Miten tehokas projektipäällikkö kokous (2022 opas)
Udn Webber
Editorial Coordinator
Kuvittele hankkeen kolmannen kokouksen osallistumisesta, vain ymmärtää, että hanke ei ole lainkaan mitä ajattelitte, että se oli.
Oliko leukasi?
Oletko huutamassa sisäisesti? 😱
Voit estää tämän tapahtumasta hosting tehokkaan hanke aloitustapaaminen . Siellä joukkueesi voi saada samaan sivulle kaikki projektin näkökohdat alusta alkaen välttämään tulevia väärinkäsityksiä.
Tässä artikkelissa keskustelemme siitä, mikä projektipotku on ja Kuinka tehdä se tuottavuustyökalun avulla .
Potkia tämä kokousopas. 🥂🎉
Mikä on projektipotku?
A Project Kickoffin kokous on kokous, joka toteutetaan jokaisen uuden hankkeen alussa. Se tapahtuu projektin suunnitteluvaiheen suorittamisen jälkeen ja signaalistaa projektin toteutusvaiheen alkamisen.
Haluatko huipputason yleiskatsauksen? Lue opas Projektinhallintavaiheet.
Kopion kokous tuo kaikki ihmiset osallistuvat yhteen varmistamaan, että he ovat samalla sivulla yli:
Jos sinulla on pieni projekti, tarvitset todennäköisesti vain yhden kickoffin kokouksen. Kuitenkin suuremmat hankkeet Useita vaiheita Yleensä jokaisen vaiheen alussa on kukkakokous.
Kuka osallistuu projektin kickoffin kokoukseen?
Tämän kokouksen kutsut voivat sisältää:
Siitä asti kun melkein kaikki hankkeen mukana osallistuu kickoffin kokoukseen, se kannustaa viestintää ja vahvistaa säätiön Hankkeen menestys .
Ei vain tämä auttaa sinua välttämään keskushankkeita kaaosta ja haasteet , Mutta myös varmistaa, että projektisi tiimin jäsenet ovat innoissaan ja motivoituneita!
Miten tehdä projektin kickoffin kokous
Projektin potkikokouksen tekeminen noudattaa esityslistaa, joka kattaa kaikki tärkeät yksityiskohdat.
Rakenne esityslista No, ja sinun tarvitsee vain seurata sitä läpi.
HELPPO.
Onnekas sinulle, olemme jo tehneet luettelon asioista, joita sinun on keskusteltava Kicking-kokouksessa.
Vaihe 1: Aloita esittelyssä
Esittelyt ovat tärkeitä, koska hankkeella ei aina ole vain sisäisiä tiimin jäseniä. Sinulla voi olla projektin sponsorointi, sidosryhmä tai asiakas.
Joten varmistaa, että kaikki ovat yhdenmukaisia ennen kuin kokous alkaa, luettelo kutsukoista ja kokouksen esityslistasta olisi muotoiltava ja jaettava osallistujien kesken; The Docs in UDN-tehtävähallinta Voi auttaa sitä! 😉
Luo helposti ammattimaisia kokousohjelmia UDN-tehtävähallinta Docs käyttäen näitä ominaisuuksia:
Navigoi oikean sivupalkin ja DOCS-asetukset UDN-tehtävähallinta Docs
Kun olet valmis, jaa se suoraan tai liitä se sähköpostitse käyttämällä Sähköposti ClickApp lähettää sen osallistujille.
Vaihe 2: Keskustele projektin tarkoituksesta
Kun olet vaihtanut miellyttäviä, on aika keskustella Hankkeen tarkoitus .
Keskustelu hankkeen tavoitteesta tai tarkoituksesta selventää:
Helpoin tapa määritellä kaikki nämä tiedot on luoda a Projektin peruskirja .
Se sisältää olennaisia projektin yksityiskohtia, jotka alkavat ulottuvuudesta ja toimituksista projektiriskille ja resursseille.
Docs sisään UDN-tehtävähallinta jossa voit laatia oman hankesuunnitelmaan ja jakaa sen keskeisten sidosryhmien, asiakkaiden ja projektin jäsenten yksinkertaisen linkin.
Hauska osa?
Sinun ei tarvitse laatia charter kaikki yksin.
Vain tehdä yhteistyötä projektin johtoryhmän kanssa Reaaliaikainen muokkaus Ominaisuus Docsissa!
Bonus: Opi tekemään erinomainen Projektin peruskirja .
Kuitenkin vain dokumentointi projekti tausta ja soveltamisala ei tee paljon.
Sinun täytyy ennätys Tavoitteesi jonnekin seurata niitä myöhemmin.
Ditch laskentataulukot ja vain syöttää tietoja UDN-tehtävähallinta . Tämä Projektinhallintaohjelmisto tekee siitä erittäin yksinkertaisen seurata edistymistä ja osuma tavoitteita, kun hanke alkaa.
Miten?
Sano Hei Tavoitteet . 👋
Voit luoda tavoitteita, jotka sisältävät eri tavoitteita, kuten:
Kun olet suorittanut tavoitteet, UDN-tehtävähallinta tahtoa automaattisesti Päivitä edistymisprosentti. Näin voit nähdä, kuinka lähellä olet saavuttaa tavoite.
Lukea: Kuinka käyttää UDN-tehtävähallinta Aseta tavoitteet tiimisi .
Vaihe 3: Määritä oikeat roolit
Seuraavaksi projektipotkun kokousohjelmassa on keskustella roolit ja yhteistyöhön.
Jotkut ihmiset voivat jo tietää velvollisuutensa, mutta on tärkeää keskustella heistä joka tapauksessa. Se on välttämätön sidosryhmiesi, asiakkaiden ja jopa uusien tiimin jäsenten ymmärtämiseksi, kuka on vastuussa siitä, mitä.
Kummassakin tavoin tehtävien määrittäminen ihmisille olisi helppoa, ja heidän velvollisuutensa on kristallinkirkas.
alkaa Tehtävien määrittäminen sisään UDN-tehtävähallinta Kun keskustelet rooleista.
Näin sinun ei tarvitse viitata takaisin Kokoustiedot Voit määrittää tehtäviä myöhemmin.
UDN-tehtävähallinta tekee siitä melko helppo antaa tehtävää yhdelle henkilölle tai jopa Useita toimeksiantoja .
Sai tiimi joka tarvitsee työskennellä jotain?
Ei ongelmaa. Vain määrittää tehtäviä koko Tiimi sisään UDN-tehtävähallinta .
Kuitenkin roolit edellyttävät taitoa.
Jos jakaminen epätasaisesti, jotkut tiimin jäsenet voivat joutua työskentelemään ylitöitä, kun taas toiset voisivat olla aliarvioituja.
Kokeile Työmääränäkymä sisään UDN-tehtävähallinta .
Täällä voit seurata, kuka on saanut sen levyssä ja kohdenta työtä vastaavasti.
Voit jopa mitata työmäärän tunteina tai tehtävien määrän mukaan.
Vaihe 4: Keskustele hankkeen aikajanalla
Kick-kokouksen kokouksen ei tarvitse kuvata kaikkia tehtävää yksityiskohtaisesti.
Jos teet, kokous voi koskaan lopettaa.
Aivan kuin likaisten astioiden kasa valtava puolue. 🍽
Sinun on kuitenkin oltava yleiskatsaus aikataulusta keskeisten päivämäärien ja tapahtumien luomiseksi.
Esimerkiksi asiakkaan arvostelu päivämäärät, arvioidut projektin loppuunsaajat ja virstanpylväät ovat tärkeitä tapahtumia, ja sinun pitäisi keskustella niistä.
Puheen ollen Virstanpylväät , voit asettaa ja seurata niitä UDN-tehtävähallinta "S Gantt-kaavio .
Se on yksi helppokäyttöisimmistä kaavioista, joissa voit:
Ja niin paljon enemmän!
The Aikajana näkymä on toinen vaihtoehto projektin aikajanalla. Ajattele sitä Gantt-kaavio , vain lineaarisessa muodossa.
Voit rakentaa ja järjestää aikajanalla nopeasti vetämällä ja pudottamalla toimintoja.
Bonus: Lue meidän Gantt Chart vs. aikajana Vertailu nähdä, miten ne eroavat toisistaan.
Lisäksi voit aina asettaa määräpäivät Tehtävät niin, että itselleen tietävät, milloin heidän pitäisi suorittaa työnsä.
Tärkeitä tapahtumia aikajanalla voit luoda muistutukset .
Voit jopa siirtää heidät muille, joten he eivät unohda olennaista toimintaa.
Vaihe 5: Luo viestintäsuunnitelma
A tiedonsiirto Suunnitelma on avain, kun mukana on niin paljon osapuolia.
Joten lisää a aivoriihi Istunto Kickoffin kokousohjelmaan, jotta voit selvittää, miten aiot pitää kaikki, mukaan lukien eri sidosryhmät ja asiakkaat, päivitetään.
Miten jakaa asioita? Mitä työkalua aiot käyttää?
Ovatko sähköpostit tai videopuhelut käteväksi asiakkaille?
Vastaus kaikille näille: Käyttö UDN-tehtävähallinta !
Voit käyttää Kalenteri näkymä säännöllisten kokousten aikataulua. 📅
Jos tiimi on kaukana, rakastat meidän Zoom-integraatio . Tämä antaa sinulle isännöidä ja liittyä projektin kokoukseen heti tehtävästä.
Mutta ovat sähköpostiviestejä kaiken sinulle?
Ei huolia! Käyttää Sähköpostilla UDN-tehtävähallinta Lähettää ja vastaanottaa sähköposteja jättämättä tehtävänhallintaympäristöä ja säästää aikaa ottamalla välittömiä toimia.
Vielä enemmän sanottavaa?
Käytä Chat-näkymä Kaikille muille keskusteluille!
Voit jopa Määritä kommentit Täällä voit tehdä nopeita toimintoja kenellekään.
Kuitenkin, kun se katselee edistymistä ja tehtäväpäivityksiä, suosittelemme yksinkertaisimman polun avoimuuden ylläpitämiseksi.
Mikä tuo on?
Julkinen jakaminen .
Näin voit jakaa kaikki näkymät , mukaan lukien kalenteri, gantti, ja Lista , kuten vain yksinkertainen linkki tai upotettu koodi. Voit kuitenkin muuttaa pääsytasoja, jotta ihmiset voivat jopa muokata sitä.
Tällä tavoin, vaikka et voi pitää kokousta, projektipäivitykset ovat edelleen näkyvissä kaikille.
Vaihe 6: Kysy kysymyksiä
Ennen kuin suljet kokouksen, sinulla on kysymys ja vastaus.
Kysy kysymyksiä tai anna lattialle kaikille, joilla on epäilyksiä tai sekaannusta.
Jotkut kysymykset saattavat yllättää sinut.
Mutta luota meihin, se ei ole koskaan huono asia, kun se tulee Hankkeen menestys.
Vastaukset tekevät asiat selväksi päivällä, mikä on tämän kokouksen tavoite!
The Notepad sisään UDN-tehtävähallinta on ihanteellinen paikka ottaa nämä kokoustiedot ja kysymykset.
Voit jopa luoda nopeasti Tarkistuslista sen sisällä.
Ja arvaa mitä?
Voit jopa Käännä muistiinpanosi tehtäviin ryhtyä toimiin niihin.
Sinun tarvitsee vain avata Notepad, klikkaa + muistiinpanosta tai itse merkinnästä ja valitse sitten luettelo, jos haluat tehdä tarvittavat tehtävämääritykset.
Näin muistiinpano on muotoiltu tehtäväksi:
Ja se on kaikki projektisi potkikokouksesta!
Kun olet kattanut kaiken projektin Kicking Agenda, varmista, että kiität kaikkia heidän ponnisteluistaan.
Sulje projektipotkun kokous nopealla muistutuksella siitä, mitä ensimmäinen tehtävä on toteutusvaiheessa.
Voi, älä unohda kertoa heille seuraavan kickoff-istunnon päivämäärästä ja kellosta. 🕓
Jos unohdat kuitenkin, meillä on selkäsi.
Muista, että voit Valtuutetut muistutukset jllek UDN-tehtävähallinta . 😉
Nyt ainoa asia, joka on jäljellä, on päästä töihin ja toimittaa onnistunut projekti.
Onnea!
Keksiä jllak UDN-tehtävähallinta
Ei ole takeita siitä, että projekti on kaikki sileä purjehdus kickoffin kokouksen jälkeen.
Mutta sillä on vankka kickoffin kokous aloittaa asiat pois, vähentävät varmasti väärinkäytöksiä ja pullonkauloja. Siksi on erityisen tärkeää isännöidä onnistunut kickoff-kokous, joka kattaa kaikki tärkeät kohdat.
Ja sen kanssa Oikea kokouksen hallintatyökalu , tämä tulee kakku.
Tehokas työkalu kuten UDN-tehtävähallinta voi ottaa projektipotkun kokoukset seuraavalle tasolle.
Eikä siinä vielä kaikki…
Kuvittele mitä UDN-tehtävähallinta voi tehdä koko Projekti, jossa on tehtävä, työnkulku, resurssi, aika ja asiakirjojen hallintaominaisuudet.
Tee projektisi Kickeoffin kodin kotiin, kun olet saada UDN-tehtävähallinta Vapaa tänään !
