер завдань UDN Щоб встановити цілі для своєї команди .
Крок 3: Призначте правильні ролі
Далі на проекті порядку денного засідання є обговорення ролі і співпраці.
Деякі люди можуть вже знати свої обов'язки, але це важливо обговорити їх. Це важливо для ваших зацікавлених сторін, клієнтів та навіть нових членів команди, щоб зрозуміти, хто відповідає за те, що.
У будь-якому випадку, призначаючи завдання людям повинно бути легким, і їх обов'язки повинні бути кришталево.
Почати Призначення завдань в Диспетчер завдань UDN Як ви обговорюєте ролі.
Таким чином, вам не доведеться звертатися до вашого Зустріч призначити завдання пізніше.
Диспетчер завдань UDN робить його досить легко призначити будь-яке завдання одній людині або навіть Кілька повідомлень .
Є команда що потрібно щось працювати?
Без проблем. Просто призначте завдання цілі Команда в Диспетчер завдань UDN .
Однак виділення ролей вимагає майстерності.
Якщо ви розповсюджуєте роботу нерівномірно, деякі члени команди, можливо, доведеться працювати понаднормово, а інші можуть бути використані.
Спробуйте Перегляд навантаження в Диспетчер завдань UDN .
Тут ви можете відстежувати, хто має те, що на їхню тарілку та виділяють роботу відповідно.
Ви навіть можете виміряти робочу навантаження протягом декількох годин або за кількістю завдань.
Крок 4. Обговоріть часову шкалу проекту
Зустріч не потрібно детально описувати кожне завдання.
Якщо ви це зробите, зустріч ніколи не закінчується.
Так само, як купа брудних страв після величезної партії. 🍽
Однак, ви повинні мати огляд часової шкали, щоб встановити ключові дати та події.
Наприклад, дати перегляду клієнтів, очікуваний час завершення проекту, а також віхи є важливими подіями, і ви повинні їх обговорити.
Говорячи про Віхи , ви можете встановити і відстежувати їх Диспетчер завдань UDN У Графік Gantt .
Це один з найбільш простих до читання діаграм, де ви можете:
І так багато більше!
Точний Хронологія погляд Ще один варіант для візуалізації показника проекту. Подумайте про це як Графік Gantt , просто в лінійному форматі.
Ви можете створювати та змінювати часову шкалу швидко, використовуючи функціональність перетягування.
Бонус: читати наш Графік Gantt VS. порівняння, щоб побачити, як вони відрізняються.
Крім того, ви завжди можете встановити Датам Для завдань, щоб вказати, коли вони повинні виконувати свою роботу.
Для важливих подій у вашій часовій шкалі ви можете створити нагадування .
Ви навіть можете делегувати їх іншим, тому вони не забули істотну позицію.
Крок 5: Створіть план зв'язку
A спілкування план є ключовим, коли є так багато сторін.
так додати мозковий штурм сесії вашому зарезки порядку денного зборів, щоб визначити, яким чином ви збираєтеся тримати всіх, в тому числі різних зацікавлених сторін і клієнтів, оновленими.
Як ви будете ділити речі? Який інструмент ви збираєтеся використовувати?
Чи є електронні листи або відеодзвінки зручним для клієнтів?
Відповідь на всі ці: використання Диспетчер завдань UDN !
Ви можете використовувати Календар погляд планувати регулярні зустрічі. 📅
Якщо ваша команда малоймовірний, ви збираєтеся любити Інтеграція масштабування . Це дозволить вам хост і приєднатися до проекту переговорів безпосередньо з завдання.
Але це все листи до вас?
Не турбуйтеся! Використання Електронна пошта Диспетчер завдань UDN відправляти і отримувати електронну пошту, не виходячи з платформи управління завданнями і заощадити час шляхом вжиття невідкладних заходів.
Проте є ще сказати?
Використовувати Погляд чату для всіх інших розмов!
Ви навіть можете Призначати коментарі тут, щоб зробити швидкі пункти дій для будь-кого.
Однак, коли справа доходить до перегляду прогресу і завдання оновлення, ми рекомендуємо взяти найпростіший шлях для збереження прозорості.
Що це?
Громадський обмін .
Це дозволяє розділити всі вигляд , Включаючи календар, діаграми Ганта, і Список Як тільки для читання за допомогою тільки простий посилання або вставляти код. Тим не менш, ви завжди можете змінити рівні доступу, так що люди можуть навіть змінити його.
Таким чином, навіть якщо ви не можете провести зустріч, поновлення проекту як і раніше видно всім.
Крок 6: Задавайте питання
Перед тим, як закрити засідання, є питання і відповідь сесії.
Задати питання або дати слово всім, хто має сумніви або плутанини.
Деякі питання можуть вас здивувати.
Але повірте нам, це ніколи не погана річ, коли справа доходить до вашого Успіх проекту.
Відповіді будуть робити речі ясно, як день, що мета цієї зустрічі!
Точний Блокнот в Диспетчер завдань UDN є ідеальним місцем, щоб зняти ці зустрічі замітки і питання.
Ви навіть можете створити швидкий Перелік в цьому.
І здогадайтеся, що?
Ви навіть можете перетворити ваші замітки в завдання вжити заходів щодо ним.
Все, що вам потрібно зробити, це відкрити Блокнот, натисніть + на опції ноти або в самій ноті, а потім виберіть список, щоб зробити необхідні коректування завдань.
Це як записну відформатований в задачу:
І це все для вашого проекту Стартовою зустрічі!
Після того, як ви покрили всі на вашому проекті порядку денного зарезки, переконайтеся, що ви подякувати всім за їх зусилля.
Закрийте проект Стартову зустрічі з швидким нагадуванням про те, що перше завдання знаходиться в стадії виконання.
Так, і не забудьте розповісти їм про дату і час проведення наступної сесії зарезки. 🕓
У разі, якщо ви забули, хоча, ми отримали вашу спину.
Пам'ятайте, що ви можете делегат нагадування до Диспетчер завдань UDN . 😉
Тепер єдине, що залишилося зробити, щоб дістатися до роботи і доставка успішного проекту.
Удачі!
Kickoff З Диспетчер завдань UDN
Там немає ніякої гарантії, що ваш проект буде все гладко після зустрічі зарезки.
Але маючи солідну зустріч стартовою почати речі, безумовно, зменшити нерозуміння і вузькі місця. Ось чому це особливо важливо для проведення успішного стартового наради, яке охоплює все важливі моменти.
І з інструмент управління правою зустрічі , Це стає шматок пирога.
Потужний інструмент, як Диспетчер завдань UDN може прийняти ваші зустрічі стартового проекту на наступний рівень.
І це ще не все ...
Уявіть собі, що Диспетчер завдань UDN може зробити для вашого цілий Проект із завданням, робочим процесом, ресурсом, час та можливості управління документами.
Зробіть свій проект Kickoff з домашнім запуску, коли ви приїжджати Диспетчер завдань UDN безкоштовно сьогодні !
