Jak prowadzić skuteczne spotkanie rozpoczynające projektu (2022 przewodnik)

Leila Cruz.

Koordynator redakcyjny.

Wyobraź sobie udział w trzecim spotkaniu projektu, aby uświadomić sobie, że projekt nie jest wcale, co myślałeś, że będzie.

Czy twój szczęka spadła?

Czy krzyczasz wewnętrznie? 😱.

Możesz temu zapobiec, hostując skuteczneprojekt otwarcie spotkania. Właśnie tam twój zespół może uzyskać na tej samej stronie o wszystkich aspektach projektu od początku, aby uniknąć przyszłych miscommunications.

W tym artykule omówimy to, co jest spotkanie Kickoff ProjectJak prowadzić go za pomocą narzędzia wydajności .

Kopnijmy ten przewodnik po posiłku.🥂🎉.

Co to jest spotkanie rozpoczynające projektu?

A Spotkanie rozpoczynającego projektuto spotkanie prowadzone na początku każdego nowego projektu. Odbywa się po zakończeniu etapu planowania projektu i sygnalizuje początek fazy wykonania projektu.

Chcesz przegląd najwyższej jakości? Przeczytaj nasz przewodnikEtapy zarządzania projektami.

Spotkanie Kickoff przynosi wszystkie osoby zaangażowane razem, aby zapewnić na tej samej stronie:

Jeśli masz mały projekt, prawdopodobnie będziesz potrzebował tylko jednego spotkania Kickoff. Jednak większe projekty zWiele faz.Zwykle mają spotkanie Kickoff na początku każdego etapu.

Kto bierze udział w spotkaniu Kickoff?

Zaproszony na to spotkanie mogą obejmować:

Odkądprawie wszyscyzaangażowany w projekt uczęszcza na spotkanie Kickoff, zachęca do komunikacji i ustanawia fundamentsukces projektu .

Nie tylko pomoże to uniknąć średniej projektu chaosu iwyzwania, ale zapewniasz również, że członkowie zespołu projektu są podekscytowani i zmotywowani!

Jak prowadzić spotkanie rozpoczynającego projektu

Aby przeprowadzić spotkanie z rozpoczęciem projektu, postępuj zgodnie z porządkiem obrad, który obejmuje wszystkie ważne szczegóły.

Struktura porządku obradCóż, a wszystko, co musisz zrobić, to następować.

ŁATWO.

Lucky dla Ciebie zrobiliśmy już listę rzeczy, których potrzebujesz, aby omówić w swoim spotkaniu Kickoff.

Krok 1: Zacznij od wprowadzeń

Wprowadzeniesą ważne, ponieważ projekt może nie zawsze mieć tylko wewnętrznych członków zespołu. Możesz mieć sponsor projektu, interesariuszy lub obecny klient.

Aby zapewnić, że każdy jest dostosowany przed rozpoczęciem spotkania, należy sformułować listę zaproszonych i agendy spotkań i dzielonej wśród uczestników w odniesieniu do odniesienia; ten DokumentyMenedżer zadań UDN. może pomóc w tym! 😉.

Łatwo tworzyć profesjonalne agendy konferencyjneMenedżer zadań UDN.Dokumenty za pomocą tych funkcji:

Nawigacja w prawym pasku bocznym i ustawieniach docsMenedżer zadań UDN.Dokumenty

Kiedyś jesteś gotowy, udostępnij je bezpośrednio lub dołącz go do wiadomości e-mail za pomocą E-mail ClickApp. wysłać go do uczestników.

Krok 2: Omów cel projektu

Po wymienianiu przyjemności, nadszedł czas, aby omówićCel projektu .

Omówienie celu projektu lub celu będzie wyjaśnić:

Najprostszym sposobem zdefiniowania wszystkich tych szczegółów jest stworzenie Czarter projektu .

Wymienia niezbędne szczegóły projektu począwszy od zakresu i rezultatów do projektowania ryzyka i zasobów.

Dokumenty w Menedżer zadań UDN.jest miejscem, w którym można sporządzić kartę projektu i podziel się nim za pomocą kluczowych interesariuszy, klientów i członków zespołu projektowych za pomocą prostego linku.

Część zabawy?

Nie musisz sporządzić czarteru samego.

Po prostu współpracuj z zespołem zarządzania projektami za pomocąEdycja w czasie rzeczywistym Funkcja w Docs!

Bonus: Dowiedz się, jak opracować doskonałą Czarter projektu. .

Jednak tylko dokumentowanie tła projektu i zakresu nie zrobi wiele.

Będziesz musiałnagrywaćTwoje cele gdzieś, aby je później śledzić.

Porzucić arkusze kalkulacyjne i po prostu nakarm daneMenedżer zadań UDN.. TenOprogramowanie do zarządzania projektamiSprawia, że ​​jest super prosty do śledzenia postępu i trafi na cele po rozpoczęciu projektu.

W jaki sposób?

Powiedz cześć Cele . 👋.

Możesz tworzyć cele, które zawierają różne cele, takie jak:

Po ukończeniu celów,Menedżer zadań UDN.będzieautomatycznieZaktualizuj procent postępu. W ten sposób można zobaczyć, jak blisko możesz osiągnąć swój cel.

Czytać: Jak używaćMenedżer zadań UDN.Aby ustawić cele dla swojego zespołu .

Krok 3: Przypisz właściwe role

Następnie w ramach projektu rozpocznij agendęrole.i współpracę.

Niektórzy ludzie mogą już znać swoje obowiązki, ale ważne jest, aby je omówić. Jest to niezbędne dla zainteresowanych stron, klientów, a nawet nowych członków zespołu do zrozumienia, kto jest odpowiedzialny za to, co.

Tak czy inaczej, przypisanie zadań dla osób powinno być łatwe, a ich obowiązki muszą być jasne krystalicznie.

Początek Przypisywanie zadań w Menedżer zadań UDN.podczas omawiania ról.

W ten sposób nie będziesz musiał odnieść się do swojegonotatki ze spotkaniaprzypisać zadania później.

Menedżer zadań UDN.sprawia, że ​​łatwo jest przypisać wszelkie zadania do jednej osoby lub nawet Wielu przypisanych .

Mieć zespół to musi działać na czymś?

Nie ma problemu. Wystarczy przypisać zadania do całego Zespół w Menedżer zadań UDN. .

Jednak alokacja ról wymaga umiejętności.

Jeśli rozpowszechniasz pracę nierównomiernie, niektórzy członkowie zespołu mogą pracować w nadgodzinach, podczas gdy inne mogą być niedocenione.

Spróbuj Widok obciążenia w Menedżer zadań UDN. .

Tutaj możesz śledzić, kto ma to na swoim talerzu i odpowiednio przydziela pracę.

Możesz nawet zmierzyć obciążenie pracą w godzinach lub liczbie zadań.

Krok 4: Omów oś czasu projektu

Spotkanie kopnięcia nie musi szczegółowo opisywać każdego zadania.

Jeśli to zrobisz, spotkanie nigdy się nie skończy.

Tak jak stos brudnych naczyń po ogromnej imprezie. 🍽.

Musisz jednak przejść przegląd czasu, aby ustalić kluczowe daty i wydarzenia.

Na przykład daty przeglądu klienta, szacowane czasy zakończenia projektu ikamienie milowesą ważnymi wydarzeniami i powinieneś je omówić.

Mówiąc oKamienie milowe, możesz je ustawiać i śledzić Menedżer zadań UDN. 's Wykres Gantta .

To jedna z najbardziej łatwych do przeczytania wykresów, gdzie można:

I wiele więcej!

ten Osi czasu pogląd to kolejna opcja wizualizacji linii czasu projektu. Pomyśl o tym jakoWykres Gantta, tylko w formacie liniowym.

Możesz szybko zbudować i zmienić rozkład czasu, za pomocą funkcji przeciągnij i upuść.

Bonus: Przeczytaj naszą Wykres Gantt a osi czasu porównanie, aby zobaczyć, jak się różnią.

Dodatkowo możesz zawsze ustawić terminy W przypadku zadań, aby cesjonariusze wiedzieli, kiedy powinni ukończyć swoją pracę.

W przypadku ważnych wydarzeń w swojej osi czasu możesz utworzyć przypomnienia .

Możesz nawet przekazać je innym, więc nie zapominają o niezbędnym elemencie akcji.

Krok 5: Utwórz plan komunikacji

A KomunikacjaPlan jest kluczem, gdy zaangażowane są tak wiele imprez.

Więc dodaj A.burza mózgówSesja do agendy konferencyjnej Kickoff, aby ustalić, jak zamierzasz zachować wszystkich, w tym różnych interesariuszy i klientów, zaktualizowane.

Jak się dziejesz? Jakiego narzędzia zamierzasz użyć?

Są e-maile lub wywołania wideo wygodne dla klientów?

Odpowiedź na wszystkie: użycieMenedżer zadań UDN. !

Możesz użyć Kalendarzpoglądzaplanować regularne spotkania. 📅.

Jeśli twój zespół jest zdalny, pokochasz nasze Integracja zoomu . Pozwoli Ci hostować i dołączyć do spotkania projektowego odraz w ramach zadania.

Ale czy e-maile wszystko dla ciebie?

Bez smutków! StosowanieWyślij e-mailMenedżer zadań UDN. Aby wysłać i odbierać wiadomości e-mail bez opuszczania platformy zarządzania zadaniami i zaoszczędzić czas, biorąc pod uwagę natychmiastowe działania.

Nadal mam więcej do powiedzenia?

Użyj Widok czatu. Dla wszystkich innych rozmów!

Możesz nawet Przypisz komentarze aby zrobić szybkie przedmioty akcji dla każdego.

Jeśli jednak przychodzi do przeglądania postępów i aktualizacji zadań, zalecamy podjęcie najprostszej ścieżki do utrzymania przejrzystości.

Co to jest?

Udostępnianie publiczne .

To pozwala dzielić się wszystkim wyświetlenia , w tym kalendarz, gantt iLista, jak tylko do odczytu za pomocą prostego linku lub kodu osadzania. Jednak zawsze można zmienić poziom dostępu, aby ludzie mogli go nawet edytować.

W ten sposób, nawet jeśli nie możesz organizować spotkania, aktualizacje projektu są nadal widoczne dla wszystkich.

Krok 6: Zadawaj pytania

Przed zamknięciem spotkania masz sesję pytań i odpowiedzi.

Zadawać pytania lub dać podłogę każdemu, kto ma wątpliwości lub zamieszanie.

Niektóre pytania mogą cię zaskoczyć.

Ale zaufaj nam, nigdy nie jest to zła rzecz, jeśli chodzi o twoją sukces projektu.

Odpowiedzi będą jasne co dzień, który jest celem tego spotkania!

ten Notatnik w Menedżer zadań UDN. jest idealnym miejscem do zdejmowania tych notatek i pytań.

Możesz nawet stworzyć szybki Lista kontrolna w tym.

I zgadnij co?

Możesz nawet Zamień swoje notatki w zadaniach podjąć działania na nich.

Wszystko, co musisz zrobić, to otworzyć notatnik, kliknij opcję + w opcji Uwaga lub w samej uwagie, a następnie wybierz listę, aby wprowadzić niezbędne regulacje zadań.

W ten sposób twoja notatka jest sformatowana do zadania:

I to wszystko dla twojego projektu rozpoczyna spotkanie!

Po zakryciu wszystkiego na agendę rozpoczynającej projektu, upewnij się, że podziękujesz wszystkim za wysiłki.

Zamknij projekt rozpoczęcia spotkania z szybkim przypomnieniem, jakie pierwsze zadanie jest w fazie wykonania.

Och, i nie zapomnij powiedzieć im o dacie i godzinie na następną sesję Kickoff. 🕓.

W przypadku, gdy zapomnisz, mamy twoje plecy.

Pamiętaj, możeszDelegate przypomnienia do Menedżer zadań UDN.. 😉.

Teraz jedyną rzeczą do zrobienia jest praca i dostarczenie udanego projektu.

Powodzenia!

KickoffMenedżer zadań UDN.

Nie ma gwarancji, że projekt będzie gładki żeglarstwo po spotkaniu Kickoff.

Ale mając solidne spotkanie Kickoff, aby rozpocząć rzeczy, z pewnością zmniejszy miscommunications i wąskie gardła. Dlatego szczególnie ważne jest przyjmowanie udanego spotkania Kickoff, które obejmujewszystkoważne punkty.

I zNarzędzie do zarządzania prawym spotkaniem, to staje się kawałkiem ciasta.

Potężne narzędzie takie jak Menedżer zadań UDN. Może wziąć swoje spotkania z rozpoczęciem projektu na następny poziom.

I to nie wszystko…

Wyobraź sobie coMenedżer zadań UDN.może zrobić dla twojegoCałyprojekt z jego zadaniem, przepływem pracy, zasobem, czasi możliwości zarządzania dokumentami.

Spraw, by Twój projekt rozpoczyna się spotkaniem w domu, kiedy tydostwaćMenedżer zadań UDN.za darmo !