Hogyan lehet hatékony projekt kickoff találkozót vezetni (2022 útmutató)
Udn Webber
Szerkesztői koordinátor
Képzeld el, hogy részt vesz egy projekt harmadik ülésen, csak azért, hogy rájöjjön, hogy a projekt egyáltalán nem azt gondolta, hogy lesz.
Csinálta az állkapcsodat?
Sikoltozik belsőleg? 😱
Megakadályozhatja, hogy ez a hatékonyság megtörténjen projekt kickoff találkozó . Ez az, ahol a csapat ugyanazt az oldalt kaphatja meg az összes projekt szempontjairól a kezdetektől a jövőbeli félreértések elkerülése érdekében.
Ebben a cikkben megvitatjuk, hogy mi a projekt kickoff találkozója és Hogyan végezzük el a termelékenységi eszköz segítségével .
Kikapcsoljuk ezt a találkozó útmutatót. 🥂🎉
Mi az a projekt kickoff találkozója?
A kickoff találkozó Minden új projekt kezdetén végzett találkozó. A projekt tervezési szakaszának befejezése után és a projekt végrehajtási szakaszának megkezdése után történik.
Szeretne egy felső szintű áttekintést? Olvassa el az útmutatót Projektmenedzsment szakaszok.
A megbeszélésen hozza az összes részt vevő személyek együtt hivatott biztosítani, hogy ugyanazon az oldalon keresztül:
Ha van egy kis projektje, akkor valószínűleg csak egy kickoff találkozót kell kapnia. Azonban nagyobb projektek több fázis Általában minden szakasz elején egy kickoff találkozója van.
Ki veszi a projekt kickoff találkozását?
Az ülés meghívásai magukban foglalhatják a következőket:
Mivel majdnem mindenki A projektben részt vesz a kickoff találkozón, ösztönzi a kommunikációt, és megállapítja az alapítványt projekt sikere .
Nem csak ez segít elkerülni a káosz közepes projektjét és kihívások , de azt is biztosítja, hogy a projektcsapat tagjai izgatottak és motiváltak!
Hogyan végezhet egy projekt kickoff találkozót
Ahhoz, hogy egy projektindító megbeszélés kövesse menetrendet, amely az összes fontos részletet.
A napirend felépítése Nos, és mindössze annyit kell tennie, hogy kövesse azt.
KÖNNYEN.
Szerencsés az Ön számára, már elkészítettünk egy listát a dolgokról, amiket meg kell vitatni a kickoff találkozón.
1. lépés: Kezdje a bevezetéssel
Bevezetés fontosak, mert egy projekt nem mindig rendelkezik csak belső csapattagokkal. Lehet, hogy van egy projekt szponzor, az érdekelt felek vagy az ügyfél jelen.
Tehát, hogy mindenki összhangba kerüljön az értekezlet megkezdése előtt, a meghívottak és a találkozó napirendjének listáját meg kell fogalmazni és megosztani a résztvevők között; az Dokumentumok UDN feladatkezelő segíthet ezzel! 😉
Könnyen létrehozhat szakmai találkozó menetrendet UDN feladatkezelő Dokumentumok használata ezen jellemzők:
A jobb oldalsáv és a Dokumentum beállításainak navigálása UDN feladatkezelő Docsok
Ha készen állsz, ossza meg közvetlenül, vagy csatolja egy e-mailhez a Email ClickApp elküldeni a résztvevőknek.
2. lépés: Beszélje meg a projekt célját
Miután kicseréltél kellemes, itt az ideje, hogy megvitassák a A projekt célja .
A projekt célkitűzése vagy célja tisztázza:
Az összes ilyen részletek legegyszerűbb módja a kézikönyv .
Ez lesz tartalmaznak nélkülözhetetlen a projekt részleteit kezdve hatályát és eredmények a projekt kockázatok és források.
Docsok ban ben UDN feladatkezelő Az, ahol az egyszerű linken keresztül oszthatja meg a projekt charterét, az ügyfelekkel és a projektcsapatok tagjaival.
A szórakoztató rész?
Nem kell egyedül a Charta tervezetét.
Csak együttműködjön a projektmenedzsment csapatával a valós idejű szerkesztés Jellemzője a Dokumentumokban!
Bónusz: Ismerje meg, hogyan készítsen kiválóat kézikönyv .
Azonban csak a projekt hátterének dokumentálása és hatálya nem fog sokat tenni.
Meg kell rekord A célok valahol nyomon követhetik őket később.
Árkolja a táblázatokat, és csak adja meg az adatokat UDN feladatkezelő . Ez Projektmenedzsment szoftver Szuper egyszerűvé teszi az előrehaladás és a célpontok nyomon követését, miután a projekt megkezdődik.
Hogyan?
Köszönj a Célok . 👋
Olyan célokat hozhat létre, amelyek különböző célokat tartalmaznak, mint például:
Ahogy befejezi a célokat, UDN feladatkezelő akarat automatikusan Frissítse az előrehaladási százalékát. Így láthatja, milyen közel van a célod eléréséhez.
Olvas: Hogyan kell használni UDN feladatkezelő A csapat céljainak beállítása .
3. lépés: A megfelelő szerepek hozzárendelése
A Project kickoff találkozó napirendjének megvitatása szerepek és az együttműködés.
Vannak, akik már ismerik a felelősségüket, de fontos, hogy tárgyaljuk őket. Alapvető fontosságú az érdekeltek, az ügyfelek, sőt az új csapat tagjai számára, hogy megértsék, ki felelősek.
Akárhogy is, a feladatok kijelölése az emberek legyen könnyű, és feladataikat kell kristálytiszta.
Rajt Feladatok hozzárendelése ban ben UDN feladatkezelő Ahogy megvitatja a szerepeket.
Így nem kell visszafordulnia az Önhöz találkozó megjegyzések A feladatokat később hozzárendelni.
UDN feladatkezelő meglehetősen könnyen hozzárendelhet bármilyen feladatot egyetlen személynek Több hozzárendelés .
Van egy csapat hogy dolgozni kell valamit?
Nincs mit. Csak hozzárendeljen feladatokat egy egészre Csapat ban ben UDN feladatkezelő .
Azonban a szerepek kiosztása szükséges.
Ha egyenlőtlenül dolgozol, egyes csapattagoknak túlságosan kell dolgoznunk, míg mások alulkódozhatók.
Próbáld ki a Munkaterhelés nézet ban ben UDN feladatkezelő .
Itt nyomon követheti, hogy ki van-e a lemezükön, és ennek megfelelően dolgozzon ki.
A munkaterhelést órákban vagy a feladatok számával is mérheti.
4. lépés: Beszélje meg a projekt idővonalát
A kick off találkozónak nem kell részletesen leírnia minden feladatot.
Ha igen, az ülés soha nem ér véget.
Csakúgy, mint a piszkos ételek halomja egy hatalmas párt után. 🍽
Azonban áttekintést kell adnia az idővonalról a legfontosabb dátumok és események létrehozásához.
Például az ügyfél felülvizsgálata dátumok, becsült projekt befejezési idők, és mérföldkövek fontos események, és meg kell vitatnod őket.
Beszél Mérföldkövek , beállíthatja és nyomon követheti őket UDN feladatkezelő S Gantt-diagram .
Ez az egyik legegyszerűbben olvasható diagram, ahol lehet:
És sokkal több!
Az Idővonal Kilátás egy másik lehetőség a projekt idővonalának megjelenítéséhez. Gondolj rá, mint a Gantt-diagram , csak lineáris formátumban.
Az idővonalat gyorsan felépítheti és átrendezheti a húzás és a csepp funkció használatával.
Bónusz: Olvassa el a mi GANTT diagram vs. idővonal összehasonlítás, hogy hogyan különböznek egymástól.
Ezenkívül mindig beállíthatja határidők a feladatokhoz, hogy a megbízottak tudják, mikor kell befejezniük munkájukat.
Az idővonalon szereplő fontos eseményekhez létrehozhat emlékeztetők .
Ön is átruházhatja őket másoknak, így nem felejtik el az alapvető cselekvési elemet.
5. lépés: Kommunikációs terv létrehozása
A kommunikáció A terv kulcsfontosságú, ha annyi párt van.
Szóval add hozzá a ötletelés A kickoff találkozó napirendjének munkamenetének meghatározására, hogyan fogja megmaradni mindenkinek, beleértve a különböző érdekelt feleket és ügyfeleket, frissítve.
Hogyan osztja meg a dolgokat? Milyen eszközt fog használni?
Az e-mailek vagy videohívások kényelmesek az ügyfelek számára?
A válasz mindezekre: Használat UDN feladatkezelő !
Használhatja a Naptár Kilátás rendszeres találkozókat ütemezni. 📅
Ha a csapat távoli, akkor szeretni fogja Zoom integráció . Ez lehetővé teszi, hogy fogadja és csatlakozzon a projekt találkozójához a feladaton belül.
De az e-mailek mindent neked?
Semmi gond! Használat E-mailben UDN feladatkezelő e-mailek küldése és fogadása anélkül, hogy elhagyná a feladatkezelési platformot, és időt takarít meg azonnali intézkedésekkel.
Még többet mondhatsz?
Használja a Csevegő nézet Minden más beszélgetéshez!
Még lehet Megjegyzések hozzárendelése itt, hogy gyors cselekvési elemeket készítsen bárki számára.
Azonban amikor a megtekintésére haladás és feladat frissítéseket, javasoljuk az legegyszerűbb utat, hogy fenntartsák az átláthatóságot.
Mi az?
Nyilvános megosztás .
Ez lehetővé teszi, hogy megoszthassa az összeset nézetek , beleértve a naptárat, a gantot és a Lista , csak olvasható csak egy egyszerű linkkel vagy beágyazott kóddal. Mindazonáltal mindig megváltoztathatja a hozzáférési szinteket, hogy az emberek még szerkeszthetik.
Így, még akkor is, ha nem tud találkozni, a projektfrissítések továbbra is mindenki számára láthatóak.
6. lépés: Kérdezzen kérdéseket
Mielőtt bezárná az ülésen, kérdezze meg és válaszoljon.
Kérdezzen meg kérdéseket, vagy adja meg a padlót bárkinek, aki kétségei vagy zavartsága van.
Néhány kérdés meglephet.
De bízz bennünk, soha nem rossz dolog, amikor az Ön A projekt sikere.
A válaszok naponta világossá teszik a dolgokat, ami az ülés célja!
Az Jegyzettömb ban ben UDN feladatkezelő ideális hely a találkozó megjegyzéseinek és kérdéseinek leküzdésére.
Még gyorsan is létrehozhatsz Ellenőrző lista benne.
És képzeld csak?
Még lehet Kapcsolja be a jegyzeteket feladatokat tegyen lépéseket.
Mindössze annyit kell tennie, hogy megnyitja a Jegyzettömböt, kattintson a Note + gombra a Megjegyzés opcióra vagy a megjegyzésre, majd válassza ki a listát a szükséges feladatok kiigazításaihoz.
Így van a jegyzet formátuma egy feladat:
És ez az egész a projekt kiindulása a találkozó!
Miután lefedte mindent a projekt kickoff napirendjén, győződjön meg róla, hogy mindenkinek köszönetet mond az erőfeszítéseikért.
Zárja be a projekt rúgását a találkozó gyors emlékeztetővel, hogy az első feladat a végrehajtási szakaszban van.
Ó, és ne felejtsd el elmondani nekik a következő kickoff munkamenet dátumától és idejét. 🕓
Abban az esetben, ha elfelejtené, akkor megvan a hátad.
Ne feledje, tudsz Remutatók küldése nak nek UDN feladatkezelő . 😉
Most az egyetlen dolog, amit meg kell tennie, hogy dolgozzon, és sikeres projektet szállít.
Sok szerencsét!
Kickoff UDN feladatkezelő
Nincs garancia arra, hogy a projekt a kickoff találkozó után minden sima vitorlázás lesz.
De miután szilárd megbeszélést kezdeni a dolgokat le biztosan csökkenti miscommunications és szűk. Ezért különösen fontos, hogy sikeres kickoff találkozót fogadjon el minden a fontos pontok.
És a Jobb találkozó menedzsment eszköz , ez egy darab torta lesz.
Egy erőteljes eszköz, mint például UDN feladatkezelő A projekt kickoff találkozóit a következő szintre veheti.
És ez nem minden ...
Képzelje el, mit UDN feladatkezelő teheted az Önért teljes projektjével, munkafolyamatával, erőforrásával, idő és dokumentumkezelési képességek.
Készítsd el a projekt kickoffjét, amikor találkozik otthoni futás közben kap UDN feladatkezelő ingyenes ma
