Hur man utför ett effektivt Projekt Kickoff-möte (2022 Guide)
Udn Webber
Redaktionskoordinator
Tänk dig att delta i ett projekts tredje möte, bara för att inse att projektet inte alls är vad du trodde det skulle bli.
Har din käke droppe?
Skrik du internt? 😱
Du kan förhindra att detta händer genom att vara värd för en effektiv projekt kickoffmöte . Det är där ditt lag kan få på samma sida om alla projektaspekter från början för att undvika framtida missförhållanden.
I den här artikeln diskuterar vi vad ett projekt på projektet är och Hur man utför det med hjälp av ett produktivitetsverktyg .
Låt oss sparka av denna mötesguide. 🥂🎉
Vad är ett projekt kickoff möte?
A Projekt kickoff möte är ett möte i början av varje nytt projekt. Det äger rum efter att ha slutfört ditt projektplaneringsstadium och signalerar starten på projektets exekveringsfas.
Vill du ha en översikt över toppnivå? Läs vår guide på Projektledningssteg.
Kickoff-mötet ger alla de personer som är involverade för att säkerställa att de är på samma sida över:
Om du har ett litet projekt behöver du förmodligen bara ett kickoffmöte. Men större projekt med Flera faser brukar ha ett kickoffmöte i början av varje steg.
Vem deltar på projektets kickoffmöte?
Invästarna till detta möte kan innehålla:
Eftersom nästan alla involverad i projektet deltar i kickoffmötet, det uppmuntrar kommunikationen och fastställer grunden för Projekt framgång .
Inte bara kommer det här att hjälpa dig att undvika medelprojekt kaos och utmaningar , Men du kommer också att se till att dina projektgruppsmedlemmar är upphetsade och motiverade!
Hur man utför ett projekt kickoff möte
För att genomföra ett projekt på ett projekt, följ en agenda som täcker alla viktiga detaljer.
Strukturera agendan Tja, och allt du måste göra är att följa det.
LÄTT.
Lycklig för dig, vi har redan gjort en lista över saker du behöver diskutera i ditt kickoffmöte.
Steg 1: Börja med introduktionerna
Introduktioner är viktiga eftersom ett projekt inte alltid har bara interna lagmedlemmar. Du kan ha en projektsponsor, intressent eller klient närvarande.
Så, för att säkerställa att alla är anpassade innan mötet börjar, bör en lista över inbjudna och möta dagordningen formuleras och delas bland de anställda som referenserna. de Docs in UDN Task Manager kan hjälpa till med det! 😉
Skapa enkelt professionella mötesagendor i UDN Task Manager Docs med dessa funktioner:
Navigera på höger sida Bar och Docs-inställningar i UDN Task Manager Docs
När du är redo, dela den direkt eller bifoga det till ett mail med hjälp av Email clickapp att skicka det till deltagarna.
Steg 2: Diskutera projektets syfte
När du har utbytt nöjen är det dags att diskutera Projektets syfte .
Att diskutera projektets mål eller syfte kommer att klargöra:
Det enklaste sättet att definiera alla dessa detaljer är att skapa en projektcharter .
Det kommer att innehålla viktiga projektuppgifter från räckvidd och leveranser till projektrisker och resurser.
Docs i UDN Task Manager Är där du kan utarbeta din projektcharter och dela den med viktiga intressenter, kunder och projektgruppsmedlemmar via en enkel länk.
Den roliga delen?
Du behöver inte utarbeta charteret ensam.
Samarbeta bara med ditt projektledningsteam med hjälp av realtid redigering har i Dokument!
BONUS: Lär dig att utarbeta en utmärkt projektcharter .
Men bara dokumentera projektet bakgrund och omfattning kommer inte att göra mycket.
Du måste spela in dina mål någonstans att spåra dem senare.
Dike dina kalkylblad och bara mata in data i UDN Task Manager . Detta Projektledningsprogramvara gör det super enkelt att spåra framsteg och träffa mål när projektet börjar.
Hur?
Säg hej till Mål . 👋
Du kan skapa mål som innehåller olika mål, som:
När du slutför dina mål, UDN Task Manager kommer automatiskt uppdatera dina framsteg i procent. På så sätt kan du se hur nära du är att nå ditt mål.
Läsa: Hur man använder UDN Task Manager att sätta upp mål för ditt lag .
Steg 3: Tilldela rätt roller
Nästa på dagordning projektet avspark är att diskutera roller och samarbeten.
Vissa människor kanske redan vet sitt ansvar, men det är viktigt att diskutera dem ändå. Det är viktigt för dina intressenter, kunder och även nya gruppmedlemmar att förstå vem som är ansvarig för vad.
Hursomhelst, tilldela uppgifter till människor ska vara enkelt och deras ansvar måste vara kristallklart.
Start tilldela uppgifter i UDN Task Manager när ni diskuterar roller.
På så sätt kommer du inte att hänvisa till mötesanteckningar att tilldela uppgifter senare.
UDN Task Manager gör det ganska lätt att fördela alla uppgifter till en enda person eller ens multipla övertagare .
Har en team som måste arbeta med något?
Inga problem. Bara tilldela uppgifter till en hel Team i UDN Task Manager .
Men fördela rollerna kräver skicklighet.
Om du fördela arbetet ojämnt kan vissa gruppmedlemmar måste arbeta övertid, medan andra kan vara underutnyttjade.
Prova Arbetsbelastning i UDN Task Manager .
Här kan du spåra vem som har vad på sin tallrik och fördela arbetet därefter.
Du kan även mäta arbetsbördan i timmar eller antalet uppgifter.
Steg 4: Diskutera projektets tidslinje
En kick off möte behöver inte beskriva varje uppgift i detalj.
Om du gör det kan mötet aldrig slut.
Precis som högen av smutsig disk efter en stor fest. 🍽
Men du måste ha en överblick över tidslinjen för att fastställa viktiga datum och händelser.
Till exempel, klient omdömen datum uppskattade projektet avslutats gånger, och milstolpar är viktiga händelser, och du bör diskutera dem.
På tal om Milstolpar Kan du ställa in och spåra dem UDN Task Manager S Ganttdiagram .
Det är en av de mest lättlästa diagram där man kan:
Och så mycket mer!
De Tidslinje se är ett annat alternativ att visualisera projektet tidslinje. Tänk på det som en Ganttdiagram Bara i ett linjärt format.
Du kan bygga och ordna tidslinjen snabbt med hjälp av dra och släpp-funktion.
Bonus: läs vår Gantt vs. Tidslinje jämförelse för att se hur de skiljer sig åt.
Dessutom kan du alltid ställa förfallodatum för uppgifter så att panthavare vet när de ska slutföra sitt arbete.
För viktiga händelser i din tidslinje kan du skapa påminnelser .
Du kan även delegera dem till andra, så att de inte glömmer en viktig åtgärd objekt.
Steg 5: Skapa en kommunikationsplan
A kommunikation Planen är nyckeln när det finns så många berörda parter.
Så lägg till en brainstorming Session till din kickoff mötesagendan för att bestämma hur du ska hålla alla, inklusive olika intressenter och kunder, uppdaterade.
Hur delar du saker? Vilket verktyg ska du använda?
Är e-post eller videosamtal som är praktiska för kunderna?
Svaret på alla dessa: Använd UDN Task Manager !
Du kan använda Kalender se att planera vanliga möten. 📅
Om ditt lag är avlägset, kommer du att älska vårt Zoomintegration . Detta kommer att låta dig vara värd och gå med i projektmötet direkt från en uppgift.
Men är e-post till dig?
Inga problem! Använda sig av E-post UDN Task Manager Att skicka och ta emot e-postmeddelanden utan att lämna din uppgiftshanteringsplattform och spara tid genom att ta omedelbara åtgärder.
Har du fortfarande mer att säga?
Använd Chattvy För alla andra konversationer!
Du kan till och med Tilldela kommentarer här för att göra snabba åtgärder för alla.
Men när det gäller att visa framsteg och uppgiftsuppdateringar rekommenderar vi att du tar den enklaste vägen för att upprätthålla öppenhet.
Vad är det?
Offentlig delning .
Detta låter dig dela alla åsikter , inklusive kalender, Gantt, och Lista , som skrivskyddad med bara en enkel länk eller inbäddad kod. Du kan dock alltid ändra åtkomstnivåer så att människor även kan redigera det.
På det här sättet, även om du inte kan hålla ett möte, är projektuppdateringar fortfarande synliga för alla.
Steg 6: Ställ frågor
Innan du stänger mötet har du en fråga och svar.
Ställ frågor eller ge golvet till alla som har tvivel eller förvirring.
Vissa frågor kan överraska dig.
Men lita på oss, det är aldrig en dålig sak när det gäller din projektets framgång.
Svaren kommer att göra saker klara som dag, vilket är målet med detta möte!
De Anteckningsblock i UDN Task Manager är en idealisk plats att ta ner dessa mötesnoteringar och frågor.
Du kan även skapa en snabb Checklista i det.
Och gissa vad?
Du kan till och med Vänd dina anteckningar till uppgifter att vidta åtgärder på dem.
Allt du behöver göra är att öppna anteckningsblocket, klicka på + på anteckningsalternativet eller i själva noten och välj sedan en lista för att göra nödvändiga uppgiftsjusteringar.
Så här är din anteckning formaterad till en uppgift:
Och det är allt för ditt projekt kick off möte!
När du har täckt allt på din Project Kickoff Agenda, se till att du tackar alla för deras ansträngningar.
Stäng projektet Kick off Möte med en snabb påminnelse om vad den första uppgiften är i exekveringsfasen.
Åh, och glöm inte att berätta om datum och tid för nästa kickoff session. 🕓
Om du glömmer, men vi har din rygg.
Kom ihåg att du kan delegera påminnelser till UDN Task Manager . 😉
Nu är det enda som är kvar att göra för att komma till jobbet och leverera ett framgångsrikt projekt.
Lycka till!
Kickoff med UDN Task Manager
Det finns ingen garanti för att ditt projekt är allt smidigt att segla efter kickoffmötet.
Men att ha ett solid kickoffmöte att börja saker kommer definitivt att minska missförvaltningar och flaskhalsar. Därför är det särskilt viktigt att vara värd för ett framgångsrikt kickoffmöte som täcker Allt de viktiga punkterna.
Och med Rätt möteshanteringsverktyg , det blir en bit tårta.
Ett kraftfullt verktyg som UDN Task Manager Kan ta dina projekt kickoff möten till nästa nivå.
Och det är inte allt ...
Föreställ dig vad UDN Task Manager kan göra för din hel Projekt med sin uppgift, arbetsflöde, resurs, tid och dokumenthanteringsmöjligheter.
Gör ditt projekt kickoff möte ett hemlöpning när du skaffa sig UDN Task Manager gratis idag !
