Πώς να πραγματοποιήσετε μια αποτελεσματική συνάντηση Kickoff Project (οδηγός 2022)
Udn Webber
Συντονιστής συντονισμού
Φανταστείτε να παρακολουθήσετε μια τρίτη συνάντηση ενός έργου, απλά να συνειδητοποιήσετε ότι το έργο δεν είναι καθόλου αυτό που νομίζατε ότι θα ήταν.
Μήπως η πτώση της σιαγόνας σας;
Φωνάζετε εσωτερικά; 😱
Μπορείτε να αποτρέψετε αυτό να συμβεί με την φιλοξενία ενός αποτελεσματικού έργο συνάντηση kickoff . Εκεί η ομάδα σας μπορεί να πάρει την ίδια σελίδα σχετικά με όλες τις πτυχές του έργου από την αρχή για να αποφύγετε τις μελλοντικές κακομεταφορές.
Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσουμε ποια είναι η συνάντηση του έργου Kickoff και Πώς να το εκτελέσετε με τη βοήθεια ενός εργαλείου παραγωγικότητας .
Ας ξεκινήσουμε αυτόν τον οδηγό συνάντησης. 🥂🎉
Τι είναι μια συνάντηση του έργου;
ΕΝΑ Συνάντηση Kickoff έργου είναι μια συνάντηση που διεξάγεται στην αρχή κάθε νέου έργου. Λαμβάνεται μετά την ολοκλήρωση του σχεδίου προγραμματισμού του έργου σας και σηματοδοτεί την έναρξη της φάσης εκτέλεσης έργου.
Θέλετε μια επισκόπηση κορυφαίου επιπέδου; Διαβάστε τον οδηγό μας Στάδια διαχείρισης έργων.
Η συνάντηση Kickoff φέρνει όλους τους ανθρώπους που εμπλέκονται μαζί για να εξασφαλίσουν ότι βρίσκονται στην ίδια σελίδα πάνω από:
Εάν έχετε ένα μικρό έργο, ίσως χρειαστείτε μόνο μία συνάντηση kickoff. Ωστόσο, τα μεγαλύτερα έργα με Πολλαπλές φάσεις συνήθως έχουν μια συνάντηση kickoff στην αρχή κάθε σταδίου.
Ποιος παρακολουθεί τη συνάντηση του έργου;
Οι προσκεκλημένοι σε αυτή τη συνάντηση μπορεί να περιλαμβάνουν:
Από σχεδόν όλοι Συμμετέχει στο έργο παρακολουθεί τη συνάντηση Kickoff, ενθαρρύνει την επικοινωνία και καθιερώνει το Ίδρυμα επιτυχία έργου .
Όχι μόνο αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε το χάος του μέσου έργου και προκλήσεις , αλλά θα εξασφαλίσετε επίσης ότι τα μέλη της ομάδας έργων σας είναι ενθουσιασμένα και κίνητρα!
Πώς να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση Kickoff Project
Για τη διεξαγωγή ενός έργου ξεκινήστε τη συνάντηση, ακολουθήστε μια ατζέντα που καλύπτει όλες τις σημαντικές λεπτομέρειες.
Δομή της ημερήσιας διάταξης καλά, και όλα όσα θα πρέπει να κάνετε είναι να το ακολουθήσετε.
ΑΝΕΤΑ.
Τυχερός για εσάς, έχουμε ήδη κάνει μια λίστα με τα πράγματα που πρέπει να συζητήσετε στη συνάντηση Kickoff.
Βήμα 1: Ξεκινήστε με τις εισαγωγές
Εισαγωγές είναι σημαντικές επειδή ένα έργο μπορεί να μην έχει πάντα μόνο εσωτερικά μέλη της ομάδας. Μπορεί να έχετε ένα χρηματοδοτόμενο έργο, το ενδιαφερόμενο φορείο ή τον πελάτη.
Έτσι, για να εξασφαλιστεί ότι ο καθένας είναι ευθυγραμμισμένος πριν αρχίσει η συνάντηση, θα πρέπει να διατυπωθεί και να μοιραστεί ένας κατάλογος των προσκεκλλινεί και η ημερήσια διάταξη της συνάντησης και θα μοιραστεί μεταξύ των συμμετεχόντων για αναφορά. ο Έγγραφα στο UDN Task Manager μπορεί να βοηθήσει με αυτό! 😉
Δημιουργήστε εύκολα τις επαγγελματικές ατζέντες συνάντησης στο UDN Task Manager Έγγραφα που χρησιμοποιούν αυτά τα χαρακτηριστικά:
Πλοήγηση στις ρυθμίσεις δεξιάς πλευρικής γραμμής και μηνυμάτων στο UDN Task Manager Έγγραφο
Μόλις είστε έτοιμοι, μοιραστείτε το απευθείας ή επισυνάψτε το σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το Email clickapp να το στείλετε στους συμμετέχοντες.
Βήμα 2: Συζητήστε το σκοπό του έργου
Μόλις ανταλλάξετε ευχάριστα, ήρθε η ώρα να συζητήσετε το Σκοπός του έργου .
Η συζήτηση του στόχου ή του σκοπού του έργου θα διευκρινίσει:
Ο ευκολότερος τρόπος για να ορίσετε όλες αυτές τις λεπτομέρειες είναι να δημιουργήσετε ένα Χάρτης έργου .
Θα περιέχει βασικά στοιχεία του έργου ξεκινώντας από το πεδίο και τα παραδοτέα στους κινδύνους και τους πόρους του έργου.
Έγγραφο σε UDN Task Manager Είναι όπου μπορείτε να σχεδιάσετε τον χάρτη του έργου σας και να το μοιραστείτε με βασικούς ενδιαφερόμενους, πελάτες και μέλη της ομάδας έργου μέσω ενός απλού συνδέσμου.
Το διασκεδαστικό μέρος;
Δεν χρειάζεται να σχεδιάσετε τον χάρτη μόνο.
Απλά συνεργαστείτε με την ομάδα διαχείρισης έργου σας χρησιμοποιώντας το Επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο Χαρακτηριστικό σε έγγραφα!
Μπόνους: Μάθετε πώς να σχεδιάσετε ένα εξαιρετικό Χάρτης έργου .
Ωστόσο, απλά τεκμηριώντας το υπόβαθρο του έργου και το πεδίο εφαρμογής δεν θα κάνει πολλά.
Θα πρέπει να Ρεκόρ Οι στόχοι σας κάπου να τα παρακολουθούν αργότερα.
Βγάλτε τα υπολογιστικά φύλλα σας και απλά τροφοδοτήστε τα δεδομένα UDN Task Manager . Αυτό Λογισμικό διαχείρισης έργου Το κάνει απλό να παρακολουθεί την πρόοδο και να χτυπήσει στόχους μόλις αρχίσει το έργο.
Πως?
Πες γεια σε Γκολ . 👋
Μπορείτε να δημιουργήσετε στόχους που περιέχουν διαφορετικούς στόχους, όπως:
Καθώς ολοκληρώνετε τους στόχους σας, UDN Task Manager θα αυτομάτως Ενημερώστε το ποσοστό προόδου σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε πόσο κοντά είστε για να επιτύχετε το στόχο σας.
Ανάγνωση: Πώς να χρησιμοποιήσετε UDN Task Manager Για να ορίσετε στόχους για την ομάδα σας .
Βήμα 3: Αντιστοιχίστε τους σωστούς ρόλους
Στη συνέχεια, στο έργο, η ατζέντα συνάντησης Kickoff είναι να συζητήσουμε ρόλοι και συνεργασίες.
Μερικοί άνθρωποι μπορεί να γνωρίζουν ήδη τις ευθύνες τους, αλλά είναι σημαντικό να τους συζητήσουμε ούτως ή άλλως. Είναι απαραίτητο για τους ενδιαφερόμενους, τους πελάτες σας, και ακόμη και τα νέα μέλη της ομάδας να καταλάβουν ποιος είναι υπεύθυνος για το τι.
Είτε έτσι είτε αλλιώς, η ανάθεση καθηκόντων στους ανθρώπους θα πρέπει να είναι εύκολη και οι ευθύνες τους πρέπει να είναι κρυστάλλινες.
Αρχή Αντιστοίχιση εργασιών σε UDN Task Manager Καθώς συζητάτε τους ρόλους.
Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χρειαστεί να αναφέρετε πίσω στο δικό σας Σημειώσεις συνάντησης να εκχωρήσετε καθήκοντα αργότερα.
UDN Task Manager το κάνει πολύ εύκολο να εκχωρήσει οποιαδήποτε εργασία σε ένα μόνο άτομο ή ακόμα και πολλαπλούς αντιστοίχους .
Εχω ένα ομάδα που πρέπει να εργαστεί σε κάτι;
Κανένα πρόβλημα. Απλά αναθέστε τα καθήκοντα σε ένα ολόκληρο Ομάδα σε UDN Task Manager .
Ωστόσο, η κατανομή των ρόλων απαιτεί δεξιοτεχνία.
Εάν διανέμετε άνισα την εργασία, ορισμένα μέλη της ομάδας ίσως χρειαστεί να εργαστείτε υπερωρίες ενώ άλλοι θα μπορούσαν να υποστηριχθούν.
Δοκιμάστε το Προβολή φόρτου εργασίας σε UDN Task Manager .
Εδώ, μπορείτε να παρακολουθήσετε ποιος έχει τι στο πιάτο τους και διαθέτει εργασία ανάλογα.
Μπορείτε ακόμη να μετρήσετε το φόρτο εργασίας σε ώρες ή με τον αριθμό των εργασιών.
Βήμα 4: Συζητήστε το χρονοδιάγραμμα του έργου
Μια συνάντηση εκκίνησης δεν χρειάζεται να περιγράψει κάθε εργασία λεπτομερώς.
Εάν το κάνετε, η συνάντηση δεν μπορεί ποτέ να τελειώσει.
Ακριβώς όπως το σωρό από βρώμικα πιάτα μετά από ένα τεράστιο πάρτι. 🍽
Ωστόσο, πρέπει να έχετε μια επισκόπηση του χρονοδιαγράμματος για να δημιουργήσετε τις βασικές ημερομηνίες και τα γεγονότα.
Για παράδειγμα, οι ημερομηνίες αναθεώρησης του πελάτη, οι εκτιμώμενοι χρόνοι ολοκλήρωσης του έργου, και ορόσημα είναι σημαντικά γεγονότα και θα πρέπει να τα συζητήσετε.
Μιλώ για Ορόσημα , μπορείτε να τα ορίσετε και να τα παρακολουθείτε UDN Task Manager 'μικρό Gantt διάγραμμα .
Είναι ένα από τα πιο εύκολο να διαβάσει διαγράμματα όπου μπορείτε:
Και πολλά άλλα!
ο Χρονοδιάγραμμα θέα είναι μια άλλη επιλογή για την απεικόνιση του χρονοδιαγράμματος του έργου σας. Σκεφτείτε το ως α Gantt διάγραμμα , απλά σε μια γραμμική μορφή.
Μπορείτε να δημιουργήσετε και να αναδιατάξετε το χρονοδιάγραμμα γρήγορα χρησιμοποιώντας τη λειτουργικότητα Drag and Drop.
Μπόνους: Διαβάστε μας Gantt διάγραμμα εναντίον του χρονοδιαγράμματος Σύγκριση για να δείτε πώς διαφέρουν.
Επιπλέον, μπορείτε πάντα να ρυθμίσετε Λήξη ημερομηνιών Για εργασίες, ώστε οι εκτέλεσοι να γνωρίζουν πότε πρέπει να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους.
Για σημαντικά γεγονότα στο χρονοδιάγραμμά σας, μπορείτε να δημιουργήσετε υπενθυμίσεις .
Μπορείτε ακόμη να τους μεταβιβάσετε σε άλλους, ώστε να μην ξεχνούν ένα στοιχείο ουσιαστικής ενέργειας.
Βήμα 5: Δημιουργήστε ένα σχέδιο επικοινωνίας
ΕΝΑ επικοινωνία Το σχέδιο είναι το κλειδί όταν υπάρχουν τόσα πολλά μέρη που εμπλέκονται.
Προσθέστε ένα καταιγισμός ιδεών Συνεδρία στο Agenda Meeting Kickoff για να καθορίσετε τον τρόπο με τον οποίο πρόκειται να διατηρήσετε όλους, συμπεριλαμβανομένων διαφορετικών ενδιαφερομένων και πελατών, ενημερώνονται.
Πώς θα μοιραστείτε τα πράγματα; Ποιο εργαλείο πρόκειται να χρησιμοποιήσετε;
Είναι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή οι κλήσεις βίντεο που είναι βολικά για τους πελάτες;
Η απάντηση σε όλα αυτά: χρήση UDN Task Manager !
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ημερολόγιο θέα να προγραμματίσετε τακτικές συναντήσεις. 📅
Εάν η ομάδα σας είναι απομακρυσμένη, θα αγαπήσετε το δικό μας Ενσωμάτωση ζουμ . Αυτό θα σας επιτρέψει να φιλοξενήσετε και να συμμετάσχετε στο έργο που θα συναντήσετε το δικαίωμα μέσα σε μια εργασία.
Αλλά είναι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα πάντα σε σας;
Μην ανησυχείς! Χρήση Email στο UDN Task Manager Για να στείλετε και να λάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να αφήνετε την πλατφόρμα διαχείρισης εργασιών και να εξοικονομήσετε χρόνο λαμβάνοντας άμεσες ενέργειες.
Έχετε ακόμα περισσότερα να πούμε;
Χρησιμοποιήστε το Προβολή συνομιλίας Για όλες τις άλλες συνομιλίες!
Μπορείτε ακόμα Αναθέστε σχόλια εδώ για να κάνετε τα γρήγορα στοιχεία δράσης για οποιονδήποτε.
Ωστόσο, όταν πρόκειται για την προβολή της προόδου και των ενημερώσεων εργασίας, σας συνιστούμε να παίρνετε την απλούστερη διαδρομή για τη διατήρηση της διαφάνειας.
Τι είναι αυτό?
Δημόσια κοινή χρήση .
Αυτό σας επιτρέπει να μοιραστείτε όλα τα προβολές , συμπεριλαμβανομένου του ημερολογίου, του Gantt, και Λίστα , όπως μόνο για ανάγνωση μόνο με απλό σύνδεσμο ή κώδικα ενσωμάτωσης. Ωστόσο, μπορείτε πάντα να αλλάξετε τα επίπεδα πρόσβασης, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν ακόμη και να το επεξεργαστούν.
Με αυτόν τον τρόπο, ακόμη και αν δεν μπορείτε να κρατήσετε μια συνάντηση, οι ενημερώσεις έργων εξακολουθούν να είναι ορατές σε όλους.
Βήμα 6: Ζητήστε ερωτήσεις
Πριν κλείσετε τη συνάντηση, έχετε μια περίοδο ερωτήσεων και απαντήσεων.
Ρωτήστε ερωτήσεις ή δώστε στο πάτωμα σε όποιον έχει αμφιβολίες ή σύγχυση.
Ορισμένες ερωτήσεις μπορεί να σας εκπλήξουν.
Αλλά εμπιστεύεστε μας, δεν είναι ποτέ κακό πράγμα που έρχεται στο δικό σας επιτυχία του έργου.
Οι απαντήσεις θα κάνουν τα πράγματα ξεκάθαρα ως μέρα, που είναι ο στόχος αυτής της συνάντησης!
ο Μπλοκ ΣΗΜΕΙΩΣΕΩΝ σε UDN Task Manager είναι ένα ιδανικό μέρος για να μειώσετε αυτές τις σημειώσεις και ερωτήσεις.
Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε ένα γρήγορο ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ μέσα σε αυτό.
Και μάντεψε τι?
Μπορείτε ακόμα Γυρίστε τις σημειώσεις σας σε εργασίες να αναλάβει δράση σε αυτά.
Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ανοίξετε το Σημειωματάριο, κάντε κλικ στο + στην επιλογή Σημείωση ή εντός της ίδιας σημείωσης και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια λίστα για να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές εργασιών.
Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο η σημείωσή σας έχει μορφοποιηθεί σε μια εργασία:
Και αυτό είναι όλο για το έργο σας να ξεκινήσει η συνάντηση!
Αφού κάλυψαν τα πάντα στο πρόγραμμα Kickoff του έργου σας, βεβαιωθείτε ότι ευχαριστούμε όλους για τις προσπάθειές τους.
Κλείστε το έργο ξεκινήστε τη συνάντηση με μια γρήγορη υπενθύμιση για το τι είναι η πρώτη εργασία στη φάση εκτέλεσης.
Ω, και μην ξεχάσετε να τους πείτε για την ημερομηνία και την ώρα για την επόμενη συνεδρία kickoff. 🕓
Σε περίπτωση που ξεχάσετε, όμως, έχουμε την πλάτη σας.
Θυμηθείτε, μπορείτε Αντιπροσωπείες υπενθυμίσεις προς την UDN Task Manager . 😉
Τώρα το μόνο πράγμα που μένει να κάνει είναι να φτάσουμε στην εργασία και να παραδώσει ένα επιτυχημένο έργο.
Καλή τύχη!
Kickoff με UDN Task Manager
Δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι το έργο σας θα είναι όλα ομαλή ιστιοπλοΐα μετά τη συνάντηση Kickoff.
Αλλά έχοντας μια σταθερή συνάντηση kickoff για να ξεκινήσει τα πράγματα θα μειώσει σίγουρα τις κακομεταφορές και τα σημεία συμφόρησης. Γι 'αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό να φιλοξενήσει μια επιτυχημένη συνάντηση kickoff που καλύπτει όλα τα σημαντικά σημεία.
Και με το δεξιά εργαλείο διαχείρισης συναντήσεων , αυτό γίνεται ένα κομμάτι κέικ.
Ένα ισχυρό εργαλείο όπως UDN Task Manager μπορεί να πάρει τις συναντήσεις του έργου σας στο επόμενο επίπεδο.
Και αυτό δεν είναι όλα ...
Φανταστείτε τι UDN Task Manager μπορεί να κάνει για σας ολόκληρος Έργο με την εργασία, τη ροή εργασίας, τον πόρο, χρόνος και τις δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων.
Κάντε το έργο σας Kickoff να συναντήσετε ένα σπίτι τρέχει όταν εσείς παίρνω UDN Task Manager ΔΩΡΕΑΝ σήμερα !
