Jak provést účinný projekt výkopu projektu (2022 průvodce)
Leila Cruz.
Editorial koordinátor
Představte si navštěvování třetího setkání projektu, jen aby si uvědomil, že projekt není vůbec, co jste si mysleli, že bude.
Došlo k vaší čelisti?
Křičíš interně? 😱.
Můžete zabránit tomu, aby se dosáhlo efektivníhoprojekt Kickoff Meeting.. To je místo, kde se váš tým může dostat na stejnou stránku o všech aspektech projektu od začátku, aby se zabránilo budoucím nedostatkům.
V tomto článku budeme diskutovat o tom, co je projektu výkopové schůzky aJak jej provádět pomocí nástroje produktivity .
Pojďme vypnout tento průvodce setkání.🥂🎉.
Co je to projektová schůzka?
A Project Kickoff setkáníje schůzka prováděná na začátku každého nového projektu. To se odehrává po dokončení fáze plánování projektu a signalizuje začátek fáze provádění projektu.
Chcete přehled nejvyšší úrovně? Přečtěte si náš průvodceStage pro správu projektů.
Setkání výkopu přináší všechny lidi zapojení dohromady, aby zajistily, že jsou na stejné stránce nad:
Pokud máte malý projekt, budete pravděpodobně potřebovat jen jeden výkop setkání. Větší projekty svíce fázíObvykle mají schůzku kickoff na začátku každé fáze.
Kdo navštěvuje schůzku projektu?
Pozvání k této schůzce mohou zahrnovat:
Od té dobyskoro všichnizapojený do projektu navštěvuje schůzku výkopu, podporuje komunikaci a zavádí nadaciúspěch projektu .
Nejenže vám tato pomoc vám vyhýbá mid-Project Chaos avýzvy, ale také budete zajistit, aby členové projektového týmu byli nadšeni a motivováni!
Jak provést schůzku projektu
Chcete-li provést schůzku projektu, postupujte podle pořadu jednání, která pokrývá všechny důležité detaily.
Strukturu agendyNo, a vše, co musíte udělat, je následovat.
SNADNÝ.
Lucky Pro tebe jsme již udělali seznam věcí, které potřebujete diskutovat ve svém schůzce.
Krok 1: Začněte s úvody
Úvodyjsou důležité, protože projekt nemusí mít vždy jen interní členy týmu. Můžete mít sponzor projektu, zúčastněné strany nebo přítomné klienta.
Abychom zajistili, že každý je před zahájením schůze zarovnán, měl by být formulován seznam pozvánků a schůzky a sdílen mezi účastníky pro odkaz; . \ t Docs in.Správce úloh UDN může pomoci s tím! 😉.
Snadno vytvářet profesionální setkání agendySprávce úloh UDNDokumenty pomocí těchto funkcí:
Navigace správné nastavení postranního panelu a docs vSprávce úloh UDNDokumenty
Jakmile jste připraveni, sdílejte jej přímo nebo ji připojte k e-mailu pomocí E-mail CountApp. poslat to účastníkům.
Krok 2: Diskutujte o účelu projektu
Jakmile si vyměnili Pleasanties, je čas diskutovat oÚčel projektu .
Diskutovat o cílovém cíle nebo účelu objasní:
Nejjednodušší způsob, jak definovat všechny tyto detaily, je vytvořit Project Charter. .
Bude obsahovat základní údaje o projektu od rozsahu a dodávek pro projektová rizika a zdroje.
Dokumenty v Správce úloh UDNJe místo, kde můžete navrhnout chartu projektu a sdílet jej s klíčovými zúčastněnými stranami, klienty a projektovým členům týmu prostřednictvím jednoduchého odkazu.
Zábavná část?
Nemusíte navrhnout chartu sám.
Spolupracujte s vaším týmem projektu Management pomocíúpravy v reálném čase Funkce v docs!
BONUS: Naučte se, jak navrhnout vynikající Project Charter. .
Nicméně, jen dokumentování projektu pozadí a rozsah nebude dělat moc.
Budete mítzáznamVaše cíle někam, aby je mohli sledovat později.
Příkop své tabulky a jen krmte data doSprávce úloh UDN. TentoSoftware pro správu projektůJe to super jednoduché sledovat pokrok a hit cíle, jakmile projekt začíná.
Jak?
Ahoj to Cíle . 👋.
Můžete vytvářet cíle, které obsahují různé cíle, jako:
Jak vyplníte své cíle,Správce úloh UDNvůleautomatickyAktualizujte procento postupu. Tímto způsobem můžete vidět, jak blízko jste dosáhnout svého cíle.
Číst: Jak používatSprávce úloh UDNNastavení cílů pro váš tým .
Krok 3: Přiřaďte správné role
DALŠÍ NA PROJEKTOVÉHO PROJEKTU CICKOFF MEETING AGENDArolea spolupracování.
Někteří lidé již mohou znají své povinnosti, ale je důležité je v každém případě diskutovat. Je to nezbytné pro vaše zainteresované strany, klienty a dokonce i noví členové týmu, aby pochopili, kdo je zodpovědný za co.
Ať tak či onak, přiřazení úkolů lidem by měly být snadné a jejich povinnosti musí být křišťálově jasné.
Start Přiřazení úkolů v Správce úloh UDNjak budete diskutovat o rolích.
Tímto způsobem nebudete muset odkazovat zpět na svéPoznámky k schůzkupozději přiřadit úkoly.
Správce úloh UDNDělá to docela snadné přiřadit jakýkoliv úkol jedinému osobě nebo dokonce Více přiřazení .
Dostal tým To musí pracovat na něčem?
Žádný problém. Stačí přidělit úkoly na celý tým v Správce úloh UDN .
Přidělující role však vyžaduje dovednost.
Pokud distribuujete práci nerovnoměrně, některé členové týmu mohou muset pracovat přesčasy, zatímco jiní by mohli být underutilized.
Vyzkoušejte to Pracovní výhled v Správce úloh UDN .
Zde můžete sledovat, kdo má co na talíři a přidělit práci.
Můžete dokonce měřit pracovní zátěž v hodinách nebo počtem úkolů.
Krok 4: Diskutujte o časové ose projektu
Kick off schůzka nemusí podrobně popsat každý úkol.
Pokud ano, schůzka nikdy nesmí skončit.
Stejně jako hromada špinavých jídel po obrovské párty. 🍽.
Musíte však mít přehled časové osy, abyste navázali klíčové termíny a události.
Například klientská recenze, odhadovaná doba dokončení projektu amilníkyjsou důležité události a měli byste je diskutovat.
MluveníMilníky, můžete je nastavit a sledovat Správce úloh UDN"S.Ganttův diagram .
Je to jedna z nejspolehlivějších grafů, kde můžete:
A mnohem více!
. \ T Časová osa Pohled Další možností pro vizualizaci časové osy projektu. Přemýšlejte o tom jakoGanttův diagram, jen v lineárním formátu.
Časová osa můžete rychle vytvořit a přeskupit pomocí funkce Drag and Drop.
Bonus: Přečtěte si naše Gantt Graf vs. časová osa srovnání s ohledem na to, jak se liší.
Kromě toho můžete vždy nastavit Dá Date Pro úkoly tak, aby přiřazení vědí, kdy by měli dokončit svou práci.
Pro důležité události ve vaší časové ose můžete vytvořit upomínka .
Můžete je dokonce delegovat ostatním, takže nezapomeňte na základní akční položku.
Krok 5: Vytvořte komunikační plán
A sděleníPlán je klíč, když existuje mnoho zúčastněných stran.
Takže přidejte A.brainstorming.Zasedání ke svému pořadu jednání o schůzkách k určení, jak budete mít všechny, včetně různých zúčastněných stran a klientů, aktualizován.
Jak budete sdílet věci? Jaký nástroj budete používat?
Jsou pro klienty vhodné e-maily nebo videohovory?
Odpověď na všechny tyto: PoužitíSprávce úloh UDNMezihlédnout!
Můžete použít KalendářPohlednaplánovat pravidelné schůzky. 📅.
Pokud je váš tým vzdálený, budete milovat naše ZOOM INTEGRACE . To vám umožní hostit a zapojit se do projektového setkání přímo z úkolu.
Ale jsou e-maily pro vás všechno?
Bez obav! PoužitíE-mail in.Správce úloh UDN Chcete-li odesílat a přijímat e-maily bez opuštění platformy pro správu úloh a ušetřit čas tím, že přijmete okamžité akce.
Ještě více říct?
Použijte Výhled chatu Pro všechny ostatní rozhovory!
Můžete dokonce Přiřadit komentáře Zde učinit rychlé akční položky pro každého.
Pokud jde o prohlížení aktualizace pokroku a úkolů, doporučujeme přijímat nejjednodušší cestu k udržení transparentnosti.
Co to je?
Sdílení veřejnosti .
To vám umožní sdílet všechny pohledy včetně kalendáře, Gantta aSeznam, jako jen pro čtení pouze s jednoduchým článkem nebo vloženým kódem. Můžete však vždy změnit přístupové úrovně tak, aby ho lidé mohli dokonce upravit.
Tímto způsobem, i když nemůžete mít schůzku, aktualizace projektu jsou stále viditelné pro každého.
Krok 6: Zeptejte se
Než zavřete schůzku, máte otázku a odpověď relace.
Klást otázky nebo dát podlahu komukoli, kdo má pochybnosti nebo zmatek.
Některé otázky vás mohou překvapit.
Ale věřte nám, není to nikdy špatná věc, pokud jde o vaše úspěch projektu.
Odpovědi budou věci jasné jako den, což je cílem této schůzky!
. \ T poznámkový blok v Správce úloh UDN je ideálním místem pro sundání těchto poznámek a otázek.
Můžete dokonce vytvořit rychlé Kontrolní seznam v něm.
A Hádej co?
Můžete dokonce Zapněte své poznámky do úkolů podniknout na nich.
Vše, co musíte udělat, je otevřít poznámkový blok, klepněte na tlačítko + na volbě poznámky nebo v samotné poznámce a vyberte seznam, který chcete provést nezbytné úpravy úkolů.
To je způsob, jak je vaše poznámka formátována do úkolu:
A to je vše pro váš projekt odstartovat schůzku!
Poté, co jste pokryli vše na agendě výkopu projektu, ujistěte se, že děkuji všem za jejich úsilí.
Zavřete projekt Kick Off Setkání s rychlou připomínkou toho, co je první úkol v fázi provádění.
Oh, a nezapomeňte jim říct o datu a čase pro další výkopové relaci. 🕓.
V případě, že jste zapomněli, máme záda.
Pamatujte si, můžeteDelegovat upomínky na Správce úloh UDN. 😉.
Teď jediná věc, kterou má udělat, je dostat se do práce a poskytovat úspěšný projekt.
Hodně štěstí!
Výkop sSprávce úloh UDN
Neexistuje žádná záruka, že váš projekt bude hladký plachtění po setkání výkopu.
Ale s pevným výkopovým setkáním začít věci, určitě sníží špatně a úzké místa. Proto je to obzvláště důležité hostit úspěšné setkání výkopu, který pokrýváVšechnodůležité body.
As. \ tSprávný nástroj pro správu schůzekTo se stává hračka.
Výkonný nástroj jako Správce úloh UDN mohou vzít své schůzky projektu na další úrovni.
A to není všechno ...
Představte si, co.Správce úloh UDNmůže udělat pro vašecelýProjekt s úkolem, pracovním postupem, zdrojem, časa schopnosti správy dokumentů.
Udělej si svůj projekt Kickoff setkání s domácím běh, když jstedostatSprávce úloh UDNZDARMA DNESMezihlédnout!
