Imaginez assister à la troisième réunion d'un projet, juste pour se rendre compte que le projet est pas du tout ce que vous pensiez qu'il allait être.
Udn Webber
Coordonnateur éditorial
Imaginez assister à la troisième réunion d'un projet, juste pour se rendre compte que le projet est pas du tout ce que vous pensiez qu'il allait être.
[dix]Est-ce que votre mâchoire baisse?
[dix]Êtes-vous en train de crier à l'intérieur?
😱Vous pouvez éviter cela en accueillant un moyen efficace projet réunion de démarrage . C'est où votre équipe peut obtenir sur la même page sur tous les aspects du projet dès le début afin d'éviter les erreurs de communication de l'avenir.
Dans cet article, nous allons discuter de ce que la réunion d'un projet est et comment procéder avec l'aide d'un outil de productivité .
[dix]Le coup de Évacuez ce guide de réunion.
🥂🎉
UNE Réunion de lancement de projet est une réunion tenue au début de chaque nouveau projet. Elle a lieu après la fin de votre phase de planification du projet et signale le début de la phase d'exécution du projet.
[dix]Vous voulez un aperçu niveau supérieur? Lisez notre guide étapes de la gestion du projet.
La réunion de coup d'envoi apporte toutes les personnes impliquées ensemble pour assurer qu'ils sont sur la même longueur d'onde sur le:
Si vous avez un petit projet, vous aurez probablement besoin d'une seule réunion de coup d'envoi. Cependant, les grands projets avec phases multiples ont généralement une réunion de coup d'envoi au début de chaque étape.
Les invités à cette réunion peuvent comprendre:
Depuis presque tout le monde impliqués dans le projet participe à la réunion de coup d'envoi, il encourage la communication et établit les bases de succès du projet .
Non seulement cela vous aidera à éviter le chaos mi-projet et défis , Mais vous serez également vous assurer que vos membres de l'équipe du projet sont excités et motivés!
Pour mener un coup de pied de projet de réunion, suivre un programme qui couvre tous les détails importants.
Structure du programme bien, et tout ce que vous aurez à faire est de suivre à travers.
FACILE.
Heureusement pour vous, nous avons déjà fait une liste des choses que vous avez besoin de discuter lors de votre réunion de coup d'envoi.
introductions sont importants parce qu'un projet n'a pas toujours que les membres de l'équipe interne. Vous pouvez avoir un parrain du projet, partie prenante ou présente client.
Donc, pour que tout le monde est aligné avant la réunion commence, la liste des invités et agenda de la réunion devrait être formulée et partagée entre les participants pour référence; la Docs Gestionnaire de tâches UDN peut aider avec ça! 😉
Créez facilement des agendas de réunion professionnels Gestionnaire de tâches UDN Docs en utilisant ces fonctionnalités:
Navigation dans la barre de droite et les paramètres Docs Gestionnaire de tâches UDN Docs
Une fois que vous êtes prêt, partagez directement ou le joindre à un e-mail en utilisant le Email ClickApp de l'envoyer aux participants.
Une fois que vous avez échangé des civilités, il est temps de discuter de la but du projet .
Discuter de l'objectif ou l'objectif du projet précisera:
La façon de définir plus facile tous ces détails est de créer un charte de projet .
Il va contenir des détails essentiels du projet à partir de la portée et les résultats aux risques du projet et des ressources.
Docs dans Gestionnaire de tâches UDN est où vous pouvez rédiger votre charte de projet et de le partager avec les principaux intervenants, les clients et les membres de l'équipe de projet via un lien simple.
La partie amusante?
Vous ne devez pas rédiger la charte tout seul.
Il suffit de collaborer avec votre équipe de gestion de projet en utilisant la Édition en temps réel Caractéristique dans Docs!
[dix]Bonus: apprenez à rédiger un excellent
[dix]charte de projet [dix] .Cependant, il suffit de documenter le fond et la portée du projet ne fera pas grand chose.
Tu devras disque vos objectifs quelque part pour les suivre plus tard.
Fossé vos feuilles de calcul et nourrir les données dans Gestionnaire de tâches UDN . Ce Logiciel de gestion de projet Le rend super simple de suivre les progrès et de frapper des objectifs une fois que le projet commence.
[dix]Comment?
Dire bonjour à Buts . 👋
Vous pouvez créer des objectifs contenant différentes cibles, comme:
Lorsque vous complétez vos objectifs, Gestionnaire de tâches UDN volonté automatiquement Mettez à jour votre pourcentage de progrès. De cette façon, vous pouvez voir à quel point vous souhaitez atteindre votre objectif.
[dix]Lire:
[dix]Comment utiliser Gestionnaire de tâches UDN Pour définir des objectifs pour votre équipe [dix] .
Ensuite de l'ordre du jour de la réunion de lancement du projet, il faut discuter les rôles et collaborations.
Certaines personnes peuvent déjà connaître leurs responsabilités, mais il est important de les discuter de toute façon. Il est essentiel que vos intervenants, vos clients et même les nouveaux membres de l'équipe comprennent qui est responsable de quoi.
De toute façon, l'attribution de tâches aux personnes devrait être facile et leurs responsabilités doivent être cristallines.
Démarrer Affectation de tâches dans Gestionnaire de tâches UDN comme vous discutez des rôles.
De cette façon, vous n'aurez pas à renvoyer à votre notes de rencontre attribuer des tâches plus tard.
Gestionnaire de tâches UDN fait assez facile d'affecter une tâche à une seule personne ou même Plusieurs cessionnaires .
[dix]Avoir un
[dix]équipe [dix]cela doit travailler sur quelque chose?Aucun problème. Juste affecter des tâches à un tout Équipe dans Gestionnaire de tâches UDN .
Cependant, l'allocation de rôles nécessite des compétences.
Si vous distribuez du travail inégalement, certains membres de l'équipe peuvent avoir à travailler des heures supplémentaires tandis que d'autres pouvaient être sous-utilisés.
Essaie le Vue de la charge de travail dans Gestionnaire de tâches UDN .
Ici, vous pouvez suivre qui a ce qui est sur leur assiette et allouer du travail en conséquence.
Vous pouvez même mesurer la charge de travail en heures ou par le nombre de tâches.
Une réunion de lancement n'a pas à décrire toutes les tâches en détail.
Si vous le faites, la réunion ne peut jamais se terminer.
[dix]Tout comme la pile de plats sales après une énorme fête.
🍽Cependant, vous devez avoir un aperçu de la chronologie pour établir les dates et événements clés.
Par exemple, les dates d'examen des clients, des temps d'achèvement des projets estimés, et jalons sont des événements importants et vous devriez en discuter.
En parlant de Jalons , vous pouvez les définir et les suivre dans Gestionnaire de tâches UDN « s diagramme de Gantt .
C'est l'un des graphiques les plus faciles à lire où vous pouvez:
Et bien plus!
le Chronologie voir est une autre option pour visualiser votre chronologie du projet. Penser à cela comme un diagramme de Gantt , juste dans un format linéaire.
Vous pouvez créer et réorganiser la chronologie à l'aide de la fonctionnalité de glisser-déposer.
[dix]Bonus: lisez notre
[dix]Gantt Tableau vs Timeline [dix]comparaison pour voir comment ils diffèrent.De plus, vous pouvez toujours définir les dates d'échéance pour les tâches afin que les cessionnaires sachent quand ils devraient compléter leur travail.
Pour des événements importants dans votre chronologie, vous pouvez créer rappel .
Vous pouvez même les déléguer à d'autres, de sorte qu'ils n'oublient pas un élément d'action essentiel.
UNE la communication Le plan est essentiel quand il y a tant de partis impliqués.
Alors ajoutez un réflexion Session à votre agenda de votre réunion de lancement pour déterminer la manière dont vous allez conserver tout le monde, y compris différentes parties prenantes et clients, mis à jour.
[dix]Comment allez-vous partager des choses? Quel outil allez-vous utiliser?
[dix]Les courriels ou les appels vidéo sont-ils pratiques pour les clients?
La réponse à tous ceux-ci: utiliser Gestionnaire de tâches UDN !
Vous pouvez utiliser le Calendrier voir programmer des réunions régulières. 📅
Si votre équipe est éloignée, vous allez aimer notre Zoom Intégration . Cela vous permettra d'accueillir et de rejoindre la réunion du projet directement à partir d'une tâche.
[dix]Mais sont tout emaillants pour vous?
Pas de soucis! Utiliser Courriel Gestionnaire de tâches UDN Pour envoyer et recevoir des courriels sans quitter votre plate-forme de gestion des tâches et gagner du temps en prenant des mesures immédiates.
Encore plus à dire?
Utilisez le Vue de chat Pour toutes les autres conversations!
Vous pouvez même Attribuer des commentaires ici pour faire des actions rapides pour n'importe qui.
Cependant, lorsqu'il s'agit de visualiser des progrès et des mises à jour des tâches, nous vous recommandons de prendre le chemin le plus simple de maintenir la transparence.
[dix]Qu'est-ce que c'est?
Partage public .
Cela vous permet de partager tous les vues , y compris le calendrier, Gantt et Lister , comme en lecture seule avec juste un simple lien ou un code incorporé. Cependant, vous pouvez toujours changer les niveaux d'accès afin que les gens puissent même le modifier.
De cette façon, même si vous ne pouvez pas tenir une réunion, les mises à jour du projet sont toujours visibles pour tout le monde.
Avant de fermer la réunion, avez une session de questions et réponses.
Posez des questions ou donnez la parole à quiconque a des doutes ou de la confusion.
Certaines questions peuvent vous surprendre.
[dix]Mais faites-vous confiance, ce n'est jamais une mauvaise chose quand il s'agit de votre
[dix]le succès du projet.Les réponses feront clairement les choses comme jour, ce qui est le but de cette réunion!
le Bloc-notes dans Gestionnaire de tâches UDN est un endroit idéal pour résoudre ces notes de rencontre et ces questions.
Vous pouvez même créer un rapide Liste de contrôle En cela.
Et devine quoi?
Vous pouvez même Transformez vos notes en tâches prendre des mesures sur eux.
Tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir le bloc-notes, cliquez sur + sur l'option Note ou dans la note elle-même, puis sélectionnez une liste pour effectuer les ajustements de la tâche nécessaires.
C'est ainsi que votre note est formatée dans une tâche:
Et c'est tout pour votre projet de lancement de votre projet!
Une fois que vous avez tout couvert sur votre projet de lancement de projet, assurez-vous de remercier tout le monde pour leurs efforts.
Fermez la réunion de lancement du projet avec un rappel rapide de la première tâche dans la phase d'exécution.
Oh, et n'oubliez pas de leur dire la date et l'heure de la prochaine session de lancement. 🕓
Au cas où vous feriez oublier, nous avons votre dos.
N'oubliez pas que vous pouvez Rappels délégués pour Gestionnaire de tâches UDN . 😉
Maintenant, la seule chose à faire est de faire du travail et de créer un projet réussi.
Bonne chance!
Rien ne garantit que votre projet sera tout en douceur après la réunion de lancement.
Mais avoir une réunion solide de lancement pour commencer les choses offertes pour réduire certainement les erreurs de goujon et des goulots d'étranglement. C'est pourquoi il est particulièrement important d'organiser une réunion de coup d'envoi réussie qui couvre tous les points importants.
Et avec le Outil de gestion de la réunion droite , cela devient un morceau de gâteau.
Un outil puissant comme Gestionnaire de tâches UDN Peut prendre vos réunions de lancement de projet au prochain niveau.
Et ce n'est pas tout ...
Imaginez quoi Gestionnaire de tâches UDN peut faire pour votre tout projet avec sa tâche, un flux de travail, une ressource, temps et capacités de gestion de documents.
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