Como conduzir um Projeto Kickoff reunião eficaz (2022 Guia)
Leila Cruz.
Coordenador Editorial.
Imaginem assistir a terceira reunião de um projeto, apenas para perceber que o projeto não é nada do que você pensou que ia ser.
Fez seu queixo cair?
Você está gritando internamente? 😱.
Você pode impedir que isto aconteça, hospedando um eficazprojeto Encontro de pontapé. É aí que sua equipe pode obter na mesma página sobre todos os aspectos do projeto desde o início para futuras evitar falhas de comunicação.
Neste artigo, vamos discutir o que encontro um projeto kickoff é ecomo conduzi-la com a ajuda de uma ferramenta de produtividade .
Vamos pontapé de saída este guia reunião. 🥂🎉
O que é um Kickoff Meeting Projeto?
UMAReunião de pontapé do projetoé um encontro realizado no início de cada novo projeto. Tem lugar depois de completar o seu estágio de planejamento do projeto e sinaliza o início da fase de execução do projeto.
Quer uma visão geral de nível superior? Leia o nosso guia sobreestágios de gerenciamento de projetos.
A reunião inicial traz todas as pessoas envolvidas em conjunto para garantir que eles estão na mesma página sobre a:
Se você tem um projeto pequeno, você provavelmente vai precisar apenas uma reunião inicial. Contudo, os projectos maiores commúltiplas fasesgeralmente têm uma reunião inicial no início de cada etapa.
Quem participa da reunião de início de projeto?
Os convidados para esta reunião podem incluir o:
Desdequase todosenvolvidos no projeto atende a reunião inicial, que incentiva a comunicação e estabelece as bases parasucesso do projeto .
Não só este vai ajudá-lo a evitar o caos-projecto médio eDESAFIOS, Mas você também vai ser garantir que os membros da equipe do projeto são animado e motivado!
Como conduzir uma reunião de início de projeto
Para conduzir um pontapé projeto off reunião, siga uma agenda que abrange todos os detalhes importantes.
Estruturar a agendabem, e tudo que você tem a fazer é segui-la.
FÁCIL.
Sorte para você, que já fez uma lista de coisas que você precisa para discutir em sua reunião inicial.
Passo 1: Iniciar com as introduções
Introduçõessão importantes porque um projeto não pode sempre ter os membros da equipe apenas internos. Você pode ter um patrocinador do projeto, partes interessadas, ou o cliente presente.
Assim, para garantir que todos estejam alinhados antes do início da reunião, a lista de convidados e agenda da reunião devem ser formuladas e compartilhada entre os participantes para referência; a Docs emGerenciador de tarefas UDN. pode ajudar com isso! 😉.
Facilmente criar agendas de reuniões profissionais emGerenciador de tarefas UDN.Docs usando esses recursos:
Navegando na barra lateral direita e configurações de Documentos emGerenciador de tarefas UDN.Docs.
Assim que estiver pronto, a participação, direta ou anexá-la a um e-mail usando o E-mail Clickapp. enviá-lo para os participantes.
Passo 2: Discutir o objetivo do projeto
Uma vez que você trocaram gentilezas, é hora de discutir oO propósito de projeto .
Discutindo o projeto objetivo ou propósito irá esclarecer:
A maneira mais fácil de definir todos estes detalhes é criar um Carta do projeto .
Ele vai conter detalhes essenciais do projeto a partir do escopo e resultados a riscos e recursos do projeto.
Docs.dentroGerenciador de tarefas UDN.é onde você pode elaborar sua carta de projeto e compartilhá-lo com os principais interessados, clientes e membros da equipe do projeto através de um link simples.
A parte divertida?
Você não tem que elaborar a carta sozinho.
Apenas colaborar com sua equipe de gerenciamento de projeto usando oEdição em tempo real Recurso em docs!
Bônus: Aprenda a redigir um excelente Carta do projeto .
No entanto, apenas documentar o projeto e o escopo do projeto não fará muito.
Você terá queregistroSeus objetivos em algum lugar para acompanhá-los mais tarde.
Ditch suas planilhas e apenas alimente os dados emGerenciador de tarefas UDN.. esteSoftware de gerenciamento de projetostorna super simples de rastrear o progresso e atingir alvos quando o projeto começar.
Quão?
Diga olá para Metas . 👋.
Você pode criar objetivos que contenham alvos diferentes, como:
Como você completa seus alvos,Gerenciador de tarefas UDN.vontadeautomaticamenteAtualize sua porcentagem de progresso. Dessa forma, você pode ver o quão perto você deve alcançar seu objetivo.
Leitura: Como usarGerenciador de tarefas UDN.Para definir metas para sua equipe .
Etapa 3: Atribuir as funções certas
Em seguida, a agenda de reunião do projeto é para discutirpapéise colaborações.
Algumas pessoas já podem conhecer suas responsabilidades, mas é importante discuti-los de qualquer maneira. É essencial para os seus stakeholders, clientes e até mesmo novos membros da equipe entender quem é responsável pelo que.
De qualquer forma, atribuir tarefas às pessoas deve ser fácil, e suas responsabilidades devem ser cristalinas.
Começar Atribuindo tarefas dentroGerenciador de tarefas UDN.enquanto você discute os papéis.
Desta forma, você não terá que se referir ao seunotas da reuniãopara atribuir tarefas mais tarde.
Gerenciador de tarefas UDN.torna muito fácil atribuir qualquer tarefa a uma única pessoa ou mesmo Múltiplos atribuídos .
Tenho um equipe Isso precisa trabalhar em alguma coisa?
Sem problemas. Basta atribuir tarefas a um todo Equipe dentroGerenciador de tarefas UDN. .
No entanto, a alocação de papéis requer habilidade.
Se você distribuir trabalho desigual, alguns membros da equipe podem ter que trabalhar horas extras, enquanto outros poderiam ser subutilizados.
Tente o Vista de carga de trabalho dentroGerenciador de tarefas UDN. .
Aqui, você pode acompanhar quem tem o que em seu prato e alocar o trabalho de acordo.
Você pode até mesmo medir a carga de trabalho em horas ou pelo número de tarefas.
Etapa 4: Discuta a linha do tempo do projeto
Uma reunião de pontapé não precisa descrever todas as tarefas em detalhes.
Se você fizer isso, a reunião pode nunca terminar.
Assim como a pilha de pratos sujos depois de uma enorme festa. 🍽.
No entanto, você precisa ter uma visão geral da linha do tempo para estabelecer as principais datas e eventos.
Por exemplo, datas de revisão do cliente, tempos de conclusão do projeto estimado eMilestonessão eventos importantes, e você deve discuti-los.
Falando deMilestones, você pode definir e rastreá-los em Gerenciador de tarefas UDN.'S.gráfico de Gantt .
É um dos gráficos mais fáceis de ler, onde você pode:
E muito mais!
O Linha do tempo visualizar é outra opção para visualizar sua linha do tempo do projeto. Pense nisso como umgráfico de Gantt, apenas em um formato linear.
Você pode construir e reorganizar a linha do tempo rapidamente usando a funcionalidade de arrastar e soltar.
Bônus: leia nosso Gráfico de Gantt vs. Linha do tempo comparação para ver como eles diferem.
Além disso, você sempre pode definir datas de vencimento Para tarefas para que os cessionários saibam quando devem completar seu trabalho.
Para eventos importantes em sua linha do tempo, você pode criar lembretes .
Você pode até delegá-los aos outros, então eles não esquecem um item de ação essencial.
Etapa 5: Crie um plano de comunicação
UMAcomunicaçãoplano é fundamental quando há tantas partes envolvidas.
Então adicione umadebatesessão para a sua agenda reunião inicial para determinar como você vai manter todos, incluindo as diferentes partes interessadas e clientes, atualizados.
Como você vai compartilhar as coisas? Que ferramenta que você vai usar?
São e-mails ou chamadas de vídeo conveniente para os clientes?
A resposta a todas estas: usoGerenciador de tarefas UDN. !
Você pode usar o Calendáriovisualizarpara agendar reuniões regulares. 📅.
Se sua equipe é remota, você vai amar o nosso Integração de zoom . Isso permitirá que você host e se juntar ao projeto reunião desde dentro de uma tarefa.
Mas são e-mails tudo para você?
Sem problemas! UsarEmail in.Gerenciador de tarefas UDN. para enviar e receber e-mails sem sair de sua plataforma de gerenciamento de tarefas e poupar tempo, tomando ações imediatas.
Ainda tem mais a dizer?
Use o Vista de bate-papo. para todas as outras conversas!
Você também pode Atribuir comentários. aqui para fazer itens de ação rápida para ninguém.
No entanto, quando se trata de ver atualizações de progresso e de tarefas, recomendamos tomar o caminho mais simples para manter a transparência.
O que é isso?
Compartilhamento público .
Isso permite que você compartilhar todas as Visualizações , Incluindo calendário, Gantt, eLista, Como somente leitura com apenas um simples link ou código de embutir. No entanto, você sempre pode mudar os níveis de acesso para que as pessoas podem até mesmo editá-lo.
Desta forma, mesmo se você não pode realizar uma reunião, atualizações de projetos ainda são visíveis a todos.
Passo 6: Faça perguntas
Antes de encerrar a reunião, ter uma sessão de perguntas e resposta.
Tire suas dúvidas ou dar a palavra a quem tem dúvidas ou confusão.
Algumas perguntas podem surpreendê-lo.
Mas confie em nós, nunca é uma coisa ruim quando se trata de seu O sucesso do projeto.
As respostas vão tornar as coisas claras como o dia, que é o objetivo deste encontro!
O Bloco de anotaçõesdentroGerenciador de tarefas UDN. é um lugar ideal para derrubar estas notas de reuniões e perguntas.
Você pode até criar uma rápida Lista de controle iniciar.
E adivinha?
Você também pode transformar suas notas em tarefas para agir sobre eles.
Tudo que você precisa fazer é abrir o Bloco de Notas, clique em + na opção nota ou dentro da própria nota e selecione uma lista para fazer ajustes tarefa necessária.
Esta é a forma como a sua nota é formatado em uma tarefa:
E isso é tudo para o seu pontapé projeto off reunião!
Depois que você cobriu tudo na sua agenda início do projeto, certifique-se de agradecer a todos por seus esforços.
Feche o pontapé projeto off reunião com um lembrete rápido do que a primeira tarefa é na fase de execução.
Ah, e não se esqueça de dizer-lhes sobre a data e hora para a próxima sessão do apito inicial. 🕓.
No caso de você se esqueça, porém, temos a sua volta.
Lembre-se, você podelembretes de delegadoparaGerenciador de tarefas UDN.. 😉.
Agora, a única coisa que resta a fazer é começar a trabalhar e entregar um projeto bem sucedido.
Boa sorte!
kickoff ComGerenciador de tarefas UDN.
Não há nenhuma garantia de que seu projeto vai ser tudo bom velejar após a reunião inicial.
Mas ter uma reunião inicial sólida para começar as coisas vão definitivamente reduzir falhas de comunicação e pontos de estrangulamento. É por isso que é especialmente importante para sediar uma reunião inicial de sucesso que abrangetodoos pontos importantes.
E com oferramenta de gestão de encontro certo, Esta torna-se uma parte de bolo.
Uma ferramenta poderosa como Gerenciador de tarefas UDN. pode tomar as suas reuniões de início de projeto para o próximo nível.
E isso não é tudo…
imagine o queGerenciador de tarefas UDN.pode fazer para o seuinteiraprojeto com sua tarefa, fluxo de trabalho, recurso, Tempoe capacidades de gerenciamento de documentos.
Faça o seu projeto Kickoff atingindo uma casa em casa quando vocêpegarGerenciador de tarefas UDN.de graça hoje !
