Hvad du behøver at vide om krav til indsamling

Du og dit hold bestemmer, at du vil købe en godbid til at sende til et af dine holdmedlemmer til hendes fødselsdag, og du har ansvaret for at vælge det ud.

Du slog sig på en tin gourmetkager og lavede købet. Men nu har nogen nævnt, at dit holdmedlem ikke spiser gluten. Suk. Du er tilbage til tegnebrættet. Dernæst bestiller du en lækker, glutenfri chokoladekage. Men derefter? Du finder ud af, at dit holdmedlem ikke kan lide chokolade - hun foretrækker meget gulerodskage.

Så går det løs igen. Du skal bestille endnu en behandling.

Bliver frustreret (og stress-spiser alle disse ekstra godbidder)? Vi bebrejder dig ikke. Dette er et af mange eksempler på, hvornår effektive krav til indsamling ikke finder sted.

Hvad er krav indsamling i projektledelse?

Krav indsamling er processen med at bestemme, hvad dine projekter har brug for at opnå, og hvad der skal skabes for at få det til at ske.

Du er sikkert bekendt med det faktum, at alle har deres egnefælles projektantagelserom hvad A.projektbør omfatte. Gennem krav til indsamling, indsamler du indsigt fra et projekts interessenter for at få en tilstrækkelig forståelse af, hvordan et projekt skal arbejde - før du starter arbejdet.

Projektkrav er generelt opdelt i to kategorier:

Lad os tilføje en klarhed med et arbejdsrelateret eksempel. Forestil dig, at dit hold er ansvarlig for at opbygge en ny jobansøgningsportal for din virksomhed. Gennem krav til samlingsprocessen, vil du forbinde med forskellige interessenter - ledelsesteamet, Human Resources-teamet osv. - For at forstå alt, hvad din ansøgningsportal skal omfatte:

Tænk på krav, der samler som din chance for at indsamle alle de forskellige stykker til at inkludere, så dit færdige projekt ikke kun opfylder forventningerne, men overgår dem.

Hvorfor er kravene til at samle vigtige?

Kravindsamling og analyse kan lyde som en unødvendig formalitet, især når du og dit hold er ivrige efter at synke dine tænder i projektet.

Men at få et håndtag på et projekts krav er et afgørende skridt af flere grunde. Her er hvad der kan ske, når du ikke tager dig tid til at forstå dem:

Projekter mangler forventninger: Hvis du ikke ved, hvad du arbejder mod, er det ret svært at opnå det.47% af UNMET-projektmålenebinde tilbage til dårlig kravstyring.

Kombiner alle disse, og du har den mest skræmmende risiko for alle: Projektfejl.Dårlig administrerede projektkraver en af ​​de primære årsager til projektfejl.

Hvad er kravene til at samle processen?

Indsamling af projektkrav kan føle sig overvældende, men det behøver ikke at være alt for kompliceret - især hvis du bryder det ned i tre trin.

Trin # 1: Invist krav fra interessenter

Start med at identificere projektets interessenter og forstå, hvad de mener, at projektet skal adressere eller medtage.

For eksempel mener, at ledelsesteamet mener, at din jobportal skal indeholde videoer og oplysninger om din kultur, og Human Resources-teamet ønsker at spore hvert berøringspunkt med en kandidat. Dette er alle vigtige ting at tage i betragtning, da du opretter din projektplan.

Dette er et af de vanskeligste trin i kravene til at samle processen, og det kan nogle gange føle sig som at trække tænder. Der er dog mange forskellige værktøjer, du kan bruge tilIndsamle disse oplysningerpå en målrettet og hjælpsom måde, herunder:

Trin # 2: Dokumentationskrav

Når du har samlet dine projektkrav, skal du dokumentere dem i et kortfattet og velorganiseret dokument.

Dette dokument sikrer ansvarlighed og giver alle en enkelt informationskilde om dit projekts mål. Bare rolig - vi vil grave ind i, hvad et projektkravdokument skal ligne lidt senere.

Trin # 3: Bekræftelse af forståelse af krav

Når dine projektkrav er dokumenteret, må du ikke antage, at alle har en fælles forståelse.

I stedet deler de dokumenterede krav til alle projektets interessenter for at sikre, at alle er på samme side, før projektet begynder. Hvis noget blev hoppet over eller misforstået, er det bedre at vide nu.

Hvad er udfordringerne med krav til indsamling?

Formlen for kravens indsamlingsproces er ret ligetil. Men mange hold løber ind i Roadblocks, når man forsøger at forstå et projekts krav. Disse kan omfatte (men er ikke begrænset til):

Kravsindsamlingsprocessen er ikke uden sine hikke, men det er stadig værd at din tid og kræfter for at sikre, at du leverer vellykkede projekter.

Er der bedste praksis for krav til indsamlingsteknikker?

Lad os tale om hovedparten af ​​processen: faktisk samler kravene. Som vi nævnte i det foregående afsnit, kan dette føle sig udfordrende.

Heldigvis er der et par tips, du kan sætte i spil for at indsamle og forstå et projekts krav på en måde, der er både effektivt og effektivt.

1. Gentager projektmålet

Alle dine projektkrav har dette til fælles: de er til støtte for dit bredere projektmål. Så sørg for, at du gentager dette mål hver gang du diskuterer krav.

Stikker med vores jobansøgningsportaleksempel, hvad er dit primære mål for at lancere den portal? Vil du:

At kende dit kerne mål vil give dig den sammenhæng, du har brug for at forstå, hvilke krav der skal prioriteres - og som måske skal udskydes.

2. Fokus på de rigtige interessenter

Du vil sikre, at du forbinder nok mennesker til at have en velafrundet visning af dit projekts krav. Men at åbne det op til alle kan være både overvældende og forvirrende.

Når det kommer til at indsamle krav, skal du være fokuseret på et projekts nøgleinteressenter. Hvem er de mennesker eller hold, der vil blive direkte påvirket af dette projekt? Det er de mennesker, du skal tale med.

3. Forlad tilstrækkelig tid

Krav indsamling vil ikke være en hurtigopgave, og det vil sandsynligvis ikke være en engangsbegivenhed. Interessenter vil tænke på ting, de glemte at nævne, og du vil tænke på spørgsmål, du har glemt at spørge.

Af den grund skal du sørge for at bygge i tilstrækkelig tid til at indsamle processen. Det vil give dig vejrtrækningen, du har brug for at lave et grundigt arbejde uden at føle sig presset til tiden.

4. Sammenfatning og bekræft din forståelse

Forudsætninger kan være farlige, især når det gælder projektkrav. Du tror måske, at du ved, hvad enStakeholder.eller holdet anmoder om, kun for at finde ud af, at du var på den forkerte vej, når du allerede har nedsænket timer i projektet.

Det gør aldrig ondt for at bekræfte din forståelse. Når nogen nævner et krav, opsummerer det, de har delet med dig. Dette er et vigtigt element i aktivthører efter, som er nyttigt i en række sammenhænge - herunder krav til indsamling. Dette hurtige resumé giver dem mulighed for at bekræfte din retning eller rette dig, før du har startet.

Selvom du gør alt, hvad du kan for at indsamle krav så præcist som muligt, kan overraskelser og miscommunications stadig ske. Det er derfor enAgile tilgang(eller agile krav indsamling) kan være så hjælpsomme, da det giver dig regelmæssige mellemrum for at revurdere og foretage de nødvendige justeringer.

Top tips til at skrive et krav Dokument

Projektkravdokumenter kan variere fra koncise en-personsøgere til lange poster. I sin mest grundlæggende form skal dine kravdokument omfatte:

Men hvad skal du vide det med succes? Her er et par tips til at huske på.

1. Undgå jargon.

Dette dokument handler ikke kun om at optage dine krav. Det bør også give dig et værktøj til effektivt at styre dem. For at gøre det muligt, skal kravene være krystalklar. Undgå jargon, akronymer og andre komplekse formulering og statlige ting så tydeligt som muligt.

2. Brug en formateret skabelon

Oprettelse af en skabelon til dine krav Dokument sparer tid og sikrer, at dine oplysninger er organiseret og nem at fordøje. Derudover er det en forudsigelig ramme, som interessenterne kan blive fortrolig med, hvilket gør det lettere for dem at gennemgå og give feedback.

3. Inviter andre til at gennemgå dokumentet

Taler om feedback, husk på, at krav, der samler, ikke er noget, du gør alene - masser af andre er involveret i processen. De bør ikke bare spille en aktiv rolle, når de samler kravene, men at gennemgå dem også. Del dit dokument med dem, så de kan give feedback og bekræfte, at alle har den rigtige forståelse.

Er der krav til at samle værktøjer til rådighed?

Fra Mind Maps eller procesdiagrammer til undersøgelser eller brugerhistorier er der ingen mangel på værktøjer, du kan bruge til at indsamle bedre produktkrav.

På teknologidens side er der også masser af software, der kan tage smerten og trykket ud afindsamling af krav. For eksempel en samarbejdsarbejdsstyringsplatform somUDN Task Managervil hjælpe dig:

Det betyder, at du vil vide, hvad der kræves af et projekt og har den synlighed, du har brug for for at sikre, at du kontrollerer disse bokse.

Klar til at få et solidt håndtag på krav og skubbe flere vindende projekter på tværs af målstregen?Start din gratis prøveversion afUDN Task Manageri dag .