Slik utfører du et effektivt prosjekt kickoff møte (2022 guide)
Leila Cruz.
Redaksjonell koordinator
Tenk deg å delta på et prosjekts tredje møte, bare for å innse at prosjektet ikke er i det hele tatt det du trodde det skulle bli.
Gjorde kjeften din?
Skriker du internt? 😱.
Du kan hindre at dette skjer ved å være vert for en effektivprosjekt kick off-møte. Det er her laget ditt kan komme på samme side om alle prosjektaspekter fra starten for å unngå fremtidige feilkommunikasjoner.
I denne artikkelen vil vi diskutere hva et prosjekt kickoff møte er ogSlik utfører du det ved hjelp av et produktivitetsverktøy .
La oss sparke denne møtet.🥂🎉.
Hva er et prosjekt kickoff møte?
EN Prosjekt Kickoff Meeting.er et møte utført i begynnelsen av hvert nytt prosjekt. Det foregår etter å ha fullført prosjektplanleggingsstadiet ditt og signalerer starten på prosjektets utførelsesfase.
Vil du ha en oversikt over toppnivå? Les vår guide påprosjektledelse stadier.
Kickoff-møtet bringer alle menneskene som er involvert sammen for å sikre at de er på samme side over:
Hvis du har et lite prosjekt, trenger du sannsynligvis bare ett kickoff møte. Men større prosjekter medflere faserVanligvis har et kickoff møte i begynnelsen av alle stadier.
Hvem deltar i prosjektet Kickoff Meeting?
Invitene til dette møtet kan inkludere:
Sidennesten alleinvolvert i prosjektet deltar i kickoff-møtet, oppfordrer kommunikasjon og etablerer grunnlaget forProsjekt suksess .
Ikke bare vil dette hjelpe deg med å unngå mid-prosjekt kaos ogutfordringer, men du vil også sikre at prosjektgruppemedlemmene dine er glade og motiverte!
Slik utfører du et prosjekt kickoff møte
For å gjennomføre et prosjektsparkets møte, følg en agenda som dekker alle viktige detaljer.
Struktur agendaenVel, og alt du trenger å gjøre er å følge det gjennom.
LETT.
Heldig for deg, vi har allerede laget en liste over ting du trenger for å diskutere i kickoff-møtet ditt.
Trinn 1: Start med introduksjonene
Introduksjonerer viktig fordi et prosjekt ikke alltid har bare interne lagmedlemmer. Du kan ha en prosjektsponsor, interessent eller klient til stede.
Så for å sikre at alle er justert før møtet begynner, bør en liste over inviterte og møte dagsorden formuleres og deles blant deltakerne for referanse; de Docs iUDN Task Manager kan hjelpe med det! 😉.
Lag enkelt profesjonelle møte Agendas iUDN Task ManagerDokumenter som bruker disse funksjonene:
Navigere til høyre sidebar og docs innstillinger iUDN Task ManagerDokumenter
Når du er klar, del den direkte eller legg det til en e-post med Email ClickApp. å sende den til deltakerne.
Trinn 2: Diskuter prosjektets formål
Når du har utvekslet pleasantries, er det på tide å diskutereprosjektets formål .
Å diskutere prosjektets mål eller hensikt vil avklare:
Den enkleste måten å definere alle disse detaljene på er å lage en Prosjekt Charter .
Det inneholder viktige prosjektdetaljer som starter fra omfanget og leveranser til prosjektrisiko og ressurser.
Dokumenter i UDN Task ManagerEr hvor du kan utarbeide prosjektets charter og dele den med viktige interessenter, klienter og prosjektgruppemedlemmer via en enkel link.
Den morsomme delen?
Du trenger ikke å utarbeide charteret helt alene.
Bare samarbeide med prosjektledelsen din ved hjelp avReal-time redigering Funksjonen i Dokumenter!
Bonus: Lær hvordan du skal utarbeide en utmerket Prosjekt Charter .
Men bare å dokumentere prosjektbakgrunnen og omfanget vil imidlertid ikke gjøre mye.
Du måta oppdine mål et sted å spore dem senere.
Ditch regnearkene dine og bare mate dataene inn iUDN Task Manager. DetteProsjektstyringsprogramvareGjør det super enkelt å spore fremgang og treffe mål når prosjektet begynner.
Hvordan?
Si hei til Mål . 👋.
Du kan lage mål som inneholder forskjellige mål, som:
Når du fullfører målene dine,UDN Task ManagervilautomatiskOppdater din fremdriftsprosent. På denne måten kan du se hvor nær du er å oppnå målet ditt.
Lese: Hvordan å brukeUDN Task Managerå sette mål for laget ditt .
Trinn 3: Tilordne de rette rollene
Neste på prosjektet Kickoff Meeting agenda er å diskutererollerog samarbeid.
Noen mennesker kan allerede kjenne deres ansvar, men det er viktig å diskutere dem uansett. Det er viktig for dine interessenter, klienter og til og med nye lagmedlemmer å forstå hvem som er ansvarlig for hva.
Uansett bør tildeling av oppgaver til folk være enkle, og deres ansvar må være krystallklart.
Start tildele oppgaver i UDN Task ManagerNår du diskuterer rollene.
På denne måten trenger du ikke å referere tilbake til dinMøte notaterå tilordne oppgaver senere.
UDN Task Managergjør det ganske enkelt å tilordne enhver oppgave til en enkelt person eller til og med flere oppdragsgivere .
Fikk en team som trenger å jobbe med noe?
Ikke noe problem. Bare tilordne oppgaver til en hel Team i UDN Task Manager .
Imidlertid krever tildeling av roller ferdighet.
Hvis du distribuerer arbeid ujevnt, kan noen lagmedlemmer måtte jobbe overtid mens andre kan underutnyttes.
Prøv det Arbeidsbelastningsvisning i UDN Task Manager .
Her kan du spore hvem som har fått det på tallerkenen og tildele arbeid tilsvarende.
Du kan til og med måle arbeidsbelastningen i timer eller med antall oppgaver.
Trinn 4: Diskuter prosjektets tidslinje
Et sparks møte trenger ikke å beskrive hver oppgave i detalj.
Hvis du gjør det, kan møtet aldri ende.
Akkurat som haugen med skitne retter etter en stor fest. 🍽.
Du må imidlertid ha en oversikt over tidslinjen for å etablere nøkkeldatoene og hendelsene.
For eksempel, klient gjennomgangsdatoer, estimerte prosjektgjennomføringstider, ogMilepælerer viktige hendelser, og du bør diskutere dem.
AproposMilepæler, du kan sette og spore dem i UDN Task Manager'S.Gantt Chart. .
Det er en av de letteste å lese diagrammene hvor du kan:
Og så mye mer!
De Tidslinje utsikt er et annet alternativ for å visualisere prosjektets tidslinje. Tenk på det som enGantt Chart., bare i et lineært format.
Du kan bygge og omorganisere tidslinjen raskt ved hjelp av dra og slipp-funksjonaliteten.
Bonus: Les vår Gantt Chart Vs. Tidslinje sammenligning for å se hvordan de varierer.
I tillegg kan du alltid sette frister for oppgaver slik at oppdragsgiverne vet når de skal fullføre sitt arbeid.
For viktige hendelser i tidslinjen, kan du opprette påminnelser .
Du kan til og med delegere dem til andre, så de glemmer ikke en viktig handlingsobjekt.
Trinn 5: Opprett en kommunikasjonsplan
EN kommunikasjonPlanen er nøkkelen når det er så mange parter involvert.
Så legg til A.BrainstormingSesjon til din kickoff møte agenda for å avgjøre hvordan du skal holde alle, inkludert ulike interessenter og klienter, oppdatert.
Hvordan vil du dele ting? Hvilket verktøy skal du bruke?
Er e-post eller videosamtaler praktisk for kundene?
Svaret på alle disse: BrukUDN Task Manager !
Du kan bruke Kalenderutsiktå planlegge regelmessige møter. 📅.
Hvis laget ditt er fjernt, kommer du til å elske vår Zoomintegrasjon . Dette vil gi deg arrangere og bli med i prosjektmøtet rett fra en oppgave.
Men er e-post til alt for deg?
Ingen bekymringer! BrukE-post iUDN Task Manager å sende og motta e-post uten å forlate oppgavestyringsplattformen og spare tid ved å ta umiddelbare handlinger.
Har du fortsatt mer å si?
Bruke Chat-visning For alle andre samtaler!
Du kan til og med Tilordne kommentarer Her for å gjøre hurtige handlinger for noen.
Men når det gjelder å vise fremdrift og oppgaveoppdateringer, anbefaler vi at du tar den enkleste banen for å opprettholde åpenhet.
Hva er det?
Offentlig deling. .
Dette lar deg dele alle Visninger , inkludert kalender, Gantt, ogListe, som skrivebeskyttet med bare en enkel link eller innebygd kode. Du kan imidlertid alltid endre tilgangsnivåene slik at folk selv kan redigere det.
På denne måten, selv om du ikke kan holde et møte, er prosjektoppdateringer fortsatt synlige for alle.
Trinn 6: Still spørsmål
Før du lukker møtet, har du et spørsmål og svar økt.
Still spørsmål eller gi gulvet til alle som har tvil eller forvirring.
Noen spørsmål kan overraske deg.
Men stol på oss, det er aldri en dårlig ting når det gjelder din prosjektets suksess.
Svarene vil gjøre ting klare som dag, som er målet for dette møtet!
De Notisblokk i UDN Task Manager er et ideelt sted å ta ned disse møtestedene og spørsmålene.
Du kan til og med skape en rask Sjekkliste i det.
Og gjett hva?
Du kan til og med Slå notatene dine til oppgaver å handle på dem.
Alt du trenger å gjøre er å åpne Notisblokken, klikk på + på notatalternativet eller i selve notatet, og velg deretter en liste for å få nødvendige oppgavejusteringer.
Slik er notatet ditt formatert til en oppgave:
Og det er alt for prosjektet ditt
Etter at du har dekket alt på prosjektet ditt kickoff agenda, sørg for at du takker alle for deres innsats.
Lukk prosjektet Kick Off Meeting med en rask påminnelse om hva den første oppgaven er i utførelsesfasen.
Åh, og ikke glem å fortelle dem om dato og klokkeslett for neste kickoff-økt. 🕓.
I tilfelle du glemmer, skjønt, har vi ryggen din.
Husk at du kandelegere påminnelsertilUDN Task Manager. 😉.
Nå er det eneste som er igjen å gjøre, å komme på jobb og levere et vellykket prosjekt.
Lykke til!
Kickoff med.UDN Task Manager
Det er ingen garanti for at prosjektet ditt vil bli jevnt seiling etter kickoff-møtet.
Men å ha et solid kickoff møte for å starte ting av vil definitivt redusere feilkommunikasjon og flaskehalser. Derfor er det spesielt viktig å være vert for et vellykket kickoff-møte som dekkerallede viktige punktene.
Og med denHøyre møtestyring verktøy, dette blir et stykke kake.
Et kraftig verktøy som UDN Task Manager kan ta prosjektet kickoff møter til neste nivå.
Og det er ikke alt ...
Tenk deg hvaUDN Task Managerkan gjøre for dinhelProsjekt med sin oppgave, arbeidsflyt, ressurs, tid, og dokumenthåndteringsfunksjoner.
Gjør ditt prosjekt kickoff møte et hjem kjøre når du få UDN Task Managergratis i dag !
